Các phương pháp sửa chữa sai sót trong kế toán

Trong quá trình ghi sổ, khi đối chiếu, nếu phát hiện có sai sót nhầm lẫn trong ghi chép, tính toán thì phải tiến hành sửa sai để đảm bảo yêu cầu chính xác. Tùy theo tính chất, thời gian phát hiện sai lầm và phương pháp ghi chép

bằng tay hay bằng máy vi tính mà kế toán sửa sai như sau:

a) Đối với sổ kế toán ghi bằng tay:

Khi phát hiện có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:

- Phương pháp cải chính, còn gọi là phương pháp gạch xóa hay đính chính. Phương pháp này được áp dụng trong các trường hợp:

+ Sai sót trong diễn giải không liên quan đến hệ đối ứng tài khoản.

+ Sai sót phát hiện ra sớm nên không ảnh hưởng đến số tổng cộng bằng chữ.

Phương pháp sửa sai bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

Nếu sai chỉ một chữ số thì cũng phải gạch toàn bộ con số sai và viết lại con số đúng.

- Phương pháp ghi bổ sung:

Phương pháp này được áp dụng trong các trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng sai về số tiền, với số tiền đã ghi sai ít hơn số tiền đúng.

Phương pháp sửa sai bằng cách lập “chứng từ ghi sổ bổ sung” và ghi thêm một bút toán giống như bút toán đã ghi với số tiền bằng chênh lệch giữa số tiền đúng với số tiền sai đã ghi.

Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt là 800.000đ nhưng khi định khoản chỉ ghi có 80.000đ

Nợ TK 111: 80.000

Có TK 112: 80.000

Như vậy đã định khoản đối ứng tài khoản đúng nhưng số tiền đã ghi sai nhỏ hơn số đúng là 720.000. Ta điều chỉnh bằng cách ghi bổ sung thêm một bút toán.

Nợ TK 111: 720.000

Có TK 112: 720.000

- Phương pháp ghi số âm (còn gọi là phương pháp ghi đỏ):

+ Định khoản đúng về đối ứng tài khoản nhưng số tiền đã ghi sai lớn hơn số đúng trên chứng từ và thời gian phát hiện lại chậm trễ.

+ Định khoản đúng nhưng ghi trùng 2 lần một nghiệp vụ kinh tế.

+ Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản và các trường hợp khác.

- Phương pháp sửa sai:

+ Đối với trường hợp thứ nhất phương pháp sửa sai là ghi một bút toán về đối ứng tài khoản giống như bút toán đã ghi với số tiền bằng chênh lệch giữa số sai với số đúng, nhưng số tiền ghi bằng số âm và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

+ Đối với trường hợp thứ hai ghi trùng lặp phương pháp sửa sai là: ghi thêm một bút toán giống y như bút toán đã ghi trùng, nhưng số tiền ghi bằng số âm để huỷ bỏ bút toán ghi trùng lặp và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh, sau đó ghi lại bút toán đúng:

+ Đối với trường hợp thứ 3 thì phương pháp sửa sai là: ghi lại một bút toán giống như bút toán đã ghi sai, nhưng số tiền ghi bằng số âm để huỷ bỏ bút toán đã ghi sai và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 800.000 nhưng khi định khoản thì ghi sai 8.000.000.

Nợ TK 111: 8.000.000

Có TK 112: 8.000.000

Kế toán sẽ sửa sai bằng cách ghi thêm một bút toán:

Nợ TK 111: (7.200.000)

Có TK 112: (7.200.000)

Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 800.000đ nhưng khi định khoản thì đã ghi sai như sau:

Nợ TK 112: 800.000

Có TK 111: 800.000

Đúng ra là phải ghi Nợ TK 111, Có TK 112. Kế toán sửa sai như sau:

- Huỷ bỏ bút toán ghi sai bằng bút toán âm.

Nợ TK 112: (800.000)

Có TK 111: (800.000) - Dùng mực thường ghi lại định khoản đúng.

Nợ TK 111: 800.000

Có TK 112: 800.000

b) Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính:

- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính.

- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

- Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp ghi bổ sung hoặc ghi số âm giống như trong phần kế toán ghi bằng tay.

c) Một số lưu ý khi sửa chữa sai sót trong sổ kế toán:

- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có ghi sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.

- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dụng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

- Khi sửa sai bằng phương pháp bổ sung hay phương pháp ghi số âm đều phải có chứng từ đính chính dẫn chứng số liệu và ngày tháng của chứng từ đã ghi số sai, cần phải điều chỉnh và phải được kế toán trưởng duyệt.

- Trong kế toán số âm có thể được biểu hiện viết bằng bằng mực thường trong ngoặc đơn hoặc ghi bằng mực đỏ.