Cơ cấu tổ chức và đặc điểm sản xuất kinh doanh

 Mô hình cơ cấu tổchức bộ máy quản lý công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An

Bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến -chức năng. Mô hình rất phù hợp với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty; giúp cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của các trưởng bộ phận cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác của từng bộphận nói riêng nhưng vẫn đảm bảo phát huy được tài năng của các cá nhân, bộphận đóng góp.

Trường Đại học Kinh tế Huế

SƠ ĐỒ CƠ CẤU BỘMÁY QUẢN LÝ CÔNG TY

Sơ đồ2. 1: Sơ đồtổchức quản lý công ty TNHH Thiết bịphòng tắm và nhà bếp Thiên An ( Nguồn của công ty Thiên An )

 Chức năng, nhiệm vụcủa ban giám đốc, trưởng các phòng ban :

- Giám đốc Công ty : Là người đại diện theo Pháp luật của Công ty. Điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Quyết định phân công công việc cho Phó giám

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

KHỐI SẢN XUẤT KHỐI HỖ

TRỢ

PHÒNG HÀNH CHÍNH

NHÂN SỰ

PHÒNG TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN

PHÒNG KĨ THUẬT

NHÀ MÁY SẢN XUẤT

PHÒNG KINH DOANH

CÁC CHI NHÁNH KHỐI KINH

DOANH

Trường Đại học Kinh tế Huế

bổsung cho phù hợp với tình hình hoạt động thực tếcủa Công ty theo từng thời kỳ. Giám đốc có thể thay đổi các nội dung đã được phân công khi xét thấy cần thiết hoặc có sự điều chỉnh lĩnh vực phân công theo dõi trong Phó giám đốc. Ký ban hành Nội quy lao động của Công ty và phê duyệt nội quy, quy chế quản lý nội bộ của các đơn vị trong Công ty. Ký hoặc ủy quyền cho Phó giám đốc hoặc Trưởng các phòng ban chức năng ký và giải quyết các vấn đề liên quan đến Hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, bố trí công việc, điều động, khen thưởng, kỷ luật, mức lương, trợcấp, lợi ích và các điều khoản khác liên quan đến người lao động trong Công ty. Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Pháp luật, Điều lệCông ty.

- Phó giám đốc : Phó giám đốc là người giúp việc Giám đốc, được Giám đốc phân công phụ trách, quản lý điều hành các hoạt động chuyên trách của Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Pháp luật về các nội dung công việc được phân công hoặc những công việc được Giám đốc ủy quyền.

Phó giám đốc có các quyền hạn và trách nhiệm sau:

 Thực hiện các quyền hạn, trách nhiệm của Giám đốc thông qua ủy quyền toàn bộ hoặc ủy quyền từng phần trong trường hợp được giám đốc Công ty ủy quyền.

 Tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh theo sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động kinh doanh đó.

 Tham gia, thảo luận, biểu quyết các vấn đề tại phiên họp của Ban giám đốc.

 Được quyền bảo lưu ý kiến khác với quyết định của Giám đốc trong trường hợp phát hiện thấy quyết định của Giám đốc không phù hợp với các quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty. Đề xuất lên Giám đốc sửa đổi, thay thế.

 Ký các hợp đồng và các khoản chi tiêu theo ủy quyền của Giám đốc.

Đối với các hợp đồng lớn có tính chất phức tạp phải tham khảo ý kiến

Trường Đại học Kinh tế Huế

của các đơn vị liên quan hoặc các chuyên gia tư vấn trước khi trình lên Giám đốc xem xét và phê duyệt.

 Thường xuyên báo cáo lên Giám đốc tiến trình, kết quả công việc được giám đốc phân công, ủy quyền. Có trách nhiệm chuẩn bị dự thảo các dự án, hợp đồng, quyết định, văn bản, tài liệu liên quan đến lĩnh vực mình được phân công phụ trách theo lịch làm việc cố định hoặc theo yêu cầu của Giám đốc.

 Đề xuất các vấn đề tổ chức nhân sự, tiền lương của các bộ phận do mình phụ trách lên Giám đốc xem xét, quyết định.

 Thay mặt Giám đốc làm việc, cung cấp thông tin với các cơ quan chức năng đảm bảo thông tin trung thực và tuân thủ quy chế bảo mật của Công ty.

- Kế toán trưởng : Kế toán trưởng là người chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc Công ty và thực hiện các công việc theo sựphân công của Giám đốc. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và Pháp luật về các công việc của phòng Tài chính kế toán hoặc những công việc được giám đốc ủy quyền. Kế toán trưởng có các quyền hạn và trách nhiệm sau:

 Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác hoạch định chiến lược về tài chính, phân tích tình hình kinh tế tài chính của Công ty, kiểm tra, kiểm soát Ngân sách công ty;

 Tổchức bộmáy kế toán theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty;

 Chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn phục vụ cho công tác tài chính – kế toán của Công ty theo đúng các quy định của Luật pháp và của Công ty;

 Tổchức, quản lý, giám sát các hoạt động kếtoán của các đơn vị trong Công ty. Chịu trách nhiệm trực tiếp về tính thống nhất, chính xác của nghiệp vụkếtoán trong toàn Công ty;

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Thực hiện các kế hoạch kinh doanh tài chính, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, các dựtoán chi phí kinh doanh, các dựtoán chi tiêu hành chính sựnghiệp;

 Phổ biến, hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ tài chính kế toán do Nhà nước ban hành cho các đơn vịvà cá nhân có liên quan;

 Kiểm tra công tác lưu trữ, bảo mật các tài liệu kếtoán;

 Được quyền yêu cầu các đơn vịtrong Công ty cung cấp đầy đủvà kịp thời các số liệu cần thiết phục vụ cho công tác kiển tra, kiểm soát tài chính kếtoán theo yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ;

 Được quyền đề nghị tuyển dụng, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm đối với các chức danh trong phòng tài chính kế toán theo đúngnội quy lao động và quy chếtuyển dụng của Công ty;

 Báo cáo công tác tài chính kế toán của đơn vị theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc Công ty.

- Trưởng phòng, quản đốc : Các Trưởng phòng, Quản đốc là người lãnh đạo đứng đầu một đơn vị,chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và trước pháp luật trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị do mình phụ trách.Các Trưởng phòng, Quản đốc có quyền hạn và trách nhiệm sau :

 Lãnhđạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của đơn vị mình để tham mưu giúp Giám đốc Công ty thực hiện chức năng quản lý về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành được phân công phụ trách;

 Xây dựng các quy hoạch, kế hoạch phát triển lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành được phân công phụ trách;

 Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật của Công ty về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành;

 Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, tham gia thanh tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các chế độ chính sách đã ban hành thuộc chức năng, nhiệm vụ;

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Tổ chức công tác tổng hợp thông tin, thống kê,báo cáo, lưu trữ về lĩnh vực được phân công phụ trách.

 Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với các đơn vị khác về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành được giao.

 Chủ trì hoặc tham gia các dự án của Công ty thuộc lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành.

 Quản lý cán bộ nhân viên trong đơn vị theo phân công, phân cấp. Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài chính, tài sản được giao theo quy định.

 Được quyền yêu cầu các đơn vị trong Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các số liệu cần thiết phục vụcho công tác chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vịminh quản lý;

 Được quyền đề nghị tuyển dụng, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm đối với các chức danh trong đơn vị theo đúng nội quy lao động và quy chếtuyển dụng của Công ty;

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty giao.

 Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính nhân sự :

- Chức năng : Tham mưu cho Ban giám đốc công tác nội vụ, quản trị nhân sự, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho CBNV trong công ty.

- Nhiệm vụ :

 Về công tác nhân sự : Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn. Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực. Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chế của Công ty. Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự, thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển SXKD. Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn. Quản lý tiền lương, tiền

Trường Đại học Kinh tế Huế

thưởng, BHXH, BHYT, BHTN theo đúng chính sách, chế độ, Pháp luật. Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của CBCNV trong toàn Công ty.

 Về công tác hành chính : Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài. Thực hiện công việc lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty.

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của toàn Công ty. Quản lý xe ô tô theo Quy chế Công ty. Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theo định mức quy định. Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính.

 Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường : Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an toàn cơ sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trong toàn Công ty.

 Về công tác quản lý tài sản : Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty ( tính toán nhu cầu, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng, theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế )

- Trách nhiệm, quyền hạn :Chịu sự điều hành và quản lý trực tiếp của Phó Giám đốc điều hành. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về những phần công việc được giao. Trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao, được toàn quyền chủ động, phát huy tính năng động để thực hiện nhiệm vụ theo chương trình kế hoạch đãđược duyệt.

 Chức năng nhiệm vụ của phòng Kế toán :

- Chức năng : Tham mưu cho Ban Giám đốc trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán, Tín dụng của Công ty. Kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty. Quản lý chi phí của Công ty. Thực hiện công tác thanh tra tài chính các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Công ty.

- Nhiệm vụ :

Trường Đại học Kinh tế Huế

a. Công tác tài chính :

 Quản lý Hệ thống kế hoạch tài chính Công ty (Xây dựng, điều chỉnh, đôn đốc thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến nghị )

 Tổ chức quản lý tài chính tại Công ty , gồm:

 Quản lý chi phí: Lập dự toán chi phí; Thực hiện chi theo dự toán, theo dõi tình hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí của Công ty

 Quản lý doanh thu: Tham gia đàm phán Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng ngoại; Tổ chức nghiệm thu thanh toán, thu hồi tiền bán hàng, theo dõi doanh thu từng hoạt động; Tham gia thanh lý hợp đồng;

lập báo cáo thu hồi tiền bán hàng hàng tháng và đột xuất.

 Quản lý tiền: Thực hiện quản lý tài khoản Công ty và giao dịch Ngân hàng, thực hiện các thủ tục đặt cọc, thế chấp của Công ty;

Quản lý tiền mặt.

 Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi, phản ánh, tổ chức kiểm kê hàng tồn kho theo chế độ; Kiến nghị và tham gia xử lý hàng tồn kho do:

chênh lệch, mất, kém phẩm chất.

 Quảnlý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu; Quản lý các khoản công nợ phải trả; Dự kiến phương án quản lý nợ khó đòi…

 Quản lý tài sản cố định và đầu tư xây dựng, đầu tư mua sắm TSCĐ: Tham gia các dự án đầu tư của Công ty ; Quản lý chi phí đầu tư các dự án trên cơ sở Tổng dự toán và quy chế quản lý đầu tư; Quản lý theo dõi, tổ chức kiểm kê TSCĐ; Làm các thủ tục, quyết định tăng giảm TSCĐ; Chủ trì quyết toán dự án đầu tư hoàn thành.

 Quản lý các quỹ DN theo chế độ và Quy chế tài chính của Công ty.

b. Công tác tín dụng, công tác hợp đồng :

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài và ngắn hạn; kế hoạch tín dụng vốn lưu động để huy động vốn cho nhu cầu đầu tư và SXKD của Công ty.

- Dự thảo, đàm phán các hợp đồng tín dụng của Công ty.

- Tham gia đàm phán Hợp đồng theo chức năng: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng với các đối tác nước ngoài.

- Làm thủ tục thanh toán hợp đồng theo quy định.

c. Công tác đầu tư tài chính :

- Giám sát tình hình sử dụng vốn của Công ty tại các Chi nhánh.

- Đôn đốc các chi nhánh gửi báo cáo kế toán định kỳ và hợp nhất với báo cáo của Công ty theo quy định.

- Báo cáo, đánh giá hiệu quả đầu tư vốn vào các hoạt động của Chi nhánh.

d. Tổchức, thực hiện công tác kếtoán :

- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trong Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy uỷ nhiệm của Công ty.

- Thu thập, xử lý thông tin, chứng từ kế toán theo đối tượng kế toán và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán.

- Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Nhà nước.

- Tổ chức bộ máy kế toán.

- Lập báo cáo kế toán tổng hợp của Công ty.

- Lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnhđạo Công ty.

e. Công tác thuế, kiếm tra tài chính, phân tích hoạt động kinh tế

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp. Phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm Pháp luật về tài chính kế toán tại Công ty.

- Phân tích báo cáo kế toán hàng quý, năm của Công ty; Đánh giá và kiến nghị, xử lý.

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Tổ chức thanh tra công tác ký kết, thực hiện hợp đồng kinh tế;

Quản lý vốn và tài sản; Tình hình quản lý doanh thu, chi phí; Việc chấp hành các quy định quản lý tài chính của Nhà nước và Quy chế Công ty .

- Trách nhiệm và quyền hạn :

+ Được tham gia các phương án tổ chức, quy hoạch, kế hoạch sản xuất, quản lý của công ty.

+ Được tham gia đềnghị điều phối các nguồn vốn, tài sản trong toàn công ty nhằm phục vụcho công tác sản xuất, quản lý có hiệu quả.

+ Có quyền được từ chối các khoản chi không hợp lệ theo quy định của chế độtài chính kếtoán.

 Chức năng nhiệm vụ củaphòng kỹ thuật : - Chức năng :

 Tham mưu cho Ban giám đốc về hệ thống quản lý chất lượng;

 Xây dựng và quản lý hệthống tiêu chuẩn;

 Tổchức thửnghiệm,kiểm định các nguyên vật liệu, máy móc thiết bị và các sản phẩm hàng hóa.

- Nhiệm vụ :

 Thiết lập hệ thốngquản lý chất lượng;

 Xây dựng và ban hành các văn bản về quản lý chất lượng trong công ty;

 Xây dựng kế hoạch cải tiến chất lượng hàng năm của công ty để xác định thực trạng, vấn đề tồn tại, ưu tiên, giải pháp và giúp xây dựng các công việc cụ thể nhằm cải tiến và nâng cao chất lượng. Bao gồm kế hoạch kinh phí cho các hoạt động và các nguồn lực khác.

 Xây dựng mục tiêu chất lượng và bộ chỉ số chất lượng;

 Xây dựng bảng kiểm tra, hướng dẫn cụ thể việc thực hiện kế hoạch cải tiến chất lượng hàng năm vàtổ chức đánh giá;

 Hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch cải tiến chất lượng phù hợp với từng phòng ban. Mỗi phòng banđưa ra ít nhất một mục tiêu và một

Trường Đại học Kinh tế Huế

Trong tài liệu Xây dựng bộ chỉ số KPI đánh giá thực hiện công việc nhân viên Hành chính – Nhân sự Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An – Bắc Ninh (Trang 37-51)