CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG DIGITAL MARKETING CỦA CÔNG
2.1. Tổng quan về công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion
2.1.5. Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng
Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng của công ty gồm 17 bước, cụ thể là:
Bước 1: Nhân viên Lion (NVKD, cộng tác viên, thực tập sinh,..) tiếp xúc, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tiếp nhận thông tin từ khách hàng bao gồm: tên sản phẩm, số lượng, yêu cầu mẫu mã, chất liệu, thông tin liên hệ với khách hàng.
Quá trình: NVKD bằng các công cụ tư vấn như mẫu vải, mẫu sản phẩm thật, bảng màu vải để bước đầu giúp khách hàng định hình được sản phẩm mình đặt.
Tùy trường hợp có thể chốt được hết mọi thông tin cần thiết với khách hàng hoặc chưa có thông tin đầy đủ.
Kết quả: Chốt được thông tin đơn hàng càng rõ ràng càng tốt để thực hiện bước tiếp theo
Bước 2: Sau khi có được thông tin về đơn hàng. NVKD Tổng hợp thông tin theo biểu mẫu dưới đây:
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Diệp 32 Bảng 2.1: Biểu mẫu thông tin đơn hàng
THÔNG TIN ĐƠN HÀNG Lần
Cập Nhật Thứ
Nội Dung Thay Đổi
Mã đơn hàng
Ngày Phát Sinh
Tên Khách
Hàng
Thông Tin Người
Liên Hệ
Sản Phẩm
Chất Liệu
Số
Lượng Mô Tả
Hình Ảnh Minh
Họa (Nếu Có)
Ngày Gửi Maket
Tình Trạng
Đơn Hàng
Hướng Dẫn
1
(BP tổng hợp điền mã số vào bảng này và phản hồi mail có đính kèm file này!)
Sản phẩm 1 Sản phẩm 2 Sản phẩm n
`2
(Thay đổi nội dung cột nào)
Chỉ điền những cột có thay đổi nội dung, nếu không, để trống!
Mỗi lần, cập nhật thì NV sửa ngay trên bảng này và gửi lại toàn bảng
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Soạn email với cú pháp: THÔNG TIN ĐƠN HÀNG – (TÊN KHÁCH HÀNG:
CÔNG TY, TỔ CHỨC)- TÊN NGƯỜI LIÊN HỆ - SẢN PHẨM.
Gửi đến đầy đủ các email sau:
Giám đốc:binhnvt.ceo@liongroup.vn BP Tổng hợp:tonghop1@liongroup.vn BP thiết kế:thietke1@liongroup.vn BP Kế toán:account@liongroup.vn BP Quản lý:quanly1@liongroup.vn
Với 1 đơn hàng, chỉ có1 tiêu đề mail duy nhất này, những mail thông tin tiếp theo của cùng đơn hàng, tất cả các BP chọntrả lời tất cảđể phản hồi.
Nhập tất cả thông tin có được sau bước 1 vào bảng trên, những thông tin còn thiếu điền:“Đang tư vấn”.Điền STT lần cập nhật là “1”.
Khi có thêm hoặc thay đổi thông tin đơn hàng, ở cột số STT lần cập nhật là “ 2”,…”n”, tương ứng với số lần cập nhật. Chỉ điền nội dung cột có sự thay đổi, nếu không có thay đổi thì để trống. Và gửi lại bảng thông tin này.
Bước 3
BP Tổng hợp nhận được thông tin 1 đơn hàng thì phản hồi ngay trên mail đó:
Mã số đơn hàng theo cú pháp: LION “mã số”.
NVKD làm việc với BP quản lý sản xuất để có được những thông tin còn thiếu của đơn hàng như: mẫu vải, màu vải, giá cả, thời gian có thể giao hàng.
BP Quản lý sản xuất gửi báo giá lên mail.
BP thiết kế lên Maket theo thời hạn deadline đã đặt ra, trong qua trình thiết kế, có thắc mắc sẽ trao đổi cụ thể với NVKD, trường hợp cần sẽ trao đổi thành email trong cùng nhóm mail đã làm việc trước đó.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bước 4
BP thiết kế gửi Maket qua mail trên.
NVKD gửiMaket,Báo giá nêu rõ gồm thuế hay chưa thuếcho khách hàng, tiếp tục làm việc với khách hàng về mẫu thiết kế cũng như tư vấn lại những thông tin còn thiếu.
Bước 5
NVKD nhận phản hồi của khách hàng về thay đổi thiết kế, thay đổi chất liệu, giá cả,..
Bước 6
NVKD làm việc lại với BP Thiết kế để chỉnh sửa Maket.
NVKD làm việc với BP Quản lý sản xuất để xác định được chất liệu, màu sắc vải để phù hợp yêu cầu của khách hàng, hoặc phù hợp với nguồn lực, thế mạnh của công ty, xưởng.
Bước 7
BP Thiết kế gửi Maket đã chỉnh sửa và NVKD gửi khách hàng duyệt, đến khi nào chốt được Maket cuối cùng.
BP Quản lý sản xuất phản hồi những thông tin còn lại của đơn hàng để phù hợp với nhu cầu khách hàng và khả năng của công ty, từ đó NVKD phản hồi với khách hàng.
Bước 8
NVKD chốt đơn hàng với khách hàng những thông tin sau bằng Văn bản email hay tin nhắn để tránh trường hợp sai sót nhưng không có cơ sở để xác định lý do.
- Maket
- Số lượng cụ thể theo từng size - Giá cả
- Chất liệu
- Ngày giao hàng
- NVKD lấy thông tin khách hàng để soạn hợp đồng.
Bước 9
Trường Đại học Kinh tế Huế
NVKD soạn hợp đồng kinh tế với thông tin khách hàng, thông tin đơn hàng đã có.
NVKD trình hợp đồng để kế toán duyệt.
NVKD trình hợp đồng lên ban giám đốc để ký.
Bước 10
Kí hợp đồng với khách hàng.
Thu cọc khách hàng (Nếu có)
Bước 11
BP kế toán thu cọc đơn hàng từ NVKD.
NVKD lập email xác nhận chạy đơn hàng với những thông tin cuối cùng, chính xác và đầy đủ nhất bằng cách gửi lại tất cả những nội dung sau:
File cập nhật cuối cùng của Bảng THÔNG TIN ĐƠN HÀNG Maket cuối cùng.
File báo giá, tổng giá trị đơn hàng.
Mail gửi trả lời tất cả của cùng nhóm mail làm việc đầu tiên của đơn hàng.
Bước 12
BP Quản lý Sản xuất xác nhận lại với BP thiết kế và NVKD về Maket.
BP Thiết kế gửi file Corel cho BP Quản lý sản xuất.
Bước 13
BP Quản lý sản xuất làm việc với xưởng may, xưởng in, thêu, cho chạy đơn hàng.
BP Quản lý sản xuất theo dõi tiến độ, tình trạng thực hiện đơn hàng.
Bước 14
Xưởng hoàn thành đơn hàng và giao hàng cho BP Quản lý sản xuất BP Sản xuất kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm.
Bước 15
NVKD kiểm tra sản phẩm.
Nếu có lỗi, xác định phương án để tiến hành khắc phục.
Trường Đại học Kinh tế Huế
BP Quản lý sản xuất phối hợp các nhân sự (có thể là nhân viên công ty hoặc xưởng) để tiến hành sửa lỗi.
Bước 16
Sau khi hoàn thành sản phẩm, NVKD kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm lần cuối trước khi giao khách hàng.
BP kế toán chuẩn bị các thủ tục để thanh lý hợp đồng.
Bước 17
Giao hàng cho khách hàng: NVKD đảm nhận hoặc có sự hỗ trợ của nhân sự công ty, đơn vị vận chuyển (tùy đơn hàng cụ thể)
Nhận thanh toán của khách hàng bằng hình thức chuyển khoản hay tiền mặt.
BP kế toán xác nhận đơn hàng đã thanh toán, tiến hành thanh lý hợp đồng, giao phiếu thu, hóa đơn cho khách hàng.
=> Kết thúc quy trình bán hàng.
(Nguồn: Phòng điều hành đơn hàng của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion)
2.1.6. Quy trình bán hàng của Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion