2/8/2018 MS Access 2007 1
4. Report
2/8/2018 MS Access 2007 2
Giới thiệu chung
n Report: là một đối tượng trong cơ sở dữ liệu Access
n Report dùng để lập các thống kê, báo cáo dữ liệu
n Report thường gắn với dữ liệu nguồn là các bảng/các truy vấn trong cơ sở dữ liệu
Các dạng thiết kế Report
n Vào tab Create, tại khu vực Reports, có thể chọn các dạng thiết kế Report:
- Report: Thiết kế Report cơ bản cho
dữ liệu lấy từ bảng/truy vấn được chọn; đồng thời, cho phép bổ sung thêm các tính năng như nhóm/tính tổng dữ liệu (với dạng thiết kế này, dữ liệu được hiển thị theo dạng cột)
- Labels: Thiết kế Report với các nhãn
- Blank Report: Thiết kế Report với mẫu để trống
- Report Wizard: Thiết kế Report theo hướng dẫn của hệ thống
- Report Design: Thiết kế Report theo chế độ Design View (tự thiết kế từng đối tượng cho Report)
Thiết kế Report với lựa chọn Report
n Tạo report:
- Chọn bảng dữ liệu
- Vào tab Create, chọn dạng Report
- Đóng cửa sổ và đặt tên cho Report
2/8/2018 MS Access 2007 5
Thiết kế Report với lựa chọn Report
n Ví dụ: Tạo report DIEMKIEMTRA:
2/8/2018 MS Access 2007 6
Lựa chọn Labels và Blank Report
n Thiết kế Labels:
- Chọn bảng dữ liệu
- Vào tab Create, tại khu vực Reports chọn Labels
- Thiết kế nhãn theo các bước có sẵn
- Đóng cửa sổ và đặt tên nhãn
n Thiết kế Report dạng Blank Report
- Vào tab Create, tại khu vực Reports chọn Blank Report
- Chọn Add Existing Fields, chọn tên bảng, chọn các trường đưa vào Report
- Đóng cửa sổ và đặt tên cho Report
Thiết kế Report với Report Wizard
n Thực hiện các bước sau:
- Vào tab Create, tại khu vực Reports chọn Report Wizard:
- Chọn bảng nguồn
- Chọn các trường đưa vào trong Report, sau đó kích vào nút Next để chuyển sang bước tiếp theo
Thiết kế Report với Report Wizard
- Chọn trường phân nhóm nếu có rồi nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo:
2/8/2018 MS Access 2007 9
Thiết kế Report với Report Wizard
- Chọn trường sắp xếp và chiều sắp xếp, chọn hàm tính toán nếu cần (kích vào nút Summary Options) rồi nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo:
2/8/2018 MS Access 2007 10
Thiết kế Report với Report Wizard
- Chọn kiểu trình bày trang Report rồi nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo:
Thiết kế Report với Report Wizard
- Chọn kiểu chữ cho Report rồi nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo:
Thiết kế Report với Report Wizard
- Đặt tiêu đề cho Report rồi nhấn Finish để kết thúc:
2/8/2018 MS Access 2007 13
Thiết kế Report với Report Wizard
- Report được tạo:
2/8/2018 MS Access 2007 14
Thiết kế Report với Report Design
n Bước 1: Vào tab Create, tại khu vực Reports, chọn Report Design
n Bước 2: Chọn Add Existing Fields, chọn bảng và các trường đưa vào Report:
Thiết kế Report với Report Design
n Lưu ý: Nếu dữ liệu được lấy từ các truy vấn (thường dùng khi lấy dữ liệu từ nhiều bảng), cần mở bảng thuộc tính của Report rồi chọn truy vấn đã có hoặc xây dựng truy vấn mới làm nguồn dữ liệu cho Report:
Thiết kế Report với Report Design
Ví dụ: Để xây dựng Report hiển thị danh sách các học sinh vi phạm kỷ luật, dữ liệu được lấy từ 3 bảng: LOP, HOCSINH, KYLUAT. Khi đó ta xây dựng truy vấn mới làm nguồn dữ liệu cho Report như trong hình sau:
2/8/2018 MS Access 2007 17
Thiết kế Report với Report Design
n Bước 3: Thiết kế chi tiết Report
- Kích chuột phải vào dòng Page Header, chọn Report Header/Footer để hiển thị tất cả các thành phần trong Report
- Sử dụng các điều khiển trong khu vực Controls của tab Design để thiết kế các đối tượng cho Report giống như khi thiết kế Form:
+ Report Header (tiêu đề đầu Report): đưa vào nhãn làm tiêu đề cho Report
+ Page Header (tiêu đề đầu trang): thường đưa vào các nhãn làm tiêu đề cho các cột trong Report
2/8/2018 MS Access 2007 18
Thiết kế Report với Report Design
n Bước 3 (tiếp):
+ Detail (chi tiết Report): đưa vào các Text Box hiển thị dữ liệu của các trường (dạng Bound) hoặc kết quả tính toán của các biểu thức (dạng Unbound)
+ Page Footer (tiêu đề cuối trang): thường đưa vào số trang (sử dụng nút Insert Page Number)
+ Report Footer (tiêu đề cuối Report): thường đưa vào các nhãn hoặc ngày giờ in Report (để hiện ngày giờ in Report cần sử dụng nút Date & Time hoặc tạo Text Box dạng Unbound và đưa vào hàm thời gian thích hợp: now(), date(), time() (có thể kết hợp với các hàm day(), month(), year() để trích ra ngày, tháng, năm tương ứng))
+ Để kẻ các đường viền và đường phân cách các cột, dòng ta sử dụng nút Line trong khu vực Controls
Thiết kế Report với Report Design
n Bước 3 (tiếp): Sắp xếp/nhóm dữ liệu cho Report
- Kích chuột vào nút tại khu vực Grouping & Totals trong tab Desgin, sau đó lựa chọn các thuộc tính sắp xếp/nhóm dữ liệu
* Các thuộc tính nhóm dữ liệu:
- Group On: Chọn tiêu chí phân nhóm
- with A on top hoặc with Z on top: sắp xếp theo trường phân nhóm tăng hoặc giảm dần
- by entire value (by first character/by first two character, …): khi trường phân nhóm thuộc dạng text, lựa chọn này cho phép phân nhóm theo toàn bộ giá trị (hoặc ký tự đầu tiên/nhóm 2 ký tự đầu tiên, …)
Thiết kế Report với Report Design
* Các thuộc tính nhóm dữ liệu: (tiếp)
- with no totals (hoặc tên trường totaled): không sử dụng hàm tính toán (hoặc có sử dụng hàm tính toán theo một trường nào đó)
- with title: đặt tiêu đề
- with/without a header section: có/không hiển thị tiêu đề đầu nhóm
- with/without a footer section: có/không hiển thị tiêu đề cuối nhóm
- do not keep group together on page: không phân trang theo nhóm
Khi muốn bổ sung thêm trường phân nhóm, chọn Add a group:
2/8/2018 MS Access 2007 21
Thiết kế Report với Report Design
n Bước 3 (tiếp): Sắp xếp/nhóm dữ liệu cho Report + Ví dụ về nhóm dữ liệu theo tên lớp:
2/8/2018 MS Access 2007 22
Thiết kế Report với Report Design
n Bước 3 (tiếp): Sắp xếp/nhóm dữ liệu cho Report
* Các thuộc tính sắp xếp dữ liệu:
- Sort by: chọn trường sắp xếp
- Các thuộc tính còn lại tương tự như các thuộc tính phân nhóm dữ liệu
Khi muốn bổ sung thêm trường sắp xếp, chọn Add a sort:
+ Ví dụ về sắp xếp dữ liệu theo ngày vi phạm:
Thiết kế Report với Report Design
n Bước 3 (tiếp): Tạo trường Số thứ tự cho Report
- Tạo ô Text Box (dạng Unbound), nhập giá trị khởi tạo =1
- Kích chuột phải vào Text Box, chọn Properties, chọn Thẻ Data, và đặt thuộc tính Running Sum là Over All
Nhãn của trường Số thứ tự Text Box hiển
thị số thứ tự Thuộc tính Running Sum của Text Box
Thiết kế Report với Report Design
n Bước 4: Lưu Report:
Kích chuột vào nút Save hoặc vào Office Button rồi chọn Save As, sau đó nhập tên cho Report và nhấn Ok
2/8/2018 MS Access 2007 25
Thiết kế Report với Report Design
*Ví dụ thiết kế Report Danh sách học sinh vi phạm kỷ luật:
2/8/2018 MS Access 2007 26
Thiết kế Report với Report Design
n Tạo Report dạng Main/Sub
Thực hiện tương tự như tạo Form dạng Main/Sub
- Tạo các Sub Report
- Tạo Main Report
- Kéo thả trực tiếp các Sub Report vào màn hình thiết kế Main Report và đặt các thuộc tính Link Master Field và Link Child Field
Thiết kế Report với Report Design
n Ví dụ về thiết kế Report dạng Main/Sub:
- Thiết kế SubReport hiển thị thông tin của các học sinh:
Thiết kế Report với Report Design
n Ví dụ về thiết kế Report dạng Main/Sub (tiếp):
- Thiết kế MainReport:
2/8/2018 MS Access 2007 29
Các thao tác khác
n Bấm chuột phải vào Report cần thao tác
- Chọn Open để xem nội dung Report
- Chọn Design View để mở cửa sổ thiết kế Report và thực hiện các thao tác chỉnh sửa cần thiết
- Chọn Export để xuất nội dung Report ra một file dữ liệu
