PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ THỰC
2.3. Xây dựng bộ chỉ số KPI đối với nhân viên Hành chính – Nhân sự Công ty
2.3.2. Xây dựng bộ chỉ số KPI cho nhân viên hành chính nhân sự
2.3.2.1. Xây dựng bản mô tả công việc
MÔ TẢCÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG
NHÂN VIÊN HC-NS
NHÂN VIÊN LÁI
XE
NHÂN VIÊN VỆ
SINH
NHÂN VIÊN NHÀ BẾP
Trường Đại học Kinh tế Huế
Nhân viên Hành chính nhân sự PHẦN I : THÔNG TIN CHỨC DANH CÔNG VIỆC Chức danh công việc :
NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Phòng/ban :
NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH
Mã sốchức danh : Sốgiờlàm việc một tuần 48
Nhóm lương : Hình thức trả lương
Cố định Cố định có thưởng Khác Tên người quản lý trực tiếp Chức danh người quản lý trực tiếp
Phòng nhân sự điền thông tin:
Nhóm công việc : ... Ngày có hiệu lực: ...
Cấp bậc: Nhân viên † Giám sát † Quản lý Phê duyệt bởi: ...
PHẦN II : TÓM TẮT CÔNG VIỆC VÀ YÊU CẦU Tóm tắt trách nhiệm công việc
Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, lễtân và theo dõi, quản lý trang thiết bị, văn phòng phẩm.
Tham gia thực hiện công tác tuyển dụng, lao động tiền lương và giải quyết chế độ chính sách cho người lao động; Giao dịch cơ quan quản lý, cơ quan nhà nước và thực hiện công việc hành chính văn phòng khác.
Các yêu cầu cần thiết:
Kiến thức ƒ
Nắm vững quy định về phương pháp soạn thảo văn bản ƒ
Nắm vững quy định vềsửdụng và quản lý con dấu ƒ
Am hiểu nghiệp vụ hành chính, văn phòng trong doanh nghiệp ƒ
Có kiến thức cơ bản về quản trị nhân sựvà hiểu biết các quy định pháp luật về lao động, bảo hiểm
Kỹ năngƒ
Kỹ năng giao tiếp ƒ
Thành thạo tin học văn phòng Word, Excel
Sửdụng thành thạo các máy móc, thiết bị văn phòng như máy photo, fax, điện thoại...
Trường Đại học Kinh tế Huế
Khả năngƒ
Khả năng xửlý tình huống
Khả năng làm việc theo nhóm ƒ
Khả năng thiết lập mối quan hệtrong tổchức Kinh nghiệm: Không yêu cầu kinh nghiệm
Trìnhđộ đào tạo, bằng cấp, chứng chỉyêu cầu cho nhân viên thửviệcởvịtrí chức danh:
Tốt nghiệp Trung cấp chuyên ngành Văn thư lưu trữ, Hành chính hoặc Quản trị nhân sự Trách nhiệm quản lý giám sát: † Có Không
Các chức danh chịu sựquản lý, giám sát:
Số lượng người: 0 người
PHẦN V : TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC CHÍNH
Các trách nhiệm công việc chính 1. Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, lễtân:
Soạn thảo văn bản, tài liệu theo yêu cầu của Giám đốc và Trưởng phòng. ƒ
Nhận và chuyển công văn tài liệu nội bộgiữa Giám đốc và các Phòng ban, giữa Công ty và các cơ quan, đối tác bên ngoài. Trực tiếp theo dõi vào sổ công văn, photocopy tài liệu, gửi thư tín hoặc fax.
Phân loại, sắp xếp và lưu trữ các văn bản nội bộ, công văn đi công văn đến bằng bản mềm và tại các file lưu đảm bảo thuận tiện, khoa học. ƒ
Quản lý, sửdụng con dấu theo quy định của công ty và quy định của nhà nước.
Trực tiếp kiểm tra và đóng dấu các tài liệu gửi nội bộvà bên ngoài. ƒ
Trực và trảlời điện thoại văn phòng. Đón tiếp khách tới giao dịch, làm việc tại Công ty, hướng dẫn và thông báo đến người thích hợp.
2. Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, cấp phát văn phòng phẩm theo kếhoạch ƒ
Theo dõi, tổng hợp sửdụng văn phòng phẩm và thực hiện mua sắm, cấp phát văn phòng phòng phẩm cho các phòng ban.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Đặt mua báo, tạp chí chuyên ngành theo phê duyệt của Giám đốc cho các đơn vị/phòng ban.ƒ
Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng và lập đề xuất thay thế, sửa chữa, thanh lý, mua sắm kịp thời. ƒ
Theo dõi, báo cáo tình trạng sử dụng điện, nước, điện thoại. Đề xuất các biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí.
3. Tham gia thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, lao động tiền lương và công tác BHXH, BHYT theo phân công của Trưởng phòng
Thực hiện các thủtục đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ, lập danh sách và dựkiến kếhoạch thi tuyển, phỏng vấn trình Trưởng phòng. ƒ
Quản lý hồ sơ nhân sựvà cập nhật thông tin kịp thời.
Thực hiện các thủtục vềHợp đồng lao động, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của Công ty và Nhà nước. ƒ
Theo dõi chấp hành nội quy, quy chế của Công ty tại các Phòngban và báo cáo Trưởng phòng các trường hợp vi phạm. ƒ
Đôn đốc các phòng ban áp dụng và thực hiện các quy định về đánh giá hoàn thành công việc và xếp loại lao động đúng thời hạn và yêu cầu của Giám đốc
4. Giao dịch cơ quan nhà nước và thực hiện công việc hành chính văn phòng ƒ
Làm việc với các cơ quan BHXH, BHYT và cơ quan lao động thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động theo yêu cầu của Trưởng phòng. ƒ
Tham gia công tác chuẩn bị và phục vụcác hội nghị, hội thảo, tham quan nghỉ mát theo định kỳcủa Công ty. Chuẩn bị hậu cần, phục vụtiếp khách của Ban giám đốc ƒ
Thực hiện, theo dõi vàđôn đốc vệ sinh nơi làm việc hàng tuần của các đơn vị.
5. Phối hợp và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng ƒ
Tham gia hướng dẫn, phổ biến cho nhân viên mới về các quy định, nội quy, quy chếcủa Công ty
Thực hiện các nhiệm vụkhác theo chức năng và yêu cầu của Trưởng phòng