Sơ đồ bộ máy tổ chức của khách sạn Hữu Nghị

(Nguồn: Phòng Tổchức–Hành chính) GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

Phòng Kinh doanh – Marketing Khối dịch

vụ

Khối lưu trú Phòng Tổ

chức – Hành chính

Phòng Kế toán

Bếp Nhà hàng Lễ tân Lưu trú

Tổ căn tin, rửa dọn vệ sinh

Tổ bếp Á -Âu

Tổ nhà hàn g

Tổ pha chế

Tổ tổ chức sự kiện, DV mass

Tổ Sales

&

Mark eting

Đặt phòn g

Tổ Lễ tân

Tổ Bu ồng phò ng, giặt là

Bảo trì– Bảo vệ

Trường Đại học Kinh tế Huế

Chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban và bộ phận:

Giám đốc: Là người đứng đầu của khách sạn, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quảkinh doanh của khách sạn, có vai trò và quyền lực cao nhất trong việc điều hành và quản lý khách sạn.

Phó giám đốc: Là cá nhân được bổ nhiệm, có chức năng tham mưu đắc lực cho Giám đốc trong mọi hoạt động. Giúp quản lý và điều hành các hoạt động của khách sạn theo sự phân công của Giám đốc. Quản lý tất cả các hoạt động của khách sạn, có trách nhiệm giải quyết các công việc được Giám đốcủy quyền và có quyền chỉ đạo các phòng ban, bộ phận. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc do mình trực tiếp thực hiện.

Phòng Tổ chức - Hành chính: Là bộphận có chức năng và nhiệm vụxây dựng các mô hình,tổchức bốtrí nhân sựtheo yêu cầu phục của khách hàng sao cho phù hợp với quy mô và đặc điểm của khách sạn; quản lý về số lương, chất lượng và quy mô nhân sự; giải quyết các thủtục hành chính liên quan đếnlương thưởng và phúc lợi cho tất cảcác nhân viên.

Phòng Kinh doanh & Marketing: Có chức năng, nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc thực hiện một số nhiệm vụ như nghiên cứu thị trường lưu trú và du lịch, tìm kiếm và duy trì nguồn khách, định hướng thị trường và thị trường tiềm năng, xây dựng chiến lược và kếhoạch kinh doanh; nghiên cứu xây dựng, tổchức thực hiện, quảng bá hình ảnh của khách sạn trên các phương tiện truyền thông xã hội, trên website; nghiên cứu các đối tác và xây dựng các mối quan hệ với các khách hàng, quản lý việc đặt phòng, dịch vụ quan hệ khách hàng, xác định giá bán và điều chỉnh mức giá.

Phòng Kế toán:Nhiệm vụcủa phòng là thu thập, phân loại, xửlý, tổng hợp số liệu và thông tin về các hoạt động động tài chính, cung cấp thông tin cần tiết cho các đối tượng cần sửdụng thông tin đểtiến hành xây dựng phát triển vốn, quản lý sửdụng

Sơ đồ 2. 2 Bộ máy tổ chức khách sạn Hữu Nghị

Trường Đại học Kinh tế Huế

vốn kinh doanh một cách hợp lý; xây dựng định mức sửdụng vốn, cơ sở vật chất; thực hiện thu chi tài chính, hạch toán kế toán và báo cáo thống kê kế toán; tham mưu cho Giám đốc giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính của khách sạn (tiền lương, thuế, hoạt động thanh lý...).

Bộ phận Lễ tân: Có chức năng đại diện cho khách sạn trong việc mởrộng các mối quan hệ, tiếp xúc với khách hàng. Có vai trò quan trọng trong việc thu hút khách, làm cầu nối liên hệ giữa khách hàng với các bộ phận khác trong khách sạn và giới thiệu các dịch vụcủa khách sạn với du khách.

Trong mảng kinh doanh lưu trú thì bộphận lễ tân đóng vai trò rất quan trọng, là trung tâm phối hợp mọi hoạt động giữa các bộphận trong khách sạn. Lễtân cung cấp dịch vụ lưu trú và các dịch vụ bổ sung cho khách hàng tham gia các hoạt động đón tiếp, bố trí phòng, cất giữ đồ đạc, thanh toán... và nhờ đó lễ tân có thể nắm bắt, nhận viết được nhu cầu và xu hướng để tạo được ấn tượng tốt ban đầu và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Ngoài ra, đây còn là bộphận trực tiếp nhận và giải quyết ban đầu các thắc mắc, khiếu nại của khách sạn, xây dựng và lưu giữ các mối quan hệ với các cơ sởdịch vụ ngoài khách sạn cũng như các tổ chức, doanh nghiệp khác để đáp nhu cầu và các vấn đềphát sinh.

Bộ phận Nhà hàng: Thực hiện chức năng đón tiếp và phục vụ các món ăn, thức uống, đảm bảo số lượng, chất lượng và trang trí nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh và sựhài lòng của khách hàng. Có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ để đảm bảo phục vụcác bữa ăn theo suất của khách hàng và các sựkiện được tổchức tại khách sạn.

Bộ phận Lưu trú: Chức năng chính yếu là tổ chức đón tiếp, bố trí và phục vụ địa điểm nghỉ ngơi cho khách, thực hiện quản lý hoạt động cho thuê phòng và toàn bộ các vấn đề trong quá trình lưu trú của khách. Bộ phận Lưu trú có trách nhiệm thực hiện các hoạt động quản trị rủi ro trong khối lưu trú như cháy nổ, mất cắp, phòng chống các tệ nạn, dịch bệnh; chịu trách nhiệm về toàn bộtài sản khu vực buồng , giữ gìn và bảo vệtài sản của khách đểquên, kịp thời thông báo đểtrảlại cho khách.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Tiến hành kiểm tra và nắm bắt những sốliệu cần thiết vềtình hình khách hàng, vềhệthống cơ sởvật chất buồng và các vấn đề phát sinh đểphối hợp với bộphận bảo trì, sửa chữa và bảo dưỡng hệ thống buồng phòng, xây dựng mối quan hệ khăng khít với những bộphận khác để đảm bảo và nâng cao chất lượng dịch vụ lưu trú nói riêng và dịch vụcủa toàn khách sạn.

Bộ phận Bếp:Chịu trách nhiệm chuẩn bị và cung cấp nhanh chóng và kịp thời các món ăn cho nhà hàng, các bữa tiệc, hội nghị, hội thảo theo yêu cầu của khách.

Đảm bảo bữa ăn đầy đủcho nhân viên khách sạn.

Bộ phận Bảo vệ: Có trách nhiệm đảm bảo an ninh - trật tự ở trong và ngoài khách sạn, an toàn tính mạng và tài sản cho khách của khách sạn.

Bộ phận Bảo trì:Thực hiện nhiệm vụ đảm bảo sựhoạt động bình thường vàổn định cho các hệ thống điện, nước, âm thanh, ánh sáng, cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc trong khách sạn. Nhanh chóng có mặt khắc phục các sự cố liên quan và có các phương án phòng chống cháy nổtrong khách sạn.