Microsoft Excel 2010
CHỦ ĐỀ 1: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
I. Giới thiệu Excel 1. Excel là gì:
Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:
o Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
o Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách o Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau o Vẽ đồ thị và các sơ đồ
o Tự động hóa các công việc bằng các macro
o Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.
2. CẤU TRÖC BẢNG TÍNH Workbook:
Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị,
…) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
Worksheet:
Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính.
Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng.
Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa đƣợc 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).
Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.
II. KHỞI ĐỘNG MS EXCEL o Cách 1:
- Kích đúp vào biểu tượng MS Excel 2010 o Cách 2:
Start All Programs Microsoft OfficeMS Excel 2010
2
Thoát Excel - File Exit - Nút Close - Alt +F4
Các thành phần trong cửa sổ Excel
o Các Tab chính
Thanh tiêu đề Thanh menu
Thanh công thức
Vùng soạn thảo
Sheet tab Hộp tên
Thanh trượt
Thanh ribbon
Ribbon là gì?
Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
NHẬP DỮ LIỆU
III. THAO TÁC VỚI WORKBOOK 1. Tạo mới bảng tính
Cách 1: Nhấn vào biểu tượng New trên thanh công cụ
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N
Cách 3: Vào menu Chọn File -> New -> New blank 1. Nháy chuột trên ô để
kích hoạt ô đó
2. Nhập dữ liệu từ bàn phím
3. ấn phím Enter hoặc nháy chuột nút này hoặc dùng các phím mũi tên để
chuyển sang ô khác
4
2. Mở bảng tính đã có (Open)
Cách 1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên toolbar
Cách 2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
Cách 3: Vào menu File/Open 3. Ghi bảng tính (Save)
Cách 1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S
Cách 3: Vào menu chọn File -> Save Lưu ý:
Nếu tệp đã được ghi từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save as, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.
4. Lưu với tên mới (Save as)
File Save as…
IV. THAO TÁC VỚI WORKSHEET - Chèn thêm Sheet
- Xóa Sheet - Đổi tên Sheet - Copy Sheet
V. CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL 1. Kiểu số (Numeric)
- Bao gồm các con số 0, 1-9, dấu (+, -, (), „,‟, %, /, $,‟.‟), (E hoặc e, ####.) - Dữ liệu kiểu số chế độ ngầm định căn thẳng lề phải
- Ngày và giờ cũng được lưu trữ như 1 trị số.
2. Kiểu chuỗi kí tự ( String)
- Bao gồm các dãy chữ cái, chữa số và các kí hiệu khác.
- Chế độ ngầm định dữ liệu căn thẳng lề trái.
- Dữ liệu nhập vào lẩn lộn chữ và số khiến cho Excel không thể diễn dịch đựoc thành 1 trị số thì đó là chuỗi.
- Nếu ký tự nhập vào đầu tiên là dấu „ thì luôn xem đó là chuỗi.
3. Kiểu công thức(Formular)
Dữ liệu kiểu này phải bắt đầu bởi dấu „=‟.
Công thức là 1 biểu thức được kết hợp giữa các hằng, hàm, địa chỉ ô nhớ, địa chỉ vùng….
bởi các tóan tử.
4. Dữ liệu thời gian
Là kiểu dữ liệu số đặc biệt gồm 2 loại: ngày tháng và giờ phút.
Dữ liệu ngày tháng được chuyển đổi từ các số nguyên.
Chương trình quy ước ngày 1 tháng 1 năm 1990 ứng với số 1. và cứ sau mỗi ngày số này tăng lên 1 đơn vị.
VI. CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ:
1. Địa chỉ tương đối:
* Qui ước viết: <Tên cột><Tên dòng>
* Ví dụ: A1, B6,….
* Tóm lại: Nếu trong một công thức có địa chỉ ở dạng tương đối, khi sao chép công thức đó tới một ô khác thì địa chỉ ô liên hệ của công thức ở ô được chép đến sẽ tự động thay đổi để bảo tồn mối quan hệ tương đối.
Địa chỉ tương đối
Là loại địa chỉ sử dụng trong công thức hoặc hàm mà khi sao chép công thức hoặc hàm đó thì địa chỉ này tự động thay đổi để bảo tồn mối quan hệ tương đối.
Ví dụ:
6
Tại ô A3 có CT =$C$1+$D$1 Khi copy sang ô A4 CT vẫn là
=$C$1+$D$1
Tại ô A3 có CT =C1+D1
Copy công thức ô A3 xuống A4 thì công thức thay đổi thành =C2+D2
2. Địa chỉ tuyệt đối(cố định):
* Qui ước viết: <$Tên cột><$Tên dòng>
* Ví dụ: $A$1, $B$6,….
* Tóm lại: Nếu trong công thức có sử dụng địa chỉ ở dạng tuyệt đối thì cho dù công thức này được sao chép đến bất kỳ ô nào, địa chỉ của ô liên hệ tuyệt đối không bao giờ thay đổi.
- Để chuyển đổi qua lại giữa địa chỉ tương đối và tuyệt đối ta ấn phím F4 Địa chỉ tuyệt đối
Không thay đổi khi sao chép công thức
Có thêm các ký tự $ trược phần địa chỉ cột hoặc dòng
Ví dụ: $A$1, $A$1:$B$5,…
Ví dụ:
Để sử dụng địa chỉ tuyệt đối ta thêm dấu $ vào trước cột và hàng hoặc nhấn F4 3. Địa chỉ hỗn hợp
Đây là loại địa chỉ kết hợp cả tương đối và tuyệt đối, khi sao chép công thức chỉ 1 phần bị thay đổi
Ví dụ:
Tại ô A3 có công thức =C$1+$D1
Copy công thức sang ô A3 sang ô A4 công thức này là =C$1+$D2
Để sử dụng địa chỉ hỗn hợp ta thêm dấu $ vào trước cột hoặc hàng (có thể nhấn phím F4 nhiều lần)
4. Tạo lập công thức
o Một số lỗi hay gặp
####: Không đủ độ rộng của ô để hiển thị
#VALUE!: Dữ liệu không đúng theo yêu cầu của công thức
#DIV/0!: chia cho giá trị 0
#NAME?: Không xác định được vị trí trong công thức
#N/A: Không có dữ liệu để tính toán
#NUM!: Dữ liệu không đúng kiểu số
Sửa lại cho phù hợp yêu cầu
8
CHỦ ĐỀ 2: TRÌNH BÀY TRANG TÍNH:
THAO TÁC VỚI HÀNG CỘT VÀ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
I. ĐIỀU CHỈNH ĐỘ RỘNG CỘT VÀ CHIỀU CAO DÕNG.
1. Cách thực hiện:
- Để điều chỉnh độ rộng của một cột, chỉ cần kéo thả vạch ngăn cách giữa hai cột sang trái hoặc sang phải.
- Để điều chỉnh độ cao của một dòng, kéo thả vạch ngăn cách giữa hai dòng lên trên hoặc xuống dưới.
- Lưu ý : Nếu dữ liệu trong ô quá dàithì các kí hiệu ## sẽ hiện lên. Khi đó chỉ cần điều chỉnh lại độ rộng cột.
2. Thao tác nhanh:
- Nháp đúp chuột lên vạch ngăn cách cột hoặc hàng, Excel sẽ tự điều chỉnh độ rộng cột hoặc hàng, vừa khít với dữ liệu có trong ô.
- Để điều chỉnh chính xác hơn ta dùng Menu lệnhnhư sau:
- Tab Page Layout Width… hoặc Height…
- Nhập độ rộng cột hoặc dòng.
- OK.
II. XÓA VÀ CHÈN HÀNG HOẶC CỘT.
1. Chèn hàng, cột.
- Chọn số hàng, cột cần chèn.
- Chọn Tab Home Tại nhóm lệnh Cell Insert Insert Sheet Rows để chèn thêm hàng.
- Chọn Tab Home Tại nhóm lệnh Cell Insert Insert Sheet Columns để chèn thêm hàng.
2. Xóa hàng, cột.
- Chọn các hàng (hay cột ) cần xoá.
- Chọn Tab Home Tại nhóm lệnh Cell - Delete Delete Sheet Rows để xóa thêm hàng.
- Chọn Tab Home Tại nhóm lệnh Cell Delete Delete Sheet Columns để xóa thêm hàng.
III. ĐỊNH DẠNG
Để định dạng dữ liệu trong bảng ta làm như sau: Chọn Home Cells Format Format Cells…
1. Định dạng văn bản - Bước 1: Chọn Tab Font.
- Bước 2: Chọn phông chữ (Font).
- Bước 3: Chọn kiểu chữ (Font style).
- Bước 4: Chọn cỡ chữ (Size), màu chữ (Color), chọn kiểu gạch chân (Underline), chọn hiệu ứng (Effects), ...
- Bước 5: Click OK.
2. Định dạng số
- Bước 1: Chọn Tab Number.
- Bước 2: Chọn Number (Category).
- Bước 3: Chọn số chữ số sau phần thập phân cần hiển thị (Decimal places).
- Bước 4: Chọn dạng hiển thị phân cách hàng ngàn (Use 1000 Separator(,)).
- Bước 5: Nháy OK
* Lưu ý:
- Khi nhập dữ liệu số, định dạng ngầm định của nó là General.
1. Mở trang Number
2. Chọn Number
3. Chọn số chữ số sau dấu chấm thập phân cần hiện thị
4. Đánh dấu ô này để sử dụng dấu phẩy(,) làm dấu phân cách hàng nghìn, hàng triệu.
6. Nháy OK
5. Chọn dạng số âm
10
- Việc định dạng không tác động đến giá trị của dữ liệu mà chỉ làm thay đổi cách hiển thị của dữ liệu trong các ô.
3. Căn chỉnh dữ liệu trong ô
- Bước 1: Chọn Tab Alignment.
- Bước 2: Căn chỉnh lề theo chiều ngang (Horizontal).
- Bước 3: Căn chỉnh lề theo chiều dọc (Vertical).
- Bước 4: Xoay chiều văn bản (Orientation).
- Bước 5: Nháy OK.
4. Định dạng một phần văn bản trong ô
- Nháy đúp chuột trong ô đó và chọn phần văn bản cần định dạng:
- Chọn Home Cells Format Format Cells…
Và thực hiện phần định dạng như mục 1.
5. KẺ ĐƯỜNG BIÊN VÀ TÔ MÀU NỀN 5.1. Kẻ đường biên.
- Bước 1: Mở Tab Border.
- Bước 2: Chọn kiểu đường biên (Style).
- Bước 3: Chọn màu đường biên (Color).
1. Mở trang Alignmen
2. Căn chỉnh lề theo chiều ngang
3. Căn chỉnh lề theo chiều đứng
4. Đặt khoảng cách thụt lề
6. Đánh dấu ô này để cho phép văn bản tự động xuống dòng trong ô (giữ nguyên độ rộng cột)
Nháy OK
- Bước 4: Đánh dấu các đường cần kẻ (Presets hoặc Border).
- Bước 5: Nháy OK.
Chọn trang Border.
Thao tác nhanh:
- Chọn phần dữ liệu cần kẻ đường biên.
- Nháy vào nút Borders trên tab Home chọn nhóm Font để chọn đường kẻ và nút Shading để tô màu nền.
5.2. Chọn trang Patterns: Tô màu nền
Thao tác nhanh
- Nháy vào nút (Fill Color) trên thanh công cụ Formatting, để to nhanh màu nền cho ô hoặc khối.
6. Gộp ô và tách các ô gộp.
- Để gộp ô:
+ Bước 1: Chọn các ô cần gộp.
+ Bước 2: Chọn Home Cells Format Format Cells… và chọn Tab Alignment.
+ Bước 3: Đánh dấu ô Merger cells (gộp các ô) và nhấn OK.
- Để tách ô:
+ Bước 1: Chọn ô đã được gộp.
1. Mở trang Border
12
+ Bước 2: Chọn Home Cells Format Format Cells… và chọn Tab Alignment.
+ Bước 3: Xoá dấu ô Merger cells và nháy OK.
Thao tác nhanh
7. Sử dụng thanh công cụ định dạng
- Có thể sử dụng các nút trên thanh công cụ định dạng để thực hiện nhanh một số thao tác định dạng.
- Ngoài sao chép nội dung, còn có thể sao chép nhanh chóng các đặc trưng định dạng của một ô sang một hay nhiều ô khác bằng các thao tác sau đây:
Chọn ô có định dạng cần sao chép và nháy vào nút Format Painter (chổi định dạng) trên thanh công cụ chuẩn.
Nháy vào ô hay chọn các ô cần sao chép định dạng.
Màu chữ
CHỦ ĐỀ 3 : MỘT SỐ HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL
I. Các hàm về toán học 1. Hàm ABS:
- CP : ABS( Number)
- Chức năng : Hàm trả về giá trị tuyệt đối của một số Number.
- VÍ dụ : =A - BS(5) = 5 2. Hàm INT:
- Cú pháp : INT(Number)
- Hàm trả về phần nguyên của một số Number, hoặc phần nguyên của một phép chia.
- Vd: =Int(2,3)=2 - =Int(10/7)=1 3. Hàm MOD:
- Cú pháp : =
- Hoặc = MOD(số bị chia, số chia)
- Chức năng : Dùng cho ra phần dư của phép chia.
- Vd: =Mod(10, 7)=3 - =Mod(10, 4)=2 - =Mod(9, 2)=1 4. Hàm SQRT
- Cú pháp : SQRT ( Number)
- Chức năng : Hàm trả về căn bậc hai của một số Number.
- Ví dụ : =SQRT(9) = 3 - =SQRT(5) = 2.236.
5. Hàm ROUND:
- Cú pháp : Dùng làm tròn số - Chức năng : =
- Hoặc =ROUND(Số cần làm tròn, Cách làm tròn) Chú ý: cách làm tròn theo qui ước toán học như sau:
Dùng số 1 là làm tròn lấy 1 số lẻ thập phân Dùng số 0 là làm tròn đến hàng đơn vị Dùng số -1 là làm tròn đến hàng chục Dùng số -2 là làm tròn đến hàng trăm
14
Dùng số -3 là làm tròn đến hàng ngàn…
Vd: ROUND(256.27 ,1)=256.3 II. Các hàm về thống kê:
1. Hàm SUM:
- Cú pháp: =
- Hoặc =SUM(vùng 1, vùng 2, …)
- Chức năng : Hàm trả về giá trị tổng của các số Cell.
- Ví dụ : =sum(8.5,7,6.5,6)=28 2. Hàm AVERAGE:
- Cú pháp : =
- =AVERAGE(vùng 1, vùng 2, …)
- Chức năng: Hàm trả về giá trị trung bình cộng của các số.
- Ví dụ : =VAERAGE(8.5,7,6.5,6)=7 3. Hàm MAX:
- Cú pháp : =
- =MAX(vùng 1, vùng 2, …)
- Chức năng : Hàm trả về giá trị lớn nhất của các số hoặc trong vùng chọn.
- Ví dụ : =MAX(8.5,7,6.5,6)=8.5 4. Hàm MIN:
- Cú pháp :=
- =MIN(vùng 1, vùng 2, …)
- Chức năng :Hàm trả về giá trị nhỏ nhất của các số hoặc trong vùng chọn.
- Ví dụ : =MIN(8.5,7,6.5,6)=6 5. Hàm RANK:
- Cú pháp : =
- =RANK(Giá trị cần xếp hạng, Vùng so sánh, Cách xếp) - Chức năng : Dùng để xếp hạng, vị thứ.
- Chú ý: tham số Cách xếp dùng số 0 hoặc 1
- Dùng số 0 khi xếp theo thứ tự điểm cao hạng nhất (theo điểm tb) hoặc (Sắp xếp giảm dần)
- Dùng số 1 khi xếp theo thứ tự điểm thấp hạng nhất (theo thời gian đua xe) hoặc (Sắp xếp tăng dần)
- Vd: hv xem vd trong bài tập theo hd của gv.
6. Hàm COUNT:
- Cú pháp :=
- =COUNT(Vùng cần đếm)
- Chức năng : Dùng đếm tổng số cell có chứa giá trị số.
- Vd: theo hd của gv 7. Hàm COUNTA:
- Cú pháp : =
- = COUNTA(Vùng cần đếm)
- Chức năng : Dùng đếm tổng số cell có chứa giá trị khác rỗng.
- Vd: theo hd của gv II. Các hàm về thời gian :
1. Hàm DAY:
- Cú pháp : =DAY(Date)
- Chức năng : Hàm trả về giá trị ngày trong tháng của biến ngày tháng Date.
- Vd: =Day(27/03/2008)=27 2. Hàm MONTH:
- Cú pháp: =MONTH(Date)
- Chức năng : Hàm trả về giá trị tháng trong năm của biến ngày tháng Date.
- Vd: =Month(27/03/2008)=3 3. Hàm YEAR:
- Cú pháp : = YEAR(Date)
- Chức năng : Hàm trả về năm của biến ngày tháng date.
- Vd: =Year(27/03/2008)=2008 4. Hàm WEEKDAY:
- Cú pháp : =
- Chức năng : Cho ra số thứ tự của ngày trong tuần - 1: sun, 2: mon, 3: tues…
- Vd: =Weekday(06/07/2008)=1 (là chủ nhật) 5. Hàm TODAY
- Cú pháp : TODAY()
- Chức năng : Hàm trả về giá trị ngày hiệ hành của hệ thống.
6. Hàm HOUR:
- Cú pháp : =
- Chức năng : Hàm trả về giá trị giờ của tham biến ngày/giờ Serial_number.
- Vd: =Hour(7:10:15)=7 7. Hàm MINUTE:
- Cú pháp : =
- Chức năng : Hàm trả về giá trị phút của tham biến ngày/giờ Serial_number.
- Vd: =Minute(7:10:15)=10
16
8. Hàm Second:
- Cú pháp : =
- Chức năng : Hàm trả về giá trị giây của tham biến ngày/giờ Serial_number.
- Vd: =Second(7:10:15)=15 9. Định dạng dữ liệu:
- Chọn các Cell cần định dạng - Chọn Format – cell – thẻ Number - Chọn Number: định dạng số
- Chọn Date: định dạng ngày/tháng/năm - Chọn Time: định dạng giờ:phút:giây - Xong Ok
- Vd: xem bt theo hd cua gv IV.Các hàm về chuỗi:
1. Hàm Left:
- Cú pháp: = - =Left(Chuỗi, N)
- Chức năng : Hàm Left lấy N kí tự từ bên trái của chuỗi Text qua.
- Vd: =Left(“ABCDE”, 2)=AB 2. Hàm Right:
- Cú pháp : = - =Right(Chuỗi, N)
- Chức năng : Hàm Right lấy N kí tự từ bên phải qua của chuỗi text.
- Vd: =Right(“ABCDE”, 2)=DE 3. Hàm MID:
- Cú pháp : =
- =MID(Chuỗi, Vị trí bắt đầu lấy, Số ký tự cần lấy) - Chức năng : Lấy số kí tự cần lấy, bắt đầu từ vị trí lấy.
- Vd: =Mid(“ABCDE”, 2, 1)=B - Mid(“ABCDE”,2,2)=BC 4. Toán tử ghép chuỗi dấu &:
- Vd: “AB” & “CD”=”ABCD”
- =Left(“ABCDE”,2) & Right(“ABCDE”,2)= “ABDE”
6. Hàm Value:
- Cú pháp : =Value(“chuỗi số”)
- Chức năng : Dùng đổi một chuỗi số thành số - Vd: =Value(“123”)=123 (số)
- =Right(“nt10”, 2)=10 (chuỗi ký tự số)
- =Value(Right(“nt10”, 2))=10 (số) 7. Hàm LEN:
- Cú pháp : = LEN() - Đếm số kí tự của chuỗi.
- VD: =Len(“ABCDEF”)= 6 V. Các hàm về Logic:
1. Hàm OR:
- Cú pháp: =
- =OR(BTĐK1, BTĐK2, …)
- Chức năng : - Hàm trả về giá trị đúng (True) khi có ít nhất một BTĐK đúng - Hàm trả về giá trị sai (False) khi tất cả các BTĐK đều sai.
- Vd: =OR(5>3, 4>7)=True - =OR(5>7, 4>7)=False 2. Hàm AND:
- Cú pháp :=
- =AND(BTĐK1, BTĐK2, …) - Chức năng :
- Hàm trả về giá trị đúng (True) khi tất cả các biểu thức điều kiện điều (BTĐK) đúng.
- Hàm trả về giá trị sai (False) khi có ít nhất 1 BTĐK sai.
- Vd: =And(5>3, 7>6)=True - =And(5>3,7>9)=False 3. Hàm NOT:
- Cú pháp : = - =NOT(BTĐK)
- Chức năng : Hàm Not cho ra giá trị ngược lại btđk.
- Vd: =Not(5>3)=False - =Not(3>5)=True 4. Hàm IF:
- Cú pháp : =
- =IF(BTDKSS, Giá trị đúng, Giá trị sai)
- Chức năng : Hàm IF sẽ kiểm tra btdkss (biểu thức điều kiện so sánh) trước.
- Nếu BTDKSS đúng thì hàm IF trả về “giá trị đúng”
- Ngược lại btdkss sai thì hàm IF trả về “giá trị sai”
- Vd: IF(ô Dtb>=5, “Đậu”, “Rớt”)
18
Xem các ví dụ trong bài tập theo hướng dẫn của giáo viên. Hàm IF thường được sử dụng, vì vậy hv nên luyện tập kỹ hàm này.
5. Hàm COUNTIF:
- Cú pháp : =
- =COUNTIF(Vùng cần đếm, “Điều kiện tiêu chuẩn”) - Chức năng : Đếm tổng số cell thoả “điều kiện tiêu chuẩn”
Vd: theo hd của gv 6. Hàm SUMIF:
- Cú pháp : =
- =SUMIF(Vùng mã dò, “Điều kiện”, Vùng tính tổng).
- Chức năng : Tính tổng giá trị của các cell thoả “điều kiện”
Vd: theo hd của gv 7. Dùng kết hợp hàm:
Dùng kết hợp các hàm về chuỗi với hàm IF, VLOOKUP, HLOOKUP…
Xem bt theo hd của gv VI. Các hàm dò tìm:
1. Hàm VLOOKUP:
- Chức năng : Dùng dò tím giá trị trong bảng dò theo cột.
- Cú pháp: =
- =VLOOKUP(Trị dò, Bảng dò, Vị trí cột lấy giá trị, Cách dò) Chú ý: tham số cách dò dùng số 0 hoặc 1
- Dùng số 0 khi trị dò trong bảng tính và bảng dò giống nhau (dò chính xác) - Dùng số 1 khi dò trong một khoảng giá trị tăng dần trong bảng dò.
- Vd: theo hd của gv 2. Hàm HLOOKUP:
- Chức năng : Dùng dò tím giá trị trong bảng dò theo dòng.
- Cú pháp: =
- =HLOOKUP(trị dò, bảng dò, vị trí dòng lấy giá trị, cách dò) Chú ý: tham số cách dò dùng số 0 hoặc 1
- Dùng số 0 khi trị dò trong bảng tính và bảng dò giống nhau (dò chính xác).
- Dùng số 1 khi dò trong một khoảng giá trị tăng dần trong bảng dò.
Vd: theo hd của gv xem chi tiết các công thức trong bài tập theo hd của gv 3. Hàm MATCH
- Chức năng : Dùng dò tìm giá trị trong bảng theo cách dò - Cú pháp : =
- =MATCH(X,Vùng dò tìm, cách dò) Chú ý : tham số cách dò gồm 0,1 hoặc -1
- Dùng số 0 : Dò tìm chính xác giá trị X trong vùng dò.
- Dùng số 1 : Dò tìm giá trị X trong khoảng giá trị tăng dần.
- Dùng số -1 : Dò tìm giá trị X trong khoảng giá trị giảm dần.
Vd:theo hd của gv 4. Hàm INDEX
- Chức năng : Cho giá trị là ô giao nhau giữa hàng thứ X và cột thứ Y - Cú pháp : =INDEX(Vùng lấy kết quả,X,Y)
Vd: theo hd của gv
VII. Một số hàm quản lý cơ sở dữ liệu
I. Đặc điểm chung của các hàm trong cơ sở dữ liệu:
- Dạng tổng quát: <Tên hàm>(Database, Field, Criteria) - Các hàm sử dụng trong CSDL đều có 3 đối số:
+ Database: Là địa chỉ CSDL muốn thao tác
+ Field: Chỉ định cột nào trong Database sẽ được sử dụng cho việc tính toán trong hàm. Field: có thể được khai báo 2 cách:
Cách 1: Khai báo bằng số thứ tự của cột trong CSDL (cột đầu tiên bên trái của Database là cột 1 , cột kế tiếp là 2...)
Cách 2: Khai báo bằng tiêu đề cột (đặt trong dấu ngoặc kép)
+ Criteria: Là vùng chứa điều kiện tính toán. Vùng điều kiện phải được tạo trước (cách tạo tương tự như chức năng lọc Advanced Filter).
II. Một số hàm thường dùng:
1. Hàm DSUM
- Cú pháp: = DSUM (Database, Field, Criteria)
=DSUM(vuøng csdl,field caàn tính toång,vuøng ñieàu kieän)
- Chức năng: Dùng để tính tổng các ô trong cột <Field> có điều kiện thoả mãn điều kiện trong
bảng <Criteria> trong CSDL <Database>.
2. Hàm DMIN
- Cú pháp: = DMIN (Database, Field, Criteria)
- Chức năng: Dùng để tìm giá trị nhỏ nhất trong cột <Field> có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria> trong CSDL <Database>.
20
3. Hàm DMAX
- Cú pháp: =DMAX (Database, Field, Criteria)
- Chức năng: Dùng để tìm giá trị lớn nhất của các ô trong cột <Field> có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria> tại CSDL <Database>.
4. Hàm DAVERAGE - Cú pháp:
= DAVERAGE (Database, Field, Criteria)
- Chức năng: Dùng để tính trung bình cộng của các ô trong cột <Field> có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria> tại CSDL <Database>.
5. Hàm DCOUNT
- Cú pháp: =DCOUNT (Database, Field, Criteria)
- Chức năng: Dùng để đếm số ô có giá trị kiểu số trong cột Field có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria> tại CSDL <Database>.
6. Hàm DCOUNTA - Cú pháp:
=DCOUNTA (Database, Field, Criteria)
- Chức năng: Dùng để đếm số ô có chứa dữ liệu trong cột Field có điều kiện thoả mãn điều kiệntrong bảng <Criteria> tại CSDL <Database>.
CHỦ ĐỀ 4: DANH SÁCH DỮ LIỆU, SẮP XẾP DỮ LIỆU, LỌC DỮ LIỆU TỪ DANH SÁCH DỮ LIỆU,
BIỂU DIỄN DỮ LIỆU BẰNG BIỂU ĐỒ
I. Danh sách dữ liệu:
- Một danh sách dữ liệu (hay bảng dữ liệu) trên trang tính là một dãy chứa các dữ liệu liên quan với nhau.
- Ví dụ : Bảng điểm học sinh, bảng lương … II. Sắp xếp dữ liệu
- Cần chuẩn bị một danh sách dữ liệu.
- Chọn DSDL hoặc đặt chuột vào trong DSDL.
- Bước 1: Nháy vào ô bất kỳ trong danh sách.
- Bước 2: Chọn Data Sort.
- Bước 3: Chọn cột cần sắp xếp, tiêu chí sắp xếp, cách sắp xếp, …
- Bước 4: Click OK.
Lưu ý:
- Muốn thêm tiêu chí sắp xếp thì nhấn nút
- Muốn bỏ tiêu chí sắp xếp thì nhấn nút
- Muốn sao chép một tiêu chínào đó thì nhấn nút Thao tác nhanh:
Ta thực hiện như sau:
- Nháy chọn nút lệnh (Sort Ascending):
Sắp xếp tăng dần.
- Nháy chọn nút lệnh (Sort Descending):
Sắp xếp giảm dần.
LỌC DỮ LIỆU TỪ DANH SÁCH DỮ LIỆU Khái niệm:
- Quá trình chọn và chỉ hiển thị các hàng thỏa mãn các tiêu chuẩn nhất định nào đó từ một danh sách dữ liệu được gọi là quá trình lọc hay kết xuất dữ liệu.
22
- Kết quả lọc dữ liệu không xoá dữ liệu, các hàng không thoả mãn các tiêu chẩn lọc chỉ bị ẩn đi.
- Kết quả lọc dữ liệu cũng không sắp xếp lại dữ liệu, chúng được hiển thị theo thứ tự ban đầu.
1. Sử dụng AutoFilter (lọc tự động) để kết xuất dữ liệu.
Để kết xuất dữ liệu ta thực hiện theo hai bước sau:
- Bước 1 : Bước chuẩn bị , thực hiện các bước sau:
+ Bước 1.1: Nháy chuột chọn một ô trong danh sách dữ liệu.
+ Bước 1.2: Dùng lệnh Data Filter.
Sau bước này, trên hàng tiêu đề xuất hiện các nút mũi tên như hình.
- Bước 2: Chọn tiêu đề để lọc. thứ tự các thao tác như sau:
+ Bước 2.1: Nháy nút mũi tên trên tiêu đề cột
+ Bước 2.2: Chọn giá trị làm tiêu chuẩn lọc.
- Các hàng mà dữ liệu của ô tại cột đó là giá trị chọn sẽ được hiển thị và tất cả các hàng khác sẽ bị ẩn đi. Tiêu đề của các hàng được chọn ra được đổi thành màu xanh.
24
Tham khảo: https://www.youtube.com/watch?v=vvfxjRSDtGM
2. Sử dụng các tuỳ chọn (Top10...) và (Custom..)
- (Top10...): Dùng để lọc một số hàng có giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất (ngầm định là 10)
- (Custom Filter...): Được sử dụng để đặt một số loại tiêu chuẩn phức hợp.
a. (Top10...)
- Các bước thực hiện như sau :
+ Bước 1: Chọn Top (lớn nhất) hoặc Bottom (nhỏ nhất) trong Show.
+ Bước 2: Chọn số giá trị lớn nhất (nhỏ nhất) cần lọc.
+ Bước 3: Nháy OK.
Lưu ý: Lựa chọn này không sử dụng được với các cột có dữ liệu văn bản.
b. (Custom Filter...)
- Sử dụng Custom Filter để tạo ra các tiêu chuẩn phức hợp.
- Hộp thoại Custom AutoFilter chứa hai cặp ô giống nhau. Các bước thực hiện như sau:
+ Bước 1: Chọn quan hệ cho tiêu chuẩn thứ nhất.
+ Bước 2: Chọn hoặc nhập giá trị cho quan hệ thứ nhất.
+ Bước 3: Chọn And (và) hoặc Or (hoặc).
+ Bước 4: Chọn quan hệ cho tiêu chuẩn thứ hai.
+ Bước 5: Chọn hoặc nhập giá trị cho quan hệ thứ hai.
+ Bước 6: Nháy OK.
Lưu ý: Không thực hiện các bước 3, 4 , 5 nếu chỉ cần dùng một quan hệ để lọc.
BIỂU DIỄN DỮ LIỆU BẰNG BIỂU ĐỒ I. Biểu diễn dữ liệu bằng biểu đồ.
- Các biểu đồ được gộp thành nhiều nhóm có nhiều dạng. Mỗi dạng biểu đồ có các tuỳ chọn định dạng nhất định và có thể sửa đổi theo sở thích.
- Dưới đây là một vài nhóm biểu đồ phổ biến nhất.
26
Biểu đồ cột (colums) : Rất thích hợp để so sánh dữ liệu có trong nhiều cột của bảng dữ liệu.
Biểu đồ đường gấp khúc (line): Dùng để so sánh dữ liệu và dự toán xu thế tăng hay giảm của dữ liệu.
Biểu đồ hình tròn (Pie chart): Thích hợp để mô tả tỉ lệ của từng dữ liệu so với tổng các dữ liệu.
II. TẠO BIỂU ĐỒ
- Để tạo một biểu đồ ta thực hiện như sau:
+ Bước 1: Chọn một ô trong bảng dữ liệu cần vẽ biểu đồ.
+ Bước 2: Chọn Insert Charts Chọn nhóm biểu đồ + Bước 3: Chọn kiểu biểu đồ
2. Thay đổi kích thước và vị trí của biểu đồ.
- Biểu đồ được chèn vào trang tính với vị trí và kích thước ngầm định. Để thay đổi vị trí của biểu đồ ta thực hiện như sau:
Đưa con trỏ chuột vào trong vùng biểu đồ và kéo đến vị trí mới.
- Thay đổi kích thước của biểu đồ: Để thay đổi kích cỡ theo cách thủ công, hãy bấm
vào biểu đồ, rồi kéo núm điều khiển đổi cỡ đến kích cỡ bạn muốn.
3. Thay đổi dạng biểu đồ:
Khi muốn thay đổi để biểu diễn bằng một loại đồ thị khác, bạn có thể chọn trên thanh Chart Tools , lựa chọn Design Change Chart Type lựa chọn kiểu đồ thị mong muốn .
III. CHỈNH SỬA BIỂU ĐỒ
1. Chọn và thay đổi các tính chất của biểu đồ.
- Muốn thay đổi một thành phần của biểu đồ, trước hết cần chọn thành phần đó bằng cách nháy chuột trên thành phần cần hiệu chỉnh.
-
- Để thay đổi tính chất của thành phần đã được chọn , nháy đúp chuột trên đó để hiển thị hộp thoại cần thiết. (Có thể kết hợp thao tác chọn với thao tác nháy đúp bằng một lần nháy đúp nếu đặt con trỏ chuột chính xác trên đối tượng).
28
Lưu ý: Các em học sinh xem tài liệu ôn tập và làm bài theo yêu cầu, có vấn đề cần giải đáp liện hệ vớ các giáo viên dạy nghề Tin học theo thông tin dưới đây
Thầy Hoàng Lê Minh
Điện thoại: 0982854179 Zalo: 0982854179 Email: hoangminhttns@gmail.com
Thầy Trần Ngọc Thương
Điện thoại: 0919061586 Zalo: 0919061586 Email: thuongttgdtx@gmail.com
Thầy Đinh Quốc Duy
Điện thoại: 0977055221 Zalo: 0977055221 Email: quocduy.ktthhnns@ninhthuan.edu.vn Thầy Trần Nhật Trường
Điện thoại: 0977352846 Zalo: 0977352846 Email: tntruongttgdtx@gmail.com
Thầy Phạm Xuân Thông
Điện thoại: 0396818575 Zalo: 0396818575 Email: thongpx82@gmail.com
Cô Nguyễn Thị Loan
Điện thoại: 0369339487 Zalo: 0369339487 Email: loan.ktthhnns@ninhthuan.edu.vn Cô Phan Thị Thùy Trâm
Điện thoại: 0988157358 Zalo: 0988157358 Email: thuytram.ktthhnns@ninhthuan.edu.vn
Địa chỉ Website Dạy học trực tuyến của Trung tâm GDNN-GDTX huyện Ninh Sơn http://gdnnninhson.ninhthuan.edu.vn/ttgdtxninhson/1233/30313/40194/Day-hoc-truc- tuyen/
