- Muốn nhiều máy tính đều có thể sử dụng máy in, thì phải kết nối mạng nội bộ chung giữa các máy tính ngoài và máy chủ ( mạng Lan hoặc wifi )
- Cài driver sử dụng máy in như đã cài với máy chủ với các máy tính khác
- Vào Control Panel > Printers and Devices > Add Printer > add a network, wireless or Bluetooth printer để phát hiện máy in đang được share trong mạng - Ping IP và địa chỉ máy in theo cú pháp "\\IP của máy tính 1\tên máy in cài đặt ở máy tính đó" trong Run để thông kết nối. sau đó sử dụng máy in thử kết quả.
* Khi sử dụng và làm việc mới máy in dùng chung do máy in sử dụng chung nên cũng không tránh khỏi các lỗi trong quá trình làm việc những nguyên nhân sau
a. không in được qua mạng LAN
b. Máy in không thể kết nối với dịch vụ
c. Ra lệnh in từ các trạm mà máy in không hoạt động:
4. Quản lý hoạt động in mạng
In ấn là một hoạt động thường trực của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân … cho dù nhỏ hay lớn. Mỗi thành viên đều có nhu cầu in tài liệu và nhu cầu này thay đổi khi vai trò và công việc cũng thay đổi. Chính bởi sự thất
thường này, làm cho công tác quản lý, theo dõi hoạt động in ấn khó thực hiện và hầu như không tránh khỏi những sai sót. Có một số trường hợp khi máy in được Share thì các máy vi tính khác trong mạng sẽ tự động nhận thấy máy in. Nếu không sẽ phải chuyển qua cài đặt máy in cho các máy vi tính khác trong hệ thống mạng để có thể dùng chung máy in. việc quản lý máy in mạng là một trong những vẫn đề khá phức tạp. Những hiện tượng như in trùng, in nhầm, in những tài liệu không cần thiết không phải là chuyện hiếm thấy mà đôi khi lại trở thành thói quen xấu. Chính những việc in ấn tự do đó sẽ dẫn đến nhiều sự lãng phí không đáng có.
Do vậy việc giám sát việc in ấn, thống kê chi phí hàng tháng là một công việc cần phải triển khai ngay để có thể tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể.
- Sử dụng phần mềm để quản lý in ấn trên mạng là giải pháp tối ưu hiện nay đối với hệ thống sử dụng chung máy in, các phần mềm quản lý có thể quản lý quá trình in ấn của các máy trên mạng. Sử dụng phần mềm Printer Manager Plus là chương trình có tính năng vượt trôi hơn các phần mềm cùng chủng loại khác. Print Manager Plus hoạt động bằng cách cài đặt một dịch vụ trong hệ điều hành Windows và dịch vụ này đươc kích hoạt mặc định mỗi khi Windows khởi động.
Do đó chương trình luôn hoạt động ngầm để giám sát, xử lý và ghi nhận tất cả các hoạt động, tác vụ in ấn trong hệ thống mạng mà không cần phải chạy chương trình chính. Print Manager Plus hoạt động trong cả 2 môi trường workgroup và môi trường domain. Sau khi cài đặt, nếu bạn có domain, Print Manager Plus sẽ tự động dò tìm tất cả các tài khoản và nhóm người dùng có trong Active Directory (kể cả những những tài khoản và nhóm nguời dùng dựng sẵn của hệ thống và chương trình), nhận biết tất cả các máy tính cũng như máy in hiện có trên print server của công ty. Để quản lý dễ dàng và linh hoạt, Print Manager Plus phân cụm đối tượng nhằm thu hẹp phạm vi quản lý: người sử dụng < nhóm sử dụng < máy in < server.
Nhiệm vụ của Print Manager Plus là qui định những chính sách nhằm theo dõi, ghi nhận, điều khiển hay hạn chế các tác vụ in ấn được thực hiện bởi người dùng trên Print Server. Cuối cùng, Print Manager Plus sẵn sàng báo cáo chi tiết cho người quản trị bất kỳ tác vụ nào đã được thực hiện của một nhân viên hay một nhóm bất kỳ trong 1 khoản thời gian mong muốn trên 1 hay nhiều máy in có ở print server.
- Quản lý theo tài khoản người dùng và nhóm người dùng (thẻ Users, User Groups) Nhu cầu và mật độ in ấn có sự giống nhau và khác nhau theo từng nhu cầu công việc. do vậy để quản lý in ấn cho các đối tượng hay cá nhân sử dụng máy in chung thì người quản trị cần thiết lập chế độ quản lý theo cá nhân hay nhóm trên bằng cách cấp quyền truy cập in ấn theo nhu cầu sử dụng đăng ký. Đối với nhóm hay từng cá nhân, bạn đều có thể giới hạn một "ngân sách" được tính bằng tổng giá trị USD trên những trang in thông qua tùy chọn Account Balance trong Properties của tài khoản hay nhóm. Khi người sử dùng hết tài khoản cho phép thì họ sẽ không được phép in. Chương trình còn có thể giúp bạn lên lịch cung cấp lại ngân sách trong một khoản thời gian do bạn quyết định. Ngoài ra bạn còn có thể hạn chế tác vụ in dựa trên đặc điểm của tài liệu như số trang, dung lượng, tiêu đề, bản in màu hay đen-trắng. Khi áp dụng một chính sách cho một nhóm, toàn bộ người dùng trong nhóm đó đều chịu ảnh hưởng của chính sách.
Để qui định ngân sách hay thiết lập những hạn chế trong tác vụ in của một người dùng (thẻ Users) hay môt nhóm người dùng (thẻ User Groups):
Sử dụng hộp thoại Properties: Từ thẻ Users/Users Groups >> chọn đối tượng >>
nhấp chuột phải >> Properties (hoặc nhấp đôi chuột trái lên đối tượng)
Qui định ngân sách in và tái thiết ngân sách: Trên thẻ Account của Properties, mục Account Details >> chọn Limit by Account Balance >> nhập giá trị ngân sách vào mục Account Balance. Để qui định thời gian tái thiết ngân sách, bạn phải kích hoạt tùy chọn Schedule update to Account Balance và qui định lại thời gian tái thiết trong mục When to update. Giới hạn quyền hạn in: Trên thẻ Restictions của Properties, mục Restictions >> qui định giá trị cho từng giới hạn: trang in tối đa, dung lượng tối đa của tài liệu, tên tài liệu, tài liệu in màu.
Quản lý theo máy in và server (thẻ Printer và Print Server): Nếu Nơi làm việc có nhiều máy in và các máy in này được chia sẻ đến nhiều nhóm người dùng khác nhau, thì việc quản lý theo máy in tỏ ra thuận lợi và dễ dàng hơn cho công tác thống kê sau này. Nếu nhấp kép chuột trái lên một máy in bất kỳ trong danh sách để xem các thuộc tính (Properties), bạn sẽ thấy chương trình có rất nhiều tùy chọn cấu hình.
Trong các tùy chọn, đáng chú ý nhất là mục quy định trị giá (bằng $) của các khổ giấy in (mục How to chage to pricing). Bạn quy định lại trị giá của các khổ giáy A4, A3, A0, Letter, và những khổ giấy nào công ty bạn thường dùng cho phù hợp với giá trị hiện tại. Những giá trị này được dùng vào mục đích thống kê chi phí, lập báo cáo và có ảnh hưởng đến các qui định ngân sách in ấn. Bạn cũng có thể giới hạn số trang in, dung lượng tài liệu đươc in, tiêu đề tài liệu và tài liệu có màu hay đen-trắng hay chỉ định nhóm được sử dụng máy. Khi áp dụng những thuộc tính từ máy in, những thuộc tính đó sẽ có hiệu lực đối với tất cả người sử dụng sử dụng máy in đó.
5. Xử lý sự cố in mạng
5.1. không in được qua mạng LAN
Trường hơp máy in share trong mạng ngang hàng (LAN ) ngoài vấn đề tổng trở của cable USB , bạn nên gỡ bỏ Driver trên máy tính có kết nối với máy in cài lại driver sau đó share . và cài lại driver các máy tính in qua mạng chắc sẽ tốt thôi ( nguyên nhân mà bạn gặp là do lỗi file DRV điều khiển máy in qua giao thức mạng
5.2. Máy in không thể kết nối với dịch vụ
Tình trạng này xảy ra ngay khi bạn in trong lần đầu tiên. Một thông báo thường có dạng Can not start spooler service xuất hiện và quá trình in không thực hiện được. Một số trường hợp in qua mạng dưới hình thức chia sẻ máy in, bạn cũng nhận được thông báo tương tự với dòng trạng thái Server down…
+ Can not start spooler service: Phần lớn nguyên nhân gây ra sự cố này là do dịch vụ in ấn đã bị vô hiệu hóa (disable) hoặc cáp kết nối giữa máy in đến máy tính không tiếp xúc tốt. Để giải quyết tình trạng này, bạn nên kiểm tra lại đầu cáp (một số loại máy in rất “kén” cáp và chỉ hoạt động với một số cáp gốc hoặc cáp tương thích) và đảm bảo rằng cáp đã được lắp đúng vị trí. Tiếp đến, bạn vào Start
> Run, gõ lệnh services.msc và tìm đến nhánh Print Spooler, nhấn đôi vào dịch vụ này và chọn Automatic trong phần Startup type, sau đó nhấn nút Start để khởi động dịch vụ.
+ Server down: Chỉ xảy ra khi bạn in qua môi trường mạng (sử dụng máy in chia sẻ), nguyên nhân chủ yếu là do máy chủ đã tắt, vì vậy thông tin không thể xuất ra máy in, bạn chỉ cần bật máy tính chia sẻ, công việc in ấn sẽ trở lại như thường.
5.3. Ra lệnh in mạng máy không hoạt động:
Trường hợp này thường xảy ra do các máy in mạng gửi quá nhiều lệnh in đến máy chủ, khiến quá trình in bị…”treo” hoặc vùng cache đã quá đầy. Để giải quyết vấn đề này nhấn đúp vào biểu tượng máy in đang hoạt động trên khay hệ thống, lúc này sẽ thấy một loạt các tài liệu in đang ở trạng thái Waiting, hãy xoá sạch hàng đợi này, bằng cách truy cập menu Printer > Cancel All Documents (nếu chỉ muốn xoá riêng từng tài liệu, bạn nhấn chọn tài liệu đó, rồi bấm phím Delete).
Sau đó khởi động lại máy tính để khởi động lại chế độ làm việc in ấn bình thường.
- Dây cáp in bị lỏng chân cắm hoặc bị hỏng ? Communication error : do sơ ý làm dây cáp in bị lỏng cần rút cáp in ra và gắn lại ngay ngắn và bắt chặt
- Máy in ở chế độ chờ và chưa sẵn sàng (không sẵn sàng – offline): cần chuyển sang chế độ sẵn sàng (ready) : vào mục printer, chọn tên máy in đang sử dụng, bấm chuột phải, bấm chuột vào mục đợi in ( hoặc offline) máy sẽ tự động chuyển sang chế độ sẵn sàng (ready).
- Máy đang để ở chế độ tạm dừng (pause): Vào mục printer, chọn tên máy in đang sử dụng, bấm chuột vào mục tạm dừng ( hoặc pause) máy sẽ chuyển sang chế độ in sẵn sàng
- Ðặt không đúng cổng in (not found port): Vào mục printer, chọn tên máy in đang sử dụng, bấm chuột phải, bấm chuột vào mục Properties, chon mục Port, đặt lại cổng in.
- Bộ cài máy in bị lỗi: Xoá (delete), gỡ bỏ bộ cài cũ và cài lại máy in (remove) từ đĩa cài đi theo máy, từ các bộ cài có sẵn trong window ( vớimáy tính sử dụng hệ điều hành window) hoặc download từ trang web của nhà sản xuất. cài lại máy in chủ và các máy in trạm.
Câu hỏi ôn tập cuối chương
Câu 1: Anh (chị) hãy trình bày các sự cố kết nối mạng và cách khắc phục
Câu 2: Nêu các sự cố về máy in sử dụng trong hệ thống mạng và cách sửa chữa, khắc phục.
Câu 3: Trình bày các lợi ích của máy in mạng, và cách quản lý máy in mạng
Câu 7: Khi sắp đặt Network, khi một máy tính trong mạng bị nhiễm virus, thì máy kia có bị nhiễm luôn ko? Hãy chọn câu trả lời đúng
Bị nhiễm virút vì trong cùng mạng Chưa hẳn đã bị nhiễm virút