“Hĩa đơn điện tử” -
đơn, vận chuyển, lưu trữ, nhân lực viết hĩa đơn… trong khi với hĩa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ tốn một khoản chi phí cho phần mềm hĩa đơn điện tử. Như vậy, theo ước tính, chi phí của hĩa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hĩa đơn giấy.
Hai là, giảm thời gian giao - nhận hĩa đơn. Việc xuất hĩa đơn giấy hiện nay khá phức tạp, kế tốn phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết, viết chính xác các thơng tin của khách hàng và chuyển hĩa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện.
Thơng thường, phải mất vài ngày khách hàng mới nhận được hĩa đơn. Trong khi đĩ, với hĩa đơn điện tử, chỉ cần vài cú nhấp chuột, người mua hàng đã cĩ thể lập tức nhận được hĩa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào cĩ internet.
Ba là, khơng lo bị thất lạc hĩa đơn. Hĩa đơn điện tử được lập trên máy tính và cũng sẽ được chuyển cho khách hàng qua internet, trong khi hĩa đơn giấy phải được gửi qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác. Việc hĩa đơn giấy bị thất lạc rất dễ rảy xa và gây khơng ít phiền tối cho cả nhà cung cấp và khách hàng.
Bốn là, cĩ độ an tồn, chính xác cao. Hĩa đơn điện tử là hĩa đơn cĩ mã xác thực của cơ quan thuế. Vì thế, đây là loại hĩa đơn khơng thể làm giả. Đáng chú ý, hĩa đơn điện tử cĩ độ chính xác rất cao, trong khi viết hĩa đơn giấy thường xảy ra sai sĩt như:
viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá… và việc xử lý sai sĩt trong các trường hợp này thường rất phức tạp và mất thời gian.
Năm là, khơng phải báo cáo tình hình sử dụng hĩa đơn. Tuy nhiên, khi sử dụng hĩa đơn điện tử, doanh nghiệp khơng cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hĩa đơn vì mọi thơng tin đều đã được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống phần mềm. Kế tốn doanh nghiệp giảm bớt được một đầu mục cơng việc mỗi quý.
4. Khĩ khăn khi sử dụng hĩa đơn điện tử của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay
Các doanh nghiệp Việt Nam cịn chưa “mặn mà” lắm với việc sử dụng hĩa đơn điện tử. Để được sử dụng hĩa đơn điện tử, các đối tượng kể trên phải cĩ đường truyền tải thơng tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm sốt, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hĩa đơn điện tử; cĩ đội ngũ nhân lực đủ trình độ, khả năng khởi tạo, doanh nghiệp cĩ chữ ký điện tử; cĩ phần mềm bán hàng hĩa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế tốn… Ngồi ra, doanh nghiệp phải cĩ các quy trình sao lưu, khơi phục, lưu trữ dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.
Trong thời đại cơng nghệ thơng tin phát triển như hiện nay thì để đáp ứng điều kiện trên khơng hề khĩ, nhưng đúng là số lượng doanh nghiệp sử dụng hĩa đơn điện tử chưa nhiều, do tâm lý của cộng đồng doanh nghiệp và tâm lý của khách hàng, người tiêu dùng khi mua bán hàng hĩa, dịch vụ vẫn muốn cầm tờ hĩa đơn cĩ thực trong tay chứ khơng phải là một file được lưu trữ trên mạng Internet. Ngồi ra, một bộ phận doanh nghiệp e ngại sử dụng hĩa đơn điện tử bị lộ bí quyết kinh doanh, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
5. Giải pháp sử dụng hĩa đơn điện tử một cách chuyên nghiệp và hiệu quả đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay
Một là, xây dựng khung pháp lý đầy đủ hơn về hĩa đơn điện tử. Mặc dù Nghị định số 119/2018-NĐ-CP về hĩa đơn điện tử đã được ban hành nhưng vẫn cần rà sốt và bổ sung quy định về hĩa đơn điện tử trong Luật Quản lý thuế, cũng như các quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của hĩa đơn điện tử, tạo được cơ sở dữ liệu về hĩa đơn của ngành Thuế để ứng dụng quản lý thuế hiện đại.
Hai là, cần cĩ những biện pháp khuyến khích các đối tượng doanh nghiệp chuyển đổi phương thức thanh tốn sang hĩa đơn điện tử như giảm thủ tục hành chính khi sử dụng hĩa đơn điện tử, thực hiện khấu trừ trực tiếp tiền thuế thu nhập hoặc ưu tiên hồn thuế GTGT cho những doanh nghiệp tích cực áp dụng hĩa đơn điện tử hoặc hỗ trợ chi phí cho doanh nghiệp trong việc phát hành hĩa đơn điện tử.
Ba là, cần cĩ lộ trình hợp lý tiến tới áp dụng hĩa đơn điện tử một cách bắt buộc.
Tài liệu tham khảo:
http://www.hoadonso.net/doanh-nghiep-co-nhieu-loi-ich-khi-su-dung-hoa-don-dien-tu.html
https://khoinghiep.thuvienphapluat.vn/bai-viet/10-van-de-noi-bat-ve-hoa-don-dien-tu-ma-doanh-nghiep-phai-biet-407.html
https://luatvietnam.vn/tin-phap-luat/5-loi-ich-bat-ngo-khi-su-dung-hoa-don-dien-tu-230-16373-article.html
http://hoadondientu.edu.vn/hoa-don-dien-tu-la-gi/