CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NĂNG LỰC NHÂN VIÊN
- Các nhân viên phối hợp hỗ trợ chặt chẽ với nhau để cùng nhau hướng đến lợi ích của công ty và khách hàng, giúp cho công việc được thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến để có thể đưa ra những giải phát phát triển công việc hơn.
- Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các buổi chia sẻ về các hiệp định thương mại, các quan hệ FTA của Sở Công Thương tỉnh Thừa Thiên Huế liên kết với các đại sứ quán của Việt Nam tổ chức trao đổi và chia sẻ.
- Mặt khác đưa nhân viên đi đào tạo tại các khóa học chuyên sâu, các buổi hội thảo của VCCI tổ chức để có thể nắm bắt kịp thời các cách thức thực hiện cũng như là giải quyết được các vướng mắc của doanh nghiệp đang gặp phải.
- Mỗi nhân viên cần phải nắm rõ quy trình xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa từng bước, hiểu được các quy định, hiệp định thương mại đối với mỗi form C/O. Từ đó nhân viên có thể giải đáp các thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
- Cần có thời gian đào tạo chuyên sâu đối với các nhân viên không được đào tạo chính quy về chuyên ngành xuất nhập khẩu, bổ sung các kiến thức về C/O, nhân viên cần phải hiểu rõ nắm rõ các thông tin trên chứng từ thương mại.
- Thái độ, phong cách làm việc nhã nhặn, vui vẻ, lịch sự và chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng khi đi nộp hồ sơ tại các tổ chức cấp C/O như VCCI, Sở Công Thương,..
3.2.2 Giảm thiểu thời gian, chi phí trong quá trình xin cấp C/O một cách tốt nhất
- Lập kế hoạch cụ thể cho từng tuần về các bộ C/O cần phải làm. Đưa ra tiến độ cho từng nhóm bộ hồ sơ gấp để trong tuần có thể chia ra được các lần đi nộp C/O để giảm bớt thời gian.
- Đẩy nhanh tiến độ thời gian làm C/O form AANZ sớm nhất có thể để gửi cho khách hàng tránh việc khách hàng phải phát sinh thêm các chi phí như lưu kho bãi, chi phí nộp thuế do chưa có đầy đủ bộ chứng từ.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Do Trụ sở chính của công ty ở xa thành phố Huế nên việc đi nộp C/O mất nhiều thời gian và chi phí. Vì vậy để tiết kiệm chi phí đi nộp hồ sơ C/O thì nhân viên có thể đi nộp C/O bằng xe buýt hoặc sẽ gộp nhiều bộ C/O một lần để đi nộp chung một lần giúp giảm thiểu được chi phí đi lại.
- Hạn chế các sai sót trong quy trình làm C/O đặc biệt là khi khai trên form C/O. Vì vậy mà mỗi nhân viên cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi được đóng dấu ký duyệt tránh phải thay lại form tốn chi phí và mất thời gian chờ duyệt.
3.2.3 Hạn chế rủi ro do sai sót của nhân viên
- Nhân viên làm hồ sơ C/O cần cẩn thận, tỷ mỷ trong từng thao tác khi lập hồ sơ xin cấp C/O , đối chiếu các thông tin phải trùng khớp với các chứng từ liên quan tới bộ hồ sơ ( đặc biệt là Bill of Lading).
- Nhanh chóng kịp thời xử lý các tình huống rủi ro xảy ra. Mỗi thao tác của nhân viên làm hồ sơ xin cấp C/O cần phải có sự cẩn thận, tỷ mỉ và làm việc phải thật sự chuyên nghiệp.
- Nắm bắt rõ các quy định để có thể hoàn thiện hồ sơ xin cấp C/O một cách chính xác và nhanh nhất.
- Có kế hoạch công việc cụ thể như phân chia từng lô C/O theo cùng một form, các C/O nào khách hàng cần gấp, C/O của các lô hàng nào xuất đi cùng một nước.
- Liên hệ với bên gửi hàng lẻ để có thể biết thời gian hàng lẻ được gửi đi để có thể gửi kèm C/O bản gốc qua cho khách hàng một cách nhanh nhất
3.2.4 Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty
- Công ty cần nâng cấp máy tính có dung lượng lớn và hoạt động nhanh hơn để tiết kiệm thời gian mỗi khi mở các file có nhiều sheet, hoặc là khi khai hồ sơ trên hệ thống cũng được nhanh chóng và đảm bảo tính chính xác hơn. Tránh để các tình trạng như đang khai báo hồ sơ nhưng máy đơ và phải khởi động lại hay là mất nhiều thời gian để mở các file có dung lượng lớn. Đặc biệt là mỗi lần ký duyệt hồ sơ điện tử thì máy bị đơ và cứ phải khởi động lại mất rất nhiều thời gian và mất hết các dữ liệu khi đang làm trên máy tính lúc đó.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Công ty cũng cần mua sắm thêm trang thiết bị như máy in để có thể in được nhanh hơn hồ sơ, tránh các trường hợp chờ đợi máy in hư chưa sửa được thì vẫn có máy in khác để in hồ sơ C/O để đi nộp cho kịp tiến độ.
- Đối với lưu hồ sơ C/O công ty cần có nhiều tủ để lưu hồ sơ hơn nữa, bởi vì hàng xuất khẩu ngày một nhiều hơn nên hồ sơ C/O ngày một nhiều chính vì vậy mà cần có chỗ lưu lại hồ sơ cẩn thận tránh thất thoát.
Trường Đại học Kinh tế Huế
PHẦN III: KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ