Sắp xếp dữ liệu và lọc dữ liệu

In document GIÁO TRÌNH (Page 31-35)

BÀI 1 : LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU (TABLE)

7. Sắp xếp dữ liệu và lọc dữ liệu

a. Sắp xếp trên một trường

 Đặt con trỏ tại trường cần sắp xếp

 Thực hiện lệnh Home| Sort Ascending (Nếu sắp xếp tăng dần)

| Sort Descending (Nếu sắp xếp giảm dần) b. Sắp xếp trên nhiều trường

 Chọn các trường muốn sắp xếp phải liền kề nhau

 Thực hiện lệnh Home | Sort Ascending (Nếu sắp xếp tăng dần)

|Sort Descending (Nếu sắp xếp giảm dần) Lưu ý:

- Các trường này phải sắp xếp cùng một kiểu hoặc là tăng dần hoặc là giảm dần (không thể một trường là sắp xếp tăng dần, một trường thì giảm dần được)

- Phải di chuyển các cột theo thứ tự ưu tiên cột bên trái trước, bên phải sau.

Ví dụ: Sắp xếp thứ tự cột GioiTinh tăng, nếu trùng GioiTinh thì sắp tăng dần theo NgaySinh.

Chúng ta phải di chuyển hai cột theo thứ tự GioiTinh trước NgaySinh (thứ tự ưu tiên).

Hình 1. 33. Sắp xếp dữ liệu trên nhiều trường 7.2 Lọc dữ liệu

Mở bảng ở chế độ Datasheet View. Chọn thực đơn Records  Filter. Chọn các chức năng lọc dữ liệu tương ứng

Hình 1. 34. Thực đơn Records|Filter - Lọc theo biểu mẫu (Filter by Form)

- Lọc khác chọn (Filter Excluding Selection) - Lọc theo cách khác (Advanced Filter/Sort)

a. Lọc theo biểu mẫu (Filter by Form)

Chỉ cho phép lọc dữ liệu với phép so sánh bằng (=) và phép toán logic And, Or Ví dụ: Lọc những sinh viên có nơi sinh là “Hà Nội” hoặc “Sài Gòn”

- Mở bảng SinhVien ở chế độ Datasheet View. Chọn thực đơn Records| Filter|

Filter by Form

- Tại tab “Look for”, kích vào trường “NoiSinh” chọn “Hà nội”

Hình 1. 35. Chọn điều kiện lọc “Hà nội tại tab “Lookup for”

- Tại tab “Look for”, kích vào trường “NoiSinh” chọn “Hà nội”

- Tại tab “Or”, kích vào trường “NoiSinh” chọn “Sài gòn”

Hình 1. 36. Chọn điều kiện lọc “Sài gòn” tại tab “Or”

- Kết quả khi nhắp vào biểu tượng Apply Filter

Hình 1. 37. Kết quả lọc các mẫu tin có nơi sinh là “hà nội” hoặc “sài gòn”

- Muốn trở lại bình thường như ban đầu, kích vào biểu tượng b. Lọc theo chọn (Filter by Selection)

Nếu con trỏ chuột đang bôi đen chọn giá trị nào thì kết quả của lọc theo chọn (Filter by Selection) sẽ lọc các mẫu tin có giá trị trùng với giá trị đang chọn.

Ví dụ: Lọc các sinh viên có tên là chính

- Mở bảng SinhVien ở chế độ Datasheet View. Dùng chuột bôi đen tên sinh viên là “Chính”

Hình 1. 38. Bôi đen “Chính” tại trường HoTenSV

- Chọn thực đơn Records| Filter| Filter by Selection - Thì kết quả lọc sẽ hiện ra như sau:

Hình 1. 39. Kết quả lọc các sinh viên tên là “Chính”

Muốn trở lại bình thường như ban đầu, kích vào biểu tượng c. Lọc khác chọn (Filter Excluding Selection)

Nếu con trỏ chèn đang ở cell nào đó, chọn Records| Filter| Filter Excluding Selection sẽ lọc các mẫu tin theo cột có giá trị khác với cell đang chọn.

Ví dụ: Lọc các mẫu tin có nơi sinh khác “Sài gòn”

- Mở bảng SinhVien ở chế độ Datasheet View. Đặt con trỏ chèn tại ô có nơi sinh là “Sài gòn”.

Hình 1. 40. Đặt con trỏ chèn tại cell “Sài gòn” của cột NoiSinh - Chọn thực đơn Records| Filter| Filter Excluding Selection

- Thì kết quả lọc sẽ hiện ra như sau:

Hình 1. 41. Kết quả lọc các sinh viên có nơi sinh khác “Sài gòn”

- Muốn trở lại bình thường như ban đầu, kích vào biểu tượng d. Lọc theo cách khác (Advanced Filter/ Sort)

 Với cách lọc này, Access đưa ra bảng lọc dữ liệu dạng QBE (Query By Example) trong Query.

 Chúng ta có thể kết hợp các điều kiện phức tạp, các hàm tính toán, và các phép toán logic And, Or.

 Nếu điều kiện ghi trên cùng một cột để thể hiện phép toán logic Or, và trên cùng một dòng thì thể hiện phép toán logic And.

Ví dụ: Lọc các sinh viên có tên là “Chính” và ngày sinh từ ngày 1/1/1975 đến 1/1/1977

- Mở bảng SinhVien ở chế độ Datasheet View. Chọn thực đơn Records| Filter|

Advanced Filter| Sort

- Đưa vào các điều kiện lọc như sau:

Hình 1. 42. Bảng điều kiện lọc dữ liệu - Kết quả khi nhắp vào biểu tượng Apply Filter

Hình 1. 43. Kết quả lọc các mẫu tin có tên là “Chính” và ngày sinh từ 1/1/1995 đến 1/1/1997

- Muốn trở lại bình thường như ban đầu, kích vào biểu tượng CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP

A. Câu hỏi

1. Nêu khái niệm khóa chính, khóa ngoại? Khi chọn một trường làm khóa chính cần chú ý những gì?

2. Trình bày các cách tạo bảng?

3. Giải thích các qui định về tên trường? Cho ví dụ minh họa?

4. Nêu các kiểu dữ liệu cơ bản trong Access?

5. Trình bày thuộc tính Field Size đối với kiểu Text và Number?

6. Nêu thuộc tính Decimal Places?

7. Giải thích thuộc tính Format đối với kiểu chuỗi, Number, DateTime và kiểu YesNo?

8. Input Mask là gì? Nêu các kí tự định dạng trong thuộc tính Input Mask?

9. Caption và default Value là gì?

10. Trình bày công dụng thuộc tính Validation rule và Validation Text? Cho ví dụ minh họa?

11. Nêu thuộc tính Allow Zero Length? Chuỗi như thế nào gọi là chuỗi có độ dài bằng 0?

12. Trình bày thuộc tính Indexed?

13. Thuộc tính New Value được sử dụng khi nào? Thiết lập cho thuộc tính New Value như thế nào?

14. Có bao nhiêu cách để lấy dữ liệu có sẵn bằng Lookup? Trình bày thao tác cụ thể của từng cách?

15. Trình bày cách cài đặt khóa chính?

16. Nêu cụ thể các cách lưu bảng?

17. Trình bày thao tác nhập dữ liệu?

18. Để thay đổi Font chữ mặc định khi nhập dữ liệu cho bảng ta phải thực hiện thao tác gì?

19. Trình bày thao tác sắp xếp dữ liệu và lọc dữ liệu? Cho ví dụ minh họa?

20. Tại sao phải tạo mối quan hệ giữa các bảng?

21. Nêu các loại mối quan hệ giữa các bảng?

22. Trình bày cách thiết lập mối quan hệ, điều chỉnh và xóa mối quan hệ giữa các bảng?

In document GIÁO TRÌNH (Page 31-35)