PHẦN III: KẾT LUẬN & KIẾN NGHỊ
Biểu 2.1: Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự
KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CÔNG TY TNHH MTV PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG KCN CHU LAI
(………Năm………….)
T T
Vị trí tuyển
dụng
Đơn vị
Số lượng
Lý do tuyển
Dự kiến mức lương
Thời gian dự kiến tuyển
Nguồn tuyển
dụng
Hội đồng tuyển
dụng
Dựtrù kinh phí
tuyển Nhận dụng
HS PV
GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG
KH-TH NGƯỜI LẬP
(Nguồn: Phòng Kếhoạch–Tổng hợp) - Thông tin về nhu cầu tuyển dụng: số người cần tuyển, vị trí cần tuyển, lý do tuyển…
- Phân công nhân sựcho công tác tuyển dụng và phối hợp giữa các bộphận - Nguồn và phương pháp tuyển dụng
- Thời gian và địa điểm tiến hành các hoạt động trên
Khi kếhoạch đã được phê duyệt bản kếhoạch thì phòng Kế hoạch –Tổng hợp phối hợp với các bộphận có liên quan tổchức thực hiện kếhoạch đãđềra.
Nguồn tuyển dụng của Công ty:
Tùy từng trường hợp cụthể, giai đoạn cụ thểmà Công ty tiến hành tuyển dụng trên hai nguồn đó là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài.
Nguồn bên trong: Bao gồm những nhân sự đang làm việc bên trong Công ty,
Trường Đại học Kinh tế Huế
đến vịtrí mới phù hợp hơn. Tuy nhiên Công ty ít khi tuyển mộtheo nguồn này, vì nếu có nhu cầu thì thông qua quá trình giám sát, xem xét của Giámđốc thì sẽtrực tiếp bổ nhiệm vào vị trí cao hơn chứkhông tiến hành tuyển chọn thông thường.
Nguồn bên ngoài: Là những đối tượng đến xin việc ngoài Công ty, nguồn này là nguồn chính trong tuyển mộ tại Công ty. Trong đó có hai nguồn mà Công ty tiến hành tuyển mộ đó là thông qua sự giới thiệu của các cán bộ công nhân viên đang làm việc tại Công ty và từ báo đài, internet. Chính vì thế mà hiện nay Công ty có cơ cấu lao động trẻ.
Phương pháp tuyển dụng của Công ty:
Do số lượng nhân sựcần tuyển hàng năm không quá lớn chỉ vì vậy Công ty đã chọn phương pháp tuyển dụng đó là phối hợp hai phương pháp theo quá trình cụthể:
Phương pháp sàng lọc hồ sơ: phương pháp này để tuyển chọn ra những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu tuyển dụng của công ty. Thông qua phương pháp này, công ty có được các thông tin cơ bản vềtrìnhđộhọc vấn và trìnhđộ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, và các thông tin cá nhân. Tuy nhiên phương pháp này không thể đánh giá chính xác các ứng viên nhưng có thểloại bớt những ứng viên quá kém không đáp ứng được yêuầu của Công ty đềra.
Phương pháp phỏng vấn: Công ty có thểtìm hiểu sâu hơn các thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ và thu thập thêm các thông tin cần thiết khác. Quan sát phản ứng của ứng viên với các câu hỏi giúp người tuyển dụng có thể đánh giá được khả năng giao tiếp và khả năng diễn đạt, suy nghĩ củaứng viên, từ đó đưa ra các quyết định chọnứng viên đó đểtiếp tục quá trình thửviệc hay loạiứng viên đó. Nhìn chung với hai phương pháp này về cơ bản Công ty đã có thể chọn được các ứng viên. Tuy nhiên Công ty nên áp dụng thêm các phương pháp khác như phương pháp điều tra xác để tìm hiểu thêm về phẩm chất, năng lực, kinh nghiệm và hiệu quả làm việc của các ứng viên.
Địa điểm và thời gian tuyển dụng
Do quy mô tuyển dụng của Công ty không lớn nên Công ty thường sửdụng văn phòng làm việc của bộ phận Kế hoạch – Tổng hợp làm nơi tuyển dụng và thời gian tuyển dụng thường diễn ra vào khoảng tháng 9 hàng năm.
Thông báo tuyển dụng:
Trường Đại học Kinh tế Huế
Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã được Giám đốc duyệt, Phòng Kế hoạch – Tổng hợp ra thông báo tuyển dụng. Nội dung chính của thông báo phải đảm bảo 2 nội dung:
Vịtrí tuyển dụng và yêu cầu năng lực đối với vị trí tuyển dụng. Công ty thường sửdụng loại thông báo chủyếu làthông báo ra bên ngoài, thường là thông báo qua các phương tiện thông tin đại chúng và truyền miệng.
Nội dung một thông báo thường bao gồm các nội dung: Tên công ty, vị trí của công việc cần tuyển dụng, yêu cầu trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính, sức khoẻ, kinh nghiệm, ngoại ngữ, các hồ sơ cần thiết, thời hạn nộp hồ sơ, địa chỉ liên hệ.Đây là mẫu thông báo tuyển dụng:
THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG Giới thiệu nhà tuyển dụng
Công ty TNHH MTV Phát triển hạtầng KCN Chu Lai là Doanh nghiệp Nhà nước. Lĩnh vực hoạt động: Quản lý, đầu tư, kinh doanh kết cấu hạ tầng KCN Bắc Chu Lai, Khu công nghiệp TamThăng; duy tu, bảo dưỡng các công trình hạtầng thuộc Khu kinh tếmởChu Lai;tưvấn khảo sát, lập quy hoạch, lập dự án đầu tư xây dựng các công trình Khu đô thị, giao thông, dân dụng, công nghiệp.
VỊ TRÍ TUYỂN DỤNG:
Nhân viên kếtoán Số lượng:1 người
Yêu cầu:
- Tốt nghiệp chính quyĐại học hoặc Cao đẳng - Ngành Kếtoán-Kiểm toán các trường khối kinh tế
- Có kinh nghiệm trên 01 năm làm việc.
- Nam/nữtừ23 tuổi trởlên Hồ sơ tuyển dụng gồm:
-1 Đơn xin việc
- 1 Bản sơ yếu lý lịch (có xác nhận của địa phương không quá 06 tháng) - 1 Giấy chứng nhận sức khỏe (không quá 06 tháng)
- 1 Bản sao hộkhẩu (công chứng) - 1 Bản sao CMND (công chứng)
Trường Đại học Kinh tế Huế
* Các bằng cấp chứng chỉkhác (nếu có) Địa chỉliên hệ:
- Phòng Kếhoạch–Tổng hợp Công ty TNHH MTV Phát triển hạtầng KCN Chu Lai
-Địa chỉ: Lô số 05, đường số1, khu công nghiệp Bắc Chu Lai, xã Tam Hiệp, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam.
- Thời gian nộp hồ sơ từngày đăng tuyển dụng đến hết ngày 15/10/2017.
Quảng Nam, ngày 24 tháng 9 năm 2017 PHÒNG KH - TH
(Nguồn: Phòng Kếhoạch–Tổng hợp) Trong bản thông báo tuyển dụng này Công ty đã giới thiệu sơ lược về Công ty để ngườiứng tuyển có thểnhận biết khách quan vềCông ty và cũng nêu rõ được vị trí công việc, và cách thức nộp hồ sơ giúp cho ứng viên dễdàng ứng tuyển vào các vị trí của Công ty. Tuy nhiên bảng thông báo này vẫn chưa mô tảcông việc của vị trí đó. Và hơn hết Công ty chưa nêu rõ yêu cầu, quyền lợi của người lao động khi lao động tại Công ty.
Để đánh giá bước này, tác giả đã đặt ra câu hỏi “Anh/chị thấy thông báo tuyển dụng như thế nào” thì có đến 97,3% cho rằng thông báo tuyển dụng của Công ty là rõ ràng và đầy đủthông tin cần thiết. Qua đây ta có thểthấy bước thông tuyển dụng của Công ty làm rất tốt, tuy nhiên công ty nên bổ sung phần mô tảcông việc và quyền lợi của người lao động.
Tìm kiếm người xin việc:
Công ty chưa thực sự chú trọng vào hoạt động tìm kiếm người xin việc nên chưa chủ động trong việc thực hiện. Cách thu hút ứng viên phần lớn qua hình thức truyền miệng của các nhân viên trong Công ty ra bên ngoài hoặc việc tìm kiếm chỉ đơn thuần thông qua một kênh đó là đăng tải lên website của Công ty nhưng hiệu quả không cao. Tuy nhiên, Công ty mới chỉ dừng lại ởviệc đăng thông tin tuyển dụng đơn thuần mà chưa có những biện pháp cụ thể, mới lạ để thu hút, tập trung sự chú ý của nguồnứng viên cần tuyển. Đặc biệt là phương pháp tìm kiếmứng viên thông qua các trường Đại học, cao đẳng chưa được Công ty thực hiện.
Nhận xét vềhoạt động tuyển mộtại Công ty
Trường Đại học Kinh tế Huế
Về chi phí tuyển mộ: Chi phí này dường như không tốn quá nhiều vì nguồn tuyển mộ bên ngoài của Công ty chủ yếu thông qua website của Công ty và truyền miệng từ các nhân viên đang làm việc tại Công ty. Đây có thểlà một chiến lược có thể tiết kiệm chi phí cho Công ty.
Về nguồn tuyển mộ: Có thể thấy nguồn tuyển mộ của Công ty tương đối hạn hẹp, Công ty có thểmởrộng kênh tuyển mộ thông qua các trường đào tạo và các trung tâm đào tạo vì đây là kênh tuyển mộ không tốn nhiều chi phí như truyền hình và truyền thanh.
2.2.2 Quy trình tuyển chọn của Công ty
Quy trình tuyển chọn của Công ty được thểhiện cụthể qua sơ đồsau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển chọn của Công ty
Tiếp đón ban đầu và thu nhận hồ sơ:
Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, phòng Kế hoạch – Tổng hợp sẽ tiếp nhận hồ sơ và tiếp đón người đến xin việc và sẵn sàng giải đáp thắc mắc nếu người xin việc chưa rõ thông tin tuyển dụng. Thông qua đây tạo tâm lí thân thiện đối với người xin việc, hẹn ngày sẽ thông báo phỏng vấn nếu hồ sơ của họ qua bước sơ tuyển. Sau đó là sắp xếp hồ sơ theo các tiêu đề định sẵn.
Sơ tuyển hồ sơ:
Đây là bước sàng lọc hồ sơ của người đến xin việc. Khi đã có đủ hồ sơ cần thiết, phòng Kế hoạch – Tổng hợp tiến hành nghiên cứu, phân loại và lựa chọn sơ bộ
Tiếp đón ban đầu và thu nhận hồ sơ
Sơ tuyển hồ sơ
Phỏng vấn bởi người lãnh đạo
Thửviệc
Kí hợp đồnglao động
Trường Đại học Kinh tế Huế
Vềmặt hình thức: Hồ sơ phải photo công chứng đầyđủ theo yêu cầu,quy định của công ty
Vềmặt nội dụng: Hồ sơ phải thể hiệnđược trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu của từng vị trí dựtuyển thông qua đơn xin việc, sơ yếu lý lịch và các bằng cấp, chứng chỉcó liên quan.
Việc sơ tuyển hồ sơ được định lượng rõ ràng bằng cách cho điểm cụ thể từng tiêu chí ứng với từng vị trí dự tuyển. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp sẽ tiến hành cho điểm từng tiêu chí rồi lấy tổng số điểm của các tiêu chí là điểm của một bộhồ sơ. Bộ hồ sơ nào có số điểm quá thấp, không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu sẽbị loại. Việc nghiên cứu, phân loại hồ sơ sẽgiúp cho công ty loại bớt được hồ sơ không đạt yêu cầu với những tiêu chuẩn đặt ra, nhờ vậy giảm bớt được chi phí và thời gian cho công tác tuyển dụng.
Sau khi đã chọn được những bộhồ sơ đạt yêu cầu nhất, phòng Kếhoạch–Tổng hợp sẽtiến hành lập danh sách trích ngang cácứng viên và phiếu đềxuất phỏng vấn.
Phỏng vấn bởi người lãnhđạo:
Phòng Kế hoạch – Tổng hợp lên kế hoạch phỏng vấn. Đối với các nhân viên ứng tuyển tại Công ty thì sau khi phỏng vấn sơ bộ còn phải phỏng vấn sâu, bởi tính chất của các công việc đòi hỏi người lao động có những yêu cầu khác như tư cách cá nhân, khả năng giao tiếp...
Thành phần phỏng vấn của công ty bao gồm:
Trưởng bộphận yêu cầu tuyển dụng.
Chuyên gia, cán bộkỹthuật liên quan.
Giám đốc công ty (nếu cần).
Trưởng phòng, ban (nếu cần).
Hội đồng phỏng vấn do Giám đốc công ty quyết định thành lập. Để thuận lợi cho phỏng vấn công ty sử dụng những mẫu phỏng vấn được soạn sẵn trong từng trường hợp cụ thể. Cán bộ phỏng vấn cũng có thể linh hoạt sử dụng các câu hỏi phù hợp với từngứng viên cụthểnhằm kiểm tra kỹ hơn các ứng viên.
Trong quá trình phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn của công ty luôn chú ý sao cho cácứng viên cảm thấy tự tin và được coi trọng, và chú ýđiều chỉnh cuộc nói chuyện đi đúng hướng. Công ty cũng tạo điệu kiện đểcácứng viên có cơ hội đặt câu hỏi cho hội
Trường Đại học Kinh tế Huế
đồng phỏng vấn. Thông qua quá trình phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ đánh giá được tổng quát về ứng viên như: tính tình, quan niệm sống, sự năng động, trình độ, mục đích khi hợp tác với công ty
Những người phỏng vấn trao đổi ý kiến đánh giá và thông tin trong cuộc họp, và đưa raý kiến đánh giá thống nhất. Kết thúc quá trình này cán bộphòng Kếhoạch – Tổng hợp sẽtrình các kết quả đánh giá về ứng cửviên lên Giám đốc.
Để đánh giá về bước phỏng vấn này, tác giả đã đặt ra 2 câu hỏi. “Trong buổi phỏng vấn Anh/chị có được chuyên viên tuyển dụng nếu rõ yêu cầu công việc cụ thể của Anh/chị không?” Và có 43% trả lời là rõ ràng và 45% trả lời bình thường, chỉ có 12% trả lời là không rõ ràng. Với câu hỏi Anh/ chị thấy nội dung phỏng vấn chuyên môn có phù hợp không? Thì có tới 89% trảlời có và 11% trảlời không.
Đối với câu hỏi về nội dung “Các chuyên viên phỏng vấn có trả lời đầy đủ những thắc mắc của Anh/chị về Công ty không?” Cũng có 58% trả lời có được giải đáp thắc mắcđầyđủ và 42% còn lại trảlời bình thường. Kết quảkhảo sát trên cho thấy những cán bộlàm công tác phỏng vấn tuyển dụng của công ty đã làm khá tốt công việc của mình.
Thửviệc:
Dựa vào kết quả phỏng vấn, phòng Kếhoạch –Tổng hợp sẽ mời các ứng viên đạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn nhận việc thông qua điện thoại. Nhân viên phòng Kế hoạch–Tổng hợp sựsẽtiến hành ký hợp đồng thửviệc vớiứng viên và đưa ra chương trình thửviệc mà nhân viên mới phải thực hiện, diễn ra từ 1 đến 2 tháng tùy theo công việc và được nhận mức lương thửviệc của công ty.
Sau khi hết thời gian thử việc, phòng Kế hoạch – Tổng hợp sẽ tiến hành đánh giá thửviệc. Phòng Kếhoạch –Tổng hợp gửi mẫu “ Đánh giá nhân viên sau thời gian thử việc” tới bộ phận liên quan để đánh giá và đưa ra đề xuất có tiếp nhận người lao động vào làm việc chính thức hay không. Kết quả đánh giá sẽ được gửi về phòng Kế hoạch – Tổng hợp. Nếu kết quả đánh giá là không đạt yêu cầu thì phòng Kế hoạch – Tổng hợp sẽthông báo chấm dứt hợp động thửviệc với người lao động.
Các tiêu chí đánh giá nhân viên thử việc đó là: tinh thần, thái độ, trách nhiệm đối với công việc, kết quả hoàn thành nhiệm vụ được giao, ý thức tổ chức kỷ luật…
Nếu đạt, Công ty sẽthực hiện ký hợp đồng lao động vớiứng viênđó.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Kí hợp đồng lao động:
Ứng viên sau khi thử việc và được trưởng bộ phận, phòng ban phụ trách đánh giá đạt yêu cầu, phòng Kếhoạch –Tổng hợp sẽra quyết định cho nhân viên mới nhận việc chính thức. Nhân viên mới sẽ được ký kết hợp đồng lao động và hưởng đầy đủ các chính sách, chế độphúc lợi theo quy định của Công ty.
Hợp đồng lao động sau khi đã có chữ ký của người lao động và Giám đốc sẽ được lưu tại phòng Kếhoạch–Tổng hợp 1 bản và gửi cho người lao động 1 bản.
Hoàn tất quá trình tuyển dụng:
Công tác hội nhập nhân viên mới vào môi trường làm viên được công ty coi trọng. Đây là bước khởi đầu để nhân viên mới có thểlàm quen với công việc và mọi người xung quanh tạo,đà phát triển trong tương lai.
Trong quá trình thử việc nhân viên mới được công ty trang bị đầy đủ những kiến thức về công ty: về kết quả hoạt động kinh doanh, lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, các vấn đề khó khăn, các vấn đề bảo vệ và bảo mật, các chính sách chủ yếu, lương bổng, phúc lợi, an toàn lao động, cơ sở vật chất, các vấn đềvềkinh tế...
Sau giai đoạn giới thiệu tổng quát về công ty, nhân viên mới sẽ được hội nhập vể chương trình chuyên môn. Trong giai đoạn này bộ phận nhân lực sẽ trang bị cho nhân viên những thông tin vể các chức năng của bộ phận, phòng ban, nhiêm vụ và trách nhiệm đối với công việc, các thủ tục chính sách và thủ tục quy định. Nhân viên mới được đi tham quan các nơi liên quan đến công việc công tác. Đặc biệt trưởng bộ phận giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp. Tiến trình hội nhập này tạo cho nhân viên mới yên tâm, thoải mái, không bịlạc lõng, côđơn.
Công ty yêu cầu nhân viên cũ phải hết sức tạo điều kiện cho nhân viên mới làm việc đểtránh những điều đáng tiếc xảy ra như nhân viên mới bỏviệc, gây thiệt hại cho công ty. Đểnhân viên mới có thểlàm quen với công việc thực tế, công ty luôn cửcác nhân viên làm việc theo nhóm, trong đó nhân viên mới được một nhân viên cũ đã có kinh nghiệm lâu năm trong công việc hướng dẫn. Tuy nhiên nhân viên mới vẫn được giao việc để thích ứng với công việc trong thực tế. Thông qua sự chỉ bảo hướng dẫn của người đã có kinh nghiệm nên có thểgiảm những sai lầm của nhân viên mới.
Với quá trình thử việc như vậy, nhân viên mới có thể làm quen với công việc một cách nhanh nhất, nhanh chóng đi vào công việc ổn định, rút ngắn thời gian thử