Xác định cách tính KPI phù hợp cho nhân viên Hành chính – Nhân sự

mục tiêu, kếhoạch của Công ty, từ đó đánh giá trọng số cho từng KPI. Trọng số sẽtỉ lệ thuận với mức độ ảnh hưởng của KPI đến mục tiêu, kế hoạch của công ty, độ lớn của trọng số tùy theo mức độ ảnh hưởng. Tuy nhiên, trong một bảng đánh giá nhân viên thì cần có cả đánh giá theo KPI và theo năng lực đóng góp, trong đó 70% là KPI còn 30% còn lại là theo năng lực đóng góp. Trong đó, ba yếu tốcủa năng lực đóng góp là kiến thức, kĩ năng và thái độ mỗi yếu tốchiếm 10%. Căn cứvào kiến thức, kĩ năng

Trường Đại học Kinh tế Huế

và thái độ làm việc của nhân viên mà người quản lý trực tiếp đánh giá theo trọng số quy định.

Cách tính KPI được coi là đúng khi tuân theo 2 nguyên tắc quan trọng nhất sau đây :

 Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số: Các công việc sẽphân chia thành 3 nhóm chính sau :

- Nhóm A : tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.

- Nhóm B : tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc tốn nhiều thời gian đểthực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.

- Nhóm C : tốn ít thời gian đểthực hiện,ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.

Như vậy, trọng sốcủa mỗi nhóm công việc sẽ được tính bằng đơn vị%, và dựa trên mức độquan trọng/đóng góp của chúng.

Bảng 3. 5 : Phân chia KPI theo trọng số

KPI Nhóm KPI Trọng sốKPI

Tỷ lệ hoàn thành công việc so với

bảng MTCV A 10%

Số lượng phòng ban được cung

cấp kịp thời văn phòng phẩm C 4%

Tỷlệtrang thiết bị được sửa chữa,

thay thế B 7%

Số lượng ứng viên ứng tuyển vào công ty

A 10%

Mức độ vi phạm nội quy, quy chế

công ty B 7%

Số lượng phòng ban hoàn thành

đánh giá công việc C 4%

Tỷ lệ nhân viên đánh giá tốt vệ

sinh nơi làm việc C 4%

Tỷlệ ứng viên đạt yêu cầu A 10%

Ý tưởng cải tiến quy trình làm

việc B 7%

Ý tưởng và biện pháp tiết kiệm,

giảm chi phí cho các trang thiết bị B 7%

 Nguyên tắc tính điểm của KPI theo hiệu suất và giai đoạn

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần với công thức :

Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quảthực tế/Mục tiêu) * Trọng số - Cách tính KPI theo hiệu suất tổng với công thức :

Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + ...

- Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian : điểm KPI của mỗi quý được tính dựa trên điểm KPI của các tháng trong quý đó.

Tổng hợp từ các bước nghiên cứu trên, ta được một bản đánh giá nhân viên Hành chính–Nhân sựhoàn chỉnh như sau:

Bảng 3. 6 : Bản đánh giá công việc cá nhân

ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

Họ & tên: ……… Đơn vị/ bộphận:………

Chức danh công việc:………Thời gian:………

STT Nội dung

Trọng số

Tần suất

Chỉsố đo

lường KPI Thực hiện

(%)

Thực hiện Hiệu suất Hiện

tại

Mục tiêu

1 2 3 4 5 6 7=(6) / (5) 8= (7) * (2)

A ĐÁNH GIÁ

THEO KPI 70%

I KPI cơ bản 1 Tỷlệhoàn thành

công việc so với bảng MTCV

10%

2

Số lượng phòng ban được cung cấp kịp thời văn phòng phẩm

4%

3 Tỷlệtrang thiết bị được sửa chữa, thay thế

7%

4 Số lượng ứng viên ứng tuyển vào công ty

10%

5 Mức độvi phạm nội quy, quy chế công ty

7%

Trường Đại học Kinh tế Huế

6 Số lượng phòng ban hoàn thành đánh giá công việc

4%

7 Tỷlệnhân viên đánh giá tốt vệsinh nơi làm việc

4%

II KPI mục tiêu 8 Tỷlệ ứng viên đạt

yêu cầu 10%

9 Ý tưởng cải tiến

quy trình làm việc 7%

10 Ý tưởng và biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí cho các trang thiết bị

7%

B NĂNG LỰC ĐÓNG GÓP

30%

1 Kiến thức 10%

2 Kỹ năng 10%

3 Hành vi 10%

TỔNG 100%

Sau khi đánh giá nhân viên xong, các vị trưởng phòng và lãnh đạo cần tổng hợp xếp loại kết quả đánh giá để làm cơ sở trả lương thưởng, nâng cấp bậc cho nhân viên của mình:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bảng 3. 7 : Tiêu chí xếp loại nhân viên sau khi đánh giá

Xếp loại Các chỉ tiêu đánh giá

Xuất sắc ( A )

- Thể hiện rõ ràng và nhất quán hoàn thành quả công việc một cách xuất sắcởtất cảcác lĩnh vực chịu trách nhiệm - Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) hoàn thành 90% - 100%

Tốt ( B )

- Có tinh thần trách nhiệm, chủ động trong công việc và phối hợp tốt với các cá nhân, đơn vị có liên quan trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao

- Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt 80% - 89%

Hoàn thành ( C ) - Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt 75% - 80%

Cần cốgắng ( D )

- Tính trách nhiệm chưa cao hoặc chưa chủ động trong thực hiện công việc theo chức năng nhiệm vụ được giao

- Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt từ70% - 75%

Không hoàn thành ( E ) - Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt dưới 70%

Trường Đại học Kinh tế Huế

Chương 3: MỘT SỐ ĐỀXUẤT NHẰM ÁP DỤNG THÀNH CÔNGKPI ĐÁNH

Trong tài liệu Xây dựng bộ chỉ số KPI đánh giá thực hiện công việc nhân viên Hành chính – Nhân sự Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An – Bắc Ninh (Trang 76-81)