Các công cụ trợ giúp

Trong thời đại ngày nay, trừ những trường hợp không có điều kiện, còn bình thường người thuyết trình không chỉ nói, mà còn dùng nhiều công cụ hỗ trợ để tăng thêm hiệu quả thuyết trình. Các công cụ hỗ trợ phổ biến nhất là các video clip và các chương trình trình chiếu như powerpoint, sơ đồ tư duy. Trong phần này chúng tôi trình bày về việc sử dụng sơ đồ tư duy và chương trình PowerPoint để thuyết trình.

Sơ đồ tư duy (Mindmap)

Đây là một công cụ tư duy được Tony Buzan đề xuất. Phương tiện này giúp chúng ta phát huy khả năng của cả hai bán cầu đại não, đồng thời phát huy khả năng tư duy trừu tượng, suy luận logic, và khả năng tưởng tượng, cảm nhận, trí nhớ hình ảnh. Công cụ này giúp thuyết trình rất tốt, vì các thông tin được trình bày dưới dạng hình vẽ nên rất trực quan, sinh động. Sơ đồ tư duy nhiều màu sắc nên cũng cuốn hút người nghe, người xem. Thêm vào đó, việc dùng các từ khoá giúp biểu đạt thông tin ngắn gọn, cô đọng. Sơ đồ tư duy giúp người nghe, người xem nắm bắt dễ dàng các chính, và ghi nhớ chúng dễ dàng.

Thực hiện sơ đồ tư duy như sau:

Lấy giấy trắng, đặt nằm ngang, vẽ một hình vẽ hay biểu tượng nào đó thể hiện đề tài vào trung tâm tờ giấy. Mỗi nội dung chính của đề tài sẽ được biểu diễn bằng một nhánh bắt đầu từ hình vẽ trung tâm đó. Các nhánh đó được vẽ bằng các màu khác nhau. Trên nhánh ghi từ khóa, hoặc vẽ biểu tượng hình ảnh tương ứng với nội dung mà nó biểu đạt. Cuối các nhánh lớn, bắt đầu vẽ các nhánh con, biểu diễn các nội dung nhỏ của nội dung lớn tương ứng. Ưu tiên dùng hình vẽ thay cho từ ngữ để biểu đạt vấn đề.

Khi vẽ sơ đồ tư duy cần lưu ý những điều sau đây:

- Cấu trúc sơ đồ phải rõ ràng, có thể đánh số thứ tự để biết nội dung nào sẽ thuyết trình trước, nội dung nào sau. Các nhánh không lồng vào nhau. Nhánh và chữ ở trung tâm vẽ to, đậm, càng ra xa trung tâm càng nhỏ hơn, nhạt hơn.

Trường Đại học Kinh tế Huế

126

- Độ dài các nhánh và độ dài từ khóa hoặc hình vẽ trên nhánh phải gần bằng nhau để tạo sự liên tưởng.

- Các nhánh nên vẽ cong tự nhiên, chữ trên nhánh không nghiêng quá 450 vì như thế khó đọc. Chữ viết nên rõ ràng, tốt nhất là viết chữ in hoa.

- Mỗi nhánh từ hình vẽ trung tâm đến ngọn nhánh con cuối cùng phải được vẽ cùng một màu. Như vậy mỗi nội dung chính được mã hóa bằng một màu giúp cho người xem dễ theo dõi⁴⁴.

Sơ đồ tư duy không chỉ dùng để chuẩn bị nội dung thuyết trình. Nó còn được dùng để thuyết trình. Một sơ đồ tư duy đẹp, rõ ràng, đầy màu sắc sẽ làm cho người nghe bị thu hút vào nội dung thuyết trình. Nó giúp người nghe chẳng những nghe, mà còn “thấy” các ý tưởng, dễ nắm bắt logic của buổi thuyết trình. Hình ảnh và màu sắc của sơ đồ tư duy làm cho người nghe dễ nhớ, dễ cảm nội dung thuyết trình hơn. Sơ đồ tư duy giúp người thuyết trình rất nhiều. Với sơ đồ tư duy, người thuyết trình có cả một kịch bản trước mặt. Người thuyết trình sẽ không lẫn lộn thứ tự hay nội dung trình bày, cũng sẽ thấy tự tin hơn, vì thế nói năng lưu loát, cử chỉ hoạt bát hơn. Những ưu điểm đã nêu cho thấy chúng ta rất nên vẽ sơ đồ tư duy để thuyết trình.

Nhiều người gặp phải khó khăn khi vẽ sơ đồ tư duy vì không có năng khiếu vẽ. Khi đó chúng ta có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng để vẽ sơ đồ tư duy. Các phần mềm này, ngoài các chức năng vẽ nhánh, viết chữ, vẽ đường bao, tô màu, còn cung cấp thêm rất nhiều biểu tượng, hình ảnh có sẵn. Các phần mềm hay được sử dụng hiện nay là FreeMindmap, Mind Manager, ConceptDraw MINDMAP.

44 Một số người vẽ các nhánh chính cùng một màu, các nhánh con cùng cấp cùng màu. Cách vẽ này cho thấy rõ cấp độ của ý tưởng, nhưng không cho thấy sự liên tục trong phát triển ý tưởng, khó tách các nội dung.

Trường Đại học Kinh tế Huế

127

Hình 5.1. sau đây là sơ đồ tư duy về việc vẽ sơ đồ tư duy của Tony Buzan

Hình 5.2. là sơ đồ tư duy phân tích bài thơ Quê Hương của tác giả Đỗ Trung Quân, do một nhóm sinh viên trường Đại học Kinh Tế - Luật, thuộc Đại học Quốc gia

TP. HCM, vẽ.

Khi dùng sơ đồ tư duy để thuyết trình bạn có thể dùng bản vẽ trên giấy, cũng có thể dùng bản điện tử (scan lại bản vẽ trên giấy, hoặc file bản vẽ nếu dùng các chương trình vẽ sơ đồ tư duy). Bản điện tử thường được phóng lên kích thước to hơn, sử dụng được cho cả các

Trường Đại học Kinh tế Huế

128

buổi thuyết trình đông người tham dự, và không đòi hỏi phải treo, dán trước nên dùng thuận tiện hơn. Dùng sơ đồ tư duy, bạn chỉ cần trình bày theo logic thiết kế sơ đồ đó là đảm bảo trình tự và nội dung thuyết trình hợp lý.

PowerPoint

Powerpoint là một chương trình tiện ích trong bộ office của công ty Microsoft, vì thế nó có mặt trong mọi máy tính có dùng hệ điều hành windows. Hiện nay hầu như người thuyết trình nào cũng sử dụng chương trình này để thiết kế và chiếu các phiên trình chiếu (presentation) gồm nhiều slides giúp thuyết trình.

Để thiết kế presentation, bạn hãy căn cứ vào nội dung bài thuyết trình đã được chuẩn bị sẵn để đưa ra các ý tưởng chuyển tải nội dung đó bằng các slides. Tuy các slide được thiết kế căn cứ vào các nội dung đã chuẩn bị, nhưng lưu ý rằng văn bản viết và slide là hai thứ hoàn toàn khác nhau. Không bao giờ được chép nguyên văn văn bản viết để dán vào slide.

Cần tìm kiếm thêm các hình ảnh thích hợp để thay thế hoặc bổ sung thêm cho nội dung từ ngữ. Hình ảnh rất quan trọng, vì mỗi hình chuyển tải thông tin bằng 10.000 từ. Cũng cần tìm ra các từ khoá để thay thế cho các câu, các đoạn văn dài.

Các slide chỉ dùng ít từ. Mỗi slide nên có không quá 6 dòng. Theo Richard Hal thì các giám đốc sáng tạo nhất trong lĩnh vực quảng cáo từng khẳng định rằng những tấm áp phích quảng cáo không nên có quá mười từ. Chẳng hạn, slide trong hình 5.3. sau đây chứa quá nhiều chữ:

Hình 5.3. Slide giới thiệu di tích đất đắp hình tròn Bình Phước của sinh viên ngành lịch sử

Trường Đại học Kinh tế Huế

129

Hãy cố gắng rút gọn số từ xuống. Trong slide không cần viết đủ câu văn, những từ nối có thể loại bỏ, thay bằng cách trình bày hoặc ký hiệu.

ví dụ:

Câu ban đầu Câu đổi lại

Thuyết trình là sân khấu… có những quãng ngắt…. Có đoạn thấp và đoạn cao, có đoạn nhanh và đoạn chậm.

Thuyết trình = sân khấu CÓ:

- Quảng ngắt - Đoạn thấp - Đoạn cao…

Khi bạn thuyết trình, tác động trực quan có thể đưa bạn lên những tầm cao và nếu buồn tẻ, nó sẽ giống như sức cản của mỏ neo trên biển.

Thuyết trình:

Trực quan => tầm cao Buồn tẻ => mỏ neo = trì trệ

Những người bộc trực, thẳng thắn thường được nhiều người yêu mến

Bộc trực, thẳng thắn => được yêu mến

(Lưu ý: các ví dụ trên mới chỉ nói đến khả năng rút gọn từ, chưa phải là hình mẫu các slide. Các slide còn có thể dùng hình ảnh và sẽ có tính trực quan tốt hơn).

Màu sắc và hình ảnh trên các slide nên chọn phù hợp với người nghe. Nếu người nghe là người trẻ tuổi thì hình ảnh có thể nhiều màu sắc, có thể vui nhộn, nhưng phải gắn với nội dung, nên dùng hiệu ứng hoạt hình. Nếu người nghe nhiều tuổi thì hình ảnh và màu sắc phải chuẩn mực, trang trọng, rõ ràng, ngay ngắn, không lòe loẹt, không cần nhiều hiệu ứng hoạt hình.

Trình bày các đề tài khoa học cũng nên dùng hình ảnh theo kiểu chuẩn mực, nghiêm túc, không vui nhộn, không quá nhiều màu. Các slide nên dùng một màu nền, hơi tối (tốt nhất là xanh đậm), chữ viết màu sáng để có độ tương phản tốt.

Các slides trong cùng một presentation nên có chung một màu nền. Trừ trường hợp thời gian thuyết trình nội dung tương ứng với các slide dài bằng nhau và người thuyết trình đã nhiều lần tập dượt thuyết trình với các slide, còn các trường hợp khác không nên để

Trường Đại học Kinh tế Huế

130

presentation chạy tự động, mà nên để người điều khiển việc chuyển slide bằng bàn phím hoặc/và chuột máy tính.

Hai hình 5.4, 5.5 sau đây là các slide của Steve Jobs và Bill Gates.

Slide của Steve Jobs đơn giản hơn, ít chữ hơn, nhưng được đánh giá cao hơn.

Hình 5.4. Một trong những slide của Steve Jobs

Hình 5.5. Một trong những slide của Bill Gates

Trường Đại học Kinh tế Huế

131

Tóm lại, khi sử dụng powerpoint để làm bài thuyết trình cần lưu ý một số điều sau đây:

- Các slide không được làm ra để đọc, vì thế nên dùng hình ảnh, đồ thị, bảng biểu, mà ít dùng từ ngữ.

- Các slide không thay thế cho lời thuyết trình, vì thế đừng cố gắng đưa tất cả, hay hầu như tất cả nội dung thuyết trình vào các slide. Chỉ nên chọn những nội dung cần thiết nhất, viết lại chúng thật ngắn gọn để đưa vào các slide.

- Chỉ nên sử dụng các kiểu (font) chữ quen thuộc như TimeNewRoman, Arial,… để trình bày trong các slide. Dùng các font chữ lạ có thể tạo ra hiệu ứng đẹp, tuy nhiên bạn có nguy cơ gặp khó khăn vì máy tính nơi bạn trình chiếu có thể không có font chữ đó.

- Nếu báo cáo về các vấn đề khoa học thì không nên dùng nhiều hiệu ứng hoạt hình, nhiều màu sắc, mà nên trình bày giản dị, cô đọng.

- Cần chọn cỡ chứ (size) đủ lớn để khán giả dễ theo dõi, nói chung không dùng các cỡ chữ nhỏ hơn 28 (trừ chữ trong các bảng dữ liệu). Cỡ chữ to dùng cho các ý chính, các tiêu đề. Các phần khác dùng chữ nhỏ hơn. Nên sử dụng màu sắc để nhấn mạnh thay cho các dấu gạch chân hay in nghiêng.

- Tập nói trước nhiều lần để đảm bảo nội dung nói và phần trình chiếu bằng PowerPoint phù hợp với nhau.