GIÁO TRÌNH

UBND TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

GIÁO TRÌNH

MÔ ĐUN: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐKTCN ngày…….tháng….năm ...

của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ BR – VT)

BÀ RỊA - VŨNG TÀU, NĂM 2020

BM/QT10/P.ĐTSV/04/04 Ban hành lần: 3

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN .

Để đáp ứng nhu cầu hoạt động dạy và học theo phương pháp đổi mới đào tạo nghề, lấy học sinh làm trung tâm và tự học của học sinh sinh viên tại trường Cao đẳng kỹ thuật công nghệ Bà Rịa Vũng Tàu. Chúng tôi đã thực hiện biên soạn cuốn tài liệu Quản trị cơ sở dữ liệu Access này.

Tài liệu được biên soạn thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

LỜI GIỚI THIỆU

Giáo trình Quản trị cơ sở dữ liệu Access được xây dựng và biên soạn trên cơ sở chương trình khung đào tạo nghề Công nghệ thông tin đã được Trường Cao đẳng kỹ thuật công nghệ Bà Rịa Vũng Tàu phê duyệt.

Giáo trình Quản trị cơ sở dữ liệu Access dùng để giảng dạy ở trình độ cao đẳng nghề Công nghệ thông tin được biên soạn theo nguyên tắc quan tâm đến kết quả đầu ra, tự học và kỹ năng cần thiết để HSSV có thể xây dựng được phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu vừa và nhỏ thông qua các kiến thức lý thuyết, thực thành và công cụ Microsoft Office Access nhằm đáp nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Nội dung giáo trình gồm 5 bài:

Bài mở đầu: Khởi đầu với Access Bài 1: Làm việc với bảng dữ liệu -Table Bài 2: Làm việc với truy vấn - Query Bài 3: Biểu mẫu dữ liệu-Form

Bài 4: Tạo lập báo cáo - Report

Giáo trình được biên soạn lần đầu nên chắc chắn cần có sự kiểm nghiệm trong quá trình áp dụng vào thực tiễn giảng dạy và học tập. Với ý nghĩa đó, ban biên soạn mong nhận được ý kiến góp ý của các cán bộ quản lý, quý thầy cô và các bạn HSSV để giáo trình được hoàn thiện hơn.

Chúng tôi trân trọng cảm ơn sự đóng góp và hỗ trợ của ban lãnh đạo và các bạn đồng nghiệp đã tham gia xây dựng chương trình, đóng góp ý kiến làm cơ sở cho việc biên soạn Giáo trình này.

Bà Rịa - Vũng Tàu, ngày 05 tháng 08 năm 2020 Tham gia biên soạn

1. Phùng Thị Nga Chủ biên:

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU...3

GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN... 2

BÀI MỞ ĐẦU: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS... 4

1. Các khái niệm...4

2. Khởi động và thoát khỏi Access...5

3. Màn hình làm việc của Access... 6

4. Các đối tượng trong Microsoft Access...6

BÀI 1 : LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU (TABLE)... 8

1. Tạo bảng mới...8

2. Những qui định về trường và kiểu dữ liệu...13

3. Các thuộc tính của trường (Field Properties)... 14

4. Cài đặt khóa chính và lưu bảng... 20

5. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng...21

6. Nhập dữ liệu cho bảng... 26

7. Sắp xếp dữ liệu và lọc dữ liệu...28

B. Bài tập...32

BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI TRUY VẤN (QUERY)...38

1. Khái niệm truy vấn...38

2. Giới thiệu Các loại truy vấn trong access...38

3. Các phép toán và hàm trong Query... 39

4. Cách tạo truy vấn bằng Select Query... 41

5. Các loại Query hành động...63

BÀI 3: LÀM VIỆC VỚI BIỂU MẪU (FORM)...75

1.1 Khái niệm biểu mẫu... 75

1.2 Các dạng biểu mẫu...76

1.3. Các phương pháp tạo biểu mẫu... 76

BÀI 4: BÁO CÁO (REPORT)...112

1. Giới thiệu báo cáo... 112

2. Tạo báo cáo tự động (Auto Report)...113

3. Tạo báo cáo sử dụng Report Wizard... 113

4. Thiết kế báo cáo ở chế độ Design View...115

5. Báo cáo chính – phụ...118

6. Định dạng và trang trí báo cáo...118

GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: Quản trị cơ sở dữ liệu với Microsof Access Mã mô đun:MĐ14

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun:

- Vị trí: Mô đun được bố trí sau khi học sinh học xong các môn chung và môn kỹ thuật cở sở và trước các môn chuyên nghành chuyên sâu

- Tính chất: Là mô đun cơ sở bắt buộc trong ngành Công nghệ thông tin -Ý nghĩa và vai trò của mô đun:

Mục tiêu của mô đun:

Sau khi học xong mô đun này, học sinh – sinh viên có khả năng:

- Về kiến thức:

+ Trình bày được các khái niệm cơ bản của access + Trình bày được khái niệm về khóa chính, khóa ngoại

+ Trình bày được khái niệm về bảng dữ liệu, các truy vấn, biểu mẫu, và báo cáo.

- Về kỹ năng:

+ Tạo được các bảng dữ liệu, liên kết giữa các bảng, cập nhật, sửa đổi, xóa các bản ghi dữ liệu ở trong bảng

+ Tạo được các truy vấn theo các dạng khác nhau + Tạo được Form và các thao tác trên Form

+ Tạo được Report và thực hiện được các thao tác trên Report -Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+ Có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong công nghiệp, tinh thần hợp tác trong công việc

+ Có tính chủ động, độc lập trong công việc, tự học cập nhật kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn.

+ Có khả năng vận dụng các kiến thức đã học và tự học để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp trong sự phát triển của công nghệ thông tin và xã hội hiện nay.

+ Có khả năng tổ chức và điều hành một nhóm, đánh giá được các thành viên trong nhóm.

+ Có khă năng xây dựng tự xây dựng được phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu nhỏ như quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý thư viện, quản lý tuyển sinh

Nội dung của mô đun:

BÀI MỞ ĐẦU: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS Mã bài: 14.1

Giới thiệu

Bài này giới thiệu tổng quan về Microsoft Access từ cách khởi động và thoát khỏi Access đến các đối tượng cơ bản có trong Access và cùng các thao tác cơ bản trên cơ sở dữ liệu.

Mục tiêu

- Phát biểu được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL);

- Phân tích được khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access;

- Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ database.

- Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính.

Nội dung chính 1. Các khái niệm

- Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện và các thao tác đơn giản, trực quan trong việc xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu.

- Access là một hệ quản trị CSDL quan hệ (RDMS- Relational Database anagement System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS Excel.

- CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc, các dữ liệu có liên quan với nhau được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau..

Các đặc điểm của Microsoft Access:

- Là hệ quản trị CSDL chạy trong môi trường Windows, có các thành phần cần thiết như: thiết kế biểu mẫu (Form), báo cáo (Report), công cụ hỗ trợ Wizard, môi trường lập trình với ngôn ngữ Visual Basic for Application(VBA)…

- Mang các tính năng độc đáo như: tự động kiểm tra khóa, kiểm tra các ràng buộc toàn vẹn, tự động cập nhật hay xóa dữ liệu khi có thay đổi ở các kết nối.

- Tất cả toàn bộ đối tượng của một CSDL Access đều được chứa trong một tập tin duy nhất có phần mở rộng là .accdb

Khóa chính, khóa ngoại - Khóa chính

Là một học nhiều trường trong bảng mà dữ liệu tại cột này phải không rỗng và duy nhất. Từ giá trị của khóa chính xác định được duy nhất một bộ giá trị trong bảng.

- Khóa ngoại

Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà các trường này là khóa chính của một bảng khác

Ví dụ: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu bán hàng:

Hình 1.1. Mô hình Quản trị CSDL quản lý bán hàng

 Quy trình thực hiện tạo hệ quản trị CSDL Bước 1: Tạo tập tin chứa hệ quản trị CSDL

Bước 2: Tạo các đối tượng trong hệ cuản trị CSDL:

Bước 2.1. Tạo cấu trúc bảng (Table)

Bước 2.2: Cài đặt các khóa chính, khóa ngoại Bước 2.3. Tạo mối quan hệ giữa các bảng Bước 2.4. Nhập dữ liệu cho các bảng

Bước 3: Tạo các đối tượng khác:Tạo Truy vấn (Query); Tạo biểu mẫu (Form); Tạo báo cáo (Report); Tạo tập lệnh (Macro); Tạo tập chương trình (Module)

2. Khởi động và thoát khỏi Access 2.1 Khởi động

- Cách 1: Kích đôi (Double click) lên biểu tượng chương trình Microsoft Access trên Desktop

- Cách 2: Vào Start| Programs | Microsoft Office | Microsoft Access - Cách 3: Vào Start| Run | Gõ vào access| nhấn OK.

Sau khi khởi động sẽ xuất hiện hộp thoại sau:

Hình 1. 2. Giao diện sau khi khởi động Access

Khác với các chương trình ứng dụng của Microsoft Office khác như Word hay Excel, Access yêu cầu người dùng phải đặt tên cho tập tin CSDL trước

Hình 1. 3.Giao diện lưu một CSDL mới

- Mở một CSDL đã có sẵn: Chọn menu FileOpen (hoặc kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ, hoặc nhấn Ctrl+O). Sau khi lựa chọn tập tin cần mở, click nút Open.

2.2 Thoát khỏi MS Access 2010 - Cách 1: Chọn File/ Exit

- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím ALT + F4

- Cách 3: Click vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ 3. Màn hình làm việc của Access

Hình 1. 4. Giao diện làm việc của Access 4.Các đối tượng trong Microsoft Access

Một CSDL Access gồm các đối tượng cơ bản sau đây:

4.1 Bảng (Table):

Một cơ sở dữ liệu gồm một hoặc nhiều bảng, việc tạo ra các bảng nhằm mục đích tổ chức, lưu trữ dữ liệu, vì nó là thành phần cơ bản nhất. Bảng chứa cấu trúc cơ sở dữ liệu theo mô hình quan hệ. Đây là một đối tượng phải tạo ra trước tiên.

4.2. Truy vấn (Query):

Là công cụ truy xuất dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng theo một yêu cầu nào đó. Truy vấn được sử dụng để trả lời các câu hỏi về thông tin trên một bảng hoặc dữ liệu từ mối liên kết các bảng (Select Query). Ngoài ra, truy vấn còn là công cụ cho phép sửa đổi số liệu (Update Query), nối thêm mẫu tin vào bảng (Append Query), xóa các mẫu tin trong bảng (Delete Query), hoặc tạo ra bảng mới (Make Table Query). Truy vấn còn được sử dụng để tổng hợp dữ liệu (Crosstab Query), và nhiều công dụng khác nữa. Đa phần các hệ quản trị CSDL khác thường dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structured Query Language). Với Access, ngoài việc hỗ trợ truy vấn bằng ngôn ngữ có cấu trúc như các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác, nó còn thực hiện tạo truy vấn thông qua công cụ QBE (Query By Example) rất trực quan làm cho công việc truy vấn trở nên hơn giản hơn nhiều.

4.3. Biểu mẫu (Form)

Dùng vào mục đích tạo ra các biểu mẫu nhập số liệu, cho phép người sử dụng cập nhật, sửa đổi hoặc xóa dữ liệu các mẫu tin trên biểu mẫu. Ngoài ra, nó cũng cho phép sử dụng tạo ra các màn hình giao diện hỏi đáp giữa người sử dụng và hệ thống quản lý đang thực thi, là cầu nối trực quan nhất của người sử dụng với cơ sở dữ liệu. Thiết kế tốt một biểu mẫu sẽ giúp người sử dụng có kiến thực tin học hạn chế vẫn có thể dễ dàng thao tác chương trình.

4.4. Báo cáo (Report)

Là kết xuất sau cùng của quá trình xử lý dữ liệu. Báo cáo được tạo ra để xem trên màn hình hoặc in ra máy in, có nội dung lấy từ bảng hoặc là dữ liệu kết quả của Query. Báo cáo có nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt, không những gồm chữ, số mà có thể có hình ảnh, đồ thị…

4.5. Tập lệnh (Macro)

Là một tập các thao tác được sắp xếp theo một thứ tự nào đó nhằm mục đích tự động hóa các công việc thường làm. Khi chạy một macro, Access tự động thực hiện hàng loạt các thao tác đã được ghi lại trong macro.

4.6. Tập chương trình (Module)

Một dạng tự động hóa cao cấp và chuyên sâu hơn macro. Đó là các hàm và thủ tục riêng của người sử dụng được soạn thảo bằng ngôn ngữ VBA(Visual Basic for Application)

CÂU HỎI, BÀI TẬP

Bài 1: Khởi động Microsoft Access 2013, tạo một CSDL mới có tên là QLSV.accdb lưu vào ổ đĩa D/ E

Bài 2: Thoát khỏi chương trình Microsoft Access 2013, đổi tên CSDL QLSV.accdb thành QuanLySinhVien.accdb

Bài 3: Khởi động lại Microsoft Access 2013, sau đó mở tập tin đã tạo QuanLySinhVien.accdb

Yêu cầu kiểm tra đánh giá kết quả học tập

- Phát biểu được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL;

- Phân biệt được hệ quản trị CSDL và các đối tượng trong hệ quản trị CSDL;

- Phân tích được khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access;

- Tạo được tập tin quản trị CSDL thông qua quy trình - Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ database.

BÀI 1 : LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU (TABLE) Mã bài: 14.1

Giới thiệu

Với một bài toán quản lý đặt ra, sau khi đã qua giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống dữ liệu thì đến giai đoạn cài đặt hệ thống, đầu tiên người lập trình phải tạo ra các bảng dữ liệu. Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó như Sinh Viên, Hàng hóa… Bảng theo mô hình quan hệ là một bảng hai chiều, gồm có nhiều cột và nhiều dòng, một cột là một vùng thuộc tính của bảng gọi là các trường (field), dòng đầu tiên là dòng tiêu đề, các dòng kế tiếp là các mẫu tin hay gọi là bản ghi (record).

Trong bảng có ít nhất một khóa chính (Primary key) và có thể có thêm các khóa ngoại (foreign key).

Mục tiêu

- Phát biểu được khái niệm bảng dữ liệu;

- Tạo lập được cấu trúc bảng;

- Thiết lập được các trường, thuộc tính;

- Thao tác được với dữ liệu trong Datasheet view.

- Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính.

Nội dung chính 1. Tạo bảng mới

Các phương thức tạo bảng:

Table: Tạo bảng bằng khung lưới, giống như kẻ bảng trong Microsoft Excel, hình thức này dễ sử dụng nhưng không đủ mạnh

Table Design:Tạo bảng bằng cửa sổ thiết kế chi tiết, đây là hình thức thiết kế chuyên sâu nhất. Trong khuôn khổ giáo trình, sẽ giới thiệu tạo bảng theo chế độ Design View.

Hình 1. 5. Màn hình thiết kế bảng Ngoài ra còn có:

- Table Wizard: Tạo bảng với sự hỗ trợ từng bước của Access, chọn các cấu trúc bảng có sẵn theo sự gợi ý của Access nhưng thường không có cấu trúc phù hợp với cấu trúc bảng mà người dùng mong muốn tạo.

- Import Table:Nhập bảng từ một CSDL khác, tức là sao chép một hay nhiều bảng từ một CSDL có sẵn vào CSDL hiện hành.

- Link Table:Tạo shortcut liên kết đến các bảng của một CSDL khác, công việc này giống như Import Table nhưng chỉ liên kết bảng chứ không sao chép bảng vào CSDL.

 Quy trình thiết kế bảng bao gồm các bước chính sau:

Bước 1: Tạo tập tin cơ sở dữ liệu Bước 2: Tạo cấu trúc bảng

Bước 3: Cài đặt các khóa chính, khóa ngoại Bước 4: Tạo mối quan hệ cho các bảng Bước 5: Nhập dữ liệu cho bảng

Chi tiết thực hiện các bước:

Bước 1: Tạo tập tin CSDL Bước 1.1: Khởi động Access Bước 1.2: Chọn Blank Database

Bước 1.3: Tại khung File Name| gõ tên CSDL

Bước 1.4: Tại biểu tượng thư mục Open chọn đường dẫn lưu CSDL Bước 1.5: Nhấn Create| OK

Hình 1. 6. Màn hình khởi động Access Bước 2: Tạo cấu trúc bảng

Bước 2.1. Click lên chữ Tables| chọn Design View (hoặc nhấn chuột vào chữ View tại góc trái màn hình)

Hình 1. 7. Cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng Xuất hiện hộp thoại Save

Bước 2.2: Đặt tên Table (bảng)

Bước 2.3: Nhập Tên các cột, kiểu dữ liệu Data type, Độ rộng Field size và các định dạng của cột

Bước 3: Cài đặt các khóa chính, khóa ngoại Bước 3.1: Click chuột lên trường cần tạo khóa chính

Bước 3.2. Chọn Primary Key trên công cụ hoặc Click phải chuột chọn khóa chính Lưu ý:Trường hợp chọn nhiều khóa: Nhấn giữ phím Ctrl trên bàn phím kết hợp nhấn phím trái chuột để làm khóa chính, khóa ngoại.

Ví dụ: Tạo cấu trúc bảng DMKHOA

Hình 1. 8. Cấu trúc bảng DMKhoa Bước 4: Tạo mối quan hệ cho các bảng

Trước khi tạo mối quan hệ, cần lưu ý đóng tất cả các bảng đang mở sau đó thực hiện Click chọn DatabaseTool trên thanh công cụ Ribon| Chọn Relationships

Hình 1. 9. Tạo mối quan hệ cho bảng Xuất hiện hộp thoại Show Table| chọn các bảng|Add | Close

Hình 1. 10. Hộp thoại Show Table

Các kiểu của mối quan hệ sẽ được trình bày chi tiết ở mục 5 thiết lập các mối quan hệ Ví dụ: Mối quan hệ QLSV

Hình 1. 11. Mô hình tạo mối quan hệ QLSV Bước 5: Nhập dữ liệu cho bảng

Bước này sẽ được giới thiệu chi tiết ở mục 6.

 Các thao tác cơ bản trên bảng

Hình 1. 12. Chức năng thực hiện trên bảng

- Lưu bảng: Right click lên Table hoặc nhấn Ctrl +S| xuất hiện hộp thoại Save as| Gõ tên bảng| OK

Hình 1. 13. Lưu bảng

Đóng bảng: Right click lên Table |Close hoặc Close all để đóng một bảng hoặc tất cả các bảng

- Chuyển đổi giữa hai chế độ làm việc trên Table (bảng)

Chế độ Data Sheet View: có màn hình như sau: Chế độ này không dùng để thiết kế cấu trúc bảng

Hình 1. 14. Màn hình xem dữ liệu Chế độ Design View.

Màn hình thiết kế bảng có dạng như sau:

Hình 1. 15. Màn hình thiết kế cấu trúc bảng Trong đó:

- Field Name (tên trường): Do người dùng tùy ý đặt nhưng phải tuân theo những qui định của Access (xem mục tiếp theo)

- Data Type (kiểu dữ liệu): Lựa chọn một kiểu dữ liệu phù hợp nhất cho trường, danh sách các kiểu dữ liệu xem mục tiếp theo.

- Description (chú thích): Không bắt buộc nhập, dùng để giải thích rõ hơn về ý nghĩa và công dụng cho tên trường.

2. Những qui định về trường và kiểu dữ liệu

 Qui định về tên trường (Field Name):

- Chiều dài tối đa là 64 ký tự, kể cả khoảng trắng.

- Phải bắt đầu bằng kí tự chữ hoặc số, không được bắt đầu bằng khoảng trắng (space).

- Không được chứa dấu nháy (‘), dấu chấm câu (.), dấu chấm thang (!), dấu móc vuông ([ ]) để đặt tên.

- Tên trường là duy nhất trong một CSDL.

Lưu ý: Mặc dù tên trường có thể chứa khoảng trắng ở giữa và có thể gõ bằng tiếng việt có dấu, nhưng chúng ta không nên làm thế vì sẽ gặp khó khăn trong các câu lệnh SQL và trong đoạn mã khi lập trình ở Module sau này. Tốt nhất nên đặt tên trường ngắn gọn, không dấu, không khoảng trắng, viết hoa chữ cái đầu từ để dễ đọc.

Ví dụ: Các tên trường hợp lệ: MaSoSV, Họ và tên, So_Luong_Mua Các tên trường không hợp lệ: Ten[KH], BanHet!, H.Ten

 Qui định về kiểu dữ liệu (Data Type):

Khi thiết kế một trường, chúng ta phải chọn cho nó một kiểu dữ liệu thật phù hợp để Access lưu trữ chúng tối ưu, tiết kiệm bộ nhớ và đạt được tốc độ truy xuất dữ liệu nhanh nhất.

MS Access cung cấp một số kiểu dữ liệu cơ bản sau:

Bảng 1. 1. Kiểm dữ liệu cơ bản của Access

Kiểu dữ liệu Dữ liệu vào Kích thước

Text Văn bản Tối đa 255 kí tự

Memo Văn bản nhiều dòng, trang Tối đa 65535 kí tự

Number Số 1,2,4 hoặc 8 byte

Date/ Time Ngày giờ

Currency Tiền tệ (Số) 8 byte

Auto number ACCESS tự động tăng lên một khi một bản ghi được tạo, không

nhập hoặc sửa đổi được. 4 byte Yes/ No Luận lý (Boolen), gồm 2 giá trị

đúng (True), hay sai (False) 1 bit OLE Object Đối tượng kết nhúng (hình ảnh,

Equation…) Tối đa 1 GB

Lookup Wizard

Trường nhận giá trị do người dùng chọn từ 1 bảng khác hoặc 1 danh sách giá trị định trước Hyperlink Liên kết địa chỉ một trang web

(địa chỉ URL)

3. Các thuộc tính của trường (Field Properties)

Sau khi nhập tên trường và xác định kiểu dữ liệu cho nó, chúng ta còn phải thiết lập các thuộc tính của trường nhằm làm tăng tính chặt chẽ của dữ liệu nhập. Ứng với mỗi kiểu dữ liệu Access sẽ có các thuộc tính khác nhau nằm trong 2 thẻ General và Lookup.

3.1. Thẻ General

Gồm có các thuộc tính sau:

 Field Size: Quy định kích thước của trường và tùy thuộc vào từng kiểu dữ liệu - Kiểu Text: Kích thước của trường là độ dài tối đa của chuỗi, tức là số lượng ký tự tối đa mà trường có thể chứa, mặc định là 50.

- Kiểu Number: Có thể chọn một trong các loại sau:

Byte : 0..255

Integer : -32768..32767

Long Integer : -3147483648..3147483647

Single : -3,4 x 10³⁸.. 3,4 x 10³⁸(Tối đa 7 số lẻ)

Double : -1.797 x 10³⁰⁸.. 1.797 x 10³⁰⁸(Tối đa 15 số lẻ)

 Decimal Places:

- Quy định số chữ số thập phân (Chỉ sử dụng trong kiểu Single và Double), tối đa là 15 chữ số.

- Đối với kiểu Currency mặc định Decimal Places là 2.

 Format:Quy định dạng hiển thị dữ liệu, tùy thuộc vào từng kiểu dữ liệu - Kiểu chuỗi: Gồm 3 phần

<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>

Trong đó:

<Phần 1>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp có chứa văn bản

<Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp không chứa văn bản

<Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp Null Các ký tự dùng để định dạng chuỗi:

Bảng 1. 2. Các ký tự định dạng chuỗi

Ký tự Tác dụng

@ Chuỗi ký tự

> Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in hoa

< Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in thường

“Chuỗi ký tự” Chuỗi ký tự giữa hai dấu nháy Ví dụ:

Các định dạng Dữ liệu Hiển thị

@@@-@@@ 123456

Abcdef 123-456

abc-def

> Tinhoc TINHOC

< TINHOC tinhoc

- Kiểu Number

Định dạng do Access cung cấp

Bảng 1. 3. Định dạng kiểu số (Number) do Access cung cấp

Dạng Ý nghĩa Dữ liệu Hiển thị

General Number Định dạng chung 1234.5 1234.5 Currency Định dạng kiểu tiền tệ 1234.5 $1.234.50

Fixed Định dạng chẵn 1234.5 1234

Standard Định dạng chuẩn 1234.5 1,234.50

Pecent Định dạng phần trăm 0.825 82.50%

Scientific Định dạng khoa học 1234.5 1.23E+03 Định dạng do người sử dụng:

<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>;<Phần 4>

<Phần 1>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số dương.

<Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số âm

<Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số bằng Zero

<Phần 4>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null Các ký tự định dạng

Bảng 1. 4. Định dạng kiểu số (Number) do người dùng

Ký tự Tác dụng

. (Period) Dấu chấm thập phân , (Comma) Dấu phân cách ngàn

0 Ký tự số (0-9)

# Ký tự số hoặc khoảng trắng

$ Dấu $

% Phần trăm

Ví dụ:

Định dang Hiển thị

0;(0);;”Null” Số dương hiển thị bình thường Số âm được bao giữa hai dấu ngoặc Số zero bị bỏ trống

Null hiển thị Null

+0.0;-0.0;0.0 Hiển thị dấu + phía trước nếu số dương Hiển thị dấu – phía trước nếu số âm Hiển thị 0.0 nếu âm hoặc Null - Kiểu Date/ Time

Các kiểu định dạng do Access cung cấp

Bảng 1. 5. Định dạng kiểu Date/Time do Access cung cấp

Dạng Ý nghĩa Hiển thị

General Date Định dạng đầy đủ 02/03/08 5:10:30 PM Long Date Định dạng ngày dài Friday, March 02, 2008 Medium Date Định dạng ngày bình 02-Mar-2008

thường

Short Date Định dạng ngày ngắn 02/03/08 Long Time Định dạng giờ dài 6:20:00 PM Medium Time Định dạng giơ bình

thường 6:20 PM

Short Time Định dạng 18:20

Các ký tự định dạng

Bảng 1. 6. Các ký tự định dạng kiểu Date/Time

Ký tự Tác dụng

: (colon) Dấu phân cách giờ

/ Dấu phân cách ngày

D Ngày trong tháng (1-31)

Dd Ngày trong tháng (01-31)

Ddd Ngày trong tuần (Sun-Sat)

W Ngày trong tuần (1-7)

WW Tuần trong năm (1-54)

M Tháng trong năm (1-12)

MM Tháng trong năm (01-12)

Q Quý trong năm (1-4)

Y Ngày trong năm (1-366)

Yy Năm (01-99)

H Giờ (0-23)

N Phút (0-59)

S Giây (0-59)

Ví dụ:

Định dạng Hiển thị

Ddd,”mmm d”,yyyy Mon, Jun 2, 2008

Mm/dd/yyyy 01/02/2008

- Kiểu Yes/ No Các kiểu định dạng

Bảng 1. 7. Các định dạng kiểu Yes/No

Định dạng Tác dụng

Yes/ No Đúng/Sai

True/ False Đúng/ Sai

On/ Off Đúng/ Sai

Định dạng do người sử dụng gồm 3 phần:

<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>

Trong đó:

<Phần 1>: Bỏ trống

<Phần 2>: Trường hợp giá trị trường đúng

<Phần 3>: Trường hợp giá trị trường sai Ví dụ

Định dạng Hiển thị

Trường hợp True Trường hợp False

;”Nam”;”Nữ” Nam Nữ

;”Có”;”Không” Có Không

- Input Mask (Mặc nạ nhập liệu) :

Thuộc tính này dùng để quy định khuôn mẫu nhập dữ liệu cho một trường.

Các ký tự định dạng trong Input Mask

Bảng 1. 8. Các ký tự định dạng trong Input Mask

Ký tự Ý nghĩa đại diện

0 Chữ số từ 09, bắt buộc nhập, không nhập dấu [+] hoặc [-]

9 Chữ số từ 0 9 và khoảng trắng, không bắt buộc nhập, không nhập dấu [+] hoặc [-]

# Chữ số từ 0 9 và khoảng trắng, không bắt buộc nhập, cho nhập dấu [+] hoặc [-]

L Chữ cái từ AZ, bắt buộc nhập.

? Chữ cái từ AZ, bắt buộc nhập.

a Chữ cái hoặc chữ số, không bắt buộc nhập A Chữ cái hoặc chữ số, bắt buộc nhập

& Bất kỳ một ký tự nào hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập

C Bất kỳ một ký tự nào hoặc khoảng trắng, không bắt buộc nhập

< Các ký tự bên phải được đổi thành chữ thường

> Các ký tự bên phải được đổi thành chữ hoa

! Dữ liệu được ghi từ phải sang trái Ví dụ

Input Mask Dữ liệu nhập vào

(000)000-0000 (054)828-8282

(000)AAA-A (123)124-E

>00L0000 40D1296

- Caption

Quy định nhãn cho trường, nhãn này sẽ hiển thị thay thế tên trường khi chúng ta chuyển sang chế độ nhập liệu (Datasheet View)

- Default value

Quy định giá trị mặc nhiên cho trường khi nhập mới dữ liệu, trừ dữ liệu kiểu Auto number và OLE Object.

- Validation Rule và Validation Text

Quy định quy tắc hợp lệ dữ liệu (Validation Rule) để giới hạn giá trị nhập vào cho một trường. Khi giới hạn này bị vi phạm sẽ có câu thông báo ở Validation Text.

Các phép toán có thể dùng trong Validation Rule.

Bảng 1. 9. Các phép toán dùng trong Validation Rule

Các toán tử Phép toán Tác dụng

Toán tử so sánh >,<,>=,<=,=,<>

Toán tử logic Or, And, Not Hoặc, và, phủ định Toán tử về

chuỗi Like Giống như

Chú ý: Nếu hằng trong biểu thức là kiểu ngày thì nên đặt giữa 2 dấu # Ví dụ:

Validation Rule Tác dụng

<>0 Khác số 0

Like”*Anh*” Trong chuỗi phải chứa Anh

<#25/02/08# Trước ngày 25/02/08

>=#01/01/73# and <=#12/03/73# Trong khoảng từ 01/01/73 đến 12/03/73

= “Nam” or = “Nữ” Chỉ nhập “Nam” hoặc “Nữ”

- Required

Có thể quy định thuộc tính này để bắt buộc hay không bắt buộc nhập dữ liệu cho trường.

Bảng 1. 10. Bảng thuộc tính Required

Required Tác dụng

Yes Bắt buộc nhập dữ liệu

No Không bắt buộc nhập dữ liệu

- AllowZero Length

Thuộc tính này cho phép quy định một trường có kiểu Text hay memo có thể hoặc không thể có chuỗi có độ dài bằng 0.

 Chú ý: Cần phân biệt một trường chứa giá trị Null (chưa có dữ liệu) và một trường chứa chuỗi có độ dài bằng 0 (có dữ liệu nhưng chuỗi rỗng “”).

Bảng 1. 11. Bảng thuộc tính AllowZero Length

AllowZero Length Tác dụng

Yes Chấp nhận chuỗi rỗng

No Không chấp nhận chuỗi rỗng

- Indexed

Quy định thuộc tính này để tạo chỉ mục trên một trường. Nếu chúng ta lập chỉ mục thì việc tìm kiếm dữ liệu nhanh hơn và tiện hơn

Bảng 1. 12. Bảng thuộc tính Indexed

Index Tác dụng

Yes (Dupplicates OK) Tạo chỉ mục có trùng lặp Yes (No Dupplicates) Tạo chỉ mục không trùng lặp

No Không tạo chỉ mục

Chú ý:

Khi bảng chỉ có duy nhất 1 trường làm khóa chính thì thuộc tính Index của trường này phải chọn là Yes (No Dupplicates).

Tất cả các trường là khóa ngoại trong bảng thuộc tính Index phải chọn Yes (Dupplicates OK)

Khi một bảng có nhiều trường làm khóa chính, thuộc tính Index của các trường phải chọn Yes (Dupplicates OK)

- New Value

Thuộc tính này chỉ đối với dữ liệu kiểu Autonumber, quy định cách thức mà trường tự động điền số khi thêm bản ghi mới vào

Bảng 1. 13. Bảng thuộc tính New Value

New Value Tác dụng

Increment Tăng dần

Random Lấy số ngẫu nhiên

3.2 Thẻ Lookup

Là cách thức để lấy dữ liệu từ một trường trong bảng khác hoặc chọn dữ liệu từ một danh sách định sẵn trước. Cách này ngoài giúp giảm thời gian trong việc nhập dữ liệu còn làm việc nhập liệu được chính xác hơn.

 Trường hợp chọn dữ liệu từ một danh sách định trước:

- Mở bảng ở chế độ thiết kế (Design View)Chọn trường cần tạo Lookup - Chọn thẻ “Lookup”:

Tại Display Control: Chọn giá trị “List box” hoặc “Combo box”

Tại Row Source Type: Chọn “Value List”

Tại Row Source: Nhập danh sách giá trị lựa chọn phân cách bằng dấu “;”

Tại List Rows: Số lượng bản ghi tối đa hiển thị trong danh sách Tại List Width: Độ rộng của Combo box (tính bằng inch).

Ví dụ: Trong CSDL QuanLySinhVien.accdb, trường MaKH trong bảng DMKhoa có giá trị nhập lấy từ danh sách {“TH”; “NN”; “CK”; “DP”; “HH”; “DT”} như hình sau:

Hình 1. 16. Dữ liệu được chọn cho trường MaKH trong bảng DMKhoa Thì việc thiết kế dữ liệu nhập cho trường MaKH sử dụng thẻ Lookup như sau:

Hình 1. 17. Các thuộc tính qui định cho trường lấy dữ liệu từ một danh sách định sẵn - Trường hợp chọn dữ liệu từ một trường trong bảng khác:

- Mở bảng ở chế độ thiết kế (Design View)| Chọn trường cần tạo Lookup

- Chọn thẻ“Lookup”:

TạiDisplay Control:Chọn giá trị “List box” hoặc “Combo box”

TạiRow Source Type: Chọn “Table/Query”

TạiRow Source: Chọn bảng hoặc truy vấn nguồn

TạiColumn count: Số trường trong bảng nguồn sẽ hiển thị TạiList Rows: Số lượng bản ghi tối đa hiển thị trong danh sách Tại List Width: Độ rộng của Combo box (tính bằng inch).

Ví dụ: Trên CSDL QuanLySinhVien.accdb, bảng SinhVien có khóa ngoại là MaKhoa.

Dữ liệu tại trường MaKhoa ở bảng SinhVien phải là một trong các giá trị MaKh ở bảng DMKhoa (MaKh là khóa chính ở bảng DMKhoa). Điều này dễ làm người sử dụng mất thời gian tra cứu và dễ sai sót. Lookup là một công cụ dùng để giải quyết vấn đề này, nó cho phép chúng ta nhập dữ liệu cho trường MaKhoa bảng SinhVien đơn giản bằng cách lấy dữ liệu từ trường MaKh ở bảng DMKhoa thông qua một Combo box hoặc List box.

Hình 1. 18. Các thuộc tính qui định cho trường lấy dữ liệu từ một trường trong bảng 4. Cài đặt khóa chính và lưu bảng

4.1. Cài đặt khóa chính

Khi chọn 1 trường làm khóa chính cho bảng, chúng ta cần lưu ý các điểm sau:

- MS Access không chấp nhận các giá trị trùng nhau hay trống (null) trong trường khóa chính.

- Chúng ta sẽ dùng các giá trị trong trường khóa chính để truy xuất các bản ghi trong CSDL, do đó các giá trị trong trường này không nên quá dài vì khó nhớ và khó gõ vào.

- Kích thước của khóa chính ảnh hưởng đến tốc độ truy xuất CSDL. Để đạt hiệu quả tối ưu, dùng kích thước nhỏ nhất để xác định mọi giá trị cần đưa vào trường

- Không phải mọi trường đều có thể làm khóa chính, mà chỉ có các trường có các kiểu dữ liệu không phải là Memo và OLE Object, Hyper Link

Cài đặt khóa chính:

- Chọn trường muốn thiết lập khóa. Nếu khóa chính gồm 2 trường trở lên thì chọn cùng lúc các trường tham gia khóa, có thể kết hợp phím Ctrl để chọn các trường không liên tục.

 Thực hiện lệnh Edit – Primary Key hoặc nhấp chọn nút khóa trên thanh công cụ của mục này.

 Nếu muốn bỏ khóa chính thì thực hiện lệnh Edit – Primary Key hoặc nhấp chọn nút khóa trên thanh công cụ một lần nữa.

Lưu ý:

Nếu lưu bảng mà quên thiết lập khóa chính thì Access sẽ đưa ra cảnh báo, đồng thời gợi ý có muốn để Access tự động tạo khóa hay không. Nếu bấm Yes, Access sẽ tạo một trường mới tên là ID (Kiểu Auto Number) rồi ấn định nó làm khóa chính. Tốt nhất chúng ta nên nhấn nút Cancel để quay lại đặt khóa chính cho bảng.

Hình 1. 19. Cảnh báo bảng không có khóa chính 4.2. Lưu bảng

 Chọn FileSave hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ.

 Gõ tên bảng vào hộp thoại Save As rồi nhấn OK.

Hình 1. 20. Cửa sổ Save As để nhập tên bảng 5. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

5.1 Tại sao phải tạo mối quan hệ giữa các bảng

Các bảng trong một cơ sở dữ liệu theo mô hình quan hệ thường ngay sau khi thiết kế xong, các bảng phải được tạo mối quan hệ (relationship). Khi thiết lập xong mối quan hệ, tính nhất quán của dữ liệu được đảm bảo tốt hơn, và cũng qua mối quan hệ có thể trao đổi qua lại dữ liệu giữa các bảng.

2.2 Các loại quan hệ giữa các bảng a. Quan hệ một - một (1 - 1)

- Trong quan hệ một - một, mỗi bản ghi trong bảng A có tương ứng với một bản ghi trong bảng B và ngược lại mỗi bản ghi trong bảng B có tương ứng duy nhất một bản ghi trong bảng A.

- Ví dụ: Cho 2 bảng dữ liệu

Bảng SinhVien(MaSV, Ten, NgaySinh, GioiTinh) và bảng KetQua(MaSV, Diem)

Hình 1. 21. Quan hệ 1-1

Bảng SinhVien và KetQua có mối quan hệ 1-1 dựa trên trường MaSV.

b. Quan hệ một - nhiều (1 - ∞)

 Là mối quan hệ phổ biến nhất trong CSDL, trong quan hệ một nhiều: Một bản ghi trong bảng A sẽ có thể có nhiều bản ghi tương ứng trong bảng B, nhưng ngược lại một bản ghi trong bảng B có duy nhất một bản ghi tương ứng trong bảng A.

 Ví dụ: Trong một khoa của một trường học nào đó có nhiều sinh viên, nhưng một sinh viên thuộc một khoa nhất định. Ta có 2 bảng dữ liệu như sau:

Bảng DMKHOA(MaKhoa, TenKhoa, sodthoai) Bảng SinhVien(Makhoa, Ten, Quequan, lop)

Hình 1. 22. Quan hệ nhiều - nhiều (1 -∞) c. Quan hệ nhiều - nhiều (∞ -∞)

 Trong quan hệ nhiều - nhiều, mỗi bản ghi trong bảng A có thể có không hoặc nhiều bản ghi trong bảng B và ngược lại mỗi bản ghi trong bảng B có thể có không hoặc nhiều bản ghi trong bảng A.

 Khi gặp mối quan hệ nhiều - nhiều để không gây nên sự trùng lặp và dư thừa dữ liệu thì người ta tách quan hệ nhiều- nhiều thành 2 quan hệ một - nhiều bằng cách tạo ra một bảng phụ chứa khoá chính của 2 bảng đó.

 Ví dụ: Một giáo viện có thể dạy cho nhiều trường và một trường có nhiều giáo viên tham gia giảng dạy. Đây là một mối quan hệ nhiều- nhiều

Bảng DSGV(MaGV, TenGV)

Bảng DSTRUONG(MaTruong, TenTruong) Tạo ra bảng PHANCONG(MaGV, MaTruong)

Hình 1. 23. Quan hệ nhiều - nhiều (∞ -∞)

- Bảng DanhSachGV và bảng PHANCONG có mối quan hệ 1- ∞ dựa trên trường MaGV.

- Bảng DSTruong và bảng PHANCONG có mối quan hệ 1- ∞ dựa trên trường MaTruong.

5.3 Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

Bước 1: Tại thanh Menu chọn Database Tool| Relationships

Hình 1. 24. Cửa sổ relationships Xuất hiện cửa sổ Show Table

Hình 1. 25. Cửa sổ Show Table Bước 2: Chọn bảng cần thiết lập quan hệ|Addvà Close.

Lưu ý: Trường hợp không thấy cửa sổ Show Table: Click phải lên màn hình| Chọn Show Table

Hình 1. 26. Chức năng hiển thị bảng

Bước 3: Kéo trường liên kết của bảng quan hệ vào trường của bảng được quan hệ (Table related)

Hình 1. 27. Giao diện tạo mối quan hệ giữa hai bảng Xuất hiện hộp thoại:

Hình 1. 28. Cửa sổ Edit Relationships

Bước 4:ChọnEnforce Referential Integrity:ràng buộc tham chiếu toàn vẹn Thiết lập thuộc tính tham chiếu toàn vẹn trong quan hệ

Cascade Update Related Fields: Ràng buộc cập nhật dữ liệu, khi dữ liệu trên khoá chính của bảng bên một thay đổi thì Access sẽ tự động cập nhật thay đổi đó vào các trường tương ứng (có quan hệ) trên các bảng bên nhiều, hay nói cách khác, dữ liệu ở bảng bên nhiều cũng thay đổi theo.

Cascade Delete Related Records: Ràng buộc xóa dữ liệu, khi dữ liệu trên bảng bên một bị xoá thì dữ liệu trên bảng bên nhiều cũng sẽ bị xoá.

Bước 5: Chọn nútCreate Lưu ý:

Quan hệ có tính tham chiếu toàn vẹn sẽ đảm bảo các vấn đề sau:

- Khi nhập dữ liệu cho trường tham gia quan hệ ở bên nhiều thì phải tồn tại bên một - Không thể xoá một bản ghi của bảng bên một nếu trong quan hệ đã tồn tại những bản ghi bên nhiều có quan hệ với bản ghi bên một đó

Trường hợp vi phạm các quy tắc trên sẽ nhận được thông báo lỗi a. Kiểu kết nối (Join type)

- Trong quá trình thiết lập quan hệ giữa các bảng, nếu không chọn nút Create, chọn nút Join Type để chọn kiểu liên kết

Hình 1. 29. Cửa sổ Join Properties Mục 1: Liên kết nội (Inner Join)

Mục 2 và 3 là liên kết ngoại (Outer Join) b. Điều chỉnh các mối quan hệ

 Mở cửa sổ quan hệ Database Tools/ Relatioships)

 Click chuột phải lên mối quan hệ giữa các bảng, chọn Edit Relationships c. Xoá các mối quan hệ

 Mở cửa sổ quan hệ Database Tools/ Relatioships)

 Click chuột phải lên mối quan hệ giữa các bảng, nhấn Delete

Hình 1. 30. Sửa, Xóa mối quan hệ 6. Nhập dữ liệu cho bảng

- Nếu đang mở bảng ở chế độ “Design View” thì nhấn nút “Datasheet View” để chuyển sang chế độ nhập liệu, còn nếu đang ở cửa sổ database thì chọn bảng cần nhập dữ liệu rồi kích phải chọn “Open” (hoặc nhấp đúp chuột vào tên bảng).

- Nhập dữ liệu vào bảng theo từng bản ghi (từng hàng), tránh tình trạng nhập dữ liệu theo từng cột (trường). Dữ liệu sẽ tự động được lưu lại. Ở đây có các ký hiệu chúng ta cần biết công dụng của chúng.

- Bản ghi hiện thời

- Bản ghi đang nhập dữ liệu - Bản ghi mới

- Thông thường nhập dữ liệu cho các trường phía 1 trong mô hình relationship trước sau đó nhập dữ liệu cho bảng phía nhiều sau, nhờ vậy mà dữ liệu không bị vi phạm ràng buộc toàn vẹn.

Hình 1. 31. Màn hình nhập liệu cho bảng a. Bổ sung bản ghi mới cho CSDL

Đang đứng tại một bản ghi nào đó (không phải là bản ghi mới), chọn nút trên thanh công cụ hoặc thực hiện lệnh Insert – New Record

b. Di chuyển giữa các bản ghi

Ta có thể di chuyển qua lại giữa các bản ghi bằng cách dùng công cụ Chọn lựa bản ghi (Record Selector)

c. Nhập dữ liệu cho bản ghi

Khi đang nhập dữ liệu cho một bản ghi nào đó, thì đầu hàng của bản ghi đó cuất hiện biểu tượng.

Bảng 1. 14. Bảng tổ hợp phím nhập dữ liệu cho bản ghi

Tổ hợp phím Tác dụng

Tab Sang ô kế tiếp

Shift Tab Sang ô phía trước

Home Đến đầu dòng

End Đến cuối dòng

Ctrl Home Đến bản ghi đầu tiên

Ctrl End Đến bản ghi cuối cùng

Shift F2 Zoom

 Theo chuẩn, khi nhập dữ liệu thì Access sẽ lấy Font mặc định là Arial. Để không phụ thuộc vào điều này, ta nên chọn Font trước khi tiến hành nhập dữ liệu bằng cách trong chế độ hiển thị Datasheet, thực hiện lệnh Format – Font… hoặc chúng ta có thể thay đổi font chữ mặc định bằng cách sau: Chọn menu Tools Optionschọn thẻ DatasheetThay đổi giá trị trong hộp thoại Font (Default Font).

 Lưu ý: Đối với trường kiểu OLE Object (Kiểu dữ liệu nhúng, có thể chứa các tập tin ảnh, âm thanh, tập tin văn bản hay các loại tập tin khác), muốn nhập dữ liệu thì thực hiện các bước sau:

- Nhập chuột trái tại bản ghi cần nhập của trường OLE

- Chọn menu Insert |Object, Access sẽ xuất hiện cửa sổ như hình sau:

Hình 1. 32. Nhập liệu cho trường kiểu OLE Object

 Nếu muốn tạo mới một tập tin thì chọn “Create New” | bấm OK

 Nếu muốn lấy một đối tượng có sẵn từ một tập tin trên đĩa thì chọn

“Create Form File”|Nhấn nút “Browse” để tìm vị trí của tập tin cần chèn trên đĩa | bấm OK để nhúng đối tượng vào CSDL của mình.

 Nếu chỉ muốn liên kết với tập tin đối tượng (Không nhúng) thì đánh dấu vào tùy chọn “Link”, chọn cách này thì khi di chuyển tập tin CSDL sang máy khác thì phải chép kèm theo nhữn tập tin mà nó đang liên kết đến.

d. Chọn các bản ghi

 Đánh dấu chọn bản ghi

 Chọn Edit| Select Record: Để chọn bản ghi hiện hành

 Chọn Edit| Select all Record để chọn toàn bộ e. Xóa bản ghi

Chọn các bản ghi cần xóa, sau đó thực hiện lệnh Edit – Delete (Hoặc nhấn phím DELETE) hoặc chọn nút “Delete Record” trên thanh công cụ

7. Sắp xếp dữ liệu và lọc dữ liệu 7.1 Sắp xếp dữ liệu

a. Sắp xếp trên một trường

 Đặt con trỏ tại trường cần sắp xếp

 Thực hiện lệnh Home| Sort Ascending (Nếu sắp xếp tăng dần)

| Sort Descending (Nếu sắp xếp giảm dần) b. Sắp xếp trên nhiều trường

 Chọn các trường muốn sắp xếp phải liền kề nhau

 Thực hiện lệnh Home | Sort Ascending (Nếu sắp xếp tăng dần)

|Sort Descending (Nếu sắp xếp giảm dần) Lưu ý:

- Các trường này phải sắp xếp cùng một kiểu hoặc là tăng dần hoặc là giảm dần (không thể một trường là sắp xếp tăng dần, một trường thì giảm dần được)

- Phải di chuyển các cột theo thứ tự ưu tiên cột bên trái trước, bên phải sau.

Ví dụ: Sắp xếp thứ tự cột GioiTinh tăng, nếu trùng GioiTinh thì sắp tăng dần theo NgaySinh.

Chúng ta phải di chuyển hai cột theo thứ tự GioiTinh trước NgaySinh (thứ tự ưu tiên).

Hình 1. 33. Sắp xếp dữ liệu trên nhiều trường 7.2 Lọc dữ liệu

Mở bảng ở chế độ Datasheet View. Chọn thực đơn Records  Filter. Chọn các chức năng lọc dữ liệu tương ứng

Hình 1. 34. Thực đơn Records|Filter - Lọc theo biểu mẫu (Filter by Form)

- Lọc khác chọn (Filter Excluding Selection) - Lọc theo cách khác (Advanced Filter/Sort)

a. Lọc theo biểu mẫu (Filter by Form)

Chỉ cho phép lọc dữ liệu với phép so sánh bằng (=) và phép toán logic And, Or Ví dụ: Lọc những sinh viên có nơi sinh là “Hà Nội” hoặc “Sài Gòn”

- Mở bảng SinhVien ở chế độ Datasheet View. Chọn thực đơn Records| Filter|

Filter by Form

- Tại tab “Look for”, kích vào trường “NoiSinh” chọn “Hà nội”

Hình 1. 35. Chọn điều kiện lọc “Hà nội tại tab “Lookup for”

- Tại tab “Look for”, kích vào trường “NoiSinh” chọn “Hà nội”

- Tại tab “Or”, kích vào trường “NoiSinh” chọn “Sài gòn”

Hình 1. 36. Chọn điều kiện lọc “Sài gòn” tại tab “Or”

- Kết quả khi nhắp vào biểu tượng Apply Filter

Hình 1. 37. Kết quả lọc các mẫu tin có nơi sinh là “hà nội” hoặc “sài gòn”

- Muốn trở lại bình thường như ban đầu, kích vào biểu tượng b. Lọc theo chọn (Filter by Selection)

Nếu con trỏ chuột đang bôi đen chọn giá trị nào thì kết quả của lọc theo chọn (Filter by Selection) sẽ lọc các mẫu tin có giá trị trùng với giá trị đang chọn.

Ví dụ: Lọc các sinh viên có tên là chính

- Mở bảng SinhVien ở chế độ Datasheet View. Dùng chuột bôi đen tên sinh viên là “Chính”

Hình 1. 38. Bôi đen “Chính” tại trường HoTenSV

- Chọn thực đơn Records| Filter| Filter by Selection - Thì kết quả lọc sẽ hiện ra như sau:

Hình 1. 39. Kết quả lọc các sinh viên tên là “Chính”

Muốn trở lại bình thường như ban đầu, kích vào biểu tượng c. Lọc khác chọn (Filter Excluding Selection)

Nếu con trỏ chèn đang ở cell nào đó, chọn Records| Filter| Filter Excluding Selection sẽ lọc các mẫu tin theo cột có giá trị khác với cell đang chọn.

Ví dụ: Lọc các mẫu tin có nơi sinh khác “Sài gòn”

- Mở bảng SinhVien ở chế độ Datasheet View. Đặt con trỏ chèn tại ô có nơi sinh là “Sài gòn”.

Hình 1. 40. Đặt con trỏ chèn tại cell “Sài gòn” của cột NoiSinh - Chọn thực đơn Records| Filter| Filter Excluding Selection

- Thì kết quả lọc sẽ hiện ra như sau:

Hình 1. 41. Kết quả lọc các sinh viên có nơi sinh khác “Sài gòn”

- Muốn trở lại bình thường như ban đầu, kích vào biểu tượng d. Lọc theo cách khác (Advanced Filter/ Sort)

 Với cách lọc này, Access đưa ra bảng lọc dữ liệu dạng QBE (Query By Example) trong Query.

 Chúng ta có thể kết hợp các điều kiện phức tạp, các hàm tính toán, và các phép toán logic And, Or.

 Nếu điều kiện ghi trên cùng một cột để thể hiện phép toán logic Or, và trên cùng một dòng thì thể hiện phép toán logic And.

Ví dụ: Lọc các sinh viên có tên là “Chính” và ngày sinh từ ngày 1/1/1975 đến 1/1/1977

- Mở bảng SinhVien ở chế độ Datasheet View. Chọn thực đơn Records| Filter|

Advanced Filter| Sort

- Đưa vào các điều kiện lọc như sau:

Hình 1. 42. Bảng điều kiện lọc dữ liệu - Kết quả khi nhắp vào biểu tượng Apply Filter

Hình 1. 43. Kết quả lọc các mẫu tin có tên là “Chính” và ngày sinh từ 1/1/1995 đến 1/1/1997

- Muốn trở lại bình thường như ban đầu, kích vào biểu tượng CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP

A. Câu hỏi

1. Nêu khái niệm khóa chính, khóa ngoại? Khi chọn một trường làm khóa chính cần chú ý những gì?

2. Trình bày các cách tạo bảng?

3. Giải thích các qui định về tên trường? Cho ví dụ minh họa?

4. Nêu các kiểu dữ liệu cơ bản trong Access?

5. Trình bày thuộc tính Field Size đối với kiểu Text và Number?

6. Nêu thuộc tính Decimal Places?

7. Giải thích thuộc tính Format đối với kiểu chuỗi, Number, DateTime và kiểu YesNo?

8. Input Mask là gì? Nêu các kí tự định dạng trong thuộc tính Input Mask?

9. Caption và default Value là gì?

10. Trình bày công dụng thuộc tính Validation rule và Validation Text? Cho ví dụ minh họa?

11. Nêu thuộc tính Allow Zero Length? Chuỗi như thế nào gọi là chuỗi có độ dài bằng 0?

12. Trình bày thuộc tính Indexed?

13. Thuộc tính New Value được sử dụng khi nào? Thiết lập cho thuộc tính New Value như thế nào?

14. Có bao nhiêu cách để lấy dữ liệu có sẵn bằng Lookup? Trình bày thao tác cụ thể của từng cách?

15. Trình bày cách cài đặt khóa chính?

16. Nêu cụ thể các cách lưu bảng?

17. Trình bày thao tác nhập dữ liệu?

18. Để thay đổi Font chữ mặc định khi nhập dữ liệu cho bảng ta phải thực hiện thao tác gì?

19. Trình bày thao tác sắp xếp dữ liệu và lọc dữ liệu? Cho ví dụ minh họa?

20. Tại sao phải tạo mối quan hệ giữa các bảng?

21. Nêu các loại mối quan hệ giữa các bảng?

22. Trình bày cách thiết lập mối quan hệ, điều chỉnh và xóa mối quan hệ giữa các bảng?

B. Bài tập

Bài 1.Các tên trường nào sau đây là hợp lệ ? a. Mã sinh viên, Ten !SV

b. MaSV, TenSV

c. Ma[sv], Tên sinh viên d. Ma.SV, Tên :SV

Bài 2.Hãy qui định thuộc tính Input Mask cho các trường sau :

a. Trường MaSV : Tự động viết hoa, có 2 kí tự đầu là chữ, 3 kí tự sau là số b. Trường DienThoai : Dữ liệu nhập vào là 10 kí tự số, 3 kí tự đầu đặt trong ngoặc ( ).

Bài 3.Mở CSDL QuanLySinhVien.accdb đã tạo ở bài mở đầu Tạo cấu trúc các Table như sau:

a. DMKhoa (Danh mục khoa)

Field Name Data Type Field Size Format Required

MaKH Text 3 >[Blue] Yes

TenKhoa Text 30 Yes

MaKH được lấy từ danh sách định sẵn gồm {NN,TH,HH,DT,CK,DP}

b. SinhVien (Sinh Viên)

Field Name Data Type Field Size Format Required

MaSV Text 3 >[Blue] Yes

HoSV Text 30 Yes

TenSV Text 15 Yes

GioiTinh Yes/No

NgaySinh Date/Time dd/mm/yy Yes

NoiSinh Text 10

DiaChi Text 20

Quan Text 10

MaKH Text 3 Yes

HocBong Number Long Integer

MaSV có 3 kí tự, kí tự đầu là chữ, 2 kí tự sau là số.

GioiTinh thì hiển thị là Nam, Nữ

MaKH được lấy từ giá trị của trường MaKH trong bảng DMKhoa HocBong phải luôn luôn lớn hơn hoặc bằng 0.

c. MonHoc (Môn học)

Field Name Data Type Field Size Format Required

MaMH Text 3 > Yes

TenMH Text 20 Yes

SoTiet Number byte Yes

Số tiết phải luôn luôn lớn hơn 0, mặc nhiên là 45.

d. KetQua (Kết quả)

Field Name Data Type Field Size Format Required

MaSV Text 3 > Yes

MaMH Text 3 > Yes

Diem Number Single

MaSV được lấy từ giá trị của trường MaSV trong bảng SinhVien.

MaMH được lấy từ giá trị của trường MaMH trong bảng MonHoc.

Diem thì từ 0 đến 10, mặc định là 0.

Lưu ý: Các Khóa chính trong bảng là in đậm và gạch dưới

 Hãy thiết lập mối quan hệ (Relationships) cho các bảng

 Nhập liệu cho các bảng như sau:

Table:DMKhoa

MaKH TenKhoa

NN Ngoại ngữ

TH Tin Học

HH Hóa Học

DT Điện tử

CK Cơ khí

DP Đông Phương

Table: SinhVien

Table : MONHOC

MaMH TenMH SoTiet

01 Cơ sở Dữ liệu 45

02 Trí tuệ Nhân tạo 45

03 Truyền Tin 45

04 Đồ Họa 60

05 Văn Phạm 60

06 Đàm thọai 60

07 Vật Lý Nguyên Tử 45

08 Vật Lý Địa Cầu 45

09 Triết học Đông Phương 75 10 Triết Học Tây Phương 75 Table: KETQUA

MaSV MaMH Diem

A01 01 2

A01 03 7

A02 01 5

A02 03 10

A02 05 9

A02 06 6.5

A03 01 5

A03 03 3

A03 05 10

A04 05 4

A05 06 8

A06 01 7

B01 03 3

B01 02 6

B02 04 10

B02 01 7

B03 03 6

B04 05 3

B04 06 4

 Hãy sắp xếp theo trường MaKh tăng dần trong bảng DMKhoa

 Hãy sắp xếp theo trường NoiSinh, Quan giảm dần trong bảng SinhVien

 Hãy lọc các sinh viên có tên là Chính

 Hãy lọc các sinh viên có nơi sinh là Sài gòn hoặc Hà nội

 Hãy lọc các sinh viên có Quan khác Q3

 Hãy lọc các sinh viên có ngày sinh từ 1/1/1995 đến 1/1/1997

Bài 4.Hãy tạo CSDL có tên là QuanLyBanHang.accdb, gồm các bảng sau :

Hãy thiết lập các tên trường, thuộc tính tương ứng với các dữ liệu cho ở các bảng sau : Bảng: KhachHang

MaKH HoTenKH Diachi DienThoai

B145 Cửa Hàng số 2 Q4 20 Trần Phú Q2 (08)6547893

D100 Công Ty Cổ Phần Đầu tư 22 Ngô Quyền Q5 (08)6123564 L010 Cửa Hàng Bách Hóa Q1 155 Trần Hưng Đạo (08)5456123

S001 Công Ty XNK Hoa Hồng 123 Trần Phú (08)3564237

S002 Công Ty VHP Tân Bình 10 Lý thường

Kiệt (08)5545458

Bảng:NhanVien

MaNV HoNV TenNV GioiTinh NgaySinh DiaChi DienThoai

MaNV HoNV TenNV GioiTinh NgaySinh DiaChi DienThoai

1 Lê văn Tám Nam 12/10/1965 45 Trần Phú 86452345

2 Trần thị Lan Nữ 20/10/1970 15 Nguyễn Trãi Q5

3 Tạ thành Tâm Nam 10/12/1965 20 Võ thị Sáu 85656666 4 Ngô Thanh Sơn Nam 20/12/1950 22 Trần Phú

5 Lê thị Thủy Nữ 10/10/1970 25 Ngô Quyền 97654123

Bảng:HoaDon Bảng: ChiTietHD

MaHD MaKH MaNV NgayLapHD NgayNhanHang

1 S001 1 28/06/1999 10/07/1999

2 L010 2 29/06/1999 12/07/1999

3 S002 1 04/07/1999 12/07/1999

4 B145 4 05/07/1999 10/07/1999

5 D100 3 06/07/1999 20/07/1999

6 S001 2 07/07/1999 21/07/1999

Bảng:SanPham

MaSP TenSP DonViTinh DonGia

B01 Bia 33 Lon 4000

B02 Bia Tiger Lon 5000

B03 Bia Heneken Lon 6000

R01 Rượu Bình tây Chai 20000

R02 Rượu Napoleon Chai 15000

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng và nhập dữ liệu cho các bảng như trên.

Bài 5.Hãy tạo CSDL có tên là QuanLySach.accdb, gồm các bảng sau : DocGia(MaDocGia, HoDocGia,TenDocGia, NamSinh)

Sach(MaSach, TenSach, LanXB, NamXB) PhieuMuon(MaPM,MaDocGia, NgayMuon) ChiTietPM(MaPM, MaSach, GhiChu)

 Tự thiết lập các thuộc tính cho các trường sao cho phù hợp.

 Sau đó, thiết lập mối quan hệ giữa các bảng và nhập dữ liệu cho các bảng như trên (Mỗi bảng ít nhất 5 mẫu tin).

 Hãy sắp xếp theo trường MaDocGia tăng dần trong bảng DocGia

 Hãy sắp xếp theo trường MaDocGia, NgayMuon tăng dần trong bảng PhieuMuon

 Hãy lọc các độc giả có tên là Lan.

 Hãy lọc các sách có năm xuất bản là 1999 hoặc 2000.

 Hãy lọc các phiếu mượn có ghi chú là quá hạn.

Bài tập 6:Tạo Quản trị CSDL: QLTuyenSinh.accdb Yêu cầu:

Xác định đúng cấu trúc Table và kiểu dữ liệu các field dựa vào bảng cơ sở dữ liệu bên dưới.

MaHD MaSP SoLuong

1 B01 48

1 R01 10

2 B01 25

2 B02 90

2 B03 25

2 R02 20

3 B01 10

4 B01 15

4 R01 20

4 R02 15

5 B01 10

6 R02 15

Qui định khóa chính cho các Table như sau:

Table Khóa chính

DanhSach SoBD

DiemThi SoBD

ChiTietDT DTDuThi

Thiết lập quan hệ giữa các Table theo sơ đồ quan hệ sau:

DanhSach (SoBD, 1) → DiemThi (SoBD, 1)

ChiTietDT (DTDuThi, 1) → DanhSach (DTDuThi,) Nhập dữ liệu vào bảng theo các yêu cầu như trên:

Bài 7: Cho mối quan hệ sau:

Yêu cầu: Tạo cấu trúc bảng, tự xác định kiểu dữ liệu Tạo quan hệ các bảng

Tự nhập dữ liệu cho bảng

BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI TRUY VẤN (QUERY) Mã bài:14.2

Giới thiệu

Bài học này giới thiệu về các loại truy vấn, cách xác định cũng như khái niệm và các thao tác tạo các loại truy vấn dữ liệu trong MS Access, nhằm phục vụ những nhu cầu của người sử dụng một cách hiệu quả.

Mục tiêu

- Phát biểu được khái niệm truy vấn dữ liệu; xác định được các loại truy vấn - Tạo và áp dụng được các truy vấn dựa trên các bảng dữ liệu;

- Áp dụng được các biểu thức khi xây dựng truy vấn dữ liệu.

- Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính Nội dung chính

1. Khái niệm truy vấn

Truy vấn là công cụ dùng để tìm kiếm, thực hiện các phép tính, tạo nguồn dữ liệu, sửa đổi nội dung của các bảng…

Tất cả các hệ quản trị CSDL hiện nay đều cung cấp ngôn ngữ truy vấn dữ liệu SQL (Structure Query Languge). Trong cơ sở dữ liệu Access còn cung cấp một công cụ truy vấn QBE (Query by Example- Truy vấn bằng ví dụ) cho phép chúng ta truy vấn dữ liệu trên Table một cách đơn giản và hiệu quả. Và trong khuôn khổ giáo trình này, chúng ta chỉ tìm hiểu cách tạo truy vấn với công cụ QBE.

Sau khi thực hiện truy vấn, dữ liệu thoả mãn yêu cầu được rút ra và tập hợp vào một bảng kết quả gọi là Dynaset (Danamic Set). Dynaset cũng hoạt động như một bảng (Table) nhưng nó không phải là bảng và kết quả khi hiển thị có thể cho phép sửa đổi Một loại bảng thể hiện kết quả truy vấn khác là Snapshot, nó tương tự như Dynaset tuy nhiên không thể sửa đổi thông tin (Như CrossTab Query, Total Query…)

2. Giới thiệu Các loại truy vấn trong access

Hình 2. 1. Các loại truy vấn 2.1 Select Query - Truy vấn chọn

Truy vấn chọn là kiểu truy vấn thông dụng nhất. Nó lưu trữ dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng và hiển thị dữ liệu trên datasheet nơi bạn có thể cập nhật các record. Bạn có thể sử dụng select Query để nhóm các record, tính tổng, đếm, tính trung bình hoặc các kiểu tính toán khác.

Nó có thể xem như chức năng Filter trên các bảng nhưng cao hơn một mức, vì nó còn có các khả năng:

 Truy vấn trên nhiều bảng dữ liệu.

 Tạo ra các trường mới để tính toán.

 Tóm lược và kết nhóm số liệu.

 Chọn field cần hiện hay che.

2.2. Truy vấn tham số: Parameter Query

truy vấn tham số (Parameter Query)là một trong những truy vấn đơn giản và hữu ích nhất mà bạn có thể tạo trong Access. Chính vì lý do đó mà ta hoàn toàn có thể dễ dàng cập nhật để phản ánh kết quả của các từ khóa tìm kiếm.

 Khi bạn khởi động một truy vấn tham số, Access sẽ yêu cầu bạn cung cấp mộttừ khóa tìm kiếmvà sau đó hiển thị ra các kết quả truy vấn phản ánh nội dung từ khóa đó.

 Trong quá trình chạy câu truy vấn tham số, các từ khóa tìm kiếm sẽ đóng vai trò như nhữngtiêu chí kiểm soát biến đổi, tức là các tiêu chí kiểm soát truy vấn quen thuộc (criteria) nhưng có khả năng tự động thay đổi sau mỗi lần thực hiện tác vụ truy vấn.

 Bạn cũng có thểchỉ địnhkiểu dữ liệu cụ thểmà tham số sẽ chấp nhận.

 Bạn có thể đặt kiểu dữ liệu cho bất kỳ tham số nào, nhưng lưu ý với dữ liệu số (Number), tiền tệ (Currency) hoặc ngày/giờ (Date/Time). Nếu nhập sai kiểu dữ liệu, bạn sẽ nhận được một thông báo của hệ thống.

2.3. Truy vấn chéo Crosstab Query - 2.4. Acction Query (Truy vấn hành động)

Là truy vấn thực hiện công việc thay đổi hoặc di chuyển các record. Có 4 kiểu truy vấn hành động:

- Truy vấn tạo bảng mới (Make Table Query) - Truy vấn cập nhật (Update Query)

- Truy vấn xóa dữ liệu (Delete Query) - Truy vấn thêm dữ liệu (Append Query) 3. Các phép toán và hàm trong Query 3.1. Tạo Field tính toán trong Query

Bảng 2. 1. Bảng các toán tử dùng trong biểu thức

Toántử Ký hiệu Ý nghĩa

Số học

+ Cộng

- Trừ

* Nhân

/ Chia

^ Lũy thừa

¥ Chia lấy nguyên

& Cộng chuỗi, số

Mod Chia lấy dư

Ký tự đại diện: ?: Thay thế cho một kí tự

*: Thay thế cho một dãy các kí tự ThanhTien: [Soluong]*[DonGia]

ThueGTGT: 10%*[ThanhTien]

Tuổi: Year (Now()) – Year ([NgaySinh])

Số ngày thuê sách: DateDiff(“d”, [NgayThue], [NgayTra]) - Truy vấn lấy Top

Là thao tác chỉ lấy một số lượng xác định các bảng ghi trên cùng (Top) trong danh sách kết quả truy vấn. Nếu phối hợp giữa thao tác sắp xếp dữ liệu với lấy Top, chúng ta có thể tạo các truy vấn:

- Xem bản ghi chứa giá trị Max: Lấy top 1 của danh sách sắp xếp giảm dần - Xem bản ghi chứa giá trị Min: Lấy top 1 của danh sách sắp xếp tăng dần

Chúng ta chỉ cần nhập số lượng bản ghi muốn lấy vào hộp Top Value trên thanh công cụ