Kỹ năng lắng nghe

Công việc tiếp theo

► Các hoạt động, trách nhiệm, con người, và thời gian được xác định rõ ràng.

► Chuẩn bị báo cáo/biên bản của cuộc họp.

► Định kỳ đánh giá hiệu quả của các cuộc họp.

► Quyết định cách thức các cuộc họp tiếp theo có thể được cải thiện.

► Người lảnh đạo nhóm cần định kỳ kiểm tra tiến độ của các công việc.

► Thể hiện sự quan tâm bằng cách đặt những câu hỏi về cảm nhận (“Bạn đã cảm nhận như thế nào khi….”)

► Lặp lại thông tin đã cho

► Không làm cho một diễn giả phải vội vàng

► Sử dụng những câu ngắn một cách có hiệu quả (vâng, thế à, okay)

► Sử dụng ngôn ngữ thân thể một cách có hiệu quả (gật đầu, mĩm cười, nhăn mặt)

► Không ngắt lời

► Giữ chủ đề cho đến khi bên khác đã the other party has finished his/her thought

Các đặc điểm của một người lắng nghe kém

► Viết mọi thứ vào tập

► Nôn nóng

► Nhảy ngay đến kết luận

► Thay đổi chủ đề

► Không đưa ra sự đáp ứng nào

► Cố gắng hoàn thành câu nói của một ai đó

► Mất bình tỉnh

► Thường ngắt lời

► Làm một việc khác đồng thời với việc nghe một ai đó đang nói chuyện The United States Department

Bạn có thể làm gì để cải thiện kỹ năng lắng nghe?

Cải thiện kỹ năng lắng nghe đòi hỏi sự chủ động cam kết và nhiều nổ lực. Khi bạn chủ động lắng nghe, bạn có thể cải thiện và kích thích sự tương tác. Thông thường, bạn sẽ cố gắng lắng nghe một cách “nghiêm túc”; như lắng nghe thầy cô giáo của bạn trước kỳ thi giữa kỳ hay kết thúc, hay đàm phán một hợp đồng mua bán một căn hộ hay một chiếc xe. Sự lắng nghe nghiêm túc hay chủ động đòi hỏi bạn phải làm các việc sau: hiểu, phân tích và phân loại, tạm gác sự hoài nghi của bạn, trở thành một người phê bình chủ động trong tư duy, và đánh giá liên tục những thông điệp mà người nói muốn chuyễn tải tới bạn.

Lắng nghe chủ động có thể là một thử thách. Một người trung bình có thể nói khoảng 125 từ trong một phút, trong khi chúng ta có thể lắng nghe ở một vận tốc khoảng 400 từ trong một phút. Hệ quả là người lắng nghe có một số thời gian mà họ có thể sử dụng một cách tích cực hay tiêu cực. Một người lắng nghe chủ động có thể chuẩn bị sử dụng thời gian này một cách khôn ngoan bằng cách hình thành các thói quen tích cực.

Các thói quen tích cực

♦ Chuẩn bị cho chính bạn qua ngôn ngữ thân thể thích hợp: duy trì sự tiếp xúc bằng mắt, ngồi thẳng và trên phần trước của ghế, hơi nghiêng về phía trước, mở đôi tay và chính bạn để đón nhận thông điệp.

♦ Chuẩn bị môi trường: tắt máy thu thanh và thu hình, duy trì một nhiệt độ phòng thích hợp, giảm thiểu tiếng ồn và các hành động gây phân tâm, đặt điện thoại ở chế độ trả lời tự động (hay đặt điện thoại đi động ở chế độ rung), v.v.

♦ Suy nghĩ trước những gì diễn giả sẽ nói: dự đoán người nói muốn đi đến đâu.

♦ Đánh giá sự chính xác của thông tin

♦ Tóm tắt thông tin trong dầu

♦ Lắng nghe “giữa dòng”: hãy chú ý sự truyền thông không bằng lời, như biểu hiện trên khuôn mặt, điệu bộ, giọng nói (mĩa mai, châm biếm), ngữ điệu. Ví dụ, một người nói nhanh, điều này thường chỉ ra một cảm xúc như bị kích động hay giận dữ, trong khi đó một người nói chuyện chậm rãi có thể thể hiện sự cẩn thận, chính xác, nhưng cũng có thể không chắc chắn hay phải vừa suy nghĩ vừa nói. Sự diễn dịch các loại hành vi này có thể rất tinh tế, đặc biệt khi tiếp xúc với những người đến từ một địa phương khác hay có một bối cảnh văn hóa khác với bối cảnh văn hóa của bạn.

♦ Lắng nghe cả nội dung và cách chuyễn tải Thói quen tiêu cực

♦ Mơ tưởng: không nên trở thành một “Walter Mitty” và kết thúc sự mơ tưởng trở thành “người giàu có” của bạn khi nghe một người khác đang nói chuyện.

♦ Chỉ lắng nghe các sự kiện: không nên làm cho chính bạn quá bận tâm với một chi tiết nhỏ hay một bước sai của ngừoi nói.

♦ Sai tư thế: không nên ngồi thụp xuống, ngáp, che mặt, gục đầu trên bàn tay bạn, hay khoanh tay bạn.

♦ Chú ý giả vờ: không nên giả vờ như bạn đang chăm chú lắng nghe và đặt những câu hỏi “phỏng đoán chung chung”. Khi bạn đặt một câu hỏi lạc đề, nó có thể làm bạn và người nói lúng túng.