BM/QT10/P.ĐTSV/04/04 Ban hành lần: 3
UBND TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ
GIÁO TRÌNH
MÔ ĐUN TIN HỌC NÂNG CAO NGHỀ: DÙNG CHUNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số: ……/QĐ-CĐKTCN, ngày … tháng … năm 20…… của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ BR-VT)
BÀ RỊA – VŨNG TÀU, NĂM 2020
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu cho giảng viên và sinh viên trong trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ Bà Rịa – Vũng Tàu, chúng tôi đã thực hiện biên soạn tài liệu Tin học nâng cao này.
Tài liệu được biên soạn thuộc loại giáo trình phục vụ giảng dạy và học tập, lưu hành nội bộ trong Nhà trường nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Giáo trình “Tin học nâng cao” được biên soạn dựa trên khung chương trình đào tạo Trung cấp các nghề được Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghê Bà Rịa – Vũng Tàu phê duyệt.
Tác giả đã nghiên cứu một số tài liệu, công nghệ hiện đại kết hợp với kinh nghiệm làm việc thực tế để viết nên giáo trình này. Nội dung được tác giả trình bày cô động, dễ hiểu kèm theo các bước hướng dẫn thực hành chi tiết theo nguyên tắc quan tâm đến kết quả đầu ra, khả năng tự học và kỹ năng cần thiết để HSSV có thể sử dụng thành thạo hệ điều hành Windows và bộ ứng dụng Office thông dụng hiện nay, đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Nội dung giáo trình được chia thành 05 bài, trong đó:
Bài 1: Hệ điều hành Windows Bài 2: Sử dụng Internet
Bài 3: Microsoft Word nâng cao Bài 4: Microsoft Excel nâng cao Bài 5: Microsoft PowerPoint nâng cao
Trong quá trình biên soạn, chắc chắn giáo trình còn nhiều thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy/cô và các em học sinh, sinh viên để tiếp tục hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn quý đồng nghiệp, bạn bè đã có những ý kiến đóng góp trong quá trình biên soạn giáo trình này.
Bà Rịa – Vũng Tàu, ngày …… tháng …… năm ………
Tham gia biên soạn 1. Phan Hữu Phước – Chủ biên
MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU...1
MỤC LỤC...3
BÀI 1: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS...9
1. Làm việc với Control Panel...9
1.1. Thay đổi chế độ xem trong Windows Explorer...9
1.2. Thay đổi thời gian hệ thống...9
1.3. Thay đổi định dạng hiển thị...11
1.4. Thay đổi độ phân giải màn hình...14
1.5. Gỡ bỏ chương trình ứng dụng...15
1.6. Xác định cách thức sử dụng chuột...15
1.7. Quản lý máy in...17
2. Quản lý font chữ...20
2.1. Quản lý các font chữ...20
2.2. Cài đặt font chữ...20
2.3. Xóa font chữ...20
3. Cấu hình Task Bar và Start Menu...20
BÀI 2: SỬ DỤNG INTERNET...23
1. Phân loại và cấu trúc mạng máy tính...23
1.1. Phân loại...23
1.2. Cấu trúc...23
2. Chia sẻ tài nguyên...24
2.1. Chia sẻ thư mục...24
2.2. Chia sẻ máy in...26
3. Sử dụng trình duyệt web...27
3.1. Các khái niệm...27
3.2. Truy cập trang web...27
4. Sử dụng Internet...27
4.1. Tìm kiếm thông tin...27
4.2. Một số thuật ngữ...28
4.3. Thực hiện tìm kiếm...29
5. Bảo mật thông tin trên Internet...30
5.1. Các khái niệm...30
5.2. Các biện pháp an toàn...32
5.3. Cập nhật bản vá lỗi...33
BÀI 3: MICROSOFT WORD NÂNG CAO...35
1. Các tùy chọn và xử lý văn bản...35
1.1. Thiết lập các tùy chọn...35
1.2. Tự động chỉnh sửa khối văn bản...37
1.3. Chèn công thức...39
1.4. Chia màn hình làm việc...39
1.5. Track changes...40
1.6. So sánh hai văn bản...41
1.7. Bảo vệ tập tin...41
1.8. Khóa và bảo vệ nội dung...41
2. Làm việc với tài liệu lớn...42
2.1. Tạo header/footer...42
2.2. Tạo mục lục...42
2.3. Đánh dấu (Bookmark)...44
2.4. Đóng dấu bản quyền...44
2.5. Tạo liên kết...44
2.6. Tạo sơ đồ tổ chức (Smart Art)...45
3. Word Template...46
3.1. Làm việc với template...46
3.2. Tạo và sử dụng template...46
1. Bảo vệ tập tin...47
2. Khóa và bảo vệ ô chứa công thức...47
3. Bảo vệ cấu trúc bảng tính...48
4. Ẩn sheet...48
5. Đặt tên vùng dữ liệu...48
5.1. Cách tạo...48
5.2. Cách sử dụng...49
6. Ràng buộc dữ liệu nhập...49
7. Định dạng có điều kiện...50
7.1. Giới thiệu...50
7.2. Cách tạo...51
7.3. Các quy luật có thể áp dụng với CF tự tạo...51
BÀI 5: MICROSOFT POWERPOINT NÂNG CAO...55
1. Slide Maskter...55
1.1. Giới thiệu và công dụng...55
1.2. Tạo và sử dụng...55
2. Sử dụng âm thanh, phim ảnh...57
2.1. Chèn trực tiếp...57
2.2. Thông qua Windows Media...57
3. Các kỹ thuật trên bài thuyết trình...57
3.1. Tạo phiên trình chiếu...57
3.2. Tạo Trigger...58
3.3. Thiết lập cơ chế cho phiên trình bày...58
TÀI LIỆU THAM KHẢO...61
GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN
Tên mô đun: Tin học nâng cao Mã mô đun:
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun:
Vị trí: Mô đun được bố trí sau khi sinh viên học xong môn Tin học.
Tính chất: Là mô đun chuyên nghành bắt buộc, cung cấp các kiến thức và kỹ năng quản lý được máy tính cá nhân, sử dụng Internet an toàn, sử dụng các công cụ phức tạp trong bộ Microsoft Office khi làm việc với tài liệu/dữ liệu lớn.
Mục tiêu của mô đun:
Về kiến thức:
Biết các khái niệm, thuật ngữ trên môi trường mạng máy tính
Biết công dụng của Control Panel
Biết vị trí, công dụng của các chức năng nâng cao trong Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint
Về kỹ năng:
Quản lý, cấu hình thông tin trên hệ điều hành Windows
Chia sẻ dữ liệu trên mạng
Sử dụng Internet an toàn
Tìm kiếm thông tin trên Internet
Cấu hình các tùy chọn trong Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint
Tạo section, header, footer, mục lục trong Microsoft Office Word
Sử dụng các thủ thuật, tính năng mở rộng trong Microsoft Excel
Tạo và sử dụng Slide Master trong Microsoft PowerPoint
Sử dụng âm thanh, hình ảnh trong các slide
Sử dụng các kỹ thuật mở rộng trong trình chiếu các slide Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
Có thể làm việc độc lập hoặc theo nhóm
Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an toàn cho người và phương tiện học tập.
BÀI 1: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS
Mục tiêu:
Biết tên các mục cấu hình trong Control Panel
Biết quy trình thay đổi các thông tin cấu hình của máy tính
Thay đổi được thông tin của máy tính trong Control Panel
Xem, cái đặt và xóa font chữ
Cấu hính cho TaskBar và Start Menu
Không xóa các tập tin ảnh hưởng đến hệ điều hành Nội dung chính:
1. Làm việc với Control Panel
1.1. Thay đổi chế độ xem trong Windows Explorer Bước 1: Click chuột lên danh sách View by
Bước 2: Trong danh sách , chọn chế độ cần xem
Category: Liệt kê theo nhóm chức năng
Large icons: Liệt kê tất cả các mục, hiển thị biểu tượng to
Small icons: Liệt kê tất cả các mục, hiển thị biểu tượng nhỏ 1.2. Thay đổi thời gian hệ thống
1.2.1. Thay đổi thời gian (ngày và giờ)
Bước 1: Trong chế độ xem Category của Control Panel, click chuột lên nhóm Clock, Language, and Region để mở nhóm Clock, Language, and Region
Bước 2: Chọn Set the time and date
Xuất hiện hộp thoại Date and Time
Bước 3: Trong hộp thoại Date and Time có 3 tab: Date and Time, Additional Clocks và Internet Time. Ta chọn tab Date and Time.
Bước 4: Click chuột lên nút lệnh Change date and time…Xuất hiện hộp thoại Date and Time Settings.
Bước 5: Thực hiện các thao tác thay đổi ngày và giờ cho máy tính, sau đó click chuột lên nút lệnh OK để đồng ý (hoặc Cancel để hủy thao tác thay đổi), tiếp tục click chuột lên nút lệnh OK để đóng hộp thoại Date and Time
1.2.2. Thay đổi múi giờ
Bước 1 đến Bước 3: Thực hiện từ Bước 1 đến Bước 3 của mục II.3.a để mở
B4 B3
Chọn ngày
Chọn giờ Chọn tháng, năm
Bước 4: Trong hộp thoại Date and Time, click chuột lên nút lệnh Change time zone…
Xuất hiện hộp thoại Time Zone Settings
Bước 5: Chọn múi giờ trong danh sách Time zone, sau đó click chuột lên nút lệnh OK để đồng ý (hoặc Cancel để hủy thao tác thay đổi), tiếp tục click chuột lên nút lệnh OK để đóng hộp thoại Date and Time.
**Múi giờ của Việt Nam là (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta 1.3. Thay đổi định dạng hiển thị
Trong chế độ xem Category của Control Panel, click chuột lên dòng Change keyboards or other input methods để mở hộp thoại Region and Language
B4
B5
(Hộp thoại Region and Language) 1.3.1. Thay đổi định dạng hiển thị dữ liệu (thời gian, số)
Bước 1: Trong hộp thoại Region and Language, chọn tab Formats
Bước 3: Click chuột lên nút lệnh OK để đồng ý (hoặc Cancel để hủy thao tác) 1.3.2. Thay đổi quốc gia sử dụng
Bước 1: Trong hộp thoại Region and Language, chọn tab Location Bước 2: Chọn quốc gia trong danh sách Location
Bước 3: Click chuột lên nút lệnh OK để đồng ý (hoặc Cancel để hủy thao tác) 1.3.3. Thay đổi ngôn ngữ nhập cho bàn phím
Bước 1: Trong hộp thoại Region and Language, chọn tab Keyboards and Languages
Bước 2: Click chuột lên nút lệnh Change keyboards… để mở hộp thoại Text Services and Input Languages
1.4. Thay đổi độ phân giải màn hình
Bước 1: Trong cửa sổ Control Panel, click chuột dòng Adjust screen resolution
Bước 2: Trong cửa sổ Change the appearance of your display, chọn các thay đổi cho màn hình
Display: chọn màn hình hiển thị (nếu máy tính đang kết nối với máy chiếu hoặc các thiết bị hiển thị khác)
Resolution: chọn độ phân giải (tốt nhất là chọn mục có Recommended)
Orientation: chọn định hướng hiển thị cho màn hình
o Nếu là màn hình loại WideScreen thì chọn Landscape o Nếu là màn hình dạng vuông thì chọn Portrait
B1
1.5. Gỡ bỏ chương trình ứng dụng
Bước 1: Trong cửa sổ Control Panel, click chuột lên dòng Uninstall a program
Bước 2: Click chuột lên chương trình ứng dụng cần gỡ bỏ Bước 3: Click chuột lên lệnh Uninstall
Các bước tiếp theo tùy thuộc vào từng chương trình ứng dụng cụ thể 1.6. Xác định cách thức sử dụng chuột
Bước 1: Trong cửa sổ Control Panel, click chuột trên Hardware and Sound Bước 2: Click chuột trên Mouse. Xuất hiện hộp thoại Mouse Properties
B1
B2
B3
Tab Buttons: Dùng để cấu hình nút trái và phải của chuột. Tab này có 3 khung
Button Configuration: dùng để chuyển đổi chức năng giữa hai nút (nút trái – Primary button, nút phải – Secondary button)
Nút trái: dùng để chọn một đối tượngg trên cửa sổ làm việc. Di chuyển đối tượng chọn đến vị trí khác, …
Nút phải: dùng để hiển thị menu ngữ cảnh chứa các chức năng tương ứng với đối tượng được chọn
Double-click speed: cho phép thay đổi tốc độ nhấp đúp của nút trái chuột (Primary button)
Thanh trượt: thay đổi tốc độ giữa 2 lần click của nút trái chuột
Khung bên phải (vùng kiểm tra): kiểm tra việc thay đổi tốc độ nhắp đúp có vừa ý không
ClickLock: cho phép bật/tắt chế độ kéo và rê của nút trái chuột. Khi đó, người dùng có thể đánh dấu chọn hoặc kéo rê đối tượng mà không nhất thiết phải nhấn giữ nút trái chuột.
Tab Pointers: chỉ định hình dạng của con trỏ chuột ở mỗi trạng thái
Tab Pointer Options: Xác định tốc độ di chuyển của chuột, bóng mờ di theo sự di chuyển của chuột, vòng tròn bao xung quanh con trỏ chuột khi bấm phím Ctrl, …
Tab Hardware: Xác định cấu hình phần cứng của chuột 1.7. Quản lý máy in
1.7.1. Mở cửa sổ quản lý máy in
Bước 1: Trong cửa sổ Control Panel, chọn chế độ xem Large Icon Bước 2:
1.7.2. Thêm máy in vào hệ thống
Để thêm một máy in vào hệ thống, thực hiện các bước sau:
Bước 1: Trong cửa sổ quản lý máy in, chọn . Xuất hiện hộp thoại Add Printer
Bước 2: Chọn cách thức kết nối với máy in
Add a local printer: nếu máy tính được kết nối trực tiếp với máy in
Add a net work, wireless or Bluetooth printer: nếu máy tính không kết nối trực tiếp với máy in mà kết nối với máy in qua mạng (máy in đang được kết nối với máy tính khác, …)
Bước 2: Chọn cách thức kết nối máy in
Bước 3: Chọn cổng kết nối với máy in trong thông báo Choose a printer port rồi chọn Next
Bước 3: Chọn cổng kết nối với máy in
Bước 4: Chọn máy in (chọn hãng sản xuất, máy in) rồi chọn Next
Bước 4: Chọn máy in
Bước 5: Đặt tên cho máy in rồi chọn Next và chờ tiến trình cài đặt máy tin thực hiện
Bước 5: Đặt tên cho máy in Bước 6: Cấu hình chia sẻ máy in rồi chọn Next
Do not share this printer: không chia sẻ máy in này
Share this printer so that others on your network can find and use it: chia sẻ máy in này trên mạng
o Share name: đặt tên chia sẻ (tên này sẽ được hiển thị trên mạng khi các máy tính khác có nhu cầu kết nối)
o Location: đặt tên khu vực máy in (không cần thiết) o Comment: chú thích cho máy in (không cần thiết)
Bước 6: Cấu hình chia sẻ máy in 1.7.3. Xoá máy in
Bước 1: Trong cửa sổ Quản lý máy in, click chuột lên máy in cần xoá Bước 2: Chọn
1.7.4. Thiết lập các thuộc tính cho máy in
Bước 1: Trong cửa sổ Quản lý máy in, click chuột phải lên máy in cần thiết lập Bước 2: Chọn Printer Properties từ menu ngữ cảnh. Xuất hiện hộp thoại cho phép thiết lập các thuộc tính cho máy in
2. Quản lý font chữ 2.1. Quản lý các font chữ Bước 1: Mở Control Panel
Bước 2: Chọn Large Icon trong danh sách View by Bước 3: Chọn Fonts
2.2. Cài đặt font chữ
Bước 1: Mở thư mục – folder chứa các font chữ cần cài đặt Bước 2: Chọn các tập tin font chữ
Bước 3: Click chuột phải, chọn Install 2.3. Xóa font chữ
Bước 1: Mở cửa sổ quản lý font (III.2.) Bước 2: Chọn các font cần xoá
Bước 3: Chọn Delete
3. Cấu hình Task Bar và Start Menu Bước 1: Click chuột phải trên Taskbar
Bước 2: Chọn Properties từ menu ngữ cảnh. Xuất hiện hộp thoại Taskbar and Start Menu Properties có 3 tab
Hộp thoại Taskbar and Start Menu Properties
tab Taskbar: thiết lập cấu hình cho Taskbar
o Taskbar appearance: cấu hình hiển thị của Taskbar
Lock the taskbar: khoá không cho thay đổi kích thước hay di chuyển taskbar
auto-hide taskbar: tự động ẩn taskbar, khi di chuyển chuột xuống dưới cùng màn hình thì taskbar sẽ hiển thị
Use small icons: các biểu trượng trên taskbar hiển thị kích thước nhỏ
o Taskbar location on screen: vị trí hiển thị của taskbar o Taskbar buttons: gom nhóm các biểu tượng trên taskbar
tab Start Menu: thiết lập thuộc tính cho Start Menu
tab Toolbars: thiết lập cấu hình hiển thị các công cụ trên taskbar
BÀI 2: SỬ DỤNG INTERNET
Mục tiêu:
Biết các loại và cấu trúc mạng máy tính
Biết quy trình chia sẻ tài nguyên trên mạng
Biết các khái niệm, thuật ngữ trên môi trường mạng
Biết quy trình tìm kiếm thông tin trên Internet
Biết các biện pháp an toàn trên Internet
Chia sẻ thư mục, máy in
Sử dụng thư mục, máy in được chia sẻ trên mạng
Sử dụng trình duyệt truy cập các trang web và tìm kiếm thông tin trên Internet
Thực hiện các biện pháp an toàn trên mạng, cập nhật bản vá lỗi cho máy tính
Không xóa các tập tin ảnh hưởng đến hệ điều hành Nội dung chính:
1. Phân loại và cấu trúc mạng máy tính 1.1. Phân loại
Mạng cục bộ (LAN – Local Area Network): giới hạn trong một toà nhà hay văn phòng.
Mạng diện rộng (WAN – Wide Area Network): gồm nhiều LAN kết nối với nhau, kết nối thông qua mạng công cộng như hệ thống điện thoại, mở rộng trên cả vùng địa lý rộng lớn như một nước hay lục địa.
Mạng MAN – Metro Area Network: gồm nhiều WAN kết nối với nhau.
Mạng Internet là một điển hình của MAN.
1.2. Cấu trúc
Server: là một máy tính hay thiết bị trên mạng có nhiệm vụ quản lý tài nguyên trên mạng. Server là những máy tính mạng hay chuyên trách xử lý để quản lý những tài nguyên trên mạng. Có nhiều loại Server khác nhau tuỳ theo tính năng và nhiệm vụ của nó (File Server, Print Server, Web Server, Database Server,
…). Các Server thường được cài đặt các hệ điều hành mạng trên đó: Windows Server, Novell NetWare.
Client: là những máy tính dành cho người dùng sử dụng các chương trình ứng dụng trên đó. Các client không phục vụ hay quản lý tài nguyên trên mạng, chỉ sử dụng tài nguyên mạng. Các client được cài đặt các hệ điều hành như: MS-DOS, OS/2
Peer: là máy tính vừa đóng vai trò sử dụng vừa cung cấp tài nguyên mạng. Peer chạy những hệ điều hành như Windows 9x, Windows XP, …
Media: là các thiết bị phần cứng nói chung dùng để kết nối các máy tính, thiết bị có trong hệ thống mạng (card mạng, cáp truyền tín hiệu, …).
Tài nguyên: là khái niệm nói chung về dữ liệu (thư mục, tập tin, …), thiết bị (máy in, máy scan, …) được chia sẻ trên mạng.
4. Chia sẻ tài nguyên 2.1. Chia sẻ thư mục
Trong Windows Explorer, click chuột phải lên ổ đĩa (hoặc thư mục) muốn chia sẻ, chọn Properties từ menu ngữ cảnh. Xuất hiện hộp thoại Properties
Bước 2: Chọn tab Sharing
Bước 3: Click chuột lên Advanced Sharing. Xuất hiện hộp thoại Advanced Sharing
Bước 4: Đánh dấu chọn Share this folder
Share name: tên chia sẻ được hiển thị trên mạng
Limit the number of simultaneous users to: giới hạn số người truy cập Xác định người dùng/nhóm người dùng được quyền truy cập Chọn Permissions. Xuất hiện hộp thoại Permissions
nút Add: cho phép thêm mới một người dùng/nhóm người dùng được phép truy cập.
Nút Remove: loại bỏ một người dùng/nhóm người dùng ra khỏi danh sách được quyền truy cập.
Vùng Permissions for …: gán quyền truy cập (đọc, ghi) cho từng người dùng/nhóm người dùng.
2.2. Chia sẻ máy in
Bước 1: Mở cửa sổ quản lý máy in
Bước 2: Click chuột phải lên máy in cần chia sẻ, chọn Printer Properties từ menu ngữ cảnh
Bước 3: Chọn tab Sharing
Đánh dấu chọn Share this printer và đặt tên chia sẻ hiển thị trên mạng vào ô Share name
5. Sử dụng trình duyệt web 3.1. Các khái niệm
Trình duyệt web: là chương trình ứng dụng mạng, sử dụng giao thức http, dùng để xem nội dung các trang web.
Các trình duyệt web thông dụng hiện nay:
IE – Intenet Explorer
Mozilla Firefox
Google Chrome
Địa chỉ trang web: gồm nhiều phần cách nhau bởi dấu chấm (.) Ví dụ: daynghebr-vt.edu.vn
Liên kết: là nội dung trên trang web mà khi ta click chuột trên đó thì trình duyệt web sẽ chuyển đến nội dung của một trang web có địa chỉ khác.
3.2. Truy cập trang web Bước 1: Mở trình duyệt web
Bước 2: Nhập địa chỉ trang web cần truy cập vào thanh địa chỉ rồi bấm phím Enter trên bàn phím.
6. Sử dụng Internet 4.1. Tìm kiếm thông tin
Để khai thác và sử dụng Internet hiệu quả, chúng ta cần phải biết khai thác và sử dụng các công cụ tìm kiếm.
Các công cụ tìm kiếm trên Internet: Google, Yahoo, MSN, … Thông dụng nhất vẫn là Google.
Thanh đ a chị ỉ
4.2. Một số thuật ngữ
Máy tìm kiếm (Search Engine): còn được gọi với nghĩa rộng hơn là công cụ tìm kiếm (Search tool) là một phần mềm tìm ra các trang web trên mạng Internet có nội dung theo yêu cầu người dùng.
Từ khóa: được hiểu như là một tổ hợp các từ của một ngôn ngữ nhất định được sắp xếp hay quan hệ với nhau thông qua các biểu thức logic mà công cụ tìm kiếm hổ trợ.
Cơ sở dữ liệu: thông tin địa chỉ các trang web mà máy tính tìm kiếm sử dụng.
Máy tìm kiếm Google cung cấp thêm các phương thức để giảm thiểu khó khăn của việc tìm kiếm và nâng cao hiệu quả tìm kiếm.
Web: cho phép tìm kiếm các trang web liên quan đến các từ khóa.
Hình ảnh: cho phép tìm kiếm các hình ảnh liên quan đến từ khóa
Tùy chọn tìm kiếm những trang từ Việt Nam: thực hiện tìm kiếm trên các trang viết bằng tiếng Việt.
Tùy chọn tìm kiếm Web: thực hiện tìm kiếm trên tất cả các trang web.
Đã lưu trong bộ nhớ cache: có nhiều trường hợp, kết quả các trang web Google trả về không thể truy xuất được. Có nhiều nguyên nhân: Server lưu trữ trang web tạm thời ngừng hoạt động, trang web đã bị xóa vĩnh viễn, … Tuy nhiên, chúng ta có thể truy xuất nội dung trang web đó khi chọn chức năng “Đã lưu trong bộ nhớ cache”.
Các trang tương tự: phương thức này có thể sử dụng khi chúng ta muốn tìm kiếm các trang có nội dung tương tự.
4.3. Thực hiện tìm kiếm
Thực hiện tìm kiếm trên Google rất đơn giản. Chúng ta chỉ cần gõ từ khóa (các từ hoặc cụm từ mô tả thông tin muốn tìm kiếm) vào ô tìm kiếm và nhấn phím Enter.
Google tạo ra trang kết quả là danh sách các trang web liên quan đến từ khóa mà chúng ta cung cấp và đực sắp xếp theo thứ tự phù hợp với từ khóa.
4.3.1. Chọn từ khóa
Việc chọn từ khóa đúng đắn giúp chúng ta tìm kiếm chính xác nhất kết quả muốn tìm kiếm.
Ví dụ: Đầu tiên, chúng ta muốn tìm kiếm các trang web của Trung Tâm Tin Học. Từ khóa cho việc tìm kiếm là: “trung tâm tin học”.
Tuy nhiên, để kết quả tìm kiếm chỉ các trang liên quan đến Trung tâm Tin học của trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ Bà Rịa – Vũng Tàu, thì sử dụng từ khóa là: “trung tâm tin học” “cao đẳng kỹ thuật công nghệ bà rịa vũng tàu”.
4.3.2. Không phân biệt chữ HOA, chữ thường
Máy tìm kiếm Google không phân biệt chữ hoa hay chữ thường trong từ khóa tìm kiếm. Mọi ký tự đều được chuyển thành kiểu chữ thường.
4.3.3. Tự động với toán tử “And”
Mặc định Google chỉ trả về các trang web mà nội dung bao gồm mọi từ bên trong từ khóa. Chúng ta không cần thêm từ “and” ở giữa các từ trong từ khóa.
4.3.4. Tìm kiếm với nhóm từ
Nếu muốn tìm các trang web mà nội dung chứa cụm từ cụ thể nào đó thì đặt cụm từ đó trong cặp dấu nháy kép.
Ví dụ: “trung tâm tin học trường cao đẳng kỹ thuật công nghệ bà rịa – vũng tàu”.
4.3.5. Từ phủ định
Trong từ khóa, từ bắt đầu bởi dấu trừ “-“ được gọi là từ phủ định. Google sẽ bỏ qua các trang web có nội dung chứa các từ khóa phủ định.
Ví dụ: Chúng ta muốn tìm các trình duyệt web hiện có trên Internet nhưng loại bỏ các trang web liên quan đến trình duyệt FireFox thì sử dụng từ khóa: Internet –FireFox.
4.3.6. Tìm kiếm loại tập tin có chứa nội dung mong muốn
Đây chính là tùy chọn hữu dụng nhất cho mục đích tìm kiếm tài liệu trên
kiểu tập tin chứa nội dung ấy thì Google sẽ liệt kê một loạt địa chỉ liên kết đến tập tin, chúng ta chỉ việc tải tập tin về là xong.
Cú pháp: <nội dung muốn tìm> filetype:<kiểu tập tin> vào ô tìm kiếm rồi nhấn phím Enter.
Ví dụ: Muốn tìm các tập tin PDF có chứa chuỗi “Power Line Modem”, chúng ta nhập: “Power Line Modem” filetype:pdf.
4.3.7. Tìm kiếm nội dung có trong địa chỉ liên kết Internet
Cho phép chúng ta tìm kiếm các địa chỉ Internet có chứa nội dung mong muốn.
Cú pháp: inurl:<nội dung muốn tìm>
Ví dụ: Muốn tìm những địa chỉ Internet có chứa từ admin, chúng ta nhập vào ô tìm kiếm chuỗi: inurl:admin rồi nhấn phím Enter. Google sẽ hiển thị danh sách rất nhiều địa chỉ có chứa từ admin.
4.3.8. Chỉ tìm kiếm trong loại tên miền mong muốn
Tùy chọn site cho phép chúng ta tìm kiếm nội dung chỉ trong loại tên miền hoặc chỉ riêng trong tên miền mong muốn.
Cú pháp: site:<tên miền> <nội dung cần tìm>
Ví dụ: Muốn tìm kiếm kết quả thuộc tên miền echip.com.vn, chúng ta chỉ cần nhập vào site:echip.com.vn <nội dung cần tìm> rồi nhấn phím Enter. Tương tự, nếu muốn tìm trong những website có tên miền thuộc Việt Nam, có đuôi com.vn thì gõ vào: site:com.vn <nội dung cần tìm>
4.3.9. Tìm kiến nội dung hiển thị trong tiêu đề của trang web
Intitle là một tùy chọn cho phép chúng ta tìm kiếm một từ hoặc nhiều từ có trong tiêu đề của trang web HTML.
Cú pháp: intitle:<nội dung cần tìm>
Ví dụ: Muốn tìm kiếm những trang web có chứa từ “tin học” trong phần tiêu đề, chúng ta gõ vào ô tìm kiếm: intitle:“tin học” rồi nhấn phím Enter.
7. Bảo mật thông tin trên Internet 5.1. Các khái niệm
5.1.1. Hacker
Hacker là người có đam mê về tìm hiểu và khám phá những điểm yếu của hệ thống. Thông thường hacker là một chuyên gia về một loại hệ thống nào đó (Unix, Linux, Windows, …) và có khả năng tư duy cao, cũng như lập trình tốt.
Hacker được chia là 2 loại:
a. Hacker mũ trắng: tìm hiểu lỗ hỗng hoặc điểm yếu của hệ thống để cải tiến, hoàn thiện hệ thống. Các hacker mũ trắng thường được đánh giá rất cao và thường là các chuyên gia bảo mật hệ thống.
b. Hacker mũ đen: có thể gọi là cracker, tìm kiểm lỗ hỗng và điểm yếu của hệ thống nhằm tìm cách phá hoại hoặc có mục đích xấu: đánh cấp thông tin, phá hoại dữ liệu, …
5.1.2. Virus
Virus máy tính là một chương trình máy tính, thường dùng để phục vụ những mục đích không tốt, nó có khả năng tự sao chép từ nơi này sang nơi khác (đĩa chương trình, văn bản, máy tính, …)
5.1.3. Trojan
Trojan là một đoạn mã nguy hại được chạy bất hợp pháp trên máy tính để theo dõi hoạt động của người sử dụng hoặc chiếm quyền điều khiển hệ thống.
5.1.4. Key logger
Key logger là chương trình phần mềm hoặc thiết bị phần cứng, có khả năng theo dõi, ghi nhận các thao tác từ bàn phím máy tính cũng như những gì hiển thị trên màn hình.
5.1.5. Adware
Adware là chương trình phần mềm quảng cáo bất hợp pháp (Advertising software), tự động đưa ra các trang web quảng cáo trên máy tính mà không cần biết người dùng có đồng xem hay không.
5.1.6. Spyware
Spyware hay còn gọi là phần mềm gián điệp (Spying software). Giống như Adware, chúng cũng tự động hiển thị các trang quảng cáo, theo dõi hoạt động của người dùng trên máy tính, nhưng nguy hiểm hơn Adware ở chỗ chúng đánh cắp những thông tin cá nhân (mật khẩu hộp thư, tài khoản ngân hành, các thông tin bí mật, …) và gửi ra ngoài cho chủ nhân tạo ra nó.
5.1.7. Phishing
Phishing là một phương thức lừa đảo thông tin tài khoản, thường là thông qua e- mail. Một số kịch bản lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính của người dùng.
5.1.8. Hotfix
Bất cứ hệ điều hành nào cũng tiềm ẩn lỗ hổng về bảo mật. Khi được phát hiện các lỗ hổng bảo mật đó thì nhà sản xuất sẽ có các bản vá lỗi. Hotfix là bản vá lỗi được nhà sản xuất cập nhật tức thì sau khi lỗi được phát hiện. Mỗi Hotfix thường chỉ có tác dụng với một lỗi.
Service pack cũng là một dạng vá lỗi của hệ điều hành. Sau một khoảng thời gian, các hotfix sẽ được tập hợp lại thành một service pack. Do đó, mỗi service pack thường cập nhật tất cả các lỗi đã được phát hiện.
5.2. Các biện pháp an toàn
5.2.1. Dấu hiệu của sự lây nhiễm virus
Một thông điệp hoặc hình ảnh không mong muốn đột ngột xuất hiện.
Một âm thanh hoặc bài nhạc được mở ra một cách ngẫu nhiên.
CD-ROM tự động đóng mở.
Chương trình mở đột ngột trên máy tính.
Nhận được thông báo từ firewall rằng một số chương trình đang muốn kết nối Internet, mặc dù không được yêu cầu.
Máy tính thường xuyên bị treo hay phát sinh lỗi.
Máy tính trở nên chậm khi khởi động một chương trình nào đó.
Không khởi động được vào hệ điều hành.
File hay thư mục bị xóa hay nội dung bị thay đổi.
Đĩa cứng bị truy cập thường xuyên (đèn led màu đỏ phí trước máy chớp sáng liên tục)
Phần mềm Internet Explorer bị treo hay không hoạt động được.
Không thể đóng được các cửa sổ ứng dụng Internet Security
Bạn của mình nhận được những lá thư điện tử từ chính địa chỉ e-mail của mình (mặc dù mình không hề gửi)
Hộp thư nhận được nhiều thư điện tử không rõ địa chỉ e-mail người gửi hoặc thông tin phần đầu (header)
5.2.2. Biện pháp
Khi cảm thấy máy tính hoạt động không bình thường, chúng ta nên:
Ngắt kết nối Internet.
Ngắt kế nối mạng nội bộ (LAN) nếu có để tránh lây lan virus đến các máy tính khác trong mạng nội bộ.
Nếu máy tính không thể hoạt động từ đĩa cứng thì cố gắng khởi động ở chế độ an toàn (Safe mode) từ đĩa khởi động của Windows.
Trước khi thực hiện bất cứ hành động nào, nên sao lưu dữ liệu bằng các thiết bị lưu trữ ngoài như: CD, USB, …
Cài đặt một phần mềm quét virus (nếu chưa có), tải bản cập nhật mới nhất cho phần mềm quét virus.
5.2.3. Chương trình diệt virus
Cài đặt và cập nhật thường xuyên chương trình diệt virus là biện pháp quan trọng nhất.
Một số phần mềm diệt virus được đánh giá tốt nhất hiện nay và địa chỉ để tải về:
Avira AntiVir Personal Edition
http://www.avira.com/en/avira-free-antivirus
Microsoft Security Essential
http://www.microsoft.com/download/vi-vn/
Avast! Free Antivirus
http://www.avast.com/free-antivirus-download
Panda Cloud Antivirus
http://www.cloudantivirus.com/en/
AVG Anti-Virus Free Edition
http://free.avg.com/us-en/free-antivirus-download 5.3. Cập nhật bản vá lỗi
Để hiệu điều hành Windows hoạt động ổn định và nâng cao tính bảo mật, chúng ta nên cạp nhật phiên bản mới nhất thông qua việc cập nhật các bản vá lỗi Windows.
Kiểm tra việc thiết lập tự động cập nhật Windows:
Bước 1: Mở Control Panel
Bước 2: Chọn chế độ xem Large icon (hoặc Small icon) Bước 3: Click chuột lên Windows Update
Bước 4: Click chuột “Check for updates” và chờ hệ điều hành kiểm tra các bản cập nhật.
Bước 5: Chọn các bản cập nhật rồi click chuột lên nút Update
BÀI 3: MICROSOFT WORD NÂNG CAO
Mục tiêu:
Biết công dụng của các mục trong Options của Word
Biết quy trình thay đổi các tùy chọn trong Word
Biết công dụng của việc bảo vệ tập tin/ khóa và bảo vệ nội dung
Biết công dụng của header/footer, bookmark, Smart Art
Thiết lập các tùy chọn cho Microsoft Word
Sử dụng các chức xử lý văn bản nâng cao
Tạo header/footer, mục lục tự động trên tài liệu lớn
Tạo và sử dụng Word template
Không xóa các tập tin ảnh hưởng đến ứng dụng Microsoft Word Nội dung chính:
1. Các tùy chọn và xử lý văn bản 1.1. Thiết lập các tùy chọn
Khi sử dụng Microsoft Word, người dùng thường gặp một số rắc rối nhỏ. Để hạn chế tối đa các lỗi thường gặp và sử dụng Microsoft Word tốt hơn, chúng ta nên thiết lập một số tùy chọn trong Options.
1.1.1. Tùy chọn Word Options
Click chuột lên File Options và thiết lập một vài thay đổi sau:
Thẻ Proofing
Bỏ Check spelling with spelling: kiểm tra chính tả.
Bỏ Check grammar as you type: kiểm tra ngữ pháp.
Để tránh hiển thị dấu gạch chân đỏ trên văn bản tiếng Việt (do Word chỉ kiểm tra được tiếng Anh)
Thẻ Save
Save files in the format: chọn kiểu lưu trữ mặc định.
Chọn Save AutoRecover information every: xác định thời gian cho chương trình tự động lưu khi đang làm việc. Các tập tin tự động lưu có dạng .tmp.
Defalt file location: xác định nơi lưu trữ mặc định.
Thẻ Advanced
Mục Cut, copy, and paste
Insert\Paste Pictures as: chọn khi hình ảnh xuất hiện trên văn bản mặc định theo:
+ In line with text: hình ảnh được xem như một ký tự cùng dòng với văn bản.
+ Square: văn bản bao xung quanh hình ảnh theo khung vuông.
+ Tight: văn bản bao quanh theo khuôn dạng của ảnh.
+ Behind text: hình ảnh nằm bên dưới văn bản.
+ Infront of text: hình ảnh nằm bên trên văn bản.
Bỏ chọn Smart cut and paste: tránh lỗi bị cách khoảng khi sao chép văn bản.
Mục Display
Show the number of Recent Documents: số lượng tài liệu thường dùng nhất được liệt kê trong Recent Documents.
Show mearurement in Units of: thay đổi đơn vị đo trong Microsoft Word, các đơn vị thường dùng:
+ Inches: 1 inch = 2.54 cm + Centimeters: cm
+ Millimeters: mm
+ Points: thường được viết tắt là pt, 72 pt xấp xỉ bằng 1 inch.
Cỡ chữ thường được biểu diễn bằng đơn vị pt.
+ Picas: xấp xỉ bằng 1/6 inch, hoặc 12 point. Pica thường dùng để mô tả kích thước theo chiều dọc và chiều ngang trên trang.
Thẻ Customise
Dùng để thiết lập các nút lệnh cho thanh truy cập nhanh (Quick Access Toolbar).
1.1.2. Tùy chọn AutoCorrect Option
Vào File\Options\Proofing\AutoCorrect Options và thiết lập một vài thông tin sau:
Thẻ AutoCorrect
Trong mục Replace text as you type, chúng ta có thể bỏ những mặc định thay thế có sẵn nhưng không tiện lợi và đôi khi gây khó chịu.
Thẻ AutoFormat
Bỏ đánh dấu Ordinals (1st) with superscript khi không cần tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) đối với các kí tự như: “1st, 2nd, 3rd, …”
Khi không cần tính năng tự động liên kết với địa chỉ trang web trong tài liệu Word thì bỏ chọn Internet and netword paths with hyperlinks.
Bỏ chọn Fractions (1/2) with fraction character … 1.2. Tự động chỉnh sửa khối văn bản
1.2.1. AutoCorrect
Công dụng:
Tự động thay đổi các từ khi gặp lỗi chính tả tiếng Anh (theo danh sách riêng về các từ thường gõ sai). Ví dụ: design design
Tạo danhsách để tự động nhập các ký hiệu đặc biệt, các tên dài hoặc các cụm từ thường xuyên sử dụng. Ví dụ: cong hoa Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam.
Cách tạo:
Trong thẻ AutoCorrect của hộp thoại AutoCorrcet, nhập nội dung cần sửa vào ô Replay (ví dụ: cong hoa)
Nhập nội dung đúng vào ô With (ví dụ: Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam)
Click chuột lên nút Add để thêm vào danh sách, OK để hoàn tất.
Sử dụng:
Khi gõ ký tự cần sửa hoặc ký tự tắt và nhấn phím cách (Space bar) thì Word sẽ tự động sửa lại theo nội dung đã định.
Khi đưa con trỏ đến nội dung đã được sử, có thể quay lại nội dung ban đầu hoặc ngưng việc tự động chỉnh sửa.
1.2.2. AutoText
Là tính năng rất tiện lợi cho phép Word nhớ rất nhiều khối text để điền vào tài liệu.
Chọn khối văn bản muốn Word ghi nhớ.
Chọn Insert\Quick Parts\AutoText\Save Selection to Autotext Gallery hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F3.
Nhập tên định danh cho khối văn bản cần ghi nhớ. Ví dụ: quochieu
Sử dụng:
Đặt con trỏ văn bản tại nơi cần chèn khối văn bản
Gõ đầy đủ tên ghi nhớ của khối văn bản (ví dụ: quochieu) rồi bấm phím F3.
1.3. Chèn công thức
Click chuột Insert\Equation
Chọn dạng công thức muốn chèn
Nhập liệu vào các ô. Sau khi nhập xong thì click chuột lên vùng văn bản bên ngoài công thức.
Khi cần chỉnh sửa thì click chuột lên công thức.
Ví dụ: (x+y)n=
∑
i=0 n
Cnixn−iyi
1.4. Chia màn hình làm việc 1.4.1. Công dụng
Để so sánh nhiều phần trong văn bản với nhau hoặc vừa có thể quan sát được nội dung của phần đầu và phần cuối của văn bản cùng lúc.
1.4.2. Thao tác
Chọn View\Split. Ngay lập tức, con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. hãy đặt sao cho thất dễ nhìn rồi click chuột.
Nếu không muốn chia màn hình nữa thì chọn Remove Split hoặc click đôi chuột vào đường phân chia cửa sổ.
1.5. Track changes 1.5.1. Công dụng
Track changes cho phép lưu lại một bản “nháp” những gì vừa sửa đổi trên văn bản một cách chi tiết.
1.5.2. Thao tác
Bật chế độ Track changes
Chọn Ribbon tab Review, bật Track Changes (Ctrl + Shift + E).
Mọi thay đổi trên văn bản sẽ được lưu lại dấu vết.
Sử dụng các lệnh trên Ribbon tab Review
Xem tài liệu trước và sau khi thay đổi
+ Final Showing Markup: hiển thị kết quả cuối cùng và ghi chú hiệu chỉnh
+ Final: chỉ hiển thị kết quả cuối cùng, không hiển thị các ghi chú hiệu chỉnh
+ Original Show Markup: hiển thị văn bản gốc ban đầu và ghi chú hiệu chỉnh
+ Original: chỉ hiển thị văn bản gốc ban đầu, không hiển thị ghi chú hiệu chỉnh
Ẩn tạm thời những thay đổi: Show Markup\Reviewers\All Reviewers
Previous, Next: di chuyển về trước sau các thao tác
Accetp: xác nhận quá trình hiệu chỉnh
Reject: hủy bỏ quá trình hiệu chỉnh và xóa phần ghi chú hiệu chỉnh 1.6. So sánh hai văn bản
1.6.1. Công dụng
Mọi thay đổi khác biệt trong hai văn bản sẽ được tìm thấy nhanh chóng.
1.6.2. Thao tác
Từ văn bản đang mở, chọn Review\Compare
Original document: chọn văn bản gốc
Revised document: chọn văn bản cần so sánh với văn bản gốc Kết quả là một văn bản mới với những khác biệt được đánh dấu 1.7. Bảo vệ tập tin
Chọn File\Info\Protect Document\Encrypt with Password (hoặc File\Save As chọn Tool\General Option) để cài đặt mật khẩu khi mở tập tin.
1.8. Khóa và bảo vệ nội dung
Chọn Review\Retrict Editing\Retrict Formatting and Editing để lựa chọn chế độ bảo vệ.
Formatting retrictions: không cho thay đổi định dạng trong văn bản
Editing retrictions: bảo vệ văn bản rộng hơn, chỉ cho phép người khác xem nội dung chứ không thể thay đổi, hay chỉ có thể thay đổi nhưng phần được chỉ định, bao gồm:
Tracked changes: chỉ được phép thực hiện thay đổi có để lại vết tích (có thể khôi phục bản gốc).
Comments: chỉ cho phép them và các ghi chú
Filling in forms: chỉ cho phép thay đổi giá trị trong biểu mẫu
No changes (Read only): chỉ cho phép đọc, không cho phép thay đổi bất cứ điều gì trong văn bản
Chọn Yes, Start Enforcing Protection và nhập mật khẩu.
8. Làm việc với tài liệu lớn 2.1. Tạo header/footer
Đặt con trỏ văn bản tại vị trí muốn tách chương, click chuột Page Layout\
Breaks\Section Breaks
Next Page: ngắt chương và sang trang mới
Continuous: ngắt chương nhưng vẫn còn ở trang hiện tại
Even Page: ngắt chương, tạo trang chẵn tiếp theo
Odd Page: ngắt chương, tạo trang lẻ tiếp theo
Insert\Header & Footer\Header\Edit Header
Nhập tiêu đề cho header của Phần 1, di chuyển đến header của Phần 2, tắt Link to Previous để không còn liên kết với nhau, nhập tiêu đề mới cho header của Phần 2
2.2. Tạo mục lục
Table of Contents dùng để tạo mục lục tự động trong văn bản giúp tra cứu hay tìm kiếm nhanh theo đề mục. Word sẽ căn cứ vào các heading và level trong văn bản để hiểu đâu là phần đề mục chính, đâu là phần đề mục phụ và đâu là nội dung. Từ đó, nó sẽ tạo ra các trường liên kết với các đề mục đã có gọi là TOC.
Nếu chúng ta thay đổi đề mục trong văn bản, chúng ta chỉ cần update trường trên trang mục lục là được.
Trước khi tạo mục lục, văn bản phải được định dạng theo trật tự Heading và Level.
Đặt con trỏ văn bản ngay trang cần tạo mục lục, chọn References\Table of Contents
Nếu không dùng các Style Heading có sẵn thì chọn Option… để sử dụng các style riêng của mình.
Chọn mẫu có sẵn hoặc chọn Insert Table of Contents… để định dạng thêm
Modify…: tùy chọn màu sắc, font chữ, … 2.3. Đánh dấu (Bookmark)
2.3.1. Cách tạo
Chọn vị trí muốn đánh dấu
Insert\Bookmark: dùng đánh dấu vị trí cụ thể nào đó trong văn bản để có thể quay trở lại xem hay chỉnh sửa.
Trong hộp thoại Bookmark, nhập tên cho Bookmark (tên không chứa khoảng trống, không dấu tiếnt Việt)
Click chuột lên Add để thêm Bookmark và đóng hộp thoại
Nhấn Delete để xóa Bookmark 2.3.2. Sử dụng
Trỏ đến điểm đánh dấu: Home\Find\Go To (phím F5)
Hoặc dùng làm điểm đến trong tạo liên kết (Hyperlink) 2.4. Đóng dấu bản quyền
Word cung cấp chức năng cho phép có thể đóng dấu bản quyền văn bản thông qua chức năng Watermark.
Chọn Page Layout\Watermark
Có thể chọn mẫu sẵn có hoặc tùy chọn riêng Custom Watermark…
2.5. Tạo liên kết 2.5.1. Công dụng
Tạo liên kết khi cần xem thêm nội dung liên quan đến văn bản.
2.5.2. Cách tạo
Insert\Hyperlink (Ctrl + K)
Chọn tập tin hoặc địa chỉ trang web hoặc nhấn nút Bookmark để liên kết
2.6. Tạo sơ đồ tổ chức (Smart Art)
SmartArt giúp vẽ các sơ đồ tổ chức một cách nhanh chóng.
Chọn từ Insert\SmartArt
Chọn loại sơ đồ muốn vẽ rồi chọn OK
Đồng thời xuất hiện nhóm SmartArt Tools (chứa 2 Ribbon tab Design và Format)
Sử dụng SmartArt Tools
Create Graphic: Thêm, chọn các nhánh con, nhánh ngang cấp, nhánh rẽ dưới
Layout: hiệu chỉnh hình dạng các nhánh rẽ và các ô nội dung
SmartArt Styles: thay đổi màu sắc, 3D 9. Word Template
3.1. Làm việc với template
Chúng ta thường xuyên sử dụng template từ “kho” cung cấp sẵn của word. Lần sử dụng nào, chúng ta cũng đều lặp lại việc định dạng theo ý riêng của mình. Tại
sao chúng ta không “hô biến” template theo ý thích rồi lưu thành template “của riêng”?
3.2. Tạo và sử dụng template Vào File\New
Có thể chọn mẫu trong danh sách Templates có sẵn trong thư viện của Word hoặc chọn My Templates để sử dụng mẫu tự tạo
Khi cửa sổ Templates xuất hiện, chọn một template theo ý thích rồi chọn Create.
Word sẽ quay về cửa sổ soạn thảo với template được mở sẵn. Giờ thì chúng ta thỏa sức chỉnh sửa template theo ý thích. Sau khi hoàn tất công việc “sáng tạo”, click chuột lên Save as rồi đặt tên mới cho template.
BÀI 4: MICROSOFT EXCEL NÂNG CAO
Mục tiêu:
Biết công dụng của việc bảo vệ tập tin Excel
Biết quy trình khóa và bảo vệ ô chứa công thức
Thực hiện việc bảo vệ tập tin
Thực hiện việc khóa và bảo vệ ô chứa công thức
Thực hiện ẩn sheet, đặt tên vùng dữ liệu, ràng buộc dữ liệu nhập, định dạng có điều kiện
Không xóa các tập tin ảnh hưởng đến ứng dụng Microsoft Excel Nội dung chính:
1. Bảo vệ tập tin
Chọn File\Infor\Protect Workbook\Encrypt with Password
Hoặc File\Save As Chọn Tools\General Options để cài đặt mật khẩu khi mở tập tin
10. Khóa và bảo vệ ô chứa công thức
Chọn toàn bộ bảng tính Home\Format\Format Cells\Protection
Bỏ đánh dấu chọn Locked, rồi click OK
Chọn ô cần bảo vệ, nếu chỉ chọn ô có chứa công thức thì chọn Home\Find & Select\Formulars
Mở lại hộp thoại Home\Format\Cells\Format Cells\Protection, đánh dấu chọn Locked, và nếu thích ẩn luôn công thức thì đánh dấu chọn Hidden rồi click OK.
Cuối cùng là Protect bảng tính: Chọn Home\Cells\Format\Protect sheet, bỏ đấnh dấu ở tùy chọn Select locked cells, chỉ cho phép Select unlocked cells (chọn những ô không khóa), và nhập vào một mật khẩu (nếu cần thiết).
11. Bảo vệ cấu trúc bảng tính Chọn Review\Protect Workbook
Structure: bảo vệ cấu trúc bảng tính không cho đổi tên, di chuyển, chèn, xóa, hiện sheet
Windows: không cho thay đổi kích thước và vị trí bảng tính mỗi khi được mở ra 12. Ẩn sheet
Click chuột phải lên nhãn sheet cần ẩn, chọn View Code Tại Visible: chọn 2 ẩn
13. Đặt tên vùng dữ liệu
Giúp tham chiếu đến một vùng dễ dàng hơn khi bảng tính có nhiều Sheet 5.1. Cách tạo
Quét khối vùng cần đặt tên Formulars\Define Names\Define Name
Name: Nhập tên định danh cho vùng
Reders to: địa chỉ của vùng
Nếu muốn xóa hoặc đổi tên vùng: Formulars\Define Names\Name Manager
5.2. Cách sử dụng
Click vào hộp name box để chọn vùng đã đặt tên
Nếu đang sử dụng công thức cần gọi tên vùng thì bấm phím F3 và chọn trong danh sách
14. Ràng buộc dữ liệu nhập Khống chế dữ liệu nhập
Chọn vùng cần khống chế dữ liệu nhập, Data\Data Tools\Data Validation
a. Thẻ Setting: Thiết lập điều kiện o Allow: giá trị cho phép nhận o Data: điều kiện
o Formula: công thức
Whole number: chỉ cho phép nhập số nguyên (khi chọn chức năng Data xuất hiện cho phép không chế phạm vi nhập)
Between: trong vùng Greater than: lớn hơn Not Between: ngoài vùng Less than: nhỏ hơn
Equal to: bằng Greater than or equal to: >=
Not Equal to: không bằng Less than or equal to: <=
Decimal: chỉ cho phép nhập số nguyên hoặc số thập phân
List: chỉ cho phép nhập từ một danh sách cho sẵn (danh sách này có thể nhập trực tiếp, từ một vùng trong sheet hoặc từ tên “Name” vùng được gắn sẵn). Nên sử dụng chức năng này khi chúng ta cần nhập liệu được lấy từ cơ sở dữ liệu sẵn có nhằm hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian.
Date: chỉ cho phép nhập dữ liệu kiểu ngày. Việc điều khiển về khoản ngày nhập giống Whole number.
Text length: cho phép nhập liệu là chuỗi có độ dài xác định
b. Thẻ Input Message: cho phép hiển thị thống báo khi ô được chọn, giúp người dùng định hướng cho việc nhập dữ liệu phù hợp.
c. Thẻ Error Alert: xuất hiện hộp cảnh báo nếu nhập dữ liệu không đúng quy định.
Style: Stop (không cho nhập), Warning (cảnh báo), Information (thông tin)
Title: nhập tiêu đề hộp thoại cảnhbáo
Error message: nội dung cảnh báo 15. Định dạng có điều kiện
Condition Formatting (CF) 7.1. Giới thiệu
CF là công cụ giúp định dạng các chuỗi văn bản trong các ô, các giá trị về
CF khi được áp dụng vào các ô, nó sẽ đè lên các định dạng thông thường của ô. Tuy nhiên, khi chúng ta xóa bỏ CF thì các định dạng trước kia sẽ được phục hồi.
7.2. Cách tạo
Chọn ô hay vùng muốn áp dụng CF, sau đó vào Home\Styles\Conditional Formatting và một số lựa chọn sau:
Higlight Cells Rules: chứa các quy luật định dạng làm nổi các ô chứa giá trị lớn hơn một giá trị xác định, nằm giữa hai giá trị, chứa một chuỗi xác định hoặc các giá trị trùng nhau…
Top/Bottom Rules: chứa các quy luật định dạng làm nổi các ô chứa nhóm giá trị lớn, nhóm 10% các giá trị lớn nhất và nhóm các giá trị trung bình…
Data Bars: áp dụng các đồ thị hình thang trực tiếp trong các ô tương ứng với giá trị đang chứa trong ô
Color Scales: áp dụng màu nền tương ứng với giá trị chứa trong ô.
Icon Sets: hiển thị các icon trực tiếp trong các ô. Các icon hiển thị phụ thuộc vào giá trị chứa trong ô
New Rules: cho phép tự chọn lựa CF khác, bao gồm cả quy luật dựa vào kết quả luận lý của công thức
Clear Rules: xóa tất cả các CF đang dáp dụng cho các ô đang chọn
Manage Rules: hiển thị hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager.
Tại đây, chúng ta có thể tạo mới, chỉnh sửa hoặc xóa các CF 7.3. Các quy luật có thể áp dụng với CF tự tạo
Format all cells base on their values: định dạng theo điều kiện căn cứ vào giá trị số chứa trong các ô bảng tính. Hiển thị các kiểu định dạng như Data Bars, Color Scales hoặc Icon Sets
Format only cells that contain: định dạng theo điêu kiện căn cứ vào nội dung chứa trong các ô. Có thể áp dụng các phép so sánh (lớn hơn, nhỏ hơn, >=, <=, =, khoảng, ngoài khoảng), các quy luật có thể áp dụng cho các kiểu dữ liệu chuỗi, ngày tháng, ô trống, và lỗi trong ô
Format only top or bottom ranked values: chỉ áp dụng định dạng nhóm các ô chứa các giá trị số lớn nhất và nhỏ nhất (tính theo %)
Format only values that are above or below average: áp dụng cho các ô chứa giá trị số so sánh với giá trị trung bình, độ lệch chuẩn của giá trị đang áp dụng định
Format only unique or duplicate values: áp dụng cho các ô chứa giá trị số là duy nhất hoặc trùng lặp
Use a formula to determine which cells to format: áp dụng định dạng dựa trên kết quả luận lý của công thức
Ví dụ 1: Sử dụng Data Bars để vẽ đồ thị so sánh số lượng học viên tham dự các khóa học
Chọn vùng B1:B7
Vào Home\Conditional Formatting\Data Bars
Data Bars chỉ cung cấp 6 màu cơ bản, nếu muốn chọn thêm thì click chuột lên More Rules… hộp thoại New Formatting Rule cung cấp them một số lựa chọn:
Show bar only: ẩn giá trị trong ô
Type và Value: điều chỉnh các hiển thị các thanh đồ thị
Bar Color: chọn màu cho thanh đồ thị
Ví dụ 2: Tô màu hồng cho các ô có giá trị > 100
Bước 1: Chọn vùng cần định dạng (B2:E5)
Bước 2: Vào Home\Styles\Conditional Formatting\New Rules
Xuất hiện hộp thoại New Formatting Rule, chọn Format only cells that contain Bước 3: Tại Format only cells with, chọn Cell value
Toán tử so sánh: greater than
Nhập giá trị 100 vào ô trống bên phải
Bước 4: Click chuột Format, chọn thông số định dạng theo yêu cầu Ví dụ 3: Tô màu cho các ô có ngày <=01/05/2013
Ví dụ 4: Tô màu chữ cho các số trùng lặp
BÀI 5: MICROSOFT POWERPOINT NÂNG CAO
Mục tiêu:
Biết công dụng của Slide Master
Biết lợi ích của âm thanh, phim ảnh trong trình chiếu
Tạo và sử dụng Slide Master
Chèn âm thanh, phim ảnh và các slide
Tạo phiên trình chiếu, trigger và thiết lập cơ chế cho phiên trình bày
Không xóa các tập tin ảnh hưởng đến ứng dụng Microsoft PowerPoint Nội dung chính:
1. Slide Maskter
1.1. Giới thiệu và công dụng
Tạo một mẫu thiết kế PowerPoint (màu nền, phối màu, kiểu và kích cỡ chữ, vị trí của các thành phần nội dung, …).
Dùng Slide Master với nội dung trình bày, định dạng theo bố cục slide chuẩn (AutoLayout) sẽ xuất hiện trong mỗi slide trình chiếu.
1.2. Tạo và sử dụng
Tạo file mới.
Chọn View Slide Master.
Slide Master được xem là khuôn mẫu cho tất cả mọi slide trong bài trình chiếu.
Slide Master bao gồm hai slide: Title Master (cho slide tựa đề) và Slide Master (cho nội dung). Có thể định dạng Slide Master trước (kể cả Animation) rồi mới nhập nội dung, sau đó tinh chỉnh riêng trong từng slide và cho Custom Animation sau cùng.
Thực hiện canh chỉnh, định dạng, lưu với kiểu .potx (PowerPoint Template).
Có thể tạo nhiều Slide Master ở mục này sau đó click chuột lên nút Close Master View.
Mẫu này sẽ tự động được lưu vào thư mục Templates
Khi cần sử dụng: chọn File\New\My templates hoặc chọn Designs\Themes\
Slide Master: có tác dụng cho toàn bộ nội dung trong
bài
Title Master: có tác dụng cho Slide tựa đề
16. Sử dụng âm thanh, phim ảnh 2.1. Chèn trực tiếp
Insert Media Video hoặc Audio
Video from file…: chèn phim từ file
Video from Web site…: chèn phim từ địa chỉ website
Clip Art Video…: chèn phim từ bộ thư viện Office
Clip Art Audio: chèn âm thanh từ bộ thư viện Office
Audio from file…: chèn âm thanh từ file 2.2. Thông qua Windows Media
Bật Ribbon Developer trong PowerPoint Options
Controls More Controls chọn Windows Media Player trong danh sách, vẽ khung, click chuột phải, chọn Properties.
Trong cửa sổ Properties, nhập đường dẫn và tên phim vào mục URL.
Nếu muốn chèn dạng Flash (kiểu .SWF) thì chọn Shockwave Flash Object trong danh sách và nhập đường dẫn vào mục Movie trong cửa sổ Properties.
Riêng với file dạng Flash (có kiểu .SWF), chúng ta không thể sử dụng Windows Media mà phải sử dụng cửa sổ Shockwave Flash Object để nhúng vào.
17. Các kỹ thuật trên bài thuyết trình
Sau khi biên soạn bài trình chiếu, chúng ta cần thực hiện một số công việc để tạo kịch bản trình chiếu và biểu diễn đạt hiệu quả:
Tạo liên kết trong bài trình chiếu
Tạo Action Buttons
Tạo phiên trình chiếu tùy chọn
Thiết lập cơ chế biểu diễn cho phiên trình chiếu
Tạo Triggers (chỉ định đối tượng được trình chiếu)
Trình chiếu thử và một số thao tác trong khi trình chiếu 3.1. Tạo phiên trình chiếu
3.1.1. Công dụng
Chỉ định các slide được trình chiếu trên cùng một tập tin PowerPoint 3.1.2. Cách tạo
B1: Chọn Slide Show / Custom Slide Show / Custom Shows…, xuất hiện hộp thoại Custom Shows
B2: Click chuột lên nút New để mở hộp thoại Define Custom B3: Nhập tên cho Custom Show vào mục Slide show name
B4: Từ danh sách Slides in presentation, chọn những slide muốn đưa vào custom show rồi click chuột lên nút Add>> để đưa qua khung Slides in custom show bên phải (có thể kết hợp với các phím Ctrl hoặc Shift để chọn một slide).
B5: Click chuột lên nút OK. Trong hộp thoại Custom show, chúng ta có thể click chuột lên nút Edit, Remove hoặc Copy để chỉnh sửa, xóa hoặc sao chép bất cứ custom show nào được chọn.
B6: Để xem trước một custom show, click chuột lên nút Show. Click chuột lên nút Close để đóng hộp thoại Custom Shows.
3.1.3. Thi hành Custom Show Cách 1: Dùng liên kết – Hyperlink
o Chọn khối nội dung
o Chọn Insert / Hyperlink / Place in this Document / Custom Show o Chọn tên Custom Show, OK
Cách 2: Dùng Action Settings…
o Chọn khối nội dung hay nút điều khiển (Action Button) o Chọn Insert / Action
o Chọn Hyperlink Custom Show o Chọn tên slide show, OK
3.2. Tạo Trigger 3.2.1. Công dụng
Chỉ định đối tượng được trình chiếu 3.2.2. Cách tạo
Click chuột lên hiệu ứng đối tượng
Chọn Animation / Trigger chọn đối tượng khi click vào thì hiệu ứng hoạt động tại On click of
Hoặc sau khi tạo hiệu ứng cho đối tượng, click chuột vào hiệu ứng, chọn Timing…
Chọn Triggers chọn đối tượng khi click vào thì hiệu ứng hoạt động tại Start effect on click of:
3.3. Thiết lập cơ chế cho phiên trình bày
Chọn Slide Show / Set Up Show, xuất hiện hộp thoại Set Up Show Thiết lập các tùy chọn trong Show type, bao gồm:
Presented by a speaker (full screen): trình chiếu trên toàn màn hình (mặc định) và được trình diễn bởi diễn giả.
Browse by an individual (window): trình chiếu mỗi slide lướt qua từng mành hình bằng cách điều khiển bởi các phím di chuyển hoặc dùng chuột.
Browsed at a kiosk (full screen): trình chiếu tự động lặp đi lặp lại không cần người điều khiển, thường dùng biểu diễn tại gian hàng.
Các tùy chọn trong Show slides:
All: trình chiếu tất cả các slide (mặc định)
From … To: trình chiếu một nhóm các slide liên tục
Custom show: cho phép chọn Custom Show từ danh sách sổ xuống. Chỉ có hiệu lực khi đã tạo ít nhất một Custom Show trong bài trình chiếu.
Các tùy chọn trong Show Options:
Loop continuously until ‘Esc’: trình diễn được lặp lại cho đến khi nhấn phím Esc
Show without narration: tạm thời tắt bất cứ giọng thuyết minh nào đi kèm khi trình chiếu
Show without animation: tạm thời không cho trình chiếu các slide có hiệu ứng hoạt hình đi kèm
Pen color: chọn màu cho bút sử dụng đánh dấu khi trình chiếu (chỉ dùng cho chế độ Presented by a speaker)
Laser point color: khi muốn nhấn mạnh những nội dung đang trình bày trên slide, chúng ta có thể biến con trỏ chuột thành con trỏ laser bằng cách giữ phím Ctrl và giữa nút trái chuột trong khi trình chiếu.
Tùy chọn trong khung Advance Slides
Manually: tự điều khiển trình chiếu bằng cách nhấn phím hay click chuột Using Timingif present: các slide sẽ được điều khiển theo thời gian Tùy chọn trong khung Multiple monitors:
Display slide show on: chọn màn hình để hiển thị trình chiếu
Show Presenter View: nếu được đánh dấu chọn thì sẽ hiển thị chế độ báo cáo trên màn hình dành riêng cho người thuyết trình
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Trung tâm Tin học Trường Đại học Khoa học Tự nhiên Tp. HCM – Tin học A
[2]. Trung tâm Tin học Trường Đại học Khoa học Tự nhiên Tp. HCM – Tin học B
