Hoạt động quản lý, chỉ đạo công việc của Văn phòng trong một cơ quan là hoạt động quản trị của Văn phòng. Đó là lý do Khoa Quản trị kinh doanh biên soạn tài liệu học tập về Quản trị văn phòng.
NHẬP MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Khái niệm hành chính văn phòng
- Văn phòng
- Khái niệm, nhiệm vụ của văn phòng
- Các yếu tố cấu thành văn phòng
- Tổ chức không gian văn phòng
- Hành chính văn phòng
- Khái niệm hành chính, hành chính văn phòng
- Vai trò của hành chính văn phòng
- Chức năng của hành chính văn phòng
Vì vậy, các nhà quản trị văn phòng phải tìm mọi cách để giảm tiếng ồn. 10 Quản trị văn phòng cũng là một dịch vụ giúp tất cả các phòng ban hoạt động hiệu quả.
Quản trị hành chính văn phòng
- Khái niệm quản trị hành chính văn phòng
- Vai trò của quản trị hành chính văn phòng
- Chức năng của quản trị hành chính văn phòng
- Hoạch định công việc hành chính văn phòng
- Tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng
- Kiểm soát công việc hành chính văn phòng
Tổ chức các hoạt động văn phòng C. Giám sát hoạt động xử lý thông tin. Dưới góc độ quản lý, văn phòng là một bộ máy... của một cơ quan, tổ chức.
HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN
Hoạch định công việc hành chính văn phòng
- Khái niệm và đặc điểm hoạch định hành chính văn phòng
- Quy trình xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng
- Các công cụ trong xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng
Xác định mục tiêu và yêu cầu giúp chúng ta luôn tập trung công việc và đánh giá hiệu quả cuối cùng. Trên cơ sở đó xác định chương trình hành động với các nhiệm vụ cụ thể: .
Tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Khái niệm tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Các nguyên tắc tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Các phương thức tổ chức công việc hành chính
- Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng
Có kỹ năng hành chính cộng với kinh nghiệm, được đào tạo chuyên ngành hành chính văn phòng. Nhận định nào sau đây là ưu điểm của hình thức làm việc hành chính văn phòng tập trung?
ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN
Điều hành công việc hành chính văn phòng
- Khái niệm, vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng
- Phương thức điều hành công việc hành chính văn phòng
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của bộ máy để phân cấp, phân công trách nhiệm giải quyết công việc. Là phương pháp tạo nhóm để cùng giải quyết một số vụ án nhất định, khi công việc kết thúc thì nhóm tự giải tán.
Kiểm tra công việc hành chính văn phòng
- Khái niệm, vai trò của kiểm tra công việc hành chính văn phòng
- Những nguyên tắc kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp
- Các phương pháp kiểm tra công việc hành chính văn phòng
- Quy trình kiểm tra hoạt động hành chính văn phòng
- Các công cụ kiểm tra trong hành chính văn phòng
Phương thức kiểm tra này được điều chỉnh cho phù hợp với phương thức vận hành của hệ thống nguyên tắc thủ tục. Mục đích của thanh tra trong hoạt động của tổ chức doanh nghiệp là không.
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Những khái niệm cơ bản về văn bản
- Khái niệm, vai trò và chức năng của văn bản
- Khái niệm văn bản
- Vai trò của văn bản
- Chức năng của văn bản
- Phân loại văn bản
Nó là hình thức quan trọng và quan trọng nhất của văn bản chính phủ. Là một hình thức văn bản của một tổ chức hoặc một cơ quan được sử dụng để.
Thể thức văn bản
- Khái niệm
- Các thành phần của thể thức văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được thể hiện tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang theo chiều ngang, trên cùng bên trái. Số, ký hiệu của văn bản được thể hiện tại ô số 3, canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Phải có dấu phẩy giữa tên quốc gia và ngày phát hành.
Trường 5a ghi tên loại văn bản và tóm tắt văn bản. Áp dụng cho cơ quan giám sát hoạt động của cơ quan ban hành văn bản.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
- Nguyên tắc soạn thảo văn bản
- Quy trình soạn thảo văn bản
- Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản thông dụng
- Kỹ thuật công văn
- Kỹ thuật soạn thảo thông báo
- Kỹ thuật soạn thảo tờ trình
- Kỹ thuật soạn thảo báo cáo
- Kỹ thuật soạn thảo quyết định
- Kỹ thuật soạn thảo hợp đồng
Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì phải phù hợp với nội dung, vấn đề thuộc lĩnh vực điều chỉnh của văn bản đó. Khi soạn thảo văn bản phải đặc biệt chú ý đến thể thức trình bày của văn bản. Xác định mục đích của văn bản ban hành là để giải quyết vấn đề gì.
Quốc hiệu, cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản, số, ký hiệu của văn bản; Nghị định là loại văn bản dùng để quy định, định rõ một chế độ, chính sách (nghị định) hoặc áp dụng một lần chế độ chính sách cho một mục đích cụ thể (quyết định hành chính cá biệt). Đối với các quyết định mang tính pháp lý, thẩm quyền được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996.
Cơ sở pháp lý: Xác định các văn bản pháp lý làm cơ sở pháp lý cho hợp đồng.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
Tổng quan về công tác văn thư
- Khái niệm
- Vai trò của công tác văn thư
- Những yêu cầu đối với công tác văn thư
- Nhiệm vụ của văn thư
Chính xác về hình thức: văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức, thể thức theo quy định của pháp luật (chính xác về quy trình kỹ thuật), quy trình nghiệp vụ công tác văn thư được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Tính mật: tính bảo mật tại bộ phận chuyên trách văn thư như tính bí mật về nội dung văn bản đến, quá trình xử lý văn bản hoặc từ quy trình ban hành văn bản đến lưu trữ văn bản. Tất cả các công văn phải được xử lý tạm thời và thống nhất quản lý theo quy định hiện hành của nhà nước, của ngành, địa phương và của từng đơn vị.
Doanh nghiệp khi đi vào hoạt động phải triển khai ngay công tác quản lý chứng từ, dữ liệu với giai đoạn đầu để các lô hàng xuất, nhập được thông suốt. Các lô hàng xuất nhập phải được xử lý nhanh chóng, ngay trong ngày, chính xác và bảo mật, đảm bảo cho việc điều hành và quản lý doanh nghiệp thông suốt.
Qui trình giải quyết công tác văn thư
- Giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đi
Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký các loại văn bản đi, trừ văn bản mật). Đăng ký văn bản bằng máy tính bằng chương trình quản lý văn bản. Cơ quan, tổ chức trong năm tiếp nhận trên 2.000 văn bản đi phải lập sổ chuyển văn bản đến.
Đăng ký văn bản đi bằng máy tính bằng chương trình quản lý văn bản đi. Các tài liệu lưu trữ được gửi đến văn phòng theo thứ tự đăng ký.
Quản lý và sử dụng con dấu
- Khái niệm và hệ thống con dấu ở Việt Nam
- Quản lý và sử dụng con dấu
Chỉ người được chỉ định giữ con dấu mới được trực tiếp đóng dấu vào văn bản (thường chỉ những người làm công ăn lương mới được giữ và sử dụng con dấu). Văn bản đến phải được tập trung tại bộ phận văn phòng của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có độ mật phải được chuyển trực tiếp cho cấp quản lý D.
Tất cả các loại văn bản trừ văn bản có đóng dấu đúng mức độ khẩn D. B và C. Mô tả các bước xử lý trong quy trình xử lý nội dung của 2 văn bản này.
TỔ CHỨC HỘI HỌP, CÔNG TÁC
Tổ chức hội họp
- Khái niệm
- Vai trò của tổ chức hội họp
- Phân loại hội họp
- Quy trình tổ chức hội họp
- Cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp
- Tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không theo nghi thức
- Tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức
Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội để các thành viên thảo luận các vấn đề chung và tham gia vào quá trình ra quyết định. 110 Thông thường, các cuộc họp được tổ chức tại phòng làm việc của cấp quản lý hoặc tại phòng họp chung của cơ quan, doanh nghiệp. Thư ký giữ bản chính và theo dõi việc thực hiện các quyết định của cuộc họp.
Đối với cuộc họp tổ chức tại công ty: Phối hợp với bộ phận hành chính chuẩn bị địa điểm tổ chức cuộc họp. Thực hiện nghi lễ nhà nước (nếu cần) - Giới thiệu chủ đề cuộc họp.
Tổ chức chuyến công tác
- Khái niệm, phân loại chuyến công tác
- Các công việc tổ chức chuyến công tác
- Hoạch định tổ chức chuyến công tác
- Trách nhiệm của thư kí trong thời gian thủ trưởng vắng mặt
Xây dựng chương trình đi công tác - Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu. Tùy vào mục đích của mỗi chuyến đi mà nội dung công việc cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Căn cứ vào kế hoạch hoạt động của nhóm, thư ký lập dự toán.
Trách nhiệm của thư ký trước khi sếp đi công tác - Thư ký thực hiện công việc lên kế hoạch và tổ chức chuyến đi. 122 Yêu cầu: Hãy thống nhất lịch làm việc trong tuần và viết kế hoạch chuẩn bị cho các cuộc họp sẽ diễn ra.
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Công tác lưu trữ
- Khái niệm, vai trò của công tác lưu trữ
- Nguyên tắc lưu trữ
- Các nghiệp vụ lưu trữ
Lưu trữ cung cấp dữ liệu chính xác nhất, có giá trị pháp lý nhất cho công tác quản lý. Lưu trữ tài liệu quyết định và hành động thực hiện. Văn thư Lưu trữ Nhà nước chịu sự quản lý của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Ta biết tài liệu lưu trữ trong phông lưu trữ có dung lượng rất lớn (từ hàng chục đến hàng trăm, hàng nghìn mét giá tài liệu). Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ (tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu nghiệp vụ, tài liệu văn học nghệ thuật).
Qui trình hủy bỏ tài liệu lưu trữ
- Giá trị tài liệu
- Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu
- Qui trình hủy bỏ tài liệu lưu trữ
Trong lĩnh vực giáo dục, tài liệu lưu trữ luôn là một nguồn thông tin quý giá. Đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu. Nội dung nào sau đây không phải là một trong các tiêu chí xác định giá trị của tài liệu A.
Bàn giao hồ sơ giữa bộ phận lưu trữ và bộ phận hủy tài liệu D.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN
Tổng quan về công tác lễ tân
- Khái niệm
- Vai trò của công tác lễ tân
- Các nguyên tắc trong hoạt động lễ tân
138 Ngoài ra, một quầy lễ tân được tổ chức tốt sẽ tạo được ấn tượng tốt và tạo được thiện cảm với khách mời. Lễ tân tuy không phải là nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại nhưng lại là công cụ hết sức quan trọng và cần thiết trong bất kỳ hoạt động đối ngoại nào. Công tác lễ tân tốt hay không tốt ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động đối ngoại, thậm chí ảnh hưởng đến quan hệ giữa các nước.
Hoạt động lễ tân, đặc biệt là lễ tân ngoại giao vừa là công cụ chính trị của hoạt động đối ngoại của một nhà nước, vừa là phương tiện thực hiện, cụ thể hóa các nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế và của mỗi quốc gia. Hoạt động lễ tân ở các cơ quan, đơn vị có thể mang tính chất lễ tân ngoại giao (nếu là khách nước ngoài), cũng như mang tính chất lễ tân nội bộ trong nước hay lễ tân doanh nghiệp của các công ty.
Công tác đón tiếp khách
- Đón tiếp khách tại cơ quan
- Phân loại khách
- Tổ chức đón tiếp khách tại cơ quan
- Tiếp khách qua điện thoại
- Đặc điểm, mục đích của giao tiếp qua điện thoại
- Nghệ thuật giao tiếp qua điện thoại
Thư ký có trách nhiệm trả lời tất cả các cuộc điện thoại cho giám đốc. Khi gọi ra ngoài, thư ký hoàn toàn kiểm soát được thời gian và nội dung của các cuộc gọi. Trước khi gọi điện thoại, bạn nên chuẩn bị trước những gì sẽ nói.
Anh ấy phải gọi vào ban đêm theo giờ nước ngoài để tiết kiệm chi phí điện thoại cho người đối thoại. Điều nhân viên lễ tân không nên làm khi trả lời điện thoại thay người khác.
