Hệ thống thông tin kế toán tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam
Quản trị ngân hàng & doanh nghiệp
TS. NGUYỄN THỊ LAN ANH
Hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong quản lý tại các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình tập đoàn. Doanh nghiệp có hệ thống thông tin kế toán tốt sẽ mang lại một báo cáo tài chính có chất lượng, cung cấp các thông tin hiệu quả cho việc ra quyết định kinh doanh, hỗ trợ hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Bài viết chỉ ra những điểm khác biệt của hệ thống thông tin kế toán theo mô hình hoạt động tập đoàn với các doanh nghiệp đơn lẻ, minh chứng thực trạng vận dụng hệ thống thông tin kế toán tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam, qua đó đánh giá và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Tập đoàn.
Từ khóa: Hệ thống thông tin kế toán, Tập đoàn Hóa chất Việt Nam
1. Cơ sở lý thuyết
1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một kênh của hệ thống thông tin quản lý, thực hiện chức năng thu nhận,
xử lý các nghiệp vụ tài chính, phân tích và cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng sử dụng phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hằng ngày có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ kinh tế này được hệ thống thông tin kế toán phân loại, ghi chép và lưu trữ các ghi chép đó (chứng từ, sổ, thẻ, bảng...). Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ đưa ra phân tích, tổng hợp và lập báo cáo thích hợp nhằm cung cấp cho đối tượng sử dụng thông tin. Chính vì vậy, có thể hiểu một cách đơn giản hệ thống thông tin kế toán là phần giao thoa của công tác kế toán và hệ thống thông tin, được Sơ đồ 1. Tổng quát hệ thống thông tin kế toán
thiết lập nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các thông tin kế toán cho người có nhu cầu sử dụng.
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và các báo cáo kế toán. Hệ thống thông tin kế toán có vai trò trung tâm kết nối các hệ thống khác (để cung cấp thông tin về tình mua hàng, bộ phận kế toán phải phối hợp với bộ phận lập kế hoạch mua hàng, để cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ, bộ phận kế toán phải phối hợp với phòng kinh doanh hay bộ phận bán hàng, để cung cấp tình hình về lương thì bộ phận kế toán phải phối hợp với phòng tổ chức…). Sự chậm trễ, thiếu chính xác của hệ thống thông tin kế toán sẽ ảnh hưởng đến hoạt động và uy tín của doanh nghiệp.
Ví dụ, nếu kế toán chậm trễ trong khâu xử lý chứng từ, sẽ ảnh hưởng đến việc giao hàng của nhà cung cấp, theo đó, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; hay việc cung cấp thông tin không chính xác cho các nhà đầu tư dẫn đến doanh nghiệp bị mất niềm tin…
Để hệ thống kế toán vận hành một cách thông suốt thì điều đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất là thiết kế được quá trình lập và luân chuyển chứng từ. Chứng từ là yếu tố đầu vào của hệ thống thông tin kế toán. Bất kỳ một sự luân chuyển nào cần phải đưa ra các yêu cầu và thời gian hoàn thành để đảm bảo sự thông suốt và chính xác. Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán là thông tin tài chính được phản ánh trên các sổ sách, báo cáo kế toán và các thông tin phi tài chính khác. Các dữ liệu về bảng lương cho các nhân viên trong công ty, kế toán các khoản phải thu, kế toán các khoản phải trả, hàng tồn kho, dự toán tổng thể, ghi nhận các thanh toán trên sổ cái, thiết lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, lập kế hoạch chiến lược… Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán được thể hiện qua Sơ đồ 2.
Hệ thống thông tin kế toán tài chính hoạt động nhằm thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. Đối tượng sử dụng ở đây chủ yếu là đối
tượng bên ngoài doanh nghiệp như: Nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan tài chính, cơ quan thống kê, thậm chí cả đối thủ cạnh tranh...
Hệ thống thông tin kế toán quản trị là hệ thống thông tin hoạt động nhằm thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.
Chính vì thông tin được lập theo yêu cầu quản trị nên đối tượng sử dụng bên trong doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị bao gồm: Kế toán chi phí, kế toán ngân sách và nghiên cứu hệ thống quản lý có nhiệm vụ hỗ trợ các nhà quản trị trong các chức năng có liên quan đến các hoạt động thu mua, xử lý, phân phối và bán hàng trong doanh nghiệp.
Mục đích của hệ thống thông tin kế toán là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của một tổ chức, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Tính có thực (không được ghi chép Sơ đồ 2. Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán
nghiệp vụ không có thực vào sổ sách kế toán); sự phê chuẩn (đảm bảo mọi nghiệp vụ phải được phê chuẩn hợp lý); tính đầy đủ (đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh);
sự đánh giá (đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán và đánh giá); sự phân loại (đảm bảo việc ghi chép vào đúng tài khoản và sổ sách theo chế độ); tính đúng kỳ (ghi nhận các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trên nguyên tắc cơ sở dồn tích); Quá trình chuyển sổ và tổng hợp phải chính xác (số liệu ghi trên sổ phải được cộng số phát sinh, rút ra số dư cuối kỳ, chuyển sổ chính xác, tổng hợp và Bảng 1. Phân biệt Tập đoàn kinh tế với doanh nghiệp đơn lẻ
Tiêu thức Tập đoàn kinh tế Doanh nghiệp đơn lẻ
Địa vị pháp lý Tập đoàn không có tư cách pháp nhân nhưng tổ hợp công ty mẹ và các công ty con trong Tập đoàn lại có tư cách pháp nhân và bình đẳng trước pháp luật.
Có tư cách pháp nhân độc lập, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của mình.
Cơ cấu tổ chức
Công ty mẹ đóng vai trò là hạt nhân với các công ty con là vệ tinh xoay quanh hạt nhân. Tuỳ thuộc đặc điểm hoạt động của công ty con mà liên kết giữa công ty mẹ và công ty con khác nhau.
Mang tính chất chấp hành giữa cấp trên và cấp dưới.
Qui mô Qui mô lớn về vốn, lao động, công nghệ, doanh thu
và phạm vi hoạt động trên nhiều địa bàn. Qui mô thường nhỏ về vốn, lao động, hoạt động trên cùng địa bàn.
Quan hệ liên kết
Là tập hợp các công ty thành viên liên kết nhau về tài chính thông qua đầu tư vốn. Liên kết về sản xuất, thương mại, công nghệ.
Liên kết giữa cấp trên, cấp dưới trong việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, là quan hệ giữa các phòng ban trong việc thực hiện chức năng của mình.
Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh
Đa dạng hoá về ngành nghề lĩnh vực kinh doanh nhằm phân tán rủi ro, trong đó thường lấy một ngành chính làm nòng cốt cho chiến lược phát triển.
Thường chỉ tập trung vào sản xuất một lĩnh vực mặt hàng chuyên biệt.
Chế độ sở hữu Đa sở hữu. Một loại hình sở hữu.
Bảng 2. Phân biệt hệ thống thông tin của Tập đoàn kinh tế với doanh nghiệp đơn lẻ
Tiêu thức Tập đoàn kinh tế Doanh nghiệp đơn lẻ
Thiết kế
Thiết kế hệ thống thông tin kế toán tại công ty mẹ xuống các công ty thành viên theo mối quan hệ về vốn, công nghệ, thị trường. Tại công ty mẹ thiết kế hệ thống thông tin kế toán của riêng công ty mẹ, đồng thời thiết lập hệ thống thông tin kế toán hợp nhất toàn tập đoàn. Tại các công ty con hình thành hệ thống thông tin kế toán riêng và thống nhất giữa các công ty con trong tập đoàn và công ty mẹ.
Thiết kế hệ thống thông tin kế toán thống nhất trong một đơn vị cụ thể đảm bảo quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin hiệu quả.
Chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí
Tại công ty mẹ và các công ty thành viên sẽ qui định chi tiết chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí trong hệ thống thông tin kế toán. Công ty mẹ không qui định chi tiết về chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí cho công ty thành viên.
Các chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp phải được mô tả chi tiết.
Chính sách và thủ tục kiểm soát trong hệ thống
Được xây dựng cụ thể tại công ty mẹ và các công ty thành viên.
Công ty mẹ không xây dựng các thủ tục chi tiết cho các công ty thành viên.
Chính sách và thủ tục kiểm soát được xây dựng cụ thể và chi tiết chu trình đã lập.
Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán
Đảm bảo mục tiêu riêng của từng công ty thành viên và của
toàn Tập đoàn. Đảm bảo mục tiêu của
doanh nghiệp.
Vận hành hệ thống thông tin kế toán
Khi vận hành hệ thống thông tin kế toán cần chú ý tới điểm khác biệt của tập đoàn với các doanh nghiệp đơn lẻ.
Vận hành theo đúng thiết kế thống nhất trong một doanh nghiệp.
trình bày trên báo cáo tài chính một cách chính xác). Hiện nay phần mềm kế toán và hệ thống mạng phát triển đã hỗ trợ cho hệ thống thông tin kế toán phát triển.
1.2 Phân biệt hệ thống thông tin kế toán tại tập đoàn kinh tế với doanh nghiệp đơn lẻ
Khi tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán phải gắn với một đơn vị cụ thể, tuy nhiên mỗi một đơn vị có những đặc điểm riêng đòi hỏi nhà quản lý cần nhận biết để thiết kế hệ thống thông tin kế toán phù hợp. Tập đoàn kinh tế có những điểm khác biệt căn bản với doanh nghiệp đơn lẻ (Bảng1).
Từ các điểm khác biệt giữa Tập đoàn kinh tế và các doanh nghiệp đơn lẻ trên đây thì việc thiết kế và vận hành hệ thống thông tin kế toán ở từng mô hình cũng có những điểm khác biệt căn bản (Bảng 2).
2. Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam
Tổng công ty Hóa chất Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 835/TTg ngày 20/12/1995 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất hai tổng công ty: Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Cơ bản và Tổng Công ty Hóa chất Công nghiệp và Hóa chất tiêu dùng. Năm 2006, Tổng Công ty Hóa chất Việt Nam chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty mẹ- công ty con. Năm 2009, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án thí điểm thành lập Tập đoàn Công nghiệp Hóa chất Việt Nam và quyết định thành lập Công ty mẹ- Tập đoàn Hoá chất Việt Nam. Năm 2010, Thủ tướng
Chính phủ đã chuyển Công ty mẹ- Tập đoàn Hóa chất Việt Nam sang hoạt động theo mô hình công ty TNHH một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu. Đến nay Tập đoàn đã có 2 trung tâm trực thuộc công ty mẹ, 2 trường đào tạo, 23 công ty con mà công ty mẹ nắm giữ trên 50% vốn điều lệ, 10 công ty con công ty mẹ nắm giữ dưới 50% vốn điều lệ và 3 công ty công ty mẹ nắm giữ 100% vốn điều lệ. Với qui mô và tiềm năng phát triển như hiện nay, Tập đoàn đã góp phần quan trọng vào tăng trưởng và phát triển kinh tế đất nước, đẩy nhanh tốc độ công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước, đã cung ứng các sản phẩm quan trọng cho nền kinh tế đất nước như phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, hoá chất cơ bản, hóa chất tiêu dùng (chế biến cao su, chất tẩy rửa, pin ắcquy…) góp phần quan trọng để Nhà nước điều tiết nền kinh tế. Đặc trưng hoạt động mô hình Tập đoàn ảnh hưởng tới đặc điểm hệ thống thông tin kế toán tại công ty mẹ và các công ty con.
Tại công ty mẹ, theo kết quả điều tra, phỏng vấn và tìm hiểu tài liệu, yêu cầu quan trọng nhất đối với việc tổ chức công tác kế toán là việc hợp nhất các chỉ tiêu tài chính. Để làm được điều này cần phải có sự phân công công việc rõ ràng, thiết lập được mối quan hệ hạch toán kế toán giữa các đơn vị thành viên để cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho việc hợp nhất báo cáo tài chính. Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán đều thực hiện theo Thông tư 200/2014/TT- BTC; Chuẩn mực 25 “Báo cáo tài chính hợp nhất
và các khoản đầu tư vào công ty con”; Chuẩn mực số 07 “Kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết”; Chuẩn mực số 08 “Thông tin tài chính về các khoản góp vốn liên doanh; Chuẩn mực số 11
“Hợp nhất kinh doanh”. Hệ thống tài khoản được xây dựng thống nhất tại công ty mẹ và các công ty thành viên. Các tài khoản liên quan đến hợp nhất được qui định cụ thể và chi tiết như: Công nợ nội bộ, doanh thu nội bộ, đầu tư tư tài chính được qui định thêm các tài khoản cấp 2, 3. Ngoài việc phải lên báo cáo tài chính của công ty mẹ, công ty mẹ còn phải lập báo cáo tài chính hợp nhất gồm: Bảng cân đối kế toán hợp nhất; Báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất; Bản thuyết minh báo cáo tài chính hợp nhất. Nhìn chung hệ thống thông tin kế toán tại công ty mẹ thực hiện tốt và đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng cần thông tin kế toán.
Tại các công ty thành viên, kết quả điều tra về hệ thống thông tin kế toán được thể hiện qua Bảng3.
Theo kết quả khảo sát và phỏng vấn tại công ty thành viên, hầu hết các công ty đều áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014. Vì vậy việc vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán tại các doanh nghiệp đều tuân thủ theo Thông tư này.
Về hệ thống chứng từ, hệ thống chứng từ tại công ty mẹ và các công ty con đều được thực hiện theo Thông tư 200/2014/
TT-BTC, ngoài các chứng từ
bắt buộc được qui định cụ thể trong quyết định thì công ty mẹ và các công ty thành viên thuộc Tập đoàn còn sử dụng chứng từ hướng dẫn tự doanh nghiệp thiết kế, đảm bảo đầy đủ các thông tin trên bản chứng từ để phản ánh và minh chứng cho các nghiệp vụ xảy ra tại doanh nghiệp. Việc kiểm tra, xử lý chứng từ không những được thực hiện ở phòng kế toán mà còn được thực hiện ở các bộ phận khác nhau. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ bao gồm: Kiểm tra đầy đủ 5 yếu tố cơ bản trên bản chứng từ (tên gọi của chứng từ, ngày tháng năm phát sinh, số hiệu và chữ ký, dấu, nội dung của chứng từ, đơn vị đo lường); Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ khi phản ánh các nghiệp vụ phát sinh; Kiểm tra việc quản lý, luân
chuyển, xét duyệt chứng từ. Tất cả các chứng từ tại công ty đều qui định nơi lưu trữ và qui định hướng dẫn việc sử dụng các loại chứng từ. Đa số các công ty đều thực hiện tốt trách nhiệm kiểm tra chứng từ trước khi chúng được ghi vào sổ.
Tuy nhiên bên cạnh đó, có 16/30 (chiếm 53,3%) công ty còn chưa qui định rõ bằng văn bản trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán. Về qui định về ký chứng từ cũng chưa qui định bằng văn bản một cách rõ ràng, lưu đồ luân chuyển đối với từng loại chứng từ không thể hiện rõ các bước mà chủ yếu là bằng truyền miệng, đặc biệt là các thủ tục kiểm tra việc thu thập dữ liệu ban đầu, do vậy khả năng sai phạm về chứng từ rất dễ xảy ra. Có 19/30 (chiếm 63%) công ty không qui định việc
phân cấp ký chứng từ kế toán bằng văn bản, nên việc xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn rất khó khăn. Không ban hành văn bản phân công qui định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong việc lập các loại chứng từ, không qui định hướng dẫn cụ thể việc sử dụng các loại mẫu biểu chứng từ trong đơn vị. Một số chứng từ chưa phát huy được hết chức năng kiểm soát như phiếu nhập kho thiếu các yếu tố: Số hợp đồng, số đơn đặt hàng, số hoá đơn. Hầu hết các công ty không qui định thủ tục phê duyệt chứng từ trên máy vi tính.
Về hệ thống tài khoản, hệ thống tài khoản của các công ty thuộc Tập đoàn được mở chi tiết để theo dõi thông tin phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị và đáp ứng được yêu cầu quản lý. Một Bảng 3. Bảng kết quả điều tra về hệ thống thông tin kế toán
Câu hỏi Nội dung câu hỏi về hệ thống thông tin kế toán Có Không Không áp dụng 1 Hiện nay công ty của Ông/bà có đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết
định 15? 30 0
2 Thủ tục phê duyệt chứng từ tại công ty có được thực hiện trên máy vi tính
không? 0 30
3 Công ty có qui định rõ bằng văn bản trình tự lập và luân chuyển chứng từ
không? 14 16
4 Công ty có qui định việc phân cấp ký chứng từ kế toán bằng văn bản để đảm
bảo yêu cầu quản lý, kiểm soát chặt chẽ và an toàn tài sản không? 11 19
5 Công ty có hướng dẫn việc sử dụng các loại chứng từ, mẫu biểu không? 24 5 1 6 Công ty có qui định nơi lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán không? 30 0
7 Hệ thống tài khoản kế toán của công ty có mở chi tiết đến tài khoản cấp 2,3 để
phù hợp với đặc điểm của đơn vị và đáp ứng được yêu cầu quản lý không? 30 0 8 Hình thức ghi sổ kế toán hiện nay đang được áp dụng tại Công ty là hình thức
Nhật ký chung có sử dụng phần mềm kế toán đúng không? 25 5 9 Phần mềm kế toán có phân quyền để giải quyết các công việc kế toán không? 25 5 10 Hệ thống báo cáo tài chính theo chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng có
phù hợp với việc cung cấp thông tin thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà Nước
không? 30 0
11 Hàng tháng công ty có in sổ kế toán không? 0 30
12 Công ty có tổ chức hệ thống kế toán quản trị không? 30
Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện
số tài khoản phản ánh công nợ và chi phí được mở chi tiết đến từng đối tượng khách hàng và đối tượng chịu chi phí nhằm thu thập, phân loại, ghi nhận và báo cáo thông tin về các đối tượng hạch toán kế toán. Hiện nay đa số các công ty thuộc Tập đoàn đều sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán, phần mềm kế toán có phân quyền để giải quyết các công việc. Công ty mẹ cũng không qui định các tài khoản sử dụng tại công ty con. Hầu hết các công ty đều mở chi tiết tài khoản để quản lý và theo dõi tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí.
Tuy nhiên trên cơ sở phỏng vấn một số công ty, một số công ty cổ phần sử dụng tài khoản kế toán còn sai chế độ. Bên cạnh đó, quá trình xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết tại đại đa số các công ty trong Tập đoàn còn chưa chú trọng đến việc thu thập thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định sản xuất kinh doanh; thu thập thông tin cho việc phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh;
thu thập thông tin cho việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo tài chính hợp nhất ở công ty mẹ.
Về hệ thống sổ kế toán, hình thức ghi sổ được áp dụng chủ yếu trong các công ty thuộc Tập đoàn Hóa chất Việt Nam là hình thức Nhật ký chung có sử dụng phần mềm kế toán, có 25/30 (chiếm 83,3%) các công ty thuộc Tập đoàn áp dụng hình thức này. Hình thức này có ưu điểm thuận tiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán, đơn giản, dễ làm và dễ đối chiếu, tuy
nhiên hình thức này ghi chép trùng lặp. Bên cạnh đó vẫn còn 5/30 (chiếm 16,5%) công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ kết hợp có sử dụng phần mềm kế toán. Hình thức này có ưu điểm là kết hợp việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế, kết hợp chặt chẽ giữa hệ thống hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp trên cùng một sổ kế toán trong cùng một quá trình ghi chép. Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ được tổ chức và sử dụng gắn liền với hệ thống tài khoản giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiết đến từng đối tượng kế toán, tuy nhiên có hạn chế là khá phức tạp và khó thiết kế trên phần mềm.
Hiện hầu hết các doanh nghiệp đã ứng dụng rất thành công vào trong công tác quản lý kế toán, thiết lập ra các báo cáo, sổ sách, chứng từ rất nhanh gọn như ứng dụng phần mềm kế toán: ASIA, Acsoft, Effect… Hệ thống sổ kế toán theo thiết kế trong phần mềm áp dụng tại các công ty trong Tập đoàn đều chưa chú trọng đến sổ chi tiết nhằm tổng hợp số liệu kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định sản xuất. Để đảm bảo tính chính xác của số liệu trên các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết, các công ty cũng đã xây dựng các thủ tục kiểm tra tính chính xác các dữ liệu nhập vào phần mềm. Để ngăn chặn các can thiệp trái phép vào cơ sở dữ liệu của phần mềm các công ty đã xây dựng các thủ tục kiểm soát để truy cập phần mềm như: đăng ký người dùng
và hệ thống mật khẩu. Ngoài ra các công ty còn sử dụng hệ thống nối mạng giữa các máy tính trong phòng kế toán, đồng thời sử dụng và rà soát nhật ký vận hành máy tính trong phòng nhằm phát hiện những truy cập trái phép vào cơ sở dẫn liệu.
Về hệ thống các báo cáo, theo qui định của Nhà nước thì báo cáo được lập bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Ngoài ra công ty mẹ còn phải lập báo cáo hợp nhất theo qui định của chế độ kế toán hiện hành và các chuẩn mực kế toán có liên quan. Nhìn chung các công ty thuộc Tập đoàn lập báo cáo theo đúng qui định của Nhà nước và qui định từ Công ty mẹ.
Tuy nhiên các báo cáo phục vụ cho mục đích kế toán quản trị chưa được quan tâm thiết lập và thực hiện. Hầu hết các công ty được hỏi chưa xây dựng và tổ chức kế toán quản trị tại doanh nghiệp, nó còn là điều khá mới mẻ trong các công ty, vì cho rằng phải thêm bộ phận, thêm chi phí, tốn kém. Khi cần ra các quyết định quản lý, nhà quản lý yêu cầu phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc và các công ty con độc lập báo cáo nhanh, định kỳ 1 tháng lập 1 lần, có các loại báo cáo rất quan trọng: Báo cáo tình hình thực hiện sản lượng, tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, báo cáo tình hình thực hiện chi phí sản xuất. Phần mềm hiện tại chỉ hỗ trợ cho việc lập báo cáo tài chính trong công ty chứ không hỗ trợ nhiều cho các báo cáo quản trị.
Để tổng hợp các báo cáo nhanh phục vụ ra các quyết định quản lý thì nhân viên hiện nay đang làm thủ công bằng Excel, đưa ra chi tiết cụ thể để tổng hợp báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định, tuy nhiên dữ liệu cũng được lấy một phần từ hệ thống kế toán tài chính.
3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hệ thống thông tin kế toán tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam
Hệ thống thông tin kế toán là một trong những yếu tố quan trọng trong hệ thống thông tin nói chung tại Tập đoàn. Công tác kế toán tại các công ty về cơ bản đã cung cấp được các thông tin để đáp ứng được yêu cầu quản lý và kiểm soát về tình hình tài sản, công nợ, bán hàng, vốn, doanh thu, chi phí, tuy nhiên còn bộc lộ một số mặt hạn chế cần hoàn thiện.
Một là, cần nâng cao nhận thức của nhà quản lý về tầm quan trọng của công tác kế toán. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều có liên quan đến tài chính và để ghi chép lại toàn bộ các thông tin đó phục vụ cho công tác quản lý cần phải có kế toán. Yêu cầu về chất lượng thông tin kế toán tài chính của Tập đoàn phải có sự quản lý, kiểm tra, giám sát rất nghiêm ngặt của Nhà nước, bởi vốn của Tập đoàn chủ yếu là vốn của Nhà nước.
Hai là, hoàn thiện hệ thống
chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán. Các công ty cần ban hành bằng văn bản qui định, mẫu, phạm vi áp dụng tương ứng với từng nghiệp vụ cần có những chứng từ bắt buộc và các chứng từ thủ tục kèm theo một cách cụ thể theo đúng quan điểm của kiểm toán để thỏa mãn đầy đủ cơ sở dẫn liệu của nghiệp vụ. Tập đoàn cần xây dựng và ban hành chính thức bằng văn bản qui trình luân chuyển chứng từ để các cá nhân và bộ phận có liên quan đến quá trình thực hiện nghiệp vụ nhận biết rõ trách nhiệm và công việc của mình ở khâu lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ, kiểm tra chứng từ và sắp xếp phân loại chứng từ;
định khoản và ghi sổ kế toán; lưu trữ và bảo quản chứng từ.
Ba là, hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán, ví dụ liên quan đến hạch toán lương cần phải thông qua tài khoản 334- Phải trả người lao động, không hạch toán thẳng vào chi phí vì không thể theo dõi được tổng lương phải trả, đã trả và còn phải trả và tổng quỹ lương để phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp.
Bốn là, về hệ thống sổ kế toán ở một số công ty vẫn áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Vì vậy công ty nên sử dụng hình thức Nhật ký chung và áp dụng phần mềm kế toán để xử lý số liệu kế toán hiệu quả hơn.
Năm là, về hệ thống báo cáo kế
toán. Các doanh nghiệp trong Tập đoàn cần nghiên cứu xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống báo cáo quản trị, ví dụ hệ thống báo cáo cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược cho nhà quản trị cấp cao như báo cáo phân tích doanh thu, lợi nhuận chi tiết theo từng loại sản phẩm, theo từng nhà phân phối, báo cáo phân tích sản lượng, doanh thu tiêu thụ của các đối thủ cạnh tranh, báo cáo về sản lượng, doanh thu tiêu thụ theo từng khu vực địa lý; Hệ thống báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh như các báo cáo chênh lệch về số thực tế và số kế hoạch về tình hình tiêu thụ, về tình hình sản xuất, giá thành sản phẩm của từng công đoạn.
Sáu là, hoàn thiện mô hình tổ chức kế toán quản trị tại các công ty thuộc Tập đoàn Hóa chất Việt Nam. Các công ty nên lựa chọn mô hình tổ chức kế toán tài chính kết hợp với kế toán quản trị. Mô hình này có ưu điểm là dễ áp dụng, tổ chức bộ máy kế toán gọn, tiết kiệm chi phí, tận dụng được mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị về nguồn thông tin và hệ thống báo cáo. Với mô hình kết hợp, tại các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn, kế toán tài chính và kế toán quản trị được tổ chức thành một hệ thống thống nhất trong cùng một bộ máy kế toán. ■
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, 2013, “Đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán” Tạp chí kế toán và kiểm toán, số 6 - 2013
2. Phạm Đức Dũng, Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Phạm Quang Huy (2008), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Thống kê 3. Nguyễn Thế Hưng (2008), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Thống kê
4. Adel M Quatawneh, “The role of human resource accounting information on the accounting information system” European Jour- nal of Business and Management, Vol,5, No13, pp 137- 140, 2013.
SUMMARY
Accounting information system at the Vietnam Chemical Corporation
Accounting information system has an important role in the management in enterprises, especially enterprises operating under the corporate model. Enterprises with accounting information system will bring a good financial report quality, provide effective information for business to make decisions, support the operation of the internal control system. The article points out the differences between accounting information systems in the model group activities and individual enterprises, the current situation demonstrates the use of accounting information systems at the Vietnam Chemical Corporation so that assess and give solution to complete the accounting information systems in the Group.
THÔNG TIN TÁC GIẢ Nguyễn Thị Lan Anh, Tiến sỹ
Đơn vị công tác: Đại học Công nghiệp Hà Nội
Lĩnh vực nghiên cứu chính: Kế toán- Kiểm toán- Phân tích
Tạp chí tiêu biểu đã có bài viết đăng tải: Tạp chí Khoa học và Đào tạo Ngân hàng Email: nguyenthilananh35@gmail.com
mục đầu tư, quản trị rủi ro, phân tích diễn biến thị trường…, đặc biệt là những kiến thức về hành động điều chỉnh lợi nhuận của các công ty cổ phần niêm yết.
Từ đó, nhà đầu tư có thể dự đoán được rủi ro đồng thời thận trọng hơn trong việc lựa chọn danh mục các cổ phiếu đầu tư. ■ tiếp theo trang
65
tối ưu của các công ty có D/A là 34,10%. Ở các tỷ lệ ≤ 34,10%
thì CTV có tác động tích cực tới SSL và ở các tỷ lệ > 34,10% thì CTV có tác động tiêu cực tới SSL của công ty. Kết quả nghiên cứu không những phù hợp với lý thuyết cân bằng, xác nhận tồn tại một CTV tối ưu trong doanh nghiệp, mà còn ủng hộ quan điểm của giả thuyết chi phí đại diện.
Đồng thời, kết quả nghiên cứu cũng phù hợp với nhiều nghiên cứu thực nghiệm ở các nước phát triển cũng như đang phát triển.
5.2. Khuyến nghị đối với doanh nghiệp
Trên cơ sở kết quả đạt được, tiếp theo trang
58
nghiên cứu có một số khuyến nghị đối với các công ty ngành thiết bị và vật liệu xây dựng niêm yết trên TTCK Việt Nam. Nhìn chung, công ty có thể sử dụng mô hình (2) được phát triển trong nghiên cứu này để xác định một CTV tối ưu và duy trì là CTV mục tiêu trong quá trinh hoạt động để đảm bảo tối đa hóa SSL và giá trị công ty. Cụ thể, các công ty có D/A thấp hơn 34,12%
có thể tăng thêm nguồn vốn hoạt động bằng vốn vay để tăng cường lợi ích lá chắn thuế, nhờ đó làm tăng giá trị công ty. Đối với các công ty có D/A lớn hơn 34,12%
cần thực hiện tái cấu trúc lại nguồn vốn, chủ động giảm bớt nợ vay để đưa cấu trúc vốn vể mức mục tiêu, nhất là các công ty niêm yết ở HNX, vì hiện tại D/A bình quân của các công ty này cao hơn rất nhiều (55,02%) so với mức tối ưu. Mặt khác, công ty cũng cần gia tăng vốn chủ sở hữu từ lợi nhuận giữ lại, trên cơ sở nâng cao lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh và tiết giảm tỷ lệ phân phối lãi cổ phần cho các cổ đông trong một số năm cần thiết để đạt được CTV tối ưu và
duy trì là CTV mục tiêu của công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh. ■
in Vietnam.
Fourth, to the best of my knowl- edge, this is the first compre- hensive study on the association between corporate governance and firm performance of Viet- namese listed firms. Prior studies (Dao, 2008; Vo & Nguyen, 2014;
Vo & Phan, 2013) utilize only small samples, and do not make a distinction between state-owned and non-state-owned firms. My research focus more on informa- tion disclosure and transparency.
In this regard, my thesis will shed some light on whether and how the initiatives encouraged by the WB and IFC to deal with infor- mation asymmetry, can effective- ly protect minority shareholders and other stakeholders and hence improve firm performance in Vietnam. ■
tiếp theo trang
