Bài 5: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG
1. Cập nhật dữ liệu.
Cập nhật dữ liệu là thay đổi dữ liệu trong các bản gồm: thêm bản ghi mới, chỉnh sửa, xóa các bản ghi
a. Thêm bản ghi – nhập dữ liệu . - Chọn bảng muốn nhập dữ liệu
- Nháy phải chuột chọn Open hoặc nháy đúp lên tên bảng - Mở bảng ở chế độ nhập dữ liệu (chế độ Datasheet View)
- Dữ liệu nhập vào phải thỏa mãn các thuộc tính của bảng và của fields khi thiết kế, nếu không thì Access sẽ thông báo lỗi
b. Chỉnh sửa record.
- Nháy chuột vào bản ghi cần thay đổi.
- Dùng các phím Back Space, Delete để xóa.
- Gõ nội dung mới.
c. Xóa bản ghi.
- Chọn bản ghi (record) cần xóa . - Nháy phải chuột chọn
hoặc chọn trên tab Record
- Xác nhận trước khi xóa: Chọn yes
- Xóa nhiều bản ghi cũng tương tự nhưng phải chọn nhiều bản ghi: nhấn ô đầu tiên kéo để chọn hay giữ Shift.
d. Di chuyển trong bảng.
Di chuyển bằng phím:
- Tab: di chuyển về sau
- Shift_tab: di chuyển về trước
- Home/End: về đầu và cuối một bản ghi - Ctrl_Home: về đầu
- Ctrl_End: về cuối.
2. Sắp xếp và lọc.
a. Sắp xếp.
- Đặt trỏ tại field chứa dữ liệu cần sắp xếp
- Chọn (sắp xếp tăng dần) hay (sắp xếp giảm dần) trong nhóm lệnh Sort & Filter trên thanh Ribbon
b. Lọc (học sinh tự học)
Lọc là cho phép trích ra những bản ghi thỏa điều kiện nào đó. Có 3 nút lệnh lọc sau:
Filter by selection: lọc theo ô dữ liệu đang chọn
Filter by form: lọc theo mẫu, điều kiện điều kiện được trình bày dưới dạng mẫu
Advanced Filter/ Sort: cho phép lọc với nhiều điều kiện ở nhiều fields khác nhau.
3. Tìm kiếm và thay thế a. Tìm kiếm
- Trong nhóm lệnh Find trên thanh Ribbon, chọn nút Find - Xuất hiện hộp thoại Find
Vị trí record
Về record sau Về record cuối Về đầu
Vềtrước Record mới
Find What: nhập giá trị cần tìm
Look In: phạm vi tìm kiếm
Match: so giá trị cần tìm với giá trị trong field
Search: hướng tìm
Match Case: tìm phân biệt chữ hoa và chữ thường - Nháy Find Next để thực hiện tìm kiếm
b. Thay thế
- Trong cửa sổ Find & Replace, nếu muốn thay thế chọn tab Replace
- Replace With: nhập giá trị cần thay thế
- Nháy nút Replace để thay thế giá trị tìm được hoặc nháy Replace All để thay thế toàn bộ các giá trị tìm thấy
4. In dữ liệu
Có thể in dữ liệu từ bảng. Việc thiết đặt trang inm xem trước khi in thực hiện tương tự word
