NGUYỄN THỊ ĐỊNH
--------
Bài tập Tin học 12
Quản lý CSDL
với
Microsoft Access
Lưu hành nội bộ
L
1. Giới thiệu.
Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hành Windows, đánh dấu một bước ngoặc trong phát triển các ứng dụng phần mềm trên nền Windows. Một trong những ứng dụng nổi bậc nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office. Từ đó đến nay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số 1 trên thế giới trong lĩnh vực tin học văn phòng.
Ngoài những ứng dụng về văn phòng quen thuộc phải kể đến như: MS Word (Soạn thảo văn bản), MS Excel (Bảng tính điện tử), MS Powerpoint (Trình chiếu báo cáo), MS Access (Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu).
2. Khởi động.
Cách 1: Chọn Start -> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Access 2010.
Cách 2: Nháy đôi chuột vào biểu tượng Microsoft Access 2010 trên màn hình.
3. Tạo mới một tệp Access.
Một dự án Access là một hoặc nhiều tệp Access nhằm giải quyết một công việc lớn nào đó. Tệp Access có phần mở rộng *.accdb, một tệp có các thành phần chính:
Tables: nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu.
Queries: nơi chứa toàn bộ các truy vấn đã được thiết kế.
Forms: nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm.
Reports: nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế.
Macro: nơi chứa các macro lệnh phục vụ dự án
Modules: nơi chứa các khai báo, các thư viện chương trình con phục vụ dự án.
Tạo mới một tệp access:
Bước 1: Chọn Tab File -> Chọn New -> Chọn Blank database
Bước 2: Chọn nơi lưu tệp và đặt tên tệp chọn biểu tượng thư mục -> Chọn Create để tạo
4. Môi trường làm việc.
Sau khi một tệp access được mở, môi trường làm việc trên access xuất hiện với những thành phần như sau:
1. Chọn File
2. Chọn New
3. Chọn Blank database
1. Khung File name: Đặt
tên cho tệp 2. Chọn nơi lưu tệp
3. Chọn Create để tạo
Thanh Ribbon: Hiển thị các nút lệnh trên một thanh dài.
Thanh lệnh: Chứa các Tab lệnh, nhóm lệnh.
Thanh Navigation Pane: Là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu, từ khung này bạn có thể mở bất kỳ các đối tượng: Table, Query, Form, Report, Macro hay Module trong cơ sở dữ liệu bằng cách nháy đôi vào tên của đối tượng. Nhấn F11 hoặc nháy vào mũi tên kép “<<” ở góc bên phải của khung Navigation Pane để hiển thị hoặc ẩn khung Navigation Pane.
5. Mở một tệp đã tồn tại.
Bước 1: Từ môi trường Access chọn Tab File -> Chọn Open.
1. Chọn Tab File.
2. Chọn Open.
Thanh Navigation Pane
Thanh Ribbon Thanh lệnh
Bước 2: Trong hộp thoại Open.
6. Thoát khỏi Access.
Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi access:
Cách 1: Vào Tab File -> Chọn Exit.
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4.
Cách 3: Sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở.
1. Chọn nơi chứa tệp.
2. Chọn tên tệp muốn mở.
3. Chọn Open để mở.
BÀI 1: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
1. Các khái niệm về CSDL Access.
1.1 CSDL Access.
CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu và các kết nối giữu các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó.
Ví dụ 1: CSDL quản lý điểm học sinh bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: LOP, HOCSINH, KETQUA, MONHOC được kết nối với nhau một cách phù hợp phục vụ lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý học sinh một trường học.
Ví dụ 2: CSDL quản lý bán hàng trong một công ty qui mô nhỏ bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: KHACHHANG, HOADON, CHITIETHD, SANPHAM, KHO, NHANVIEN, CHAMCONG.
1.2 Bảng dữ liệu.
Bảng dữ liệu (Tables) là một phần quan trọng nhất của CSDL, là nơi lưu trữ những dữ liệu cho ứng dụng. Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu và đảm bảo tối đa tình trạng không gây thừa dữ liệu.
Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần: Tên bảng, các trường dữ liệu, trường khoá, tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và tập hợp các bản ghi.
Tên bảng.
Mỗi bảng có một tên gọi. Không sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng việt có dấu trong tên bảng.
Trường dữ liệu (Field).
Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một trường dữ liệu. Mỗi trường dữ liệu sẽ có một tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó…
Mỗi trường dữ liệu phải được định kiểu dữ liệu. Trong Access trường dữ liệu có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau:
Tên các bảng của ứng dụng
Dữ liệu bảng “HOCSINH”
Kiểu dữ liệu Độ lớn Ý nghĩa Number Tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu Số thực hoặc số nguyên
Autonumber 4 bytes Số nguyên tự động được đánh số
Text Tuỳ thuộc độ dài chuỗi dữ liệu Kiểu dữ liệu chuỗi
Yes/No 1 bytes Kiểu logic
Date/Time 8 bytes Lưu trữ ngày, giờ
Currency Sing Lưu trữ dữ liệu kèm theo ký hiệu
tiền tệ
Memo Tuỳ thuộc ký tự Kiểu ghi nhớ
Hyperlink Tuỳ thuộc độ dài ký tự Lưu trữ các siêu liên kết
OLE Tuỳ thuộc dữ liệu Aâm thanh, hình ảnh…
Chú ý: Khơng sử dụng dấu cách, các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng việt cĩ dấu trong tên trường.
Bản ghi (Record).
Mỗi dịng dữ liệu của bảng được gọi một bản ghi. Mỗi bảng cĩ một con trỏ bản ghi.
Con trỏ bản ghi đang nằm ở bản ghi nào, người dùng cĩ thể sửa được dữ liệu bản ghi đĩ.
Một trường dữ liệu (cột) bảng “HOCSINH”
Thuộc tính trường
“MAHS”
Trường khoá chính (Primary key).
Trường khoá chính có tác dụng phân biệt giá trị các bản ghi trong cùng một bảng với nhau. Cột nào làm trường khoá chính thì dữ liệu trong cột đó không được nhập trùng nhau.
Một bản ghi (dòng dữ liệu) bảng “HOCSINH”
Trường làm khoá chính
Bước 1: Tab Create -> Chọn Table Design. Khi đó xuất hiện giao diện màn hình thiết kế bảng.
Bước 2: Nhập các trường dữ liệu (cột) của bảng.
Field name: Nhập tên cột (không sử dụng dấu cách, ký tự đặc biệt hay gõ chữ có dấu).
Data type: Chọn kiểu dữ liệu tương ứng cho cột.
Description: Nhập ghi chú cho cột field name.
Ví dụ: Nhập các trường dữ liệu cho bảng “HOCSINH”.
1. Chọn Tab Create
2. Chọn Table Design
Các kiểu dữ liệu trong Data Type:
Text: kiểu dữ liệu chuỗi
Memo: kiểu ghi nhớ (chuỗi)
Number: kiểu số, “integer, long integer”: kiểu số nguyên, “single, double”:kiểu số thực
Date/Time: kiểu lưu trữ ngày, giờ
Currency: kiểu tiền tệ
AutoNumber: kiểu số nguyên tự động mỗi lần tăng lên 1
Yes/ No: kiểu logic
OLE Object: lưu trữ âm thanh, hình ảnh
HyperLink: lưu trữ siêu liên kết siêu văn bản
Lookup Wizard: tạo các cột để chọn giá trị gán sẵn hoặc lấy từ table query khác Các thuộc tính của kiểu dữ liệu:
Field size: kích thước dữ liệu
Format: định dạng dữ liệu
Input Mask: mặt nạ quy định việc nhập dữ liệu
>: chuyển sang chữ hoa, <: chuyển sang chữ thường
Caption: nhãn thay thế tên cột khi mở bảng dạng data sheet
Default Value: Giá trị mặc định dữ liệu
Validation Rule: quy định việc nhập dữ liệu
Validation Text: hiện thông báo khi nhập sai quy định nhập dữ liệu Bước 3: Tạo khóa chính cho bảng.
Cách 1: Chọn cột muốn tạo khóa chính, nhắp phải vào cột chọn Primary Key.
Cách 2: Chọn trường (cột) muốn tạo khoá chính. Chọn Tab Design -> Chọn Primary Key.
Bước 4: Lưu bảng Tab File -> Chọn Save. Khi đó xuất hiện hộp thoại:
Dòng Table name: Nhập tên bảng muốn tạo chọn OK
Chú ý: Muốn trở về thiết kế của bảng ta nhắp phải vào bảng chọn Design view
3. Thiết lập quan hệ các bảng.
Bước 1: Chọn Tab Data base Tools -> Chọn Relationships. Khi đó xuất hiện hộp thoại Show table.
1. Chọn trường tạo khoá chính
2. Chọn Tab Design
3. Chọn Primary Key
Bước 2: Chọn bảng muốn tạo quan hệ trong hộp thoại Show Table chọn Add
Bước 3: Dùng chuột kéo cột liên kết bảng 1 sang cột liên kết bảng nhiều, khi đó xuất hiện hộp thoại Edit Relationship: Chọn 3 dấu check để ràng buộc tính toàn vẹn bảng 1-n.
Chọn Create để tạo.
Ví dụ: Sự liên kết cơ sở dữ liệu như sau:
1. Chọn Data base Tools
2. Chọn Relationships
1. Chọn bảng muốn tạo quan hệ
2. Chọn Add
Dùng chuột kéo cột MALOP trong bảng “LOP” sang cột MALOP trong bảng
“HOCSINH”. Khi đó xuất hiện hộp thoại:
4. Nhập dữ liệu.
Bước 1: Nháy đôi vào bảng muốn nhập dữ liệu Bước 2: Thực hiện việc nhập dữ liệu
Chú ý:
Không nhập dữ liệu cột chứa khóa chính trùng nhau
Bài tập bài 1: Tạo cấu trúc các Bảng (Table) 1. Tạo cấu trúc bảng:
a) Tạo cấutrúc bảng HOCSINH.
Field Name Data Type Description Field size Format Caption
MAHS Text Mã học sinh 6 > Mã học sinh
HOHS Text Họ tên học sinh 20
TENHS Text Tên học sinh 10 Tên học sinh
PHAI Yes/No Phái (Yes: phái nam, No: phái nữ)
Phái
NGAYSINH Date/Time Ngày sinh dd/mm/yyyy Ngày sinh
NOISINH Text Nơi sinh 30 > Nơi sinh
MALOP Text Mã lớp 3 > Mã lớp
HOCBONG Number Học bổng Double Học bổng
b) Tạo cấu trúc bảng LOP.
Field Name Data Type Description Field size Format Caption
MALOP Text Mã lớp 3 > Mã lớp
TENLOP Text Tên lớp 5 Tên lớp
c) Tạo cấu trúc bảng MONHOC.
Field Name Data Type Description Field size Format Caption
MAMH Text Mã môn học 2 > Mã môn học
TENMH Text Tên môn học 30 > Tên môn học
SOTIET Number Số tiết Single Số tiết
d) Tạo cấu trúc bảng KETQUA.
Field Name Data Type Description Field size Format Caption
MAHS Text Mã học sinh 6 > Mã học sinh
MAMH Text Mã môn học 3 > Mã môn học
DIEMTB Number Điểm trung bình môn học
Double Điểm trung
bình môn học 2. Tạo liên kết giữa các Table (Relationship)
a) Nhập dữ liệu bảng KETQUA
b) Nhập dữ liệu bảng HOCSINH
c) Nhập dữ liệu bảng MONHOC
d) Nhập dữ liệu bảng LOP
