Hiện nay có 5 hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ, nhật ký chung, nhật ký sổ cái và hình thức kế toán trên máy vi tính.
Cả 5 hình thức kế toán trên đều có sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Mỗi tài khoản kế toán tổng hợp đƣợc mở một sổ cái và mỗi tài khoản đó (TK 621, TK 622, TK627, TK154, TK631) đều phản ánh chỉ tiêu về chi phí sản xuất. Nó cung cấp các chỉ tiêu, thông tin để lập báo cáo tài chính về chi phí sản xuất và giá thành… Ngoài ra còn có các sổ chi tiết để tập hợp chi phí sản xuất nhƣ sổ chi tiết TK621, TK622, TK154…
+ Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ:
Sổ nhật ký chung
Sổ cái T621, TK622, TK627, TK154
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết + Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
Nhật ký sổ cái
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK621, TK622, TK627, TK154
Các sổ, thẻ chi tiết
+ Hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Nhật ký chứng từ số 7
Sổ cái TK621, TK622, TK627, TK154
Bảng phân bổ số 1, số 2, số 3.
* Trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức Nhật Ký Chung được thể hiện qua sơ sau
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ nhật ký đ
ặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung.
* Trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức Chứng từ ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ Sổ thẻ kế toán chi tiết
TK 621, 622, 623, 627, 154
Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ
Bảng tính giá thành sản phẩm
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ cái TK 621, 622, 623,
627, 154
Trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức Nhật ký - Chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kì Chứng từ gốc
Nhật ký chứng từ 1, 2, 5
Bảng phân bổ NVL, CCDC Bảng phân bổ tiền lương, BH
Bảng phân bổ khấu hao
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
Bảng kê số 4, 5, 6
Bảng tính giá thành sản phẩm
Nhật ký chứng từ số 7
Báo cáo tài chính
Sổ cái TK 621, 622, 623, 627, 154
* Trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức Nhật ký – Sổ cái được thể hiện qua sơ đồ sau:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kì
Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK
621, 622, 623, 627, 154
Nhật ký sổ cái (phần ghi cho TK 621, 622, 623, 627, 154)
Bảng tính giá thành
Báo cáo tài chính
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI
MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
- Sổ chi phí SX - Sổ cái TK 621, 622, 623, 627, 154
- Bảng (thẻ) tính Z
* Hình thức kế toán trên máy vi tính
Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc có sự kết hợp giữa các hình thức kế toán trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định, trong đó có các báo cáo về chi phí và giá thành sản phẩm.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ : Trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất - giá thành sản phẩm theo hình thức kế toán trên máy vi tính