PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.4. TUYỂN CHỌN NHÂN LỰC
1.4.2. Quá trình tuyển chọn
Theo giáo trình QTNL Nguyễn Tài Phúc và Bùi Văn Chiêm (2014), Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước trong quá trình được xem như là một hàng rào chắn đểsàng lọc và loại bỏnhữngứng viên không đủ các điều kiện để đi tiếp vào những bước sau. [4]
Khi thiết kế số bước và nội dung của từng bước trong quá trình tuyển chọn chúng ta cần phải thiết kế sao cho thu được các thông tin đặc trưng nhất và đáng tin cậy để làm căn cứquyết định cho việc tuyển hay không.
Quá trình tuyển chọn gồm các bước như sau:
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển dụng với cácứng viên. Bước này nhằm xác lập mối quan hệgiữa người xin việc và người sửdụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không để từ đó ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệvới ứng viên đó hay không.
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc
Đây là bước sàng lọc đầu tiên của người quản lý nhằm chọn ra những người có khả năng được dự
Trường Đại học Kinh tế Huế
phỏng vấn.Trong các tổ chức, các ứng viên muốn có việc làm thì đều phải nộp đơn xin việc. Đơn xin việc là nội dung quan trọng của quá trình tuyển chọn. Đơn xin việc thường được các tổ chức thiết kế theo mẫu, người xin việc có trách nhiệm điền vào đơn xin việc theo yêu cầu mà các nhà sửdụng lao động đềra.
Đơn xin việc giúp cho ta có được thông tin đáng tin cậy về các hành vi hoạt động trong quá khứcũng như các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức hiện tại, các đặc điểm vềtâm lý cá nhân, các kỳ vọng, ước muốn và các khả năng đặc biệt khác. Đơn xin việc cũng là cơ sở cho các phương pháp tuyển chọn khác như phương pháp phỏng vấn, đơn xin việc cung cấp tên, nơi đã làm việc, các hồ sơ nhân sựkhác.
Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sựtrong tuyển chọn
Trắc nghiệm là kỹ năng tuyển chọn rất hữu hiệu, có thể giúp cho các quản trị gia chọn được đúng người cho đúng việc và giúp cho mỗi người có cơ hội tìm hiểu rõ hơn về năng lực của mình, chọn được một nghề, một công việc phù hợp. Các bài trắc nghiệm cho phép đánh giá nhiều vấn đề khác nhau như tri thức hiểu biết, sự khéo léo,… bằng định lượng, do đó sẽ thuận lợi, dễ dàng cho việc so sánh một người với tiêu chuẩn mẫu hoặc so sánh với những người khác trong quá trình tuyển chọn.
Các bài trắc nghiêm được hình thành dựa bản mô tảcông việc và bản tiêu chuẩn công việc. Căn cứ vào bản mô tảcông việc và bản tiêu chuẩn công việc dự đoán các đặc điểm cá nhân và các kỹ năng nghềnghiệp ứng viên cần có để thực hiện tốt công việc.
Có các hình thức trắc nghiệm sau đây a) Trắc nghiệm tìm hiểu vềtri thức hiểu biết
b) Trắc nghiệm tìm hiểu vềsựkhéo léo và thểlực cácứng viên c) Trắc nghiệm về các đặc điểm cá nhân và sởthích
d) Trắc nghiệm thành tích
e) Trắc nghiệm thực hiện mẫu công việc Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa những người tuyển chọn và người xin việc, đây là một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phương pháp
Trường Đại học Kinh tế Huế
phỏng vấn trong tuyển chọn giúp chúng ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc không nắm được, hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không nêu hết được.
Mục tiêu của phỏng vấn:
- Thu thập các thông tin về người xin việc như tiểu sử, giáo dục và kinh nghiệm củaứng viên,tìm rađộng cơ làm việc và ý chí cầu tiến trong công việc.
- Đềcao công ty. Cung cấp các thông tin vềtổchức - Thiết lập qua hệbạn bè, tăng cường khả năng giao tiếp
Các công ty thường đưa ra một sốtiêu chuẩn đểloại bỏ ứng viên như:
- Ứng viên ít chú ý đến công ty hay công việc (không đặt câu hỏi về công ty, không hỏi vềcông việc).
- Ứng viên đến trễ, ít chú ý đến ăn mặc, dáng điệu, tác phong.
- Quan hệvàứng xử chưa tốt thểhiện qua kỹ năng giao tiếp.
- Có sựgiấu diếm hay nói sai sựthật.
Việc phỏng vấn tuyển chọn rất quan trọng khi lựa chọn nhân viên bán hàng vì qua lần phỏng vấn sơ tuyển này, chúng ta sẽchọn lọc được những cá nhân có khả năng giao tiếp tốt, ngoại hình phù hợp và chứng tỏ đuợc sựyêu thích công việc.
Một sốcâu hỏi thường gặp khi phỏng vấn là:
- Điều gì làm bạn tin tưởng rằng bạn có thểbán hàng?
Câu hỏi này được đưa ra nhằm xem xét mức độyêu thích và khả năng thực hiện công việc bán hàng.
- Tại sao bạn muốn làm việc cho công ty này?
Câu hỏi này nhằm đánh giá sựquan tâm củaứng viên và xác định sựnhiệt tình củaứng viên.
- Bạn có kinh nghiệm gì trong việc bán hàng?
Câu hỏi này nhằm kiểm tra khả năng kinh doanh và kinh nghiệm thực tếcó phù hợp thật sựhay không.
- Bạn thích làm gì trong 5 năm tới?
Câu hỏi này nhằm xác định ứng viên đã hình thành những mục đích gì trong
cuộc sống và công việc.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Bạn có kếhoạch như thế nào để đạt mục đích?
Với câu hỏi kế tiếp này chúng ta sẽ biết cách hoạch định chiến lược, lên kế hoạch và sự ứng phó củaứng viên.
- Bạn có khó khăn gì khi làm việcở nơi cũ?
Ngoài ra còn có một sốcâu hỏi mang tính chất cá nhân như hỏi vềviệc học tập, các thành tích trong quá khứvà những điều quan tâm hiện tại. Tất cả những điều này được thực hiện trong lần phỏng vấn này nhằm chọn ra những người tiềm năng nhất.
Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thểlực cácứng viên
Để đảm bảo cho cácứng viên có sức làm việc lâu dài trong các tổchức và tránh những đòi hỏi không chính đáng của người được tuyển về đảm bảo sức khoẻthì bước quan trọng tiếp theo là tiến hành khám sức khoẻ và đánh giá thểlực của cácứng viên.
Bước này do các chuyên gia vềy tế đảm nhận, phòng nguồn nhân lực cần cung cấp các tiêu chuẩn vềthểlực cho các vị trí việc làm để các chuyên gia y tếdựa vào đó để tuyển chọn. Bước này cần phải được xem xét và đánh giá một cách khách quan, tránh các hiện tượng hình thức, qua loa.
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnhđạo trực tiếp
Cuộc phỏng vấn này thường được thực hiện tại công ty hoặc nơi làm việc chính thức. Người phỏng vấn lần này thường là người quản lý trực tiếp trong tương lai của ứng viên. Mức độphỏng vấn sẽ chuyên sâu hơn, ứng viên cần chứng tỏvề năng lực cá nhân, các cam kết và mục đích, khả năng hội nhập, thíchứng và kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống.
Một số công ty sử dụng tình huống để kiểm tra ứng viên (tình huống bán sản phẩm thực tế) hay để cho cácứng viên cùng tham gia đóng góp ý kiến cho một vấn đề nào đó liên quan đến hoạt động kinh doanh... qua cáchứng xử và đưa ra giải pháp của ứng viên, nhà tuyển dụng sẽchọn người phù hợp nhất.
Một sốcâu hỏi thường gặp như sau:
- Bạn có những điểm mạnh và điểm yếu nào?
- Theo bạn, để kinh doanh mặt hàng này của công ty một cách hiệu quảnhất bạn chuẩn bịnhững gì?
- Những kinh nghiệm liên quan đến công việc sắp tới?
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Tại sao bạn lại rời bỏcông ty cũ?
- Bạn muốn biết điều gì vềcông ty chúng tôi?
- Cho biết những lần bán hàng thành công hay những thất bại của bạn trong quá khứ?
- Bạn thường xửlý phàn nàn của khách hàng theo cách nào?
- Mơ ước thật sựcủa bạn trong cuộc sống và công việc.
Bước 7: Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn
Để xác định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển chọn ta phải thực hiện bước thẩm tra lại xem mức độ chính xác của các thông tin. Có nhiều cách để thẩm tra các thông tin như trao đổi với các tổ chức cũ mà người lao động đã làm việc, đã khai trongđơn xin việc, hoặc là nơi đã cấp các văn bằng chứng chỉ... Các thông tin thẩm tra lại là những căn cứ chính xác để các nhà tuyển dụng ra quyết định cuối cùng.
Bước 8: Tham quan công việc
Đểtạo điều kiện cho những người xin việc đưa ra những quyết định cuối cùng vềviệc làm thì tổchức có thểcho những ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về các công việc mà sau khi được tuyển dụng họ sẽ phải làm. Điều này giúp cho người lao động biết được một cách khá chi tiết vềcông việcnhư: mức độphức tạp của công việc, tình hình thu nhập, sự thoả mãn đối với công việc, các điều kiện làm việc khác... Qua đó người tham gia dựtuyển sẽnắm được những gì họphải thực hiện trong tương lai để khỏi phải ngỡ ngàng khi gặp những điều không phù hợp với sựsuy nghĩ của họ.
Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn
Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước trên đây và các thông tin tuyển dụng đã đảm bảo theo đúng yêu cầu tuyển chọn đềra thì hội đồng tuyển chọn sẽra quyết định tuyển dụng đối với người xin việc.
Các thức lựa chọn thường là lựa chọn những ứng viên nổi bật nhất với số lượng theo đúng dự kiến; hoặc lựa chọn nhiều hơn một chút và đưa đi đào tạo ngắn hạn và gạn lọc lại lần nữ.