Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Đại Hữu

(1)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG ---

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH : KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN

HẢI PHÒNG – 2022

(2)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH

ĐẠI HỮU

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN

Sinh viên: Nguyễn Mai Hương

Giảng viên hướng dẫn: Th.s Phạm Thị Kim Oanh

HẢI PHÒNG – 2022

(3)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

Sinh viên : Nguyễn Mai Hương Mã SV : 1812401008 Lớp : QT2201K

Ngành : Kế toán – Kiểm toán

Tên đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Đại Hữu

(4)

NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI

1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp

- Nghiên cứu lý luận chung về công tác kế toán thanh toán.

- Mô tả và tìm hiểu thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Đại Hữu.

- Đánh giá ưu khuyết điểm cơ bản trong công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Đại Hữu nói riêng, trên cơ sở đó đề xuất các biện pháp giúp đơn vị thực tập làm tốt hơn công tác hạch toán kế toán.

2. Các tài liệu, số liệu cần thiết

Sưu tầm, lựa chọn từ các số liệu tài liệu phục vụ cho việc minh họa công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Đại Hữu.

3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp

Tại: Công ty TNHH Đại Hữu - Thôn Kiến Phong, xã Đồng Thái, huyện An Dương, thành phố Hải Phòng.

(5)

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ... 9

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA. ... 11

1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. ... 11

1.2. Các phương thức thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. ... 11

1.3. Nội dung kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ... 12

1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ... 12

1.3.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách trong kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ... 13

1.3.3. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. ... 14

1.4. Nội dung kế toán thanh toán với người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ... 19

1.4.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán ... 19

1.4.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán ... 20

1.4.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. ... 21

1.5. Vận dụng hệ thống số sách kế toán vào công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. ... 26

1.5.1. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái ... 26

1.5.2 Hình thức kế toán Nhật ký chung ... 28

1.5.3 .Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ ... 30

1.5.4. Kế toán trên máy vi tính ... 31

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẠI HỮU ... 33

(6)

2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Đại Hữu ... 33

2.1.1. Quá trình hình thành phát triển của Công ty TNHH Đại Hữu ... 33

2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Đại Hữu ... 34

2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đại Hữu ... 36

2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Đại Hữu... 37

2.2. Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Đại Hữu ... 39

2.2.1. Đặc điểm về phương thức thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Đại Hữu ... 39

2.2.2. Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại Công ty TNHH Đại Hữu ... 40

2.2.3. Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty TNHH Đại Hữu ... 49

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẠI HỮU ... 69

3.1. Đánh giá về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng tại Công ty TNHH Đại Hữu ... 69

3.1.1. Ưu điểm ... 69

3.1.2. Hạn chế ... 69

3.2. Tính tất yếu phải hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Đại Hữu ... 70

3.3. Yêu cầu và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Đại Hữu. ... 71

3.4. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty TNHH Đại Hữu ... 72

3.2.1. Ý kiến đề xuất hoàn thiện hoàn thiện vận dụng phần mềm kế toán ... 72

3.2.2. Ý kiến đề xuất hoàn thiện việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi . 74 KẾT LUẬN ... 80

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ... 81

(7)

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1. Kế toán thanh toán với người mua ... 19

Sơ đồ 1.2. Kế toán thanh toán với người bán ... 25

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức Nhật ký- Sổ cái ... 26

Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung ... 28

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ ... 30

Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy ... 31

Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đại Hữu .... 36

Sơ đồ 2.2. Cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Đại Hữu. ... 37

Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung ... 38

Sơ đồ 2.4 Trình tự luân chuyển kế toán thanh toán với người mua ... 41

Sơ đồ 2.5 Trình tự luân chuyển kế toán thanh toán với người bán ... 50

(8)

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Biểu số 2.1: Hợp đồng kinh tế ... 42

Biểu số 2.2: Giấy báo có ... 46

Biểu số 2.3: Hoá đơn Giá trị gia tăng ... 47

Bảng số 2.4: Phiếu thu ... Error! Bookmark not defined. Biểu số 2.5: Hoá đơn Giá trị gia tăng ... 50

Biểu số 2.6. sổ chi tiết thanh toán với người mua ... 51

Biểu số 2.8. sổ chi tiết thanh toán với người mua ... Error! Bookmark not defined. Biểu số 2.9. sổ chi tiết thanh toán với người mua ... 46

Bảng 2.10: Trích sổ nhật ký chung ... 47

Bảng 2.11: Trích sổ cái TK 131 ... 48

Biểu số 2.13. Phiếu nhập kho số 69 ... 52

Biểu số 2.14. Hợp đồng kinh tế ... 53

Biểu số 2.15: Phiếu chi ... Error! Bookmark not defined. Biểu số 2.16. Phiếu nhập kho số 69 ... 60

Biểu số 2.18: Phiếu chi ... 63

Biểu số 2.19: Giấy báo nợ ... 66

Biểu số 2.20. sổ chi tiết thanh toán với người bán ... 67

Bảng 2.24: Trích sổ nhật ký chung ... 67

Bảng 2.25: Trích sổ cái TK 331 ... 68

Biểu 3.4: Bảng trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ... 76

(9)

LỜI MỞ ĐẦU

Đối với bất kỳ nền kinh tế nào, việc tổ chức kế toán một cách hợp lý có vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt để thực hiện tốt việc quản lý kinh tế ở các doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán tốt là điều kiện để phát huy đầy đủ các chức năng nghiệp vụ của kế toán đồng thời giảm chi phí tới mức thấp nhất. Và bất kỳ doanh nghiệp nào trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng đều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh tế trong đó có các vấn đề liên quan tới thanh toán như: thanh toán với Nhà nước, với nhân viên, thanh toán nội bộ, thanh toán với người mua, nhà cung cấp,… Tuy nhiên chiếm mật độ cao và thường xuyên nhất là quan hệ thanh toán với người mua hàng và người bán hàng.

Đối với các doanh nghiệp, quan hệ thanh toán với người mua và người bán gắn liền với quá trình mua vào và bán ra hàng hóa. Các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ này diễn ra thường xuyên đồng thời hình thức sử dụng trong thanh toán và phương thức thanh toán ảnh hưởng tới việc ghi chép của kế toán lại thường xuyên biến đổi. Việc thanh toán liên quan trực tiếp tới một số khoản mục thuộc về vốn bằng tiền, các khoản phải thu, nợ phải trả,… nên có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Trước những thay đổi liên tục phát triển và mở rộng của quan hệ thanh toán với người mua và người bán, ảnh hưởng của nó tới tình hình tài chính của mỗi doanh nghiệp, yêu cầu nghiệp vụ đối với kế toán thanh toán cũng cao hơn. Kế toán không chỉ có nhiệm vụ ghi chép mà còn phải chịu trách nhiệm thu hồi nhanh các khoản nợ, tìm nguồn huy động vốn để trả nợ, biết lường trước và hạn chế rủi ro trong thanh toán.

Trong quá trình hoàn thiện để có thể thích nghi với những thay đổi đó, kế toán chịu trách nhiệm sẽ gặp phải không ít những khó khăn, đây là điều không thể tránh khỏi. Quá trình tìm hiểu về mặt lý luận tại trường cũng như học thực tế trong quá trình hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của giáo viên hướng dẫn em đã nhìn nhận được tầm quan trọng và ý nghĩa nêu trên nên đã mạnh dạn đi sâu, tìm hiểu và lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Đại Hữu” làm đề tài khóa luận.

Nội dung của đề tài được trình bày trong 3 chương :

(10)

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Đại Hữu.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Đại Hữu

(11)

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG

DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA.

1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Đối với bất kỳ nền kinh tế nào, việc tổ chức kế toán một cách hợp lý có vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt để thực hiện tốt việc quản lý kinh tế ở các doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán tốt là điều kiện để phát huy đầy đủ các chức năng nghiệp vụ của kế toán đồng thời giảm chi phí tới mức thấp nhất. Và trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng đều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh tế trong đó có các vấn đề liên quan tới thanh toán như:

thanh toán với Nhà nước, với nhân viên, thanh toán nội bộ, thanh toán với người mua, nhà cung cấp,… Tuy nhiên chiếm mật độ cao và thường xuyên nhất là quan hệ thanh toán với người mua hàng và người bán hàng. Đối với các doanh nghiệp, quan hệ thanh toán với người mua và người bán gắn liền với quá trình mua vào và bán ra hàng hóa. Các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ này diễn ra thường xuyên đồng thời hình thức sử dụng trong thanh toán và phương thức thanh toán ảnh hưởng tới việc ghi chép của kế toán lại thường xuyên biến đổi.

Việc thanh toán liên quan trực tiếp tới một số khoản mục thuộc về vốn bằng tiền, các khoản phải thu, nợ phải trả,… nên có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Việc theo dõi kịp thời các khoản nợ phải thu cũng như các khoản nợ phải trả người bán sẽ giúp cho doanh nghiệp xây dựng các phương án về thu hồi vốn cũng như trả nợ kịp thời, tránh dây dưa, ứ đọng

1.2. Các phương thức thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Trong quan hệ thanh toán, có hai phương thức thanh toán cơ bản đó là:

thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.

- Phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức bán hàng thu tiền ngay, bên mua sẽ xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán khi nhận được vật tư, hàng hóa. Phương thức này thường được áp dụng đối với những giao dịch phát sinh với số tiền nhỏ (hiện nay áp dụng đối với những khoản nhỏ hơn 20 triệu đồng), nghiệp vụ đơn giản, khoảng cách giữa hai bên hẹp.

(12)

- Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt: Thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán trong đó không có sự xuất hiện của tiền mặt mà việc thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản của các chủ thể liên quan đến số tiền phải thanh toán. Thanh toán không dùng tiền mặt còn được định nghĩa là phương thức thanh toán không trực tiếp dùng tiền mặt mà dựa vào các chứng từ hợp pháp như giấy nhờ thu, giấy ủy nhiệm chi, séc… để trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản của đơn vị này sang tài khoản của đơn vị khác ở ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt gắn với sự ra đời của đồng tiền ghi sổ. Trong tương lai, theo đà phát triển của xã hội và theo nhu cầu của thị trường, thanh toán không dùng tiền mặt sẽ giữ một vị trí cực kỳ quan trọng trong việc lưu chuyển tiền tệ và trong thanh toán giá trị của nền kinh tế.

Trong thanh toán không bằng tiền mặt doanh nghiệ có thể sử dụng các phương thức cụ thể sau:

+ Phương thức nhờ thu phiếu trơn: là phương thức nhờ thu trong đó người xuất khẩu ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền từ người nhập khẩu căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ hàng hóa thì gửi thẳng cho người nhập khẩu, không gửi cho ngân hàng. Người bán giao hàng cho người mua và gửi thẳng bộ chứng từ cho người mua để người mua nhận hàng. Hối phiếu được lập và gửi đến ngân hang nhờ thu tiền.

+ Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi: là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng. + Phương thức tín dụng chứng từ:

là phương thức thanh toán, trong đó theo yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thư (gọi là thư tín dụng- letter of credit) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bên thứ ba khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng. + Phương thức nhờ thu kèm chứng từ: là phương thức thanh toán , trong đó người bán sau khi giao hàng, ký phát hối phiếu và gửi kèm với bộ chứng từ bán hàng để nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua với điều kiện là ngân hang chỉ trao bộ chứng từ cho người mua sau khi người này trả tiền hối phiếu, hoặc ký chấp nhận thanh toán hối phiếu có kỳ hạn

1.3. Nội dung kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp vừa và nhỏ .

(13)

1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua (khách hàng) kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Kế toán khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán.

Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. Không phản ánh vào nội dung này các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ trả tiền ngay.

- Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.

- Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế.

- Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. -Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ.

1.3.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách trong kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

a. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng kinh tế.

- Hóa đơn GTGT( hay hóa đơn bán hàng).

- Phiếu xuất kho.

- Phiếu thu.

- Giấy báo có Ngân hàng.

- Biên bản bù trừ công nợ.

- Giấy nộp tiền.

- Các chứng từ khác có liên quan.

b. Tài khoản sử dụng

(14)

Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, dịch vụ cung cấp.

Tài khoản 131 có kết cấu như sau:

Bên Nợ:

- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ.

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.

- Số tiền khách hàng đã trả nợ;

- Khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại hay chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại cho khách hàng.

- Số tiền đã nhận ứng trước của khách hàng;

+ Số Dư Bên Nợ:

- Số tiền còn phải thu của khách hàng.

+ Số Dư Bên Có (nếu có):

- Phản ánh số tiền đã nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.

c. Sổ sách sử dụng

- Sổ chi tiết phải thu của khách hàng.

- Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng.

- Sổ cái tài khoản 131,…

1.3.3. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thanh toán với người mua trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

(1) Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:

- Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng ( Tổng giá thanh toán) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Nhà nước.

(15)

- Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:

Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

(2) Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:

Nợ TK 511 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế)

Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

(3) Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán

- Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá;

- Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:

Nợ TK 511 - Các khoản giảm trừ doanh thu

Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).

(4) Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

(16)

(5) Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ TK 111, 112,....

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi).

Trường hợp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có TK 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch)

(6) Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng:

-Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch: Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi:

Nợ TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

- Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:

- Phải thu của khách hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

- Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt đã được ghi trong hợp đồng, ghi:

Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

(17)

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

- Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

- Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, ghi:

Nợ các TK 111, 112,...

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

(7) Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hóa

Nợ TK 611- Mua hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

(8) Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, ghi:

Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh (số chưa lập dự phòng) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

(9) Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)

(10). Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua liên quan đến ngoại tệ - Tại thời điểm ghi doanh thu và khách hàng nhận nợ dựa vào tỷ giá thực tế hiện hành, ghi:

Nợ TK 131 (Tỷ giá ghi nhận nợ - tỷ giá thực tế)

(18)

Có TK 511 (Tỷ giá thực tế)

Có TK 3331 (Tỷ giá thực tế) - Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ:

+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá trong giao dịch thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ, ghi:

Nợ TK 111(1112),112(1122) - Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch Nợ TK 635 - Chi phí tài chính ( Lỗ tỷ giá hối đoái )

Có TK 131- Tỷ giá ghi sổ kế toán

+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái khi thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ, ghi:

Nợ các TK 111(1112),112(1122) - Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính

Có TK 131 - Tỷ giá ghi sổ kế toán

- Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo:

+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái (tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam), ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).

+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái (tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam), ghi:

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

theo đúng quy định của các Chuẩn mực kế toán Việt Nam.

(19)

Sơ đồ 1.1. Kế toán thanh toán với người mua

1.4. Nội dung kế toán thanh toán với người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

1.4.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán.

Khoản phải trả người bán phản ánh các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán tài sản cố định, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Đồng thời cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.

TK 511,515 TK 131 TK 635

Doanh thu chưa thu tiền

TK 3331

Thuế GTGT (nếu có) TK 711

Thu nhập do thanh lý nhượng bán TSCĐ chưa thu tiền

TK 413

Chênh lệch tỷ giá giảm khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải trả

người bán bằng ngoại tệ

Chiết khấu thanh toán

TK 511 Chiết khấu thương mại, giảm giá

hàng bán, hàng bán bị trả lại

Bù trừ nợ với KH (cùng một đối tượng KH)

Nợ khó đòi xử lý xoá sổ

TK 2293 Tổng gia phải

thanh toán

TK 33311

TK 111,112

Phần chưa lập dự phòng

TK 642 Thuế GTGT

(nếu có)

TK 152,153 Khách hàng thanh toán nợ bằng

hàng tồn kho

Thuế GTGT (nếu có)

TK133

(20)

Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Đối với các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.

- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ.

- Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế.

- Đối với các khoản phải trả phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.

- Cần phải phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng để có kế hoạch thanh toán phù hợp.

1.4.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán .

* Chứng từ sử dụng:

- Hóa đơn mua hàng - Biên bản kiểm nghiệm - Phiếu nhập kho

- Biên bản đối chiếu công nợ - Biên bản thanh lý hợp đồng - Các chứng từ liên quan khác

* Tài khoản và sổ sách sử dụng

- Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán Để theo dõi các khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư hàng hóa, dịch cụ... kế toán sử dụng tài khoản 331

- Phải trả cho người bán. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả. Tài khoản 331 có kết cấu như sau:

+ Bên Nợ:

- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ;

- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;

(21)

- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán;

- Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.

- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ;

+ Bên Có:

- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ ; - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.

+ Số dư bên Có:

- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp.

- Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ.

* Sổ sách sử dụng:

- Sổ chi tiết thanh toán cho từng người bán;

- Sổ tổng hợp thanh toán với người bán;

- Sổ cái các tài khoản 331, 111,112,…

1.4.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

(1). Mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ chưa trả tiền người bán về nhập kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: a) Trường hợp mua trong nội địa, ghi:

- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211... (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

- Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).

b) Trường hợp nhập khẩu, ghi:

- Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có), ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211 Có TK 331 - Phải trả cho người bán

(22)

Có TK 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)

Có TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu Có TK 33381 - Thuế bảo vệ môi trường.

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312).

(2). Mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền người bán về nhập kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

a. Trường hợp mua trong nội địa:

Nợ TK 611 - Mua hàng (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

- Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hóa bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán)

b. Trường hợp nhập khẩu, ghi: - Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có), ghi:

Nợ TK 611 - Mua hàng.

Có TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)

Có TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu Có TK 33381 - Thuế bảo vệ môi trường.

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312).

(3). Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có các TK 111, 112, 341,...

- Trường hợp phải thanh toán cho nhà thầu bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch).

- Trường hợp đã ứng trước tiền cho nhà thầu bằng ngoại tệ, kế toán ghi nhận giá trị đầu tư XDCB tương ứng với số tiền đã ứng trước theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước.

(23)

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (tỷ giá giao dịch thực tế)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền)

Có các TK 111, 112,... (tỷ giá ghi sổ kế toán)

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (nếu tỷ giá giao dịch thực tế cao hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền).

(4). Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ, ghi:

Nợ các TK 111, 112,... Có TK 331 - Phải trả cho người bán.

(5). Nhận dịch vụ cung cấp (chi phí bán hàng hoá, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán:

Nợ TK 156 - Hàng hóa (1562) Nợ TK 241 - XDCB dở dang Nợ TK 242 - Chi phí trả trước Nợ các TK 623, 156, 642, 635, 811

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có) Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

(6). Chiết khấu thanh toán mua vật tư, hàng hoá doanh nghiệp được hưởng do thanh toán trước thời hạn phải thanh toán, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính.

(7). Trường hợp vật tư, hàng hoá mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp thuận giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có) Có các TK 152, 153, 156, 611,...

(8). Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi và được xử lý ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 711 - Thu nhập khác.

(9). Đối với nhà thầu chính, khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá chưa có thuế GTGT)

(24)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng số tiền phải trả cho nhà thầu phụ gồm cả thuế GTGT đầu vào).

(10). Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán liên quan đến ngoại tệ

- Khi phát sinh các khoản công nợ đối với người bán thì phải theo dõi cả số nguyên tệ phát sinh, ghi: Nợ TK 152, 153, 153, 211 - tỷ giá thực tế

Nợ TK 133 - VAT đầu vào được khấu trừ

Có TK 331 - phải trả cho người bán (tỷ giá ghi sổ kế toán) - Khi thanh toán:

Nợ TK 331 - tỷ giá ghi sổ kế toán Nợ TK 635 - nếu lỗ về tỷ giá hối đoái

Có TK111, 112… - số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế Nợ TK 331 - tỷ giá ghi sổ kế toán

Có TK 111,112… - số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế . Có TK 515 - nếu lãi về tỷ giá hối đoái.

- Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo:

+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái (tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam), ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả người bán

Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).

+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái (tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam), ghi:

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) Có TK 331 – Phải trả người bán.

(25)

Sơ đồ 1.2. Kế toán thanh toán với người bán Trả tiền uỷ thác mua hàng cho

đơn vị nhập khẩu

Giá trị nhập hàng nhập khẩu

TK 331 TK151, 152, 153, 156, 611 TK111,112.341

TK152,153,156,611…

TK 711

TK511

TK 111,112

TK 152, 153, 157, 211

TK 413

Ứng trước tiền cho người bán Thanh toán các khoản phải tả

Giảm giá, hàng mua trả lại, chiết khấu thương mại được hưởng

Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ

Hoa hồng đại lý được hưởng

Mua vật tư hàng hoá nhập kho

TK 154, 214, 242, 642, 635, 811

Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận uỷ thác

Nhà thầu xác định giá trị các định giá trị khối lượng xây

lắp phải trra cho nhầ thầu TK 133

TK3331

Trả tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan đến hàng nhập

chẩu cho đoen vị nhận uỷ thác Chênh lệch tỷ giá giảm khi cuối kỳ đánh giá các khaonr phải trả

người bán bằng ngoại tệ

TK 133 Thuế GTGT

TK 211

Thuế NK, TTĐB, VBMT (nếu có) TK 333

TK133 Thuế GTGT đầu vào (nếu có)

Nhận cung cấp dịch vụ

TK151, 152, 153, 156, 211

TK133 Thuế GTGT đầu vào (nếu có)

TK632

(26)

1.5. Vận dụng hệ thống số sách kế toán vào công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại phụ lục số 4 theo TT 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính.

Theo phụ lục doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 4 hình thức sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Tùy theo hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp được phản ánh trên các sổ kế toán phù hợp.

1.5.1. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức Nhật ký- Sổ cái Ghi chú:

Nhập ( ghi) hàng ngày

Nhập ( ghi) cuối tháng( hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp

chi tiết NHẬT KÝ – SỔ CÁI

TK 131, 331

Báo cáo tài chính

Chứng từ gốc (HĐGTGT,PKT…)

(27)

*Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.

*Về nguyên tắc

Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền "Phát sinh" ở phần Nhật Ký = Tổng số tiền phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản = Tổng số tiền phát sinh Có của các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.

Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

(28)

1.5.2 Hình thức kế toán Nhật ký chung

Ghi chú:

Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

*Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

Chứng từ gốc (HĐGTGT,PKT…)

SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ nhật ký đặc biêt

Sổ kế toán chi tiết

Sổ cái TK 131, 331… Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

(29)

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.

Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

(30)

1.5.3 .Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Ghi chú:

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

*Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số

Chứng từ gốc (HĐGTGT,PKT…)

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

cùng loại

Bảng tổng hợp

chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ cái TK 131, 331…

Bảng cân đối số

phát sinh Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

(31)

phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái.

Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo:

Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

1.5.4. Kế toán trên máy vi tính

Ghi chú:

Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy

*Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

- Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết

- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị

(32)

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

(33)

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẠI HỮU 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Đại Hữu

2.1.1. Quá trình hình thành phát triển của Công ty TNHH Đại Hữu

Công ty TNHH Đại Hữu được Ủy ban Nhân dân Thành phố Hải Phòng cấp giấy chứng nhận thành lập ngày 19 tháng 03 năm 2008.

Với tên quốc tế: DAI HUU COMPANY LIMITED.

Địa chỉ: Thôn Kiến Phong, xã Đồng Thái, huyện An Dương, thành phố Hải Phòng.

Đại diện pháp luật: NGUYỄN THẾ HỮU Mã số thuế: 0200793733

Điện thoại: 02253670305

Quản lý bởi: Chi cục thuế khu vực Hồng Bàng – An Dương

Loại hình DN: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN Tình trạng: Đang hoạt động ( đã được cấp GCN ĐKT )

Ngành nghề kinh doanh chính: Buôn bán thiết bị điện

Trải qua hơn 12 năm xây dựng và phát triển, Công ty TNHH Đại Hữu đã và đang ngày càng khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực buôn bán thiết bị điện và đã đạt được nhiều thành tựu và cột mốc quan trọng trong những năm qua.

Trong thời gian từ năm 2006 tới đầu năm 2008 : Công ty TNHH Đại Hữu mới chỉ là một đại lý bán buôn bán lẻ các thiết bị điện và đèn ngủ các loại.

Khách hàng chủ yếu là người tiêu dùng. Đến tháng 3/2008, thành lập Công ty TNHH Đại Hữu, chuyển sang hoạt động kinh doanh có quy mô và chiến lược cụ thể.

Giai đoạn 2008 – 2010 : Công ty TNHH Đại Hữu chính thức đi vào hoạt động với tiêu chí thu hút khách hàng bằng uy tín, chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Thời gian này, cũng gặp phải một số khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng cũng như việc tìm kiếm các đối tác và nhà cung cấp. Giai đoạn này, quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn đnag trong giai đoạn định vị thị trường, định vị sản phẩm và xây dựng hình ảnh Công ty. Tuy hoạt động ban đầu của Công ty còn gặp nhiều khó khăn nhưng vẫn đạt mức doanh thu trung bình trên 10 tỷ/năm.

(34)

Giai đoạn 2011 – 2013 : Đây là thời kỳ Công ty áp dụng thành công phương án kinh doanh và chiến lược đề ra : Doanh thu tăng vượt bậc trên 30 tỷ đong mỗi năm, với số lượng nhân viên trên 20 người.

Giai đoạn 2014 đến nay : Nhờ sự nỗ lực hết mình của ban giám đốc cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty TNHH Đại Hữu đã gặt hát được nhiều thành công.

Trong suốt quá trình hoạt động, không thể kể hết những khó khăn chồng chất cũng như những trở ngại không lường mà tập thể cán bộ công nhân viên Công ty phải vượt qua từ những ngày tháng khởi nghiệp, đổi lại đến nay công ty đã khẳng định được uy tín, vị thế, thương hiệu của mình trong lĩnh vực buôn bán thiết bị điện. Để tồn tại trên thị trường cạnh tranh đầy khốc liệt và đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thị trường cũng như sự phát triển không ngừng của đất nước, Công ty đã xây dựng chiến lược riêng cho mình, trong đó trọng tâm là đầu tư vào nguồn nhân nhân lực chất lượng cao, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên, Công ty đã không ngừng đổi mới và hoàn thiện. Qua đó, đã tạo được uy tín với các chủ đầu tư, đòng thời tạo được nền móng vững chắc để Công ty phát triển trong điều kiện mới.

Với phương châm “Coi con người là nhân tố trung tâm để quyết định thành công, phồn thịnh và phát triển bền vững”, vì vậy lãnh đạo Công ty luôn quan tâm đến đời sống của người lao động, bằng những việc làm cụ thể như mở rộng quy mô, đã dạng hóa loại hình kinh doanh góp phần tạo công ăn việc làm ổn định và tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên Công ty. Công ty đã tập trung được trí tuệ tập thể, sự nhiệt huyết, đoàn kết và phát triển một cách toàn diện.

Đất nước chuyển mình bước sang thời kì đổi mới đặt ra trước mắt Công ty nhiều cơ hội cũng như vô vàn thách thức, đòi hỏi Công ty phải nhanh chóng thay đổi công tác quản lý, tổ chức sản xuất theo hướng gọn nhẹ, năng động để thích nghi, tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường có sứ cạnh tranh quyết liệt. Dẫu biết rằng con đường trước mắt sẽ gặp nhiều khó khăn nhưng lãnh đạo và cán bộ Công nhân viên công ty TNHH Đại Hữu sẽ không ngừng vươn lên những đỉnh cao của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và quyết tâm thực hiện mục tiêu đã đề ra để thành lập một tập đoàn vững mạnh.

2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Đại Hữu Công ty đăng ký nhiều ngành nghề kinh doanh trên các lĩnh vực sau:

- Lĩnh vực sản xuất:

+ Sản xuất thức ăn gia súc, gia cầm và thuỷ sản

(35)

+ May trang phục (trừ trang phục từ da lông thú) + Sản xuất sản phẩm từ da lông thú

+ Sản xuất giày dép

+ Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và ván mỏng khác + Sản xuất pin và ắc quy

+ Xây dựng nhà các loại

+ Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí - Lĩnh vực thương mại:

+ Bán buôn đồ uống

+ Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông + Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác.

+ Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan - Lĩnh vực dịch vụ:

+ Kho bãi và lưu giữ hàng hóa + Dịch vụ lưu trú ngắn ngày.

+ Hoạt động tư vấn quản lý.

Trong đó lĩnh vực kinh doanh chính là hoạt động thương mại, ngành nghề kinh doanh chính của công ty Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác.

- Thị trường chủ yếu của Công ty là trường Hải Phòng. Tại thị trường Hải Phòng Công ty chuyên cung cấp máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng; máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện; Thiết bị thuỷ lực, máy nén khí, máy cơ khí, thiết bị phòng cháy, chữa cháy, thiết bị bảo hộ lao động...với số lượng lớn chủ yếu là cho các công ty và các cửa hàng kinh doanh.

(36)

2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đại Hữu

Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đại Hữu

* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban ban:

- Giám đốc Công ty: Là chủ thể quản lý doanh nghiệp theo chế độ một Thủ trưởng, nên có quyền quyết định mọi điều hành hoạt động của công ty, theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật của nhà nước. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể lao động về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Trong trường hợp vắng mặt thì giám đốc được phép uỷ quyền cho phó giám đốc.

- Phó giám đốc: Là người phụ trách công việc nội chính trong công ty như tổ chức, đối nội….. và là cộng sự tích cực và là cán bộ kế cận của giám đốc, có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ do giám đốc phân công, chịu trách nhiệm trước giám đốc về những nhiệm vụ được giao, chủ động giải quyết các tình huống phát sinh ; bàn bạc đề bạt với giám đốc về những biện pháp quản lý, xử lý nghiệp vụ, nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý trong hoạt động kinh doanh của Công ty.

- Phòng kế toán: Là bộ phận tham mưu cho Ban giám đốc công ty về nghiệp vụ, tài chính kế toán, tổ chức hạch toán theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo quá trình luân chuyển vốn, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả kinh tế cao, đồng thời bảo toàn và phát triển vốn cho Công ty.

- Bộ phận bán hàng: là tổng thể đội ngũ lao động trực tiếp của doanh nghiệp liên quan đến việc chào hàng, cung ứng hàng hoá và dịch vụ , phục vụ và chăm sóc khách hàng của một doanh nghiệp. Hoạt động bán hàng là một tập hợp

Bộ phận bán hàng Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng kế toán