Hoàn thiện các quy trình hoạt động của Sở nông nghiệp và phát triển nông

4.2. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001

Mục tiêu chất lượng cấp Sở được xác định hàng năm dựa vào nhiệm vụ từng giai đoạn và kết quả hoạt động thực tế.

Từ mục tiêu chất lượng cấp Sở, các bộ phận sẽ xây dựng mục tiêu cho bộ phận mình và đưa vào kế hoạch hực hiện hàng tháng/quý của bộ phận.

Quá trình triển khai thực hiện mục tiêu phải tuân thủ theo chu trình Deming (PDCA) (Hình 3.2) theo các bước sau:

P- Plan: lập kế hoạch và phương hướng đạt được mục tiêu, bao gồm:

Xây dựng kế hoạch hành động: xác định các công việc cần thực hiện và nguồn lực để tiến hành nhằm đạt được mục tiêu đã nêu; xác định các điểm kiểm soát (xác định vị trí, cách thực hiện, tần số kiểm tra để đảm bảo kiểm soát được quá trinh với chi phí hiệu quả nhất).

D-Do: thực hiện theo kế hoạch đã lập: Đào tạo - huấn luyện để giúp cho các thành viên có đủ nhận thức, khả năng tự đảm đương công việc của mình.

C-Check: Kiểm tra kết quả thực hiện để phát hiện những sai lệch trong quá trình thực hiện để có thể điều chỉnh kịp thời và ngăn ngừa sự sai lệch đó.

A-Action: hành động sửa chữa và loại bỏ các nguyên nhân gây ra sai lệch, Thực hiện - tự kiểm soát kết quả - điều chỉnh cho đúng.

Hình 4.2: Quy trình Deming (Nguồn: Quy trình deming)

Ngoài việc tuân thủ quy trình trên Sở cần xem xét đến việc xây dựng chính sách khen thưởng, chế tài gắn liền với việc thực hiện mục tiêu chất lượng hàng năm.

Một trong những lý do dẫn đến không đạt mục tiêu chất lượng đưa ra, đó là thiếu biện pháp thúc đẩy, động viên, chế tài. Như hiện nay, dù đạt mục tiêu hay không đạt mục tiêu thì các quản trị viên, nhân viên vẫn được hưởng đủ lương, sẽ không tạo được động lực, sự cố gắng để đạt mục tiêu đề ra.

Vì vậy, Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Phòng cần bổ sung chỉ tiêu hoàn thành mục tiêu chất lượng vào hệ thống các chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc hàng tháng để xác định phần lương mềm cho từng nhân viên. Ngoài ra, Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Phòng cần đưa ra một chính sách khen thưởng theo định kỳ. Hàng năm, Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Phòng sẽ đưa ra một quỹ thưởng cho từng bộ phận. Tỉ lệ đạt mục tiêu chất lượng như thế nào thì các bộ phận sẽ nhận được mức thưởng với tỉ lệ tương đương. Như vậy sẽ tạo được động lực thúc đẩy mọi thành viên cố gắng đạt mục tiêu chất lượng, cũng như sự gắn kết giữa các thành viên để hoàn thành mục tiêu của bộ phận đồng thời tạo ra sự thách thức cho thành viên trong việc tìm ra các giải pháp, biện pháp phù hợp để đạt mục tiêu chất lượng.

Hoàn thiện hệ thống tài liệu phù hợp với tình hình thực tế

Hệ thống tài liệu là tấm gương của HT QLCL, nhằm thông báo các ý định và tạo ra sự nhất quán trong hành động, số lượng tài liệu phụ thuộc vào quy mô, loại hình tổ chức, sự phức tạp và tương tác các quá trình, sự phức tạp của quá trình tạo sản phẩm, năng lực của nhân viên, ... vv. Hệ thống tài liệu là cơ sở cho đảm bảo và cải tiến chất lượng. Do vậy, nội dung tài liệu phải phù hợp với hoạt động thực tế và tuân thủ nguyên tắc “Viết ra những gì đang làm”.

Để giải quyết triệt để những tồn tại trong hệ thống tài liệu, Ban chỉ đạo ISO của Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Phòng phải đảm bảo nguyên tắc sau trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu:

- Các thành viên trong tổ chức phải tham gia tích cực công tác chỉnh sửa và góp ý cải tiến liên tục đối với hệ thống tài liệu.

- Tất cả các đơn vị, phòng/ban phải xem xét, hoàn thiện, cải tiến các tài liệu liên quan đến hoạt động của đơn vị.

- Tất cả các tài liệu sau khi ban hành phải được triển khai áp dụng vào hoạt

động thực tế để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả. Các thành viên tham gia vào quá trình xây dựng, xem xét tài liệu phải nắm rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn và hoạt động quản lý nhà nước của Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Phòng . 4.2.2. Hoàn thiện công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động thực thi, áp dụng hệ