Công tác điều chỉnh và cải tiến chất lượng

Ngoài việc cẩn thận trong khâu đóng gói, các nhân viên kinh doanh luôn được yêu cầu phải hướng dẫn khách hàng bảo quản cà phê đúng cách để hương vị cà phê

luôn tươi ngon. Đồng thời, khi giao hàng, để đảm bảo một lần nữa các gói hàng đã được đóng gói kỹ càng chưa, thì nhân viên giao hàng sẽ có nhiệm vụ kiểm kê hàng hóa lại một lần nữa với khách hàng để có thể đổi lại hàng hóa kịp thời nếu có sai sót xảy ra.

các đánh giá, yêu cầu của khách hàng về chất lượng cà phê với bộ phận sản xuất để tiến hành các cải tiến chất lượng phù hợp.

- Đề bạt nhóm trưởng.

Giai đoạn 3: Đo lường chất lượng

Xác định mức độ đo lường chất lượng, phát hiện những sai sót về đo lường, hiệu chỉnh và nêu các biện pháp để đo lường chất lượng. Biện pháp :

- Xác định doanh nghiệp đang ở trình độ nào về mặt chất lượng.

- Thiết lập những cách đo lường chất lượng thích hợp đối với từng khu vực hoạt động.

Giai đoạn 4: Giá của chất lượng

Xác định các yếu tố cấu thành giá của chất lượng và sử dụng nó như là một công cụ của quản trị. Bộ phận chuyên trách chất lượng tại Greenfields Coffee là bộ phận sản xuất được thông báo về các yếu tố cấu thành giá của chất lượng một cách chi tiết. Giá của chất lượng càng cao thì càng phải áp dụng các biện pháp sửa chữa.

Giai đoạn 5: Nhận thức được chất lượng

Tuyên truyền, giải thích cho các thành viên nhận thức và quan tâm thường xuyên đến chất lượng, coi chất lượng là niềm tự hào, danh dự của chính đơn vị mình, của chính mình. Các thông tin về chất lượng được công khai hóa một cách thường xuyên nhằm kích thích các thành viên nhận thức được cái giá phải trả do không có chất lượng. Thường xuyên hoạt động thông tin, thuyết phục nhằm làm cho các thành viên nhận thức và quan tâm đến chất lượng từ lãnh đạo đến mọi thành viên.

Giai đoạn 6: Hành động sửa chữa

Vạch ra những phương pháp cho phép giải quyết dứt điểm những sai sót về chất lượng đã phát hiện được.

- Hàng ngày ở các bộ phận sản xuất - Hàng tuần, ở cấp lãnh đạo sản xuất.

- Hàng tháng ở cấp Tổng giám đốc và các cấp có thẩm quyền khác.

Giai đoạn 7: Phát động phong trào cải tiến chất lượng

Xem xét lại mọi hoạt động chất lượng, phát động chính thức phong trào „Chương

Trường Đại học Kinh tế Huế

trình không lỗi” (ZD - Zero Defects) bằng cách:

- Làm cho mọi người hiểu rõ khái niệm ZD và những lợi, hại của việc làm đúng ngay từ đầu.

- Phát hiện những thành viên tích cực ở các bộ phận và tiến hành khen thưởng nếu những thành viên này có hoạt động xuất sắc.

- Nghiên cứu và đề xuất chính sách của doanh nghiệp về việc đánh giá và công nhận công lao động của các thành viên trong phong trào ZD.

Giai đoạn 8: Đào tạo, huấn luyện về chất lượng

Xác định loại hình đào tạo, huấn luyện cần thiết cho mỗi thành viên để họ biết phải làm gì và có thể tham gia tích cực vào phong trào cải tiến chất lượng.

- Việc đào tạo, huấn luyện về chất lượng được thực hiện đối với tất cả các thành viên, từ cấp cao đến cấp thấp.

- Mỗi giai đoạn của phong trào cải tiến chất lượng có một nội dung huấn luyện bổ ích và áp dụng ở chính ngay giai đoạn đó.

- Các lớp huấn luyện được tổ chức linh hoạt, nhẹ nhàng không chiếm quá nhiều thời gian làm việc.

Giai đoạn 9: Ngày làm việc không lỗi - Ngày ZD

Tạo ra một sự kiện để mọi thành viên tự ý thức được những sự thay đổi về chất lượng đã xảy ra. Ngày làm việc không lỗi không kéo dài quá 1 ngày được tổ chức kỹ càng về nội dung lẫn hình thức.

Giai đoạn 10: Định ra các mục tiêu

Thúc đẩy các cá nhân, các nhóm xác định những mục tiêu cải tiến cho bản thân họ và cho cả nhóm. Sau ngày ZD, người phụ trách từng đơn vị có nhiệm vụ tạo điều kiện cho từng cá nhân tự đặt ra những mục tiêu cụ thể, khả thi mà họ sẽ phấn đấu đạt

được. Đây phải là những mục tiêu có thể đạt được trong vòng 30 ngày, 60 ngày hay 90 ngày, phải cụ thể và đo lường được.

Giai đoạn 11: Loại bỏ những nguyên nhân sai sót

- Tạo điều kiện để mỗi thành viên báo cho lãnh đạo biết những trở ngại mà họ gặp phải trong khi thực hiện mục tiêu đã cam kết bằng cách thông báo các địa chỉ email, số điện thoại.

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Riêng với từng bộ phận đều có một kênh trò chuyện riêng trên Facebook, các thành viên có thể dễ dàng nêu lên mọi thắc mắc về kỹ thuật, về thủ tục mà họ gặp phải và không thể tự giải quyết được. Các vấn đề nêu ra sẽ được lãnh đạo trả lời nghiêm túc, có biện pháp giải quyết ngay.

- Tạo sự tin tưởng cho nhân viên rằng họ có thể thông báo mọi vấn đề mà không sợ cấp trên khiển trách và chắc chắn sẽ không trả lời. Không khí tin cậy lẫn nhau được tạo ra thì chương trình cải tiến chất lượng mới có thể thực hiện được.

Giai đoạn 12: Công nhận công lao

Khích lệ những người tham gia đẩy mạnh hơn nữa chương trình cải tiến chất lượng bằng cách:

- Tiến hành các chương trình khen thưởng đối với những người đã đạt được mục tiêu hoặc có những thành tích nổi bật.

- Đánh giá công lao của mọi người một cách công khai, thẳng thắng, công bằng.

Giai đoạn 13: Hội đồng chất lượng

Tổ chức những cuộc gặp gỡ thường xuyên các chuyên gia chất lượng để trao đổi kinh nghiệm về quản trị chất lượng. Những người lãnh đạo nhóm chất lượng và các chuyên gia chất lượng gặp nhau thường xuyên để thảo luận những vấn đề mà ho cùng quan tâm, trao đổi kinh nghiệm và rút ra những nhận xét, trở ngại, tìm biện pháp giải quyết.

Giai đoạn 14: Trở lại điểm xuất phát

Chương trình cải tiến chất lượng thường kéo dài từ 12 đến 18 tháng, càng trải qua nhiều chương trình thì nhận thức và thực hiện về chất lượng mới có nề nếp. Việc lặp lại chương trình khiến cho công tác cải tiến chất lượng sẽ trở nên thường xuyên, hiện diện mọi nơi, mọi lúc và là một bộ phận không thể thiếu được trong hoạt động của doanh nghiệp.

Mỗi quý, thông qua các số liệu thống kê được bộ phận Kế toán tổng hợp về tỷ lệ lỗi sản phẩm, sản lượng sản xuất, các phản hồi của khách hàng,… Công ty sẽ tiến hành các hoạt động cải tiến thích hợp.

Tuy nhiên, công tác cải tiến chất lượng vẫn chưa được các quản lý chú trọng, mang tính hình thức nhiều hơn so với các hành động thiết thật. Với việc thành lập

Trường Đại học Kinh tế Huế

nhóm cải tiến chất lượng là các nhân viên từ các bộ phận khác nhau chưa có sự hòa hợp, hợp tác tốt nên những công việc trong nhóm cải tiến không có sự liên kết, rời rạc và không có tác dụng lớn đối với Công ty.

Bên cạnh đó, việc đề ra 14 giai đoạn cho quá trình cải tiến chất lượng đối với Greenfields Coffee không thực sự hiệu quả, bởi quy mô của Công ty không lớn, một số giai đoạn không thực hiện hết mà bỏ qua hoặc được gộp lại với nhau. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến kết quả công việc mà còn khiến doanh nghiệp tốn kém nhiều về thời gian và chi phí.

2.2.3. Đánh giá chung công tác quản trị chất lượng tại Công ty Greenfields