XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN DÀNH CHO DỊCH VỤ ĐIỀU HÀNH TRONG CÔNG TY. Tên đề tài: Xây dựng Hệ thống quản lý văn bản phục vụ hoạt động tại Công ty Than Khánh Hòa. Giao thức siêu văn bản là giao thức lớp ứng dụng dành cho các hệ thống thông tin siêu phương tiện hợp tác và phân tán.
Một khung có thể bao gồm các chương trình hỗ trợ, trình biên dịch, thư viện mã, bộ công cụ và giao diện lập trình ứng dụng (API) kết hợp tất cả các thành phần khác nhau để cho phép phát triển dự án hoặc hệ thống. Giao diện mà hệ thống hoặc ứng dụng máy tính cung cấp để cho phép các chương trình máy tính khác thực hiện các yêu cầu dịch vụ và/hoặc cho phép trao đổi dữ liệu giữa chúng. Mục đích chính của XML là đơn giản hóa việc chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau, đặc biệt là các hệ thống được kết nối Internet.
Trong bối cảnh Nhà nước đẩy mạnh chính sách ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công việc kinh doanh và trục văn bản tích hợp quốc gia. Vì vậy, nội dung đồ án tốt nghiệp của tôi được xác định là: “Xây dựng hệ thống quản lý văn bản hoạt động của Công ty Than Khánh Hòa”.
GIỚI THIỆU
Giới thiệu Công ty than Khánh Hòa
- Thông tin chung
- Cơ cấu tổ chức, quy mô, nhân sự
Hiện nay, sau khi tái cơ cấu, lực lượng lao động của công ty chỉ còn 756 người, có trình độ quản lý, kỹ thuật, chuyên môn cao và đã đầu tư nhiều thiết bị sản xuất hiện đại.
Kiến thức về Quản lý văn bản
- Văn bản đến
- Văn bản đi
- Văn bản nội bộ
- Giải quyết văn bản qua “đến” và “đi” qua Fax
- Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
- Quản lý công tác lưu trữ
Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc thường trực nếu Giám đốc vắng mặt) là người trực tiếp soạn thảo, phân phát văn bản đến các bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm chính về việc giải quyết. Các đơn vị, phòng ban, cá nhân có trách nhiệm ký nhận văn bản vào sổ lục sự. Giám đốc (hoặc Phó giám đốc thường trực nếu Giám đốc vắng mặt) chịu trách nhiệm xử lý kịp thời các văn bản đến.
Tất cả các giấy tờ do cơ quan ban hành được gọi là “Giấy tờ xuất cảnh”. Hồ sơ lưu giữ tại cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Văn bản nội bộ là loại văn bản được ban hành (do cơ quan ban hành nội bộ) nhưng chỉ lưu hành trong nội bộ cơ quan.
Giải quyết các tài liệu nội bộ và đầu ra (mô tả ở trên). Số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
Kỹ thuật lập trình
- Giới thiệu về Python
- Giới thiệu về Odoo
Python cung cấp giao diện cho tất cả các cơ sở dữ liệu thương mại lớn. Trong mẫu Model-View-Controller, mô hình biểu thị dữ liệu của chương trình phần mềm. Bộ điều khiển hoặc bộ điều khiển quản lý việc trao đổi giữa dữ liệu và các quy tắc nghiệp vụ trong quá trình vận hành mô hình.
Model: là nơi các thao tác tương tác với các hệ thống quản lý dữ liệu hoặc cơ sở dữ liệu (mysql, mssql...); Nó sẽ bao gồm các đối tượng và hành vi (phương thức) xử lý nhiều thao tác như kết nối tới cơ sở dữ liệu, truy vấn dữ liệu, thêm – xóa – chỉnh sửa dữ liệu. Controller: là nơi tiếp nhận các yêu cầu xử lý được gửi đến từ người dùng. Điều này sẽ bao gồm các lớp/hàm xử lý nhiều thao tác logic để giúp truy xuất dữ liệu và thông tin chính xác mà các hoạt động của lớp Model cần cung cấp và hiển thị. Dữ liệu đó được giải phóng tới người dùng nhờ lớp View. Liên kết ORM: tạo lớp Python -> ánh xạ tới bảng trong cơ sở dữ liệu Postgress.
Hệ thống khởi tạo lớp này trong cơ sở dữ liệu sau khi nó được định nghĩa trong mô hình. Nhưng mô hình cần tải các mô-đun và bộ điều khiển có thể được sử dụng ngay cả khi không có cơ sở dữ liệu nào được tạo hoặc chọn.
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Phân tích thiết kế
- Bài toán
- Xác định các tác nhân
Do thời gian và trình độ có hạn nên tôi sẽ tập trung vào hai diễn viên chính: giám đốc và thư ký.
Biểu đồ Use case
- Biểu đồ Use case đăng nhập
- Biểu đồ Use case tổng quát Văn bản đến
- Use case tổng quát Văn bản đi
Đây là sơ đồ ca sử dụng phổ biến Tài liệu được trao đổi giữa các tác nhân: Giám đốc, Thư ký/Chuyên gia, Trưởng phòng/Quản đốc và những người dùng khác. Hồ sơ từ bất kỳ nguồn nào đều phải được thu tại văn phòng cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký. Văn bản đến không được đăng ký tại văn phòng và các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm xử lý.
Hồ sơ gửi đến cơ quan không đúng cách sẽ bị trả lại cho người gửi. Văn bản đến phải được gửi ngay trong ngày cho Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc thường trực khi được ủy quyền) để xử lý và phân công. Mô tả chức năng Cho phép tạo tài liệu mới (chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền tạo tài liệu mới).
Tính năng Mô tả Cho phép nhân viên gửi văn bản đến để người quản lý xem xét và đưa ra hướng dẫn. Phê bình chỉ đạo chuyển hồ sơ đến người quản lý - Xem danh sách hồ sơ, báo cáo. Mô tả chức năng viết và chỉ đạo (giao nhiệm vụ cho cá nhân).
Đây là sơ đồ trường hợp sử dụng chung. Tài liệu được chuyển giữa các tác nhân: giám đốc, thư ký/chuyên gia, trưởng bộ phận/quản đốc và những người dùng khác. Căn cứ thẩm quyền, lãnh đạo kiểm soát nội dung, hình thức văn bản để ký, ban hành văn bản. Sau khi văn bản có chữ ký ủy quyền, bộ phận ký thực hiện thủ tục sao chụp và đăng ký văn bản tại văn phòng cơ quan để đóng dấu, phát hành, chuyển giao và lưu trữ văn bản theo quy định.
Phê duyệt văn bản dự thảo - Xem danh sách văn bản, báo cáo - Tìm kiếm thông tin văn bản. Mô tả công việc Cung cấp cho giám đốc khả năng phê duyệt các tài liệu dự thảo. Tìm kiếm thông tin văn bản Dưới đây tôi mô tả chi tiết các chức năng.
Mô tả chức năng: Thư ký có thể soạn thảo văn bản mới. Thư ký tạo văn bản gửi mới dựa trên bản thảo văn bản gửi đi đã được phê duyệt (Thư ký có thể phát trực tiếp ra bên ngoài nếu được phép kết nối với Moudle mail).
Biểu đồ Sequence Diagram
- Biểu đồ Sequence diagram chức năng đăng nhập
- Biểu đồ Sequence diagram chức năng tạo mới văn bản đến
- Biểu đồ Sequence diagram chức năng xin ý kiến chỉ đạo
- Biểu đồ Sequence diagram chức năng chuyển văn bản đến bộ phận
- Biểu đồ Sequence diagram chức năng bút phê chỉ đạo
- Biểu đồ Sequence diagram chức năng tạo mới văn bản đi dự thảo . 49
Sơ đồ tuần tự chức năng chuyển văn bản đến phần xử lý.
Biểu đồ Activity
- Biểu đồ Activity chức năng đăng nhập
- Biểu đồ Activity chức năng tạo mới văn bản đến
- Biểu đồ Activity chức năng cập nhật văn bản đến
- Biểu đồ Activity tìm kiếm văn bản đến
- Biểu đồ Activity chức năng chuyển xin ý kiến chỉ đạo
- Biểu đồ Activity chức năng chuyển văn bản đến đến bộ phận xử lý 56
- Biểu đồ Activity chức năng tạo mới văn bản đi dự thảo
- Biểu đồ Activity chức năng cập nhật văn bản đi dự thảo
- Biểu đồ Activity chức năng tìm kiếm văn bản đi
- Biểu đồ Activity chức năng chuyển văn bản đi đến bộ phận xử lý 61
- Biểu đồ Actitity chức năng phát hành văn bản đi
Biểu đồ hoạt động có chức năng chuyển văn bản đến đến đơn vị xử lý để xử lý. Biểu đồ hoạt động có tác dụng chuyển văn bản đến đơn vị xử lý.
Biểu đồ lớp
Thiết kế hạ tầng thiết bị
TRIỂN KHAI VÀ THỰC NGHIỆM
Cài đặt môi trường
Hướng dẫn chạy chương trình
Giao diện chương trình
- Giao diện đăng nhập
- Giao diện trang chủ
- Giao diện tạo văn bản đến
- Giao diện xin ý kiến
- Giao diện chuyển xử lý
- Giao diện văn bản đi dự thảo
- Giao diện người dùng Giám đốc
- Giao diện tất cả người dùng
Tại giao diện trang chủ, các module có quyền truy cập được gán cho tài khoản sẽ hiển thị ở bên trái. Tại đây, thư ký sẽ nhập nội dung yêu cầu lấy ý kiến, chọn thời hạn xử lý và người vận hành. Sau khi điền xong nội dung các bạn có thể chọn Chỉnh sửa tài liệu hoặc Xuất bản tài liệu.
Xây dựng một hệ thống đầy đủ tính năng như đã nêu trong Chương 1. Bởi vì sự hiểu biết kiến thức vẫn chưa sâu và chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý các luồng hoạt động ứng dụng nên vẫn có thể tồn tại những vấn đề. Các sự cố ngoại lệ xảy ra vẫn chưa được nắm bắt (các thao tác của người dùng bắt buộc phải bắt được nhiều lỗi xảy ra hơn).
Do thời gian có hạn và ở một mình nên tôi chỉ tập trung vào 2 tác nhân chính của hệ thống: Giám đốc và Thư ký. Khắc phục các sự cố hiện có như đã đề cập ở trên - Xây dựng thêm các tính năng cần thiết. Bổ sung thêm các module để phần mềm hoàn thiện hơn như Quản lý công việc, Quản lý văn bản, Quản lý lịch làm việc,…
