PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN BÁN
3.2.1. Hoàn thiện côngtác xác định nhu cầu tuyển dụng
Công tác xác định nhu cầu nhân viên bán hàngởthời điểm hiện tại của công ty thường dựa vào kếhoạch kinh doanh vềdoanh thu và số lượng mặt hàng kinh doanh của công ty chưa dựa vào các biến động lao động hằng năm. Điều này dễ gây ra các ảnh hưởng đến tổng khối lượng công việc chung của cảbộphận khi xảy ra biến động.
Do đó, công tác xác định nhu cầu nên được căn cứ thêm vào tình trạng biến động lao động tăng giảm hằng năm của công ty. Đồng thời xu hướng phát triển của ngành nghề kinh doanh của công ty cũng sẽ là yếu tố ảnh hưởng dài hạn đến việc tăng hay giảm quy mô của lực lượng bán hàng.
Công tác xác định nhu cầu của công ty cần được thực hiện chi tiết và chuẩn hóa hơn nữa thông qua phiếu yêu cầu bổ sung nhân viên. Thông qua việc thiết kế phiếu yêu cầu nhân viên, trưởng bộ phận có thể làm rõ được cho các cấp quản trị của công ty về vị công việc, yêu cầu về trình độ chuyên môn, giới tính,... của đối tượng tuyển dụng.
Các thông tin về vị trí công việc ở trên ta có thể có được từ bản mô tả công việc. Còn bản yêu cầu công việc sẽ mang lại các thông tin liên đến phẩm chất trìnhđộ cá nhân, trình độ chuyên môn, năng lực, kỹ năng tuổi tác, giới tính, tình trạng sức khỏe, kinh nghiệm,…
Các yếu tố được nêu ra trong phiếu yêu cầu nhân viên cũng hoàn toàn có thể được sửdụng nhằm mục đích đưa ra thông báo tuyển dụng rõ ràng hơn.Từ đó làm cơ sở giúp cho việc tuyển dụng được chính xác và phù hợp với công việc hơn. Vì vậy,
Trường Đại học Kinh tế Huế
việc thiết kế và đưa vào sử dụng phiếu yêu cầu nhân viên đối với công tác tuyển dụng là cần thiết.
PHIẾU YÊU CẦU BỔ SUNG NHÂN VIÊN
(Bộphận: Phòng Bán hàng)
Huế, ngày…tháng…năm……
A. PHẦN YÊU CẦU BỔ SUNGNHÂN VIÊN
Lý do: ...
1. Vị trí:Nhân viên bán hàng 2. Nhiệm vụ cụ thể:
Tư vấn sản phẩm cho khách hàng.
Tìm kiếm, chăm sóc, phát triển khách hàng.
Phát triển, duy trì hệ thống đại lý bán hàng.
Chăm sóc, hỗ trợ các đại lý sau bán hàng. 3. Đối tượng, tiêu chuẩn:
Độ tuổi (18-35), Ưu tiên nam giới.
Trìnhđộ học vấn (tốt nghiệp từ trung cấp trở lên) Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm.
Có khả năng giao tiếp; sức khỏe tốt; nhiệt tình và trung thực trong công việc.
4. Số lượng yêu cầu:...
TRƯỞNG ĐƠN VỊ YÊU CẦU
B/ PHÊ DUYỆT
1. Số lượng lao động được tuyển:………..
2. Phương thức thực hiện tuyển dụng:...
3. Thời gian bắt đầu thực hiện:………
XÁC NHẬN CỦA GIÁM ĐỐC
(Nguồn: tác giả đề xuất)
Trường Đại học Kinh tế Huế
3.2.2. Đa dạng hóa nguồn tuyển mộ
Trong thời gian qua, việc tuyển mộ nhân viên của công ty đã dựa trên cả 2 nguồn cả ở bên trong lẫn bên ngoài. Tuy nhiên, việc tuyển dụng lực lượng bán hàng của công ty còn chưa đạt hiệu quả như mong muốn, công ty vẫn còn phụ thuộc nhiều vào các mối quan hệcủa nhân viên hiện tại trong doanh nghiệp, về dài hạn có thểkhó đảm bảo vềsố lượngứng viên mong muốn.
Đối với nguồnứng viên bên trong doanh nghiệp,
Đây có thể là nguồn ứng viên rất tốt trong ngắn hạn vì họ có kiến thức trong ngành nghềkinh doanh, thị trường hiện tai của Công ty và còn tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian. Để tận dụng tốt hơn nguồn lực này, công ty nên quan tâm hơn vào việc lưu trữthông tin cá nhân của mỗi nhân viên, các thông tin có thể xoay quanh các vấn đềsau:
- Thông tin vềcá nhân: tuổi tác, sức khỏe, trình độ học vấn, chuyên môn, khả năng đặc biệt nếu có.
- Công việc hiện tại của nhân viên, mức độhoàn thành công việc hiện tại, khả năng và nguyện vọng muốn thăng tiến,...
Đối với nguồnứng viên bên ngoài doanh nghiệp,
Nguồn này sẽ trở nên hiệu quả hơn về dài hạn, khi mà quy mô mở rộng, nhu cầu công việc tăng lên. Công ty phải chú trọng hơn vào nguồn này, các nguồn từ người quen trong công ty, quảng cáo trực tiếp tại doanh nghiệp nên được tiếp tục phát huy.
Đồng thời các nguồn khác cũng cần được chú ý đến.
- Từ các trung tâm giới thiệu việc làm: Công ty hiện chưa chú ý đến nguồn này. Lực lượng lao động từ các trung tâm giới thiệu về làm đã được trung tâm giới thiệu việc làm sàng lọc từ trước, có thể đáp ứng được đúng yêu cầu của công ty khi đưa ra đềxuất tuyển dụng. Tuy nhiên, khi sửdụng nguồn này công vẫn nên có những biện pháp đểkiểm tra cácứng viên được giới thiệu.
- Sinh viên thực tập: đây là nguồn từ các tổ chức giáo dục. Ở hiện tại công ty có thể có chú ý đến nhưng không đem lại hiệu quả. Do đó, công ty nên thực hiện quan sát theo dõi những sinh viên thực tập này kỹ càng hơn đồng thời thông qua các công việc thường ngày để
Trường Đại học Kinh tế Huế
kiểm tra khả năng. Nếu những người phù hợp thì có thểtiến hànhđào tạo, tuyển dụng luôn khi thấy họ phù hợp với nhu cầu tuyển dụng. Bên cạnh đó, việc tạo ra không khí vui vẻ, hòađồng, cở mở trong giai đoạn thực tập sẽ tạo được sự tựtin cho các sinh viên thực tập, tạo ra mong muốn đượcởlại làm việc, công tác cùng bộphận.
Với nguồn bên ngoài, công tác quảng cáo sẽcó ảnh hưởng rất lớn đến số lượng cácứng viên. Công ty cần mở rộng thêm về các hoạt động quảng cáo thông tin tuyển mộ đến thị trường lao động. Hiện nay, các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Zalo... đang có sức hút rất lớn đối với người trẻ, thông qua các trang mạng xã hội này, thông tin sẽ được lan truyền một cách rộng rãi. Công ty có thể tranh thủ điều điều này để đăng tải các thông tin tuyển dụng vào các group tìm việc như Việc làm Huế, Tuyển dụng việc làm Huế,... hay các trang mạng như timviec365.vn,
chotot.com,... nhằm thu hút ứng viên trẻ tuổi với chi phí tương đối thấp. Đồng thời, đây cũng là cách quảng bá hìnhảnh của công ty tới đại chúng nhanh nhất.
3.2.3. Hoàn thiện quy trình tuyển chọn (a) Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ,
Tạibước này, công ty đã thực hiện sàng lọc ngay từ gian đoạn tiếp nhận hồ sơ góp phần tiết kiệm thời gian và loại bỏ được những hồ sơ không hợp lệso với yêu cầu tuyển dụng. Tuy nhiên, việc sàng lọc hồ sơ ngay từ ban đầu đòi hỏi nhân viên tuyển chọn phải xây dựng các tiêu chí cụthể, rõ ràng, đảm bảo tính khách quan, công bằng trong tuyển chọn. Do đó việc xây dựng một bảng đánh giá định lượng vềcác thông tin trong hồ sơ là cần thiết đối với doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, phương thức nhận hồ sơ duy nhất được sửdụng là nhận trực tiếp từ ứng viên hoặc người quen củaứng viên. Công ty nên mở rộng thêm hình thức nhận hồ sơ qua chuyển phát bưu điện, nhằm tiết kiệm đi lại cho các ứng viên ở xa. Đồng thời khi nhận được hồ sơ, ngoài sàng lọc những hồ sơ cần được quan tâm đến mức độ chính xác bằng cách chứng thực mức độchính xác của hồ sơ.
(b) Công tác phỏng vấn và thi tuyển - Giai đoạn phỏng vấn:
Vềhình thức, Công ty đang sử dụng hình thức phỏng vấn trực tiếp, do đó công ty có thể
Trường Đại học Kinh tế Huế
tạo ra bầu không khí cởi mở, hoà đồng hơn nữa để ứng viên có thểcảm nhậnđược đây chỉ là một cuộc nói chuyện thông thường. Từ đó tâm lý thoải mái cho ứng viên để họ có cơ hội để bày tỏ chính mình, tránh gây áp lực, căng thẳng trong phỏng vấn. Để làm được điều đó, công ty nên tạo ra sự gần gũi trong chào hỏi và tiếp đón, cung cấp vị trí ngồi thoải mái có thể gần địa điểm làm việc như văn phòng bộ phận hay phòng trưng bày sản phẩm càng tốt.
Về nội dung, không nên quá tập trung đến việc tìm hiểu trình độ học vấn, chuyên môn, nghề nghiệp mà cần xem xét tới thái độ, quan điểm, động cơ xin việc, kinh nghiệm nghềnghiệp. Cũng nên quan tâm hơn đến nhu cầu tìm hiểu thông tin của ứng viên đối với doanh nghiệp và công việc.
- Bổsung thêm bài kiểm tra trăc nghiệm trong công tác tuyển chọn:
Đểthực hiện trước hết, công tác chuẩn bị địađiểm thi cũng nhưcơ sở vật chất cần thiết phải được thực hiện chu đáo vàđầyđủ theo kếhoạch đã định. Địa điểm thực hiện bài kiểm tra có thể là văn phòng của chính bộphận bán hàng, tại đây ứng viên có thể trao đổi trực tiếp các thắc mắc vềbài kiểm tra cũng như làm quen trước với không khí làm việc tại bộphận.
Bài kiểm tra trắc nghiệm có thể sử dụng một số câu hỏi trắc nghiệm nhỏ, hoặc một vài tình huống giả định. Nội dung của bài kiểm tra trắc nghiệm có thểxoay quanh một vài vấn đề có liên quan đến công việc như
Trắc nghiệm hiểu biết đặc điểm công việc, nhằm tìm hiểu sự hiểu biết đối với công việc. Có thểthực hiện thông một sốtình huống công việc giả định.
Trắc nghiệm về đặc điểm cá nhân và các sở thích nhằm tìm hiểu các mong muốn, nguyện vọng củaứng viên.
Trắc nghiệm về tính trung thực, vấn đề này khá quan trọng đối với vị trí nhân viên bán hàng, bởi đặc tính công việc phần lớn thời gian hoạt động ở bên ngoài công ty đồng thời cũng có sự liên quan trách nhiệm trong các công tác tài chính như công nơ, thu hồi công nợ,...
Công tác thực hiện trắc nghiệm phải được tổ chức một cách kỷ luật, tạo cảm giác công bằng, minh bạch cho các ứng viên. Sau khi hoàn thiện bài kiểm tra, trưởng và phó bộphận bán hàng sẽtrực tiếp thực hiện đánh giá bài kiểm tra của cácứng viên.
Trường Đại học Kinh tế Huế
(c) Giaiđoạn thửviệc
Hiện tại thời gian thửviệc đối với nhân viên bán hàng tại công ty là khoảng từ 15 cho đến 30 ngày. Trong thời gian này nhân viên sẽ được huấn luận cơ bản liên quan đến công việc sẽ được đảm nhận trong tương lai.
Đối với giai đoạn này, mục tiêu chính là: tăng cường kiến thức và kinh nghiệm về kinh doanh, về công ty và sản phẩm; giúp nhân viên hội nhập và phát triển khả năng trong môi trường mới. Do đó, nên đào tạo về lý thuyết cho nhân viên trước về hàng hóa, dịch vụvà các chính sách khác của công ty. Đến lúc nhân viên phụ trách đào tạo cảm thấy nhân viên thửviệc đạt đủyêu cầu (có thểthông qua các bài kiểm tra hoặc qua trao đổi công việc thường ngày) thì nhân viên thử việc có thể cùng đi bên cạnh nhân viên đào tào mìnhđến các tuyến đường làm việc nhằm học hỏi thêm về các vấn đề cần trao đổi trong thực tế. Việc thực hiện như thế này, thường giúp cho nhân viên có thểhội nhập nhanh hơn đối với thực tế khi đã có sẵn những hiểu biết vềlý thuyết cơ bản.
Đồng thời, trong giai đoạn này nên cho nhân viên thửviệc viết lại nhật ký công việc hằng ngày, để trưởng bộ phận có thểdễdàng theo sát tình hình học tập, làm việc nhằm kịp thời đưa ra giải pháp đẩy nhanh hay giảm tiến độthửviệc.
3.2.4. Một sốcác giải pháp khác
Xây dựng bộphận chuyên trách với công tác quản lý nhân sự,
Với những quy mô công việc nhất định, các nhân viên quản lý trực tiếp sẽ không thểnào phụtrách hết tất cảcông việc trong công ty.
Bộ phận hành chính, nhân sự sẽ đảm nhiệm vai trò quản lý lao động, tuyển dụng, đào tạo, quản lý các tranh chấp và duy trì không khí làm việc thoải mái hơn.
Việc xây dựng bộphận chuyên trách trong quản trịnhân sựsẽgiúp các nhân viên quản lý có thể tiết kiệm thêm nhiều thời gian để làm việc độc lập và phù hợp với chuyên môn của mình.
Bên cạnh đó, việc sỡ hữu bộ phận hành chính, nhân sự chắc chắn sẽ đóng góp vai trò lớn trong việc trong các vấn đềphối hợp, điều hành và quản lý công tác thông tin trong công ty, chuẩn bịchính sách, các loại giấy tờbiên bản. Điều này sẽgiúp nâng cao hiệu quả
Trường Đại học Kinh tế Huế
trong công tác quản lý doanh nghiệpởthời điểm hiện tại. Chính sách lương thưởng,
Chế độ lương, thưởng, trợ cấp là một trong những biện pháp tạo động lực cơ bản cho người laođộng và sửdụng laođộng có hiệu quảtrong mỗi tổchức. Thu nhập của nhân viên bán hàng thường đến từ lương cơ bản trên hợp đồng (mức lương này cũng là cơ sở cho đóng góp bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hổi, bảo hiểm thất nghiệp), thưởng hoa hồng từ việc bán hàng hóa và các trợ cấp khác như xăng xe, điện thoại,...
Một công việc với mức lương thưởng xứng đáng sẽ trở nên hấp dẫn với các ứng viên tìm kiếm công việc cũng như giữ chân được các nhân viên hiện tại.
Dựa vào số liệu nghiên cứu về thời gian gắn bó làm việc với công ty của các nhân viên bán hàng, có thểthấy rằng công ty đang thực hiện khá tốt công tác này. Tuy nhiên, vềlâu dài hơn công ty nên nghiên cứu để diều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty cũng như phù hợp với nền kinh tế.
Cuối cùng, ngoài công tác lương thưởng, cơ hội được đào tạo, được thăng tiến cũng là yếu tốrất quan trọng. Công ty nên thường xuyên cho nhân viên đi dựcác cuộc hội thảo bán hàng đểcó thểtựhọc hỏi, đúc kết kinh nghiệm cho bản thân. Thực hiện khen thưởng, ghi nhận và tuyên dương bằng bằng khen đối với sự đóng góp của các nhân viên cho công ty.