TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
------
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CỦA BỘ PHẬN KẾ HOẠCH - XUẤT NHẬP KHẨU
MAY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ
Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn:
Nguyễn Gia Bảo ThS. Nguyễn Quốc Khánh
Lớp K49A QTKD Niên khóa: 2015-2019
Huế,tháng 12 năm 2018
Trường Đại học Kinh tế Huế
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được khóa luận tốt nghiệp này, ngoài nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ và ủng hộ của các thầy cô, bạn bè và các anh chị nhân viên và ban lãnhđạo tại Công ty cổphần Dệt May Huế!
Trước hết, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới cán bộ giảng viên Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế đã nhiệt tình giúp đỡ, đóng góp những ý kiến hết sức quý báu cho tôi trong quá trình hoàn thành đề tài này. Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhấtđến Thạc SĩNguyễn Quốc Khánh– người đã tận tình hướng dẫn, chỉbảo và giúp đỡtôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Tiếp theo, tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của tất cả nhân viên và ban lãnh đạo của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại Công ty cổ phần Dệt May Huế (Hue Garment Textile Joint Stock Company- HUEGATEX) đã tạo điều kiện thuận lợi và cho tôi sự giúp đỡ tận tình nhất để tôi hoàn thành kỳ thực tập và hoàn thành khóa luận này.
Bên cạnh đó, tôi cũng xin cảm ơn bạn bè, người thân đãluôn đứng đằng sau tôi để cổvũ, động viên, và tạo điều kiện để cho tôi có thểhoàn thành nghiên cứu này một cách tốt nhất có thể.
Cuối cùng, mặc dù đã cố gắng nỗ lực hết mình của bản thân trong việc thực hiện nhưng khóa luận này không thểtránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Kính mong sự góp ý và giúp đỡcủa các thầy giáo, cô giáo đểkhóa luận được hoàn thiện hơn!
Huế, tháng 12năm 2018 Sinh viên thực hiện Nguyễn Gia Bảo
Trường Đại học Kinh tế Huế
MỤC LỤC
DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU... 5
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT... 7
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ... 1
1. Lý do chọn đề tài... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu... 2
2.1. Mục tiêu chung ... 2
2.2. Mục tiêu cụthể... 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu... 2
3.1. Đối tượng nghiên cứu ... 2
3.2. Phạm vi nghiên cứu ... 2
4. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu... 3
4.1. Cách tiếp cận... 3
4.2. Phương pháp nghiên cứu ... 3
4.2.1. Phương pháp thu thập dữliệu ... 3
4.2.1.1. Phương pháp thu thập dữliệu thứcấp ... 3
4.2.1.2. Phương pháp thu thập dữliệu sơ cấp ... 4
4.2.2. Phương pháp tổng hợp và phân tích... 5
4.2.3. Công cụxửlý sốliệu... 6
5. Mô hình nghiên cứu đề xuất... 6
6. BỐ CỤC... 7
PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU... 8
Chương 1. Cơ sở lý luận về rủi ro trong quản lý đơn hàng ngành dệt may trong doanh nghiệp 8 1.1. Các khái niệm về rủi ro... 8
1.1.1. Định nghĩa rủi ro ... 8
1.1.1.1. Theo quan điểm truyền thống ... 8
1.1.1.2. Theo quan điểm hiện đại... 8
1.1.2. Phân loại rủi ro... 9
1.1.2.1. Dựa vào tính chất của kết quả... 9
1.1.2.2. Dựa vào khả năng phân tán rủi ro... 10
1.1.2.3. Dựa vào nguồn phát sinh rủi ro... 10
1.1.3. Nguyên nhân của các rủi ro ... 12
Trường Đại học Kinh tế Huế
1.1.3.1. Những rủi ro do yếu tốkhách quan ... 12
1.1.3.2. Những rủi ro do yếu tốchủquan ... 13
1.2. Chi phí rủi ro... 13
1.3. Quản trị rủi ro... 14
1.3.1. Khái niệm quản trịrủi ro... 14
1.3.2. Vai trò của quản trịrủi ro... 15
1.4. Tổng quan về công tác quản lý đơn hàng ngành dệt may... 16
1.4.1. Khái quát chung vềquản lý đơn hàng... 16
1.4.2. Chức năng của bộphận quản lý đơn hàng... 17
1.4.3. Các hình thức quản lý đơn hàng... 17
1.4.3.1. Hình thức quản lý trực tuyến ... 17
1.4.3.2. Hình thức quản lý theo chức năng... 17
1.4.3.3. Hình thức quản lý theo sản phẩm ... 18
1.4.3.4. Hình thức quản lý theo địa lý... 18
1.4.4. Đặc điểm của công tác quản lý đơn hàng ngành dệt may... 18
1.4.5. Vai trò của công tác quản lý đơn hàng... 19
1.5. Những dấu hiệu rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng... 20
1.5.1. Rủi ro trong quá trình ký kết đơn hàng... 20
1.5.2. Rủi ro trong quá trình lập kếhoạch sản xuất ... 21
1.5.3. Rủi ro trong quá trình cungứng nguyên phụliệu ... 21
1.5.4. Rủi ro trong quá trìnhđiều độsản xuất... 22
1.5.5. Rủi ro trong quá trình giao hàng và thu tiền ... 23
1.6. Một số kinh nghiệm thực tiễn của các doanh nghiệp dệt may về quản trị rủi ro trong quản lý đơn hàng... 24
Chương 2. Phân tích rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty Cổ phần Dệt may Huế... 26
2.1. Tổng quan về công ty Dệt may Huế... 26
2.1.1. Tổng quan vềcông ty Dệt may Huế... 26
2.1.2. Phương thức sản xuất... 28
2.1.3. Cơ cấu tổchức ... 28
2.1.4. Tình hình laođộng ... 32
2.1.5. Kết quảhoạt động kinh doanh của công ty Dệt may Huế giai đoạn 2015-2017 .... 33
2.1.6. Tình hình nhân sựphòng Kếhoạch - Xuất nhập khẩu may... 34
Trường Đại học Kinh tế Huế
2.2. Quy trình quản lý đơn hàng của Bộ phận Kế hoạch - xuất nhập khẩu may tại công
ty Dệt may Huế... 34
2.3. Những rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty Dệt may Huế... 44
2.3.1. Rủi ro trong quá trình giao dịch và tìm kiếm đơn hàng... 45
2.3.2. Rủi ro trong quá trình xây dựng kếhoạch sản xuất ... 47
2.3.3. Rủi ro trong quá trình cungứng nguyên phụliệu ... 49
2.3.4. Rủi ro trong quá trìnhđiều độsản xuất... 51
2.3.5. Rủi ro trong giao hàng và theo dõi công nợ... 54
2.4. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty Dệt may Huế... 56
2.4.1. Nguyên nhân khách quan dẫn đến rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng... 56
2.4.1.1. Nguyên nhân khách quan... 56
2.4.1.2. Nguyên nhân chủquan... 59
2.4.2. Nguyên nhân đặc thù dẫn đến rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng... 61
2.4.2.1. Nguyên nhân rủi ro trong quá trình giao dịch và tìm kiếm đơn hàng... 61
2.4.2.2. Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình xây dựng kếhoạch sản xuất... 65
2.4.2.3. Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình cungứng nguyên phụliệu... 68
2.4.2.4. Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trìnhđiều độsản xuất... 71
2.4.2.5. Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình giao hàng và theo dõi công nợ... 73
2.5. Thực trạng rủi ro và công tác quản lý rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch – Xuất nhập khẩu may tại Công ty Dệt may Huế... 76
Chương 3. Giải pháp hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại Cổ phần Dệt may Huế... 78
3.1. Đề xuất giải pháp hạn chế rủi ro đối với nguyên nhân chung trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - xuất nhập khẩu may tại công ty Dệt may Huế... 78
3.1.1. Đối với nguyên nhân khách quan ... 78
3.1.2. Đối với nguyên nhân chủquan ... 79
3.2. Đề xuất giải pháp hạn chế rủi ro đối với nguyên nhân đặc thù phân loại theo từng quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty Dệt may Huế... 80
3.2.1. Đối với rủi ro trong giao dịch và tìm kiếm đơn hàng... 80
3.2.2. Đối với rủi ro trong xây dựng kếhoạch sản xuất... 80
3.2.3. Đối với rủi ro trong cungứng nguyên phụliệu ... 81
Trường Đại học Kinh tế Huế
3.2.4. Đối với rủi ro trong điều độsản xuất ... 82
3.2.5. Đối với rủi ro trong giao hàng và theo dõi công nợ... 83
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ... 84
1. Kết luận... 84
2. Hạn chế của đề tài... 85
3. Kiến nghị... 85
3.1. Kiến nghị đối với công ty Dệt may Huế... 85
3.2. Kiến nghịvới ngành Dệt may và Nhà nước ... 86
TÀI LIỆU THAM KHẢO... 87
DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU Sơ đồ2.1 -Sơ đồ cơ cấu tổchức ... 29
Bảng 2.1.1 - Bảng tình hình laođộng qua các năm 2015-2017 ... 32
Bảng 2.1.2 - Bảng tình hình sản xuất kinh doanhqua các năm 2015-2017 ... 33
Bảng 2.3.1 - Rủi ro trong quá trình giao dịch và tìm kiếm đơn hàng... 45
Bảng 2.3.2 - Rủi ro trong quá trình xây dựng kếhoạch sản xuất ... 47
Bảng 2.3.3 - Rủi ro trong quá trình cungứng nguyên phụliệu... 49
Bảng 2.3.4 - Rủi ro trong quá trìnhđiều độsản xuất ... 52
Bảng 2.3.5 - Rủi ro trong quá trìnhđiều độsản xuất ... 54
Bảng 2.4.1 -Nguyên nhân khách quan thường dẫn đến rủi ro... 57
Bảng 2.4.2 - Nguyên nhân chủ quan thường dẫn đến rủi ro ... 59
Bảng 2.4.3 - Nguyên nhân rủi ro trong quá trình giao dịch và tìm kiếm đơn hàng... 61
Bảng 2.4.4 - Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình xây dựng kếhoạch sản xuất ... 65
Bảng 2.4.5 - Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình cungứng nguyên phụliệu ... 68
Bảng 2.4.6 - Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trìnhđiều độsản xuất ... 71 Bảng 2.4.7 - Nguyên nhân gây nên rủi ro trong quá trình giao hàng và theo dõi công nợ73
Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
AD : Mẫu quảng cáo
BC : Xác nhận đơn hàng
CAD : Mẫu thiết kếmay
FOB : Giao hàng lên tàu LC : Thư tín dụng
PDM : Tài liệu hướng dẫn quy cách kỹthuật may PI : Hóa đơn sơ khởi
PO# : Đơn đặt hàng
PP : Mẫu đối chuẩn bịsản xuất TT : Điện chuyển tiền
KHXNK : Kếhoạch Xuất nhập khẩu
Trường Đại học Kinh tế Huế
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tàiNgành Dệt may Việt Nam đang trong giai đoạn tăng trưởng, với giá trị xuất khẩu 5 năm gần đây đóng góp khoảng 15% vào GDP cho sự phát triển của nền kinh tế nước nhà, đứng thứ 2 vềkim ngạch xuất khẩu cả nước, và đạt 26,04 tỷ USD trong năm 2017, đóng góp 12% cho tổng kim ngạch xuất khẩu và dự định sẽ đạt 30 tỷ USD trong năm 2018 đã giải quyết việc làm cho hơn 2,5 triệu lao động trực tiếp và hơn 2 triệu lao động gián tiếp thuộc các ngành nghề liên quan như bốc dở, vận chuyển, dệt nhuộm, nghiên cứu mẫu,... cao nhất trong tất cảcác ngành (theo Hiệp hội Dệt may Việt Nam; Tổng cục Hải quan Việt Nam). Trong đó, các doanh nghiệp Dệt maytrên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế đãđem vềgần 640 triệu USD giá trị kim ngạch xuất khẩu và chiếm 80% tổng kim ngạch xuất khẩu của tỉnh, giải quyết việc làm cho hơn 24 nghìn lao động và riêng công ty Dệt may Huế đãđem lại kim ngạch xuất khẩu gần 84 triệu USD, doanh thu 1.672 tỷ đồng, lợi nhuận đạt 56 tỷ đồng và đảm bảo việc làm ổn định cho trên 4 ngàn lao động (theo Báo Thừa Thiên Huế).
Nhưng bên cạnh sự phát triển là những rủi ro, nguy cơ tiềm ẩn khiến cho ngành Dệt may thất thoát doanh thu và những hợp đồng đắt giá, sự cạnh tranh tại các thị trường xuất khẩu đến từ các nước gia nhập thị trường sau như Bangladesh, Campuchia, Lào, Sri Lanka, Myanmar đang rất gay gắt, cùng với sự thay đổi của những chính sách mới của chính phủcác thị trường lớn và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã vàđang đặt ra nhiều mối quan tâm vềquản trịrủi ro cho ngành Dệt maynước ta nói chung và tỉnh Thừa Thiên Huế nói riêng. Trong số những doanh nghiệp Dệt may ở Huế thì công ty Dệt may Huế một phần lớn trong kim ngạch xuất khẩu của tỉnh, là một phần không thểthiếu trong sự phát triển của tỉnh thành. Đặc biệt là khả năng giải quyết việc làm, phát triển đời sống cho khoảng 4000 lao động khiến cho công ty chiếm một vị trí quan trọng trong ngành công nghiệp của tỉnh thành. Theo thực trạng hiện nay thì công tác quản trị rủi ro trong những doanh nghiệp vẫnchưa được xem là vấn đề đáng coi trọng, và đó chính là sai lầm
Trường Đại học Kinh tế Huế
lớn trong chính sách quản lý, có thểdẫn đến những tổn thất lớn cho doanh nghiệp và gián tiếp ảnh hưởng đến hàng nghìn người lao động đang làm việc tại đây. Vậy nên ta phải thực hiện tốt công tác quản trị rủi ro đểcó thể lường trước và quản lý tốt doanh nghiệp về mọi lĩnh vực, mọi tình huống trong kinh doanh. Vì lý do đó nên tôi quyết định chọn đề tài: “Phân tích rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - xuất nhập khẩu may tại công ty cổ phần Dệt may Huế”làm đềtài cho khóa luận tốt nghiệp của mình nhằm tìm hiểu quy trình quản lý đơn hàng ngành dệt may và những rủi ro có thể phát sinh để từ đó đề xuất những phương án giải quyết xử lí thích hợp và hiệu quả.
Đồng thời, đưa ra những kiến nghị để hạn chếnhững rủi ro trong quá trình thực hiện đơn hàng tại công ty Dệt may Huế.
2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1. Mục tiêu chung
Trên cơ sở phân tích những rủi ro phát sinh trong quá trình quản lýđơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hạn chế các rủi ro gặp phải, nâng cao hiệu quả của công tác quản trịrủi ro.
2.2. Mục tiêu cụthể
Hệthống hóa các lý luận và thực tiễn vềquản lý đơn hàngngành dệt may và rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh doanh xuất khẩu.
Xác định những rủi ro và nguyên nhân rủi ro trong quá trình quản lýđơn hàng.
Đề xuất các giải pháp đểhạn chế rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng đối với bộphận Kếhoạch - Xuất nhập khẩu may của công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu
Các vấn đề liên quan đến rủi ro và quản lý rủi ro trong quá trình quản lý các đơn hàng tại bộphận Kếhoạch–Xuất nhập khẩu may tại Công ty Cổphần Dệt may Huế.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nội dung: Công tác quản trịrủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Phạm vi thời gian: Số liệu sơ cấp gồm thông tin thu thập được từ 01/10/2018 đến 31/12/2018, sốliệu thứ cấp gồm thông tin và dữliệu qua các năm 2015-2018.
Phạm vi không gian: Đềtài nghiên cứu được thực hiện tại công ty Dệt may Huế.
4. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu 4.1. Cách tiếp cận
Quy trình nghiên cứu
Thông qua nghiên cứu từ nhiều nguồn khác nhau: những đề tài nghiên cứu đã được thực hiện trước và những tài liệu khác có liên quan nhằm thu thập thông tin đưa vào phân tích và kiểm định các giảthuyết nghiên cứu.
4.2. Phương pháp nghiên cứu 4.2.1. Phương pháp thu thập dữliệu
4.2.1.1. Phương pháp thu thập dữliệu thứcấp
Tiếp cận các tài liệu về quản trị rủi ro của doanh nghiệp và những báo cáo kinh doanh trong vòng 3 nămvừa qua.
Thu thập tài liệu từ các phòng ban của Công ty Cổphần Dệt may Huế.
Chấp nhận
Kết luận Xửlý, phân tích Thiết kếnghiên cứu
Phỏng vấn chính thức Thiết kếbảng hỏi
Phỏng vấn chuyên gia Nghiên cứu Tiếp cận vấn đề
Đềxuất giải pháp Cần điều
chỉnh
Trường Đại học Kinh tế Huế
Tham khảo cácđềtài nghiên cứu đãđược thực hiện.
Tham khảo kết quảnghiên cứu, điều tra của những bộ phận, phòng ban của các tổ chức hoặc cá nhân đã thực hiện tại công ty Dệt may Huế.
Tìm hiểu các tài liệu trên báo và Internet, những trang thông tin chính thức.
4.2.1.2. Phương phápthu thập dữliệu sơ cấp
Đánh giá công tác quản trị rủi ro trong quản lý đơn hàng cần sự hiểu biết về lý thuyết và chuyên môn, đểcó thể đưa ra những kết luận chính xác và có thể ứng dụng vào thực tiễn, vậy nên cần được thực hiện thông qua 2 quá trình sau đây nhằm mục đích nắm bắt rõ tình hình quản trị rủi ro cũng như xác định những giải pháp hợp lý:
Quá trình Phương pháp Nội dung
Nghiên cứu sơ bộ Định tính Quan sát
Phỏng vấn chuyên gia (n=7)
→ Xác định rủi ro, thiết kếbảng hỏi Nghiên cứu chính thức Định lượng Phỏng vấn bằng bảng hỏi (n=24)
Điều tra phỏng vấn trực tiếp và xác định những rủi ro đặc thù
→ Nhập sốliệu, phân tích, xử lý
Nghiên cứu sơ bộ: Thực hiện thông qua phương pháp nghiên cứu định tính và thống kê mô tả. Nghiên cứu định tính được tiến hành bằng cách phỏng vấn chuyên gia bao gồm trưởng phòng, phó phòng và các nhóm trưởng các bộ phận quản lý đơn hàng nhằm xác định các rủi ro có thể có trong quá trình quản lý đơn hàng, sau đó xây dựng thang đo và thiết kếbảng hỏi.
Mục đích: xác định rủi ro có thểxảy ra và xây dựng bảng hỏi, đánh giá về độtin cậy của thang đo và tiến hành điều chỉnh
Cách thức tiến hành: Trước tiên, cần phải xác định những rủi ro có thể xuất hiện trong quá trình quản lý đơn hàng bằng phương pháp quan sát:
Quan sát trực tiếp những rủi ro có thểxảy ra trong quá trình quản lý đơn hàng tại doanh nghiệp
Quan sát gián tiếp thông qua những báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh hay doanh sốcuối kì
Trường Đại học Kinh tế Huế
Sau đó thông qua phương pháp phỏng vấn chuyên gia để xác định những rủi ro đặc thù và xây dựng thang đo.
Mẫu nghiên cứu gồm: 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và 4 nhân viên cấp cao thuộc các bộphận trong các khâu quản lýđơn hàng.
Nghiên cứu chính thức: thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu định lượng, sau đó tiến hành thống kê mô tả những thông tin thu thập được từ bảng hỏi, cùng với phân tích sâu, xử lý dữ liệu bằng Excel, SPSS. Bước nghiên cứu này nhằm tiến hành phân tích và tiến hành đánh giá các rủi ro.
Phỏng vấn bằng bảng hỏi: Mẫu nghiên cứu gồm tất cả24 nhân viên và nhà quản trị thuộc bộ phận Kế hoạch - xuất nhập khẩu may. Tiến hành phỏng vấn, đánh giá về phát hiện dấu hiệu của rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng và tìm hiểu nguyên nhân, sau đó thực hiện phân tích sốliệu thu thập được.
4.2.2. Phương pháp tổng hợp và phân tích
Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: là phương pháp thu thập thông tin qua sách báo, tài liệu, internet nhằm lựa chọn những khái niệm và ý tưởng cơ bản làm cơ sở lý luận cho đềtài. Những thông tin được quan tâm trong phương pháp này là cơ sởlý thuyết liên quan đến vấn đềrủi ro trong quá trình sản xuất được đăng tải qua tài liệu nghiên cứu và các khóa luận đãđược bảo vệ trước đây.
Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: là phương pháp sử dụng trí tuệ, khai thác ý kiến đánh giá của các chuyên gia có trình độ cao trong lĩnh vực rủi ro để xem xét, nhận định một vấn đề, một rủi ro từ đó tìm ra giải pháp tối ưu cho vấn đề, rủi ro đó. Chuyên gia ở đây là nhân viên quản lí, các anh chị tổ trưởng. Sau khi nhận dạng được một số dạng rủi ro, tôi sẽ sử dụng phương pháp này để nhờ các chuyên gia đánh giá mức độ nghiêm trọng và tần suất xuất hiện các rủi ro đó.
Phương pháp phân tích: sau khi nhận dạng được các rủi ro và lấy được ý kiến của các chuyên gia thì tiến hành phân tích và tìm nguyên nhân dẫn đến từng dạng rủi ro, tần
Trường Đại học Kinh tế Huế
suất xuất hiện được đánh giá như thế nào? Mức độ nghiệm trọng có cao hay không? Từ đó đưa ra giải pháp cho từng dạng rủi ro.
4.2.3. Công cụxửlý sốliệu
Nghiên cứu đã xử lý sốliệu bằng phần mềm SPSS và phần mềm Excel 5. Mô hình nghiên cứu đề xuất
Nhận diện rủi ro:
Phát hiện các sự kiện có thể ảnh hưởng đến việc quản lý và thực hiện đơn hàng của doanh nghiệp.
Đánh giá rủi ro:
Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của các rủi ro, xem xét các biện pháp kiểm soát rủi ro. Xếp hạng các rủi ro để xác định mức độ ưutiên quản lý dựa trên bộtiêu chí đo lường được lượng hóa gắn với giá trịcụthểcho khả năng xảy ra của rủi ro và mức độ ảnh hưởng.
Phân loại rủi ro:
Dựa vào đặc điểm của rủi ro để phân loại vào những quá trình liên quan trong quản lý đơn hàng
Xác định nguyên nhân:
Từ sự đánh giá rủi ro, xác định các nguyên nhân gây nên rủi ro, tìm hiểu nguồn gốc và đặc điểm của những nguyên nhân đó, vềtần suất và khả năng ứng phó
Đềxuất giải pháp:
Đềxuất phương án cải thiện Xác định nguyên nhân
Phân loại rủi ro Đánh giá rủi ro Nhận diện rủi ro
Trường Đại học Kinh tế Huế
Xác định các biện pháp, xây dựng các kếhoạch hành động và giám sát cụthểnhằm giảm rủi ro xuống mức có thể chấp nhận được. Các phương án ứng phó rủi ro tương ứng với mức độrủi ro và tần suất xảy ra
6. BỐ CỤC
Bố cục của khóa luận gồm có 3 phần:
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 1: Cơ sở lý luận về rủi ro trong quản lý đơn hàng ngành dệt may trong doanh nghiệp
Chương 2: Phân tích rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại công ty Cổ phần Dệt may Huế
Chương 3: Giải pháp hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch - Xuất nhập khẩu may tại Cổ phần Dệt may Huế
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Trường Đại học Kinh tế Huế
PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 1. Cơ sở lý luận về rủi ro trong quản lý đơn hàng ngành dệt may trong doanh nghiệp
1.1. Các khái niệm về rủi ro 1.1.1. Định nghĩarủi ro
Nhiều nhà kinh tế học trên thế giới và của Việt Nam đã nghiên cứu và đưa ra một số định nghĩa, khái niệm về rủi ro nhưng đến nay vẫn chưa có một khái niệm cụthể nào được chấp nhận rộng rãi. Nhưng chung quy lại ta thấy rằng những định nghĩa từ các nghiên cứu đó có thể được chia làm hai trường phái lớn: trường phái truyền thống và trường phái hiện đại
1.1.1.1. Theo quan điểm truyền thống
Rủi ro được hiểu là một trạng thái ngoài tầm kiểm soát, xảy ra một cách ngẫu nhiên, không thể tính toán được và mang tính chất tiêu cực, gắn liền với những tổn thất về người và tài sản; là điều không mong muốn, khó khăn hoặc điều không chắc chắn có thểxảy ra. Một số định nghĩa được đãđược đưa ra như:
“Rủi ro là sự bất trắc, gây ra mất mát, thiệt hại” (Nguyễn Hữu Thân -Phương pháp mạo hiểm và phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh).
Theo Douglas Hubbard trong cuốn How to Measure Anything: “Rủi ro là một tình trạng của sự không chắc chắn khi mà một vài lựa chọn cho ra kết quả thua lỗ, thảm bại hoặc không mong muốn”.
Tóm lại, rủi ro theo quan điểm truyền thống là những thiệt hại, mất mát, nguy hiểm và đặc biệt là không thể tính toán và đo lường trước được những gì sẽdiễn ra trong thực tế.
1.1.1.2. Theo quan điểm hiện đại
Để đáp ứng cho sự phát triển ngày càng rộng lớn, với các hoạt động được tổchức thực hiện ở quy mô lớn, tiềm ẩn những rủi ro có tác động nghiêm trọng, có rất nhiều
Trường Đại học Kinh tế Huế
những nghiên cứu chuyên sâu về rủi ro đã được thực hiện nhằm tìm hiểu nguyên nhân, đưa ra các biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro. Theo quan điểm hiện đại, rủi ro không chỉ là những điều gây bất lợi mà bao gồm tất cảnhững kết quảnằm ngoài dự tính, nghĩa là có thểmang lại lợi ích và cũng có thểgây thiệt hại cho chủthể.
Theo tác giả của cuốn Risk Management and Insurance, William và Michael Smith đã khẳng định rằng: “Rủi ro là những biến động tiềm ẩn ở những kết quả”. Trên quan điểm này, một số học giả đã đưa ra những định nghĩa chi tiết, về khả năng, cách thức quản trị rủi ro cũng như khẳng định rằng rủi ro có thể ước lượng, tính toán và đo lường, theo học giả người Mỹ Frank Knight thì “Rủi ro là những bất trắc có thể đo lường được”. Bên cạnh đó, Inrving Pferfer cho rằng: “Rủi ro là sự tổng hợp của những sự ngẫu nhiên có thể đo lường bằng xác suất”.
Tổng hợp lại từ các nghiên cứu, ta có được định nghĩa hoàn chỉnh theo quan điểm hiện đại, rủi ro là sự bất trắc có thể đo lường được, vừa mang tính chất tích cực, vừa mang tính chất tiêu cực. Nếu tích cực nghiên cứu rủi ro thì ta có thể tìm ra những biện pháp phòng ngừa, hạn chếnhững rủi ro tiêu cực, đón nhận những cơ hội và mang lại kết quảtốt đẹp cho tương lai.
1.1.2. Phân loại rủi ro
1.1.2.1. Dựa vào tính chất của kết quả
Rủi ro thuần túy: tồn tại khi có một nguy cơ tổn thất nhưng không có cơ hội kiếm lời, hay nói cách khác là rủi ro trên đó không có khả năng có lợi cho chủthể.
Rủi ro suy đoán (rủi ro suy đoán, rủi ro đầu cơ): tồn tại khi có một cơ hội kiếm lời cũng như một nguy cơ tổn thất, hay nói cách khác là rủi ro vừa có khả năng có lợi, vừa có khả năng tổn thất. Khác với rủi ro thuần túy, rủi ro suy đoán có thể tác động đến kết quả ởmột trong ba trạng thái là gia tăng lợi ích, thiệt hại tổn thất hoặc không bị ảnh hưởng gì.
Đây là loại rủi ro gắn liền với khả năng thành bại trong hoạt động đầutư, kinh doanh, đầu cơ.
Trường Đại học Kinh tế Huế
1.1.2.2. Dựa vào khả năng phân tán rủi ro
Rủi ro có khả năng phân tán: là rủi ro có thể giảm bớt tổn thất thông qua những thỏa hiệp đóng góp (như tài sản, tiền bạc) và chia sẻrủi ro.
Rủi ro không có khả năng phân tán: là những rủi ro mà những thỏa hiệp, đóng góp vềtiền bạc hay tài sản không có tác dụng gì đến việc giảm bớt tổn thất cho những người tham gia vào quỹ đóng góp chung.
Rủi ro riêng biệt: là dạng rủi ro chỉ tác động đến một hoặc một vài chủ thể chứ không tác động đến toàn bộcác chủthểcho dù cùng hoạt động trong mộtmôi trường như nhau. Nguyên nhân của loại rủi ro này xuất phát từ điều kiện chủquan và khách quan của từng chủthểriêng biệt.
Rủi ro thị trường: là những rủi ro phát sinh từ những nguyên nhân khách quan, ngoài tầm kiểm soát của chủ thể. Khi rủi ro thị trường xuất hiện thì nó sẽ tác động đến toàn bộ, không loại trừ đối tượng nào. Tác động của rủi ro thị trường thường rất lớn, khó lường,ảnh hưởng đến cảnền kinh tế.
1.1.2.3. Dựa vào nguồn phát sinh rủi ro
Rủi ro do môi trường tự nhiên: đây là nhóm rủi ro do các hiện tượng thiên nhiên gây ra. Những rủi ro này thường dẫn đến những thiệt hại về người và của, làm cho doanh nghiệp bịtổn thất nặng nề.
Rủi ro do môi trường văn hóa: rủi ro do môi trường văn hóa là những rủi ro do sự thiếu hiểu biết về phong tục, tập quán, tín ngưỡng, lối sống, nghệ thuật, đạo đức,... của dân tộc khác, từ đó dẫn đến cách hành xử không phù hợp, gây ra thiệt hại, mất mát vềthị phần, khách hàng, mất cơ hội kinh doanh. Các rủi ro văn hóa đến từ hàng loạt những điều không nhất quán, thiếu hòa hợp giữa các mối quan hệ giữa các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp với các yếu tố khác như: các giá trị, chuẩn mực văn hóa, đạo đức, các thói quen,... Và trong điều kiện hội nhập kinh tếthếgiới, toàn cầu hóa đang diễn ra khá nhanh chóng, nếu không nghiên cứu về văn hóa của dân tộc khác, nguy cơ gặp rủi ro ngay trên chính quê hương mình là khá cao.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Rủi ro môi trường xã hội: sự thay đổi các chuẩn mực giá trị, hành vi con người, cấu trúc xã hội, các định chế,... Là một nguồn rủi ro quan trọng. Loại rủi ro này có thể gây ra những hậu quảnặng nềnếu như doanh nghiệp không biết và không có sự chuẩn bị từ trước.
Rủi ro do môi trường chính trị: môi trường chính trị cóảnh hưởng rất lớn đến môi trường kinh doanh. Môi trường chính trị ổn định sẽgiảm thiểu rất nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Khi một chính thể mới ra đời có thể sẽ làm đảo lộn hoạt động của nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Trong kinh doanh quốc tế, ảnh hưởng của môi trường chính trị ngày càng lớn. Chỉcó những ai biết nghiên cứu kỹ, nắm vững và có chiến lược, sáchlược thích hợp với môi trường chính trị không chỉ ở nước mình mà còn ở nước đến kinh doanh thì mới có thểgặt hái được thành công rực rỡ.
Rủi ro do môi trường luật pháp: có rất nhiều rủi ro phát sinh từ hê thống luật pháp.
Luật pháp đềra các chuẩn mực mà mọi người phải thực hiện và các biện pháp trừng phạt những ai vi phạm. Luật pháp đảm bảo sự công bằng cho các doanh nghiệp, chống lại sự cạnh tranh không lành mạnh. Nhưng xã hội phát triển, tiến hóa, nếu các chuẩn mực luật pháp không phù hợp với bước tiến của xã hội thì sẽ gây ra rủi ro. Ngược lại, nếu luật pháp thay đổi quá nhiều, quá thường xuyên, khôngổn định, cũng gây ra những khó khăn rất lớn. Khi luật pháp thay đổi, các tổ chức, cá nhân không nắm vững thay đổi, không theo kịp những chuẩn mực mới chắc chắn sẽgặp rủi ro.
Rủi ro do môi trường kinh tế: trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, mặc dù mỗi nước có môi trường kinh tế vận động theo môi trường chính trị, nhưng ảnh hưởng của môi trường kinh tế chung của thế giới đến từng nước là rất lớn.
Mọi hiện tượng diễn ra trong môi trường kinh tế đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp gây ra những rủi ro bấtổn.
Rủi ro do môi trường công nghệ - kỹ thuật, thông tin: kỹ thuật hiện đại và công nghệ sản xuất mới làm xuất hiện một số ngành nghề mới, đòi hỏi người lao động phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng mới. Thêm vào đó nghề cũ mất đi phải có đào tạo lại, bồi dưỡng, nâng cao trình độ và giải quyết những người dôi ra. Khoa học kỹthuật
Trường Đại học Kinh tế Huế
hiện đại đã làm cho môi trường thông tin ngày càng phát triển và thông tin trở thành một nguồn lực mang tính chất sống cònđối với tổchức.
Rủi ro do hoạt động của doanh nghiệp: rủi ro do hoạt động của doanh nghiệp có thểxuất pháp dưới nhiều dạng như sản phẩm bịthu hồi, đình công, bãi công,...
1.1.3. Nguyên nhân của các rủi ro
1.1.3.1. Những rủi ro do yếu tốkhách quan
Rủi ro do thiên tai: là những rủi ro do lũ lụt hạn hán, động đất, dịch bệnh… tác động bất lợi đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hậu quảrủi ro do thiên tai mang lại thường rất nghiêm trọng ảnh hưởng nặng nề đến hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp. Thiệt hại do thiên tai gây ra là rất nghiêm trọng có nhiều doanh nghiệp phá sản vì rủi ro này.
Rủi ro chính trị - pháp lý: đây là rủi ro mà các nhà kinh doanh nhất là doanh nghiệp kinh doanh quốc tếlo ngại nhất bởi vì trước khi xây dựng chiến lược kinh doanh quốc tếhay quyết định một hợp đồng nào doanh nghiệp cần dựa vào tình hình kinh tế- xã hội dựa trên các quyết định thuế và luật thuế… Một biến động mạnh về chính trị - pháp lý xảy ra có thể làm đảo lộn mọi dự đoán của doanh nghiệp và làm doanh nghiệp thất bại.
Rủi ro do lạm phát: lạm phát là sự tăng giá bình quân của hàng hóa. Các doanh nghiệp luôn gặp các rủi ro do biến động kinh tế. Rủi ro lạm phát là một điển hình trong các rủi ro biến động kinh tế. Khi lạm phát xảy ra ở mức độ cao thì hợp đồng gia công sẽ không còn ý nghĩa. Thời gian đến khi nhận được tiền hàng thanh toán từ phía nước ngoài khoảng 30-45 ngày. Do đó xác suất xảy ra lạm phát là rất lớn.
Rủi ro hối đoái: là sự không chắc chắn về một khoản thu nhập hay chi trảdo biến động tỷgiá gây ra, có thểlàm tổn thất đến giá trịhợp đồng dựkiến.
Rủi ro do sự thay đổi chính sách ngoại thương: chính sách ngoại thương là một hệ thống nguyên tắc biện pháp kinh tế hành chính luật pháp nhằm điều tiết các hoạt động mua bán quốc tếcủa một nhà nước trong một giai đoạn nhất định. Hầu hết các chính sách ngoại thương của các nước thay đổi theo từng giai đoạn tùy thuộc theo mục đích, định hướng của nhà nước trong từng thời kỳ khác nhau. Sự thay đổi thường xuyên của các
Trường Đại học Kinh tế Huế
định chế này là đe dọa lớn vì doanh nghiệp không chỉ chịu ảnh hưởng của chính sách trong nước mà còn bị ảnh hưởng nặng của chính sách ngoại thương của nước bạn. Trong số đócó thể là rủi ro do quy định hạn ngạch, thủtục hải quan, thuế quan, quy định hành chính khác.
1.1.3.2. Những rủi ro do yếu tốchủquan
Rủi ro do thiếu vốn: đểnâng cao khả năng cạnh tranh đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ. Song do thiếu vốn doanh nghiệp không đủkhả năng đổi mới công nghệmở rộng quy mô sản xuất tối ưu. Từ đó không đủ sức mạnh cạnh tranh với đối thủ và mất thị phần. Ngoài ra rủi ro do thiếu vốn còn làm quá trình thực hiện hợp đồng gia công không được đảm bảo dẫn tới giao hàng chậm.
Rủi ro do thiếu thông tin: việc thiếu thông tin sẽdẫn tới những hậu quả khó lường cho doanh nghiệp. Đôi khi doanh nghiệp còn phải tiến hành hoạt động gia công của mình với những công ty ma đến khi không được thanh toán tiền hàng mới biết mình bị lừa.
Hơn nữa việc không nắm bắt được biến động giá cả thị trường thế giới, nhiều doanh nghiệp đã ký hợp đồng với giá gia công thấp. Chính vì thếsự bùng nổ thông tin như hiện nay để nhận biết và tránh sai lệch thông tin là cách quan trọng nhất giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro có thểgặp phải.
Rủi ro do năng lực quản lý kém: đây là rủi ro xem như không có phương thức hữu hiệu nào trị được. Một doanh nghiệp có năng lực quản lý kém sẽliên tục gặp phải những rủi ro khác nhau sẽ dẫn tới việc chậm trễ trong quyết định giao hàng hoặc ký kết hợp đồng và quan hệvới khách hàng làm họthất vọng.
Rủi ro do thiếu trình độchuyên môn nghiệp vụ: sự thiếu hiểu biết vềluật pháp và tập quán kinh doanh quốc tếmà biểu hiện là sự hốgiá nhầm chất lượng, thiếu số lượng vi phạm giao kết trong hợp đồng… Một khi trình độ nghiệp vụ của nhân viên còn yếu kém thì họdễdàng bị lừa và hậu quảlà rủi ro phát sinh thường xuyên và liên tục.
1.2. Chi phí rủi ro
Trường Đại học Kinh tế Huế
Chi phí của rủi ro: là toàn bộ thiệt hại, mất mát về người và của trong việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro, bồi thường tổn thất quy bằng tiền, theo Ngô Quang Hưng và Cộng sự(1998).
Chi phí tổn thất ước tính: khoản chi phí này chỉthực sự phát sinh trong trường hợp rủi ro đã xảy ra, tuy nhiên người ta thường ước tính trước nhằm cân nhắc hiệu quả trong các quyết định rủi ro. Chi phí tổn thất được hiểu là toàn bộ những khoản mà doanh nghiệp phải bỏ ra để khắc phục hậu quả mà rủi ro gây ra. Chi phí tổn thất được xem là tảng băng vì nóđược mọi người liên tưởng,đềcập đầu tiên khi nhắc đến chi phí rủi ro.
Chi phí ngăn ngừa tổn thất: là toàn bộ các chi phí liên quan đến việc tập huấn, tuyên truyền, trang thiết bị kỹ thuật, những giải pháp đồng bộ trong quản trị rủi ro,...
nhằm ngăn chặn, phòng ngừa, tránh xảy ra những rủi ro và tổn thất.
Chi phí bồi thường tổn thất: là toàn bộ chi phí chi trả do cam kết của nhà quản trị và thuộc trách nhiệm pháp lí của mình với người thứba khi gặp rủi ro mà tổn thất xảy ra.
Chi phí chia sẻ rủi ro, tổn thất: là toàn bộ chi phí phải bỏ ra (mua bảo hiểm) để đánh đổi lấy sự an toàn hơn. Nếu gặp rủi ro mà tổn thất xảy ra thìđược công ty bảo hiểm bồi hoàn thiệt hại. Đây là khoản chi phí khi tham gia bảo hiểm.
Chi phí cho hoạt động quản lí rủi ro cho doanh nghiệp bao gồm: chi phí nhân công quản lí, chi phí đào tạo nghiệp vụ, chi phí xử lí sơ bộnhằm làm cho rủi ro không nghiêm trọng hơn, không trởthành nguyên nhân của rủi ro tiếp theo.
1.3. Quản trị rủi ro
1.3.1. Khái niệm quản trị rủi ro
Trong kinh doanh mọi quyết định quản trị đều đặt trong điều kiện có tồn tại rủi ro, và do vậy, mỗi quyết định quản trị nói chung đều có liên quan hoặc đều được tính đến việc quản trị rủi ro. Ranh giới giữa quản trị rủi ro và quản trị nói chung vì vậy khó được phân biệt rõ ràng. Chúng ta có thểtiếp cận khái niệm quản trịrủi ro dưới bốn góc độ. Thứ nhất, xem quản trị rủi ro là một phần trong hoạt động quản trị nói chung.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Lúc này, quản trị rủi ro là một quá trình quản trị (hoạch định, tổchức, kiểm tra và cải tiến) các nguồn lực và các hoạt động nhằm làm giảm đến mức thấp nhất các hậu quả của những thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp với chi phí chấp nhận đuợc.
Thứ hai, xem quản trị rủi ro như là quá trình ra quyết định. Trong trường hợp này, quản trịrủi ro được định nghĩa là “Quá trình tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện, liên tục và có hệthống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro, đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội thành công” (Đoàn ThịHồng Vân,2009).
Thứba, nghiên cứu quản trị rủi ro trong mối quan hệlợi ích, chi phí. Lúc này quản trị rủi ro được xem là những hoạt động nhằm từng bước làm giảm đến mức thấp nhất những chi phí vềrủi ro – dưới tất cảcác hình thức–và làm cực đại những lợi ích của rủi ro. (Nguyễn Quang Thu, 1998).
Cuối cùng, có thểtiếp cận khái niệm quản trị rủi ro dưới gốc độphạm vi xử lý rủi ro. “Quản trị rủi ro là quá trình xử lý các rủi ro thuần túy một cách có hệthống, khoa học và toàn diện thông qua các hoạt động nhận diện và đánh giá rủi ro, xây dựng và thực thi các kế hoạch phòng ngừa, ngăn chặn rủi ro xảy ra, thực hiện việc kiểm soát, giảm thiểu những tổn thất gây ra cho doanh nghiệp mỗi khi xảy ra rủi ro cũng như dự phòng về tài chính để bù đắp các tổn thất đó” (Nguyễn Thị Quy, 2006).
1.3.2. Vai trò của quản trịrủi ro
- Quản trị rủi ro là hoạt động giúp nâng cao khả năng ngăn ngừa và phòng tránh rủi ro, thông qua đó nâng cao hiệu quảkinh doanh của doanh nghiệp.
- Hạn chế, giảm thiểu những tác động bất lợi, những hậu quả phát sinh do rủi ro gây ra, duy trì hoạt độngổn định cho doanh nghiệp và cho cảnền kinh tế.
- Khoanh vùng tổn thất khi xảy ra rủi ro và ngăn chặn những hậu quảgián tiếp của rủi ro. Để phát huy vai trò của công tác quản trị rủi ro trong doanh nghiệp, nhà quản trị rủi ro phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Xây dựng các quy trình, tiêu chuẩn để phát hiện, nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn, đặc thù của doanh nghiệp. Xây dựng phương pháp đánh giá, đo lường mức độrủi ro, xếp loại các rủi ro theo thứ tự ưu tiên đểquản trị.
- Đề xuất các biện pháp quản trị rủi ro cụ thể tương ứng với các dạng rủi ro. Xây dựng và tổchức thực hiện chương trình kiểm soát, ngăn chặn rủi ro, cảnh báo sớm những nguy cơ xảy ra rủi ro đểhạn chếnhững tổn thất đáng tiếc.
- Tư vấn cho ban giám đốc doanh nghiệp trong việc xây dựng và thực hiện chương trình tài trợrủi ro trong kinh doanh.
1.4. Tổng quan về công tác quản lý đơn hàng ngành dệt may 1.4.1. Khái quát chung vềquản lý đơn hàng
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý đơn hàng nói chung, là sự quản trị toàn bộ quá trình kinh doanh đơn hàng liên quan đến chủng loại hàng hóa hay loại hình dịch vụ nào đó, từ khâu bắt đầu thiết lập đơn hàng đến khi hoàn tất, sao cho đảm bảo yêu cầu vềgiá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng,…mà hai bên đã cam kết.
Nhiệm vụ chung trên được kết hợp thực hiện bởi bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý đơn hàng và bộ phận sản xuất. Trong đó, bộ phận quản lý đơn hàng là cầu nối quan trọng đểhoàn thành mục tiêu sản xuất kinh doanh đãđềra. Tuy nhiên, tùy theo quy mô của từng công ty mà bộ phận quản lý đơn hàng có thể tách riêng với bộ phận kinh doanh hay kiêm luôn chức năng của bộphận này đểtriển khai thực hiện toàn bộ đơn hàng một cách hoàn chỉnh. Họ cũng chịu trách nhiệm chính về doanh thu và sự tồn tại của công ty.
Đơn hàng ngành dệt may là những hợp đồng sản xuất sản phẩm may cụ thể: áo khoác, quần, váy, đầm, áo kiểu, trang phục thể thao, quàn áo bảo hộ lao động, trang phục lót, balo, túi xách,…
Quản lý đơn hàng ngành dệt may là chuỗi công tác thực hiện thông qua quá trình làm việc với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, ký kết đơn hàng,phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụliệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn
Trường Đại học Kinh tế Huế
hàng cho đến khi hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng đã kí kết trên hợp đồng.
1.4.2. Chức năng của bộphận quản lý đơn hàng
Là những người chịu trách nhiệm chính, là cầu nối giữa khách hàng-công ty, bộ phận-bộ phận để có thể tiếp nhận, xử lý, chuyển giao và truyền đạt thông tin từ phía khách hàng, nhà cung cấp và các bộphận có liên quan một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sản xuất luôn được tiến hành một cách liên tục, tránh sự trì hoãn.
Duy trì hoạt động động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu được.
Tạo thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp, bố trí công việc, triển khai và hoàn thành đơn hàng ởmức độtốt nhất.
Tạo dựng mối quan hệ và làm hài lòng các yêu cầu của khách hàng. Xây dựng hìnhảnh, uy tín cho công ty.
1.4.3. Các hình thức quản lýđơn hàng 1.4.3.1. Hình thức quản lý trực tuyến
Là hình thức quản lý chia theo từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất định. Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ thực hiện theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các thành viên trong nhóm, giải quyết các vấn đềphát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thểtự giải quyết được.
1.4.3.2. Hình thức quản lý theo chức năng
Là hình thức phân chia nhân sự theo từng nhóm công tác chuyên môn khác nhau.
Các bộ phận chức năng được phân chia theo tính chất của tổ chức. Các nhân viên được phân chia nhiệm vụ trong các bộ phận chức năng theo lĩnh vực chuyên sâu mà họ am hiểu.
Bộ phận công nghệ: Phát triển các loại sản phẩm may cho đến khi được khách hàng chấp nhận.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bộphận cung ứng: Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên phụliệu, đặt mua nguyên phụ liệu cho đơn hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo kế hoạch vào sản xuất cho nhà máy.
Bộ phận điều độ đơn hàng: Theo dõi quá trình sản xuất, kiểm tra lượng nguyên phụliệu cần thiết cho dây chuyền sản xuất, theo dõi quá trình đóng gói, bốc dở hàng hóa, xuất khẩu cho khách hàng.
Bộ phận kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng suất, báo cáo tiến độ. Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, cân đối nguyên phụliệu, chuẩn bịbảng màu, tài liệu kỹthuật cho sản xuất.
Bộphận xuất khẩu - marketing: Tìm kiếm khách hàng, liên lạc và cung cấp thông tin cho khách hàng. Theo dõi công nợ, quá trình thanh lý đơn hàng và quyết toán hợp đồng.
1.4.3.3. Hình thức quản lý theo sản phẩm
Là hình thức tổ chức theo nhóm chuyên trách từ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, quy trình công nghệ gần giống nhau. Theo hình thức này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ chia theo nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sẽquản lý theo loại nhóm sản phẩm.
1.4.3.4. Hình thức quản lý theo địa lý
Là hình thức quản lý đơn hàng mà bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau vềsản phẩm đó. Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vực địa lý đểquản lý. Mỗi khách hàngởcác khu vực địa lý khác nhau sẽ có những yêu cầu về sản phẩm khác nhau.Vì vậy quản lý đơn hàng theo khu vực sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt những yêu cầu của khách hàng về sản phẩm cần sản xuất.
1.4.4. Đặc điểm của công tác quản lý đơn hàngngành dệt may
Trường Đại học Kinh tế Huế
Tính thích nghi và thay đổi: Chịu ảnh hưởng trực tiếp từ xu hướng thời trang của từng mùa, từng đối tượng khách hàng, đối tượng người tiêu dùng, từng khu vực địa lý mà tính chất đơn hàng sẽ liên tục thay đổi về thành phần vải, màu sắc, kiểu dáng, phụ liệu trang trí, quy cách may,... Cho nên, đòi hỏi người nhân viên quản lý đơn hàng phải có khả năng nắm bắt, thích nghi và thay đổi liên tục để đáp ứng yêu cầu công việc.
Tính phụ thuộc: Đặc thù của ngành dệt may ở nước ta là chủ yếu thực hiện theo hình thức gia công cho khách hàng nước ngoài, lệthuộc vào nguồn cung cấp nguyên phụ liệu và sự chỉ định của khách hàng. Do đó, trong quá trình thực hiện đơn hàng, đặc biệt là những khách hàng khó tính, đòi hỏi phải tuân thủ tuyệt đối mọi yêu cầu của khách hàng về chủng loại chất liệu nguyên phụ liệu sử dụng, nguồn cung cấp, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương thức giao hàng,… Tuy nhiên, nếu mọi sự cải tiến chủ yếu vềmặt kỹ thuật trong khi thực hiện đơn hàng mang lại hiệu quả và năng suất cao hơn mà không ảnh hưởng đến thiết kế, cấu trúc và chất lượng sản phẩm, không phát sinh chi phí và quan trọng là khách hàng không thể phát hiện, dựa trên bềngoài sản phẩm, thì có thể áp dụng thẳng cho nhà máy. Trường hợp khách hàng có thểphát hiện, nên báo lại với khách hàng để xin ý kiến.
Ngoài ra, sự phụ thuộc này còn thểhiện rõ rệt hơn từnguyên nhân chủquanở cách quản lý, phẩm chất cá nhân của cấp trên.
1.4.5. Vai trò của công tác quản lýđơn hàng
Bộphận quản lý đơn hàng là cầu nối quan trọng để hoàn thành mục tiêu sản xuất kinh doanh đãđề ra. Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ trực tiếp xử lý các tình huống, theo dõi, giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện sản xuất đơn hàng, làmviệc với các bộ phận nhằm truyền đạt thông tin về mã hàng cũng như việc sản xuất đơn hàng. Công tác quản lý đơn hàng làm việc với khách hàng và nhà cung cấp tốt sẽ giúp quá trình thực hiện sản xuất được tiến hành tốt, mang lại doanh thu, lợi nhuận cũng như uy tín cho công ty. Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ quyết định việc có được những đơn hàng cho sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được thuận lợi thông qua làm việc, trao đổi với khách hàng cũng như nhà gia công, xưởng may.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Quản lý đơn hàng cũng quan trọng không kém công đoạn chăm sóc và quản lý khách hàng. Làm tốt quá trình này giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng mối quan hệlâu bền với khách hàng, tăng hiệu quả kinh doanh đồng thời đẩy mạnh uy tín thương hiệu trong lòng khách hàng. Đây cũng là vấn đề then chốt giúp doanh nghiệp tồn tại và cạnh tranh với các doanh nghiệp đối thủ
1.5. Những dấu hiệu rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng
Quy trình quản lý đơn hàng thường được chia ra thành 5 quá trình chính, đó chính là ký kết đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên phụ liệu, điều độ sản xuất, giao hàng và thu tiền. Mỗi quá trìnhđều đóng một vai trò quan trọng và đều mang những dấu hiệu rủi ro riêng, nghiên cứu cụ thể rủi ro của mỗi quá trình sẽ giúp cho công tác quản trịrủi ro trở nên
1.5.1. Rủi ro trong quá trình ký kếtđơn hàng
Quá trình giao dịch và tìm kiếm đơn hàng là quá trình khởi đầu, quyết định sự hợp tác lâu dài với một khách hàng của công ty. Rủi ro trong quá trình này có thểdẫn đến tình trạng đơn hàng không thểkí kết hoặc công ty không thểtiếp tục làm việc với khách hàng.
Nghiên cứu tập trung vào 4 dấu hiệu rủi ro điển hình, thường xuyên xảy ra trong các doanh nghiệp ngành dệt may.
Hợp đồng bị sai sót là một trong những rủi ro mà các doanh nghiệp luôn gặp phải, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng về sản lượng, mối quan hệ với khách hàng, hay thậm chí là quyền lợi của những bên ký kết hợp đồng.
Buổi ký kết hợp đồng gặp bất trắc sẽ dẫn đến việc thương thuyết, thảo luận và cùng làm việc trong một hợp đồng sẽ trở nên khó khăn hơn, sự chuẩn bị không chu đáo sẽ khiến cho niềm tin của khách hàng vào doanh nghiệp bị rạn nứt. Bởi vì kinh doanh thường dựa vào sự tin tưởng lẫn nhau, vậy nên khi mất khách hàng niềm tin, thường dễ dẫnđến thay đổi về quan điểm hoặc trầm trọng hơn làviệc ký kết hợp đồng sẽbịhủy bỏ.
Việc bất đồng ý kiến trong thỏa thuận hợp đồng kinh doanh là một trong những rủi ro thường xuyên xảy ra khi mỗi công ty khi ký kết hợp đồng đều đưa ranhững yêu cầu để
Trường Đại học Kinh tế Huế
đảm bảo quyền lợi cũng như tối đa hóa lợi ích của công ty, vì vậy nên không đáp ứng được yêu cầu từ mỗi bên liên quan là một trong những rủi ro điển hình trong quá trình ký kết hợp đồng, dẫn đến cuộc thương lượng không hồi kết hoặc hợp đồng không được ký.
Thông tin đơn hàng bịsai lệch là một trong những sai lầm mà những doanh nghiệp có đối tác làm việc là công ty nước ngoài thường hay mắc phải, bởi vì các đơn hàng và hợp đồng thường sử dụng ngoại ngữ để có thể giao tiếp và thỏa thuận, nhưng việc hiểu được những hợp đồng thì phụ thuộc vào trình độ ngoại ngữ của nhân viên. Vì vậy việc truyền đạt thông tin từ những hợp đồng đến những đơn hàng của khách hàng là một việc quan trọng và thường xảy ra rủi roởcác doanh nghiệp.
1.5.2. Rủi ro trong quá trình lập kếhoạch sản xuất
Đểcó thểquản lý chặt chẽvà tận dụng tối đa khả năng sản xuất của nhà máy, giai đoạn lập kế hoạch cần được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác, phòng ngừa triệt để các rủi ro có thểxảy ra vì có thểdẫn đến hậu quảnghiêm trọng. Nghiên cứu tập trung vào 4 rủi ro chủyếuở quá trình này.
Kếhoạch sản xuất bị sai sót vì những lý do khách quan và chủquan, dẫn đến việc lượng sản phẩm của đơn hàng không đạt yêu cầu hoặc bịxáo trộn.
Không thể đáp ứng được yêu cầu sản xuất của hợp đồng có thể bắt nguồn từ bộ phận cung ứng hoặc bộ phận mẫu cung cấp vật liệu và tư liệu bị sai sót, khiến cho sản xuất bịtrì trệ, tăng thêm chi phí không đáng có, mất thời gian, giảm sản lượng.
Kế hoạch sản xuất bị thay đổi đột ngột bởi khách hàng hoặc từ chính quyết định kinh doanh của công ty, là một trong những rủi ro gây hậu quảlớn nhất, kéo theo việc kế hoạch bịxáo trộn.
Kế hoạch sản xuất bị trì trệ thường bắt nguồn từ những bộ phận liên quan khác khiến cho đơn hàng chưa thể thực hiện, trì trệ sản xuất sẽ dẫn đến gia tăng chi phí, giảm năng suất thực hiện đơn hàng, mất niềm tin của khách hàng vìđơn hàng
1.5.3. Rủi ro trong quá trình cungứng nguyên phụliệu
Trường Đại học Kinh tế Huế
Cung ứng nguyên phụliệu là quá trình trực tiếp ảnh hưởng đến sản xuất, vậy nên khi quá trình cungứng nguyên phụliệu xảy ra rủi ro thì mọi quá trình sản xuất sau đó đều gặp sự cố, đặc biệt nghiêm trọng hơn là sự gia tăng chi phí khi nguyên phụ liệu lưu kho bịlỗi, toàn bộtrách nhiệm đều thuộc vềdoanh nghiệp nhận gia công sản phẩm
Đặt hàng nguyên phụ liệu bị sai sót là một trong những rủi ro cơ bản và thường xuyên bị mắc phải trong quá trình này, với số lượng đơn hàng lớn cùng lượng nguyên phụ liệu phải cung cấp cho sản xuất rất đa dạng về chủng loại nên sai sót là điều khó có thể tránh khỏi. Mặc dù vậy nhưng rủi ro lại không cao vì có thể được khắc phục bằng cách liên hệvới nhà cung cấp hoặc sửa chữa đơn hàng ngay tại công ty bởi bộphận trực tiếp đặt hàng.
Nguyên phụliệu nhập kho không đúng yêu cầu là một trong những rủi ro cần phải phát hiện ngay tại thời điểm xảy ra vì khó có thểkhắc phục sự cốnếu hàng hóa đã được nhận và trách nhiệm hoàn toàn thuộc về bên mua, bên chấp nhận lưu trữ hàng hóa dẫn đến việc gia tăng chi phí không đáng có.
Việc theo dõi lượng nguyên phụ liệu còn lại và lượng cần thiết là điều quan trọng nhất để không dẫn đến rủi ro không đủnguyên phụliệuđể cung ứng sản xuất, khiến cho quy trình sản xuất bị trì trệ, việc đặt thêm nguyên phụ liệu tốn rất nhiêu thời gian nên sẽ kéo theo hậu quả kéo dài ngày hoàn thành và giao hàng cho đối tác.
Nguyên phụ liệulưu kho gặp sự cố là rủi ro quan trọng nhất trong quá trình này, khi nguyên phụ liệuđã nhập kho thì toàn bộtrách nhiệm bảo quản và quản lý đều thuộc vềdoanh nghiệp, vì vậy nên lượng chi phí phát sinh sẽ tương đương với lượng hàng hóa bị hư hỏng hay không đạt yêu cầu sản xuất.
1.5.4. Rủi ro trong quá trìnhđiều độsản xuất
Quá trình điều độ sản xuất được thực hiện sau giai đoạn lập kếhoạch và cung ứng nguyên phụ liệu được hoàn thành, giữ trách nhiệm đốc thúc nhà máy và các chuyền sản xuất đúng tiến độ và đảm bảo việc giao hàng đúng thời điểm. Rủi ro xảy ra trong bộphận điều độ thường gây hậu quảkhông lớn.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Phiếu giao nhiệm vụ bị sai sót là rủi ro được đánh giá ít tổn thất và ít xảy ra nhất, vì thường sẽcó một bộphận khác của dây chuyền sản xuất đối chiếu lại phiếu giao nhiệm vụ và kế hoạch sản xuất cùng đơn hàng rồi mới cho công nhân tiến hành thực sản xuất sản phẩm.
Đơn hàng không sản xuất kịp tiến độ thường sẽkhiến cho doanh nghiệp mất đi sự tin tưởng của khách hàng, bởi sự đánh giá không chuyên nghiệp về mặt quản lý của cấp trên đối với nhà máy sản xuất.
Đóng gói là công đoạn cuối cùng của sản xuất, được quy định bởi khách hàng và sự chấp thuận của doanh nghiệp. Rủi ro đóng gói sai quy cách thường ít xảy ra bởi sự quản lý và kiểm tra chặt chẽcủa các bộphận kiểm duyệt sau sản xuất.
Hàng lên tàu bịtrễlịch đã xác nhậnthường bắt nguồn từ phía bộphận quản lý, khi nhân viên không thể đốc thúc sản xuất hay tăng tiến độ sản xuất cho kịp chỉ tiêu đặt ra của kếhoạch.
1.5.5. Rủi ro trong quá trình giao hàng và thu tiền
Giao hàng và thu tiền là công đoạn kết thúc của một đơn hàng, quản lý tốt rủi ro thuộc về quá trình này sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển tốt mối quan hệ với khách hàng
Thành phẩm được vận chuyển đi giao hàng cho khách hàng gặp sự cố thường bắt nguồn từ nguyên nhân khách quan, về phương tiện vận chuyển, thời tiết, địa hình,... Rủi ro này thường được khách hàng xem xét và cùng nhau tìm ra phương án thích hợp cho cả hai bên nên không dẫn đến hậu quảnghiêm trọng.
Giao hàng không đúng thời gian là rủi ro thường hay xảy ra của các hợp đồng ngắn hạn, do sự cấp bách của đơn hàng và khó thực hiện sản xuất kịp thời của bộ phận sản xuất gây nên.
Khách hàng không thanh toán và thời hạn trả bị khách hàng kéo dài là hai rủi ro thường gây nên hậu quả nghiêm trọng trong giai đoạn này, hậu quả của nó khiến cho doanh nghiệp bị ứ đọng vốn hoặc thậm chí là không thể thu hồi được nợ. Nguyên nhân
Trường Đại học Kinh tế Huế
của rủi ro bắt nguồn từ phía khách hàng và phương án giải quyết cực kì khó, có thể kéo theo việc doanh nghiệp mất đốt tác kinh doanh nếu không được xử lý khôn khéo
1.6. Một số kinh nghiệm thực tiễn của các doanh nghiệp dệt may về quản trị rủi ro trong quản lý đơn hàng
Theo khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Thị Thu Hiền thuộc Đại học Kinh tế Huế vào năm 2016, công ty Scavi đã gặp một sốrủi ro trong quản lý đơn hang như sau
Bộphận Thương mại tại công ty Scavi của nhóm khách hàng HBI nhận được phản hồi từ khách hàng rằng đã phát hiện đơn hàng X106531, mã hàng YPBLA3, số lượng 52353 cái sai quy cách đóng gói. Bộ phận hoàn thành đặt ngược bao J-Board vào Vinyl bag dẫn đến nhã EPC cũng bị dán sai vị trí. Nguyên nhân được xác định là khi làm mẫu để chuyển cho bộ phận quản lý chất lượng của khách hàng HBI kiểm tra thì bộ phận Hoàn thành làm mẫu đúng. Tuy nhiên, khi đóng hàng thực tế lại đóng sai do không đọc kỹ quy cách bao bì khi đóng hàng và làm theo quán tính. Đồng thời, bộ phận Kiểm tra chất lượng sản phẩm của nhà máy khi kiểm tra mẫu đóng gói của bộphận Hoàn thành đã không kiểm soát kỹ nên đã đồng ý sai mẫu đóng gói. Và bộ phận QC của khách hàng HBI cũng không phát hiện ra lỗi sai khi kiểm hàng.
Hậu quả là đóng sai quy cách bao bì của cả ba đơn hàng X106531, X107014, X107012 với tổng số lượng 84165 sản phâm đã xuất hàng. Phía khách hàng đềnghị công ty Scavi Huế phải gửi nguyên phụliệu để đóng gói lại toàn bộsố lượng hàng trên và chi trảtổng tất cả các chi phí có phát sinh (chi phí vận chuyển nguyên phụliệu, chi phí thuê nhân công để đóng gói).
Đây là một rủi ro vô cùng nghiêm trọng đã xảy ra tại công ty Scavi Huế, không chỉ tốn một khoản chi phí rất lớn cho việc đền bù mà quan trọng hơn đó là uy tín của công ty đối với khách hàng.
Bài học hữu ích đó chính là công tác quản trị rủi ro càng phải được chú trọng và đặt lên hàng đầu đối với những doanh nghiệp lớn, luôn luôn kiểm tra, kiểm soát và phòng ngừa rủi ro xảy ra đối với đơn hàng là điều rất cần thiết phải được thực hiện. Nếu có sự lơ
Trường Đại học Kinh tế Huế
là không cảnh giác hoặc thực hiện công tác quản trị không đúng thì có thểgây nên rủi ro với hậu quả khó lường.
Tại công ty Scavi, trong quá trình sản xuất đơn hàng của khách hàng Merkava, mã hàng GSS–LT02 màu Khaki và L/Grey với số lượng hợp đồng là 10.000 hàng.
Nguyên nhân được xác định rằng trong quá trình may của công nhân, vìđây là mã hàng đầu tiên nên công nhân may chưa quen tay, đã xảy ra tình trạng tháo sửa hàng và ép sai vịtrí nhãn logo.
Giải pháp khắc phục được thực hiện đó chính là chuyền tiến hành làm biên bản sự cốkỹthuật có sự xác nhận của chuyền trưởng để bộ phận Thương mại giải quyết, cấp bổ sung nhãn logo cho chuyền.
Cũng tại công ty Scavi với đơn hàng Merkava, mã hàng GSS –ST03 màu S/Blue, số lượng hợp đồng là 1500 hàng.
Nguyên nhân là do trong quá trình phân xưởng cắt cắt bán thành phẩm, xảy ra sự cốbán thành phẩm bị hỏng tương ứng với số lượng của từng kích thước.
