PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
2.2. Thực trạng quản lí hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát Đạt
2.2.1. Tổng quan về kho công ty TNHH Phát Đạt
2.2.1.1.Cơ sởvật chất kỹthuật của kho Tổng diện tích kho 4.000m²
Tại khu Công nghiệp làng nghề Hương Sơ – Phường Hương Sơ –TP Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế
Hình 2.4Sơ đồkho của công ty
Đặc diểm chung kho của Công ty TNHH Phát Đạt: mái tôn, khung cao, thoáng mắt, rộng rãi (xe tải, xe con có thểtrở đầu, ra vào kho dễdàng).
Phương tiện xếp dỡ, vận chuyển hàng hóa Nhân lực:
Bảng 2.7 Nguồn nhân lực trong kho công ty TNHH Phát Đạt
Số lượng nhân viên Nhiệm vụ
1 Thủkho
2 Nhân viên bốc xếp hàng hóa
1 Bảo vệ
Nhiệm vụcủa các bộphận cụthể
Thủ kho: Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng theo đúng quy định.
Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan. Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộphận mua hàng hoặc kếtoán theo quy định. ... Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức
tồn kho tối thiểu.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Nhân viên bốc xếp hàng hóa: thực hiện bốc xếp hàng hóa theo kế hoạch và yêu cầu của trưởng kho, thủ kho. Chịu trách nhiệm về hàng hóa trong quá trình bốc, dỡ.
Phối hợp nhịp nhàng với công nhân lái xe nâng trong quá trình bốc xếp đảm bảo an toàn, đúng yêu cầu.Đảm bảo bốc xếp đúng chủng loại hàng hóa theo yêu cầu và sắp xếp hàng hóa lên phương tiện đúng kỹ thuật. Thực hiện tốt kế hoạch và tiến độ bốc xếp hàng theo lệnh. Các công việc khác theo sựphân công của trưởng kho.
Bảo vệ: Trực ngày, đêm, kiểm tra xe ra vào, mở kho, đóng kho.
Hình 2.5 Xe chuyên chở ống nước
Hình 2.6Xe giao hàng trên địa bàn tỉnh
Trường Đại học Kinh tế Huế
2.2.1.2.Quy định quản lý kho chung
Quản lý thông tin hàng hóa: Mỗi mặt hàng sẽ có những mã hàng khác nhau và được lưu trong sổ sách của cửa hàng. Người quản lý sẽ dựa trên thông tin từng mã hàng đểthiết lập danh mục hàng hóa nhằm dễdàng, thuận tiện hơn trong việc quản lý.
- Nhập kho: Khi có yêu cầu nhập hàng, thủkho sẽtiếp nhận các chứng từvà tiến hành kiểm hàng. Sau đó lập phiếu nhập kho và thực hiện các giao dịch theo đúng thủ tục. Cuối cùng người quản lý kho sẽ cập nhật số lượng hàng hóa có trong kho sau khi đã tiến hành các giao dịch nhập.
- Xuất kho: Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, người quản lý kho tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan. Sau đó, lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho theo phiếu. Bên cạnh đó, nhân viên ở vị trí này cũng cần lập thống kê xuất kho để dễdàng theo dõi và kiểm soát.
- Báo cáo tồn kho: Dựa trên chênh lệnh thực tếxuất nhập, thủkho tiến hành thống kê số lượng hàng hóa. Tiếp theo thủkho sẽlập các báo cáo nhập xuất tồn kho hàng - vật tư hàng hóa dựtrữvà báo cáo tổng hợp tồn kho cho chủcửa hàng. Căn cứvào các báo cáo đó, chủcửa hàng sẽcó thểlên kếhoạch cân đối kho chính xác và hiệu quả.
- Kiểm kê kho: Quản lý kho cần tiến hành kiểm kho theo định kỳnhằm đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với sổsách. Điều này sẽhạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa không đáng có. Lập biên bản kiểm kho sau khi hoàn thành việc kiểm kê.
a. Mục đích
Liệt kê cách thức nhập kho- xuất kho, kiểm kê và quy định trong việc quản lý kho giúp giảm tối thiểu lượng thất thoát, đảm bảo đúng đủ hàng, bảo toàn nguyên vẹn chất lượng trong quá trình lưu kho và tạo sự phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác.
b. Quy định chung vềkho
Hàng hóa khi nhập vào phải đúng đủsố lượng, để đúng nơi đã quyđịnh.
Đối với hàng hòa dễvỡtuyệt đối không được va chạm mạnh tránh đổvỡ.
Người ngoài không được tuỳý vào kho, phải có sự đồng ý của Giám đốc.
2.2.1.3.Phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại Công TNHHPhát Đạt
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng 1 trong 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp Kiểm kê định kỳ (KKĐK). Việc lựa chọn phải thích
Trường Đại học Kinh tế Huế
hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và được thực hiện nhất quán trong năm tài chính đó.
Hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho của Doanh nghiệp:
Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX): sử dụng các phiếu lập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa để hạch toán sự biến động của hàng tồn kho. Nội dung phương pháp nhưsau:
Theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống
Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn đầu kỳ và cuối kỳ của hàng hóa
Công thức tính tổng giá trị hàng tồn kho cuối kì
Tổng trị giá hàng = Trị giá hàng tồn + Trị giá hàng nhập- Trị giá hàng xuất
Phương pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK): sử dụng các chứng từ như trong phương pháp KKTX. Cuối kì, kế toán nhận chứng từ nhập xuất hàng hóa từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng chủng loại, từng nhóm hàng hóa, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng chứng từ. Nội dung của phương pháp như sau:
Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục.
Chỉ phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập/xuất trong kì
Công thức tính
Tổng trị giá hàng tồn kho cuối kì = Trị giá hàng tồn kho đầu kì + Trị giá hàng tồn kho nhập trong kì - Trị giá hàng tồn kho xuất trong kì
Cuối kì kiểm kê, doanh nghiệp xác định lượng hàng tồn kho, từ đó xác định giá trị hàng xuất trong kì.
2.2.1.4. Quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHHPhát Đạt
Hình 2.7 Quy trình quản lý vật tư
Trường Đại học Kinh tế Huế
a. Quy trình nhập kho:
Khi công ty nhập hàng của các nhà sản xuất mà công ty hợp tác, quy trình nhập kho trước khi bán như sau:
Hình 2.8 Quy trình nhập kho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt Quy trình cụ thể diễn ra như sau:
Bước 1: Khi mua hàng về, bộ phận mua hàng sẽ có yêu cầu nhập kho, yêu cầu này có thể có mẫu hoặc bằng lời nói.
Bước 2: Thủ kho nhận được yêu cầu nhập kho, lập phiểu nhập kho đồng thời chuyển hàng cho bộ phận nhận hàng trong kho. Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên: liên 1 lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng liên 2, 3 để tiếp tục làm thủ tục nhập kho.
Bước 3: Sau khi có phiếu nhập kho, bộ phận mua hàng sẽ giao hàng cho bộ phận kiểm nghiệm.
Bước 4: Hàng được kiểm nghiệm và nhập kho. Trường hợp có thừa hoặc thiếu hàng, Thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với người có trách nhiệm để xử lý theo quy định.
Bước 5: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhân hàng và ghi lượng thực nhập và ngày nhập vào phiếu nhập kho, lưu lại 1 liên, 1 liên sẽ chuyển cho kếtoán.
Bước 6: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán sẽ hoàn chỉnh đơn giá, ghi sổ và hạch toán hàng nhập trong sổ kế toán.
Trường Đại học Kinh tế Huế
b. Công tác quản trị hàng tại kho
Khi hàng về đến kho, thủ kho kiểm tra sự khớp nhau giữa số hàng thực nhân được với số hàng ghi trongđơn hàng và lập phiếu nhập ho, gồm 2 liên: Liên 1 lưu tại kho, liên 2 chuyển sang phòng kế toán cùng với hóa đơn giá trị gia tăng do bên bán chuyển đến, hóa đơn vận chuyển (nếu có). Kế toán vật tư - tiền mặt đối chiếu hàng giữa hóa đơn- phiếu nhập kho đểtiến hành hạch toán nghiệp vụ.
c. Lưu trữ hàng hóa trong kho
Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng, Thủ kho sẽ điều phối sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí đãđược quy định.
Việc lưu hồ sơ hàng xuất kho- nhập kho phải rõ ràng, thuận tiện cho việc tìm kiếm.
Bảo quản hàng hóa: Bộ phận kho phải thực hiện các hoạt động để bảo quản tình trạng hàng hóa trong kho:
Kiểm tra, theo dõi thường xuyên về điều kiện bảo quản, tình trạng hàng hóa trong kho, điều kiện an toàn, an nình trong kho và hàng hóa,
Duy trì và bổ sung điều kiện vật chất nhằm hạn chết thấp nhất hư hòng, suy giảm chất lượng, mất mát
Chủ động giải quyết kịp thời các vấn đề nảy sinh trong quá trình bảo quản.
d. Quy trình xuất kho:
Khi công ty xuất hàng từ kho bán cho khách, quy trình xuất kho như sau:
Hình 2.9 Quy trình xuất kho tại Công ty TNHHPhát Đạt
Trường Đại học Kinh tế Huế
Yêu cầu khi xuất kho
Thủ kho kiểm tra tính hợp lí của chứng từ (lệnh xuất hàng, phiếu xuất...) nhưng phải có chữ kí của Giám đốc (hoặc người ủy nhiệm kí lệnh xuất), kế toán, người nhận hàng... kiểm tra quy cách, mẫu mã hàng hóa đúng với phiếu xuất thì mới kí và xuất hàng ra khỏi kho.
Đồng thời, căn cứ phiếu Nhập-Xuất hàng, Thủ kho phải ghi ngay vào thẻ kho để theo dõi và báo cáo về kế toán.
Quy trình kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho: hàng tháng, công ty tiến hành kiểm kê và điều chỉnh hàng hóa trong kho. Quy trình đó diễn ra như sau:
Liệt kê các hàng hóa trong kho tại thời điểm kiểm kê
Nhập dữ liệu thực tế sau khi kiểm kê xong
Tiến hành lập các biên bản, chứng từ điều chỉnh số liệu kế toán cho đúng với sô liệu thực tế. Nếu xuất hiện tình trạng thừa hoặc thiếu có nguyên nhân do con người gây ra, người kiểm kê lập biên bản xin ý kiến xử lý của Giám đốc hoặc người quản lí trực tiếp.
Quy trình:
Chuẩn bị hàng
Nhân viên phụ trách chịu trách nhiệm soạn hàng theo yêu cầu của khách hàng và vận chuyển đến nơi theo yêu cầu.
Tùy thuộc vào lượng hàng của khách hàng và tuyến đường giao hàng mà người tiếp nhận các đơn hàng gộp các tuyến giao lại với nhau để giảm chi phí vận chuyển cũng như thời gian giao hàng.
Ghi hóa đơn
Hàng không được xuất kho khi không có hóa đơn đi kèm
Hóa đơn được thủ kho hoặc kế toán viết đưa kèm cho nhân viên giao hàng
Nhân viên kho hoặc bộ phận tiếp nhận yêu cầu khách hàng nhập toàn bộ trên hàng, số lượng vào phần mềm Excel trên máy tính.
Giao hàng và thanh toán
Nhân viên giao hàng đến đúng địa chỉ yêu cầu hoặc được ghi trên hóa đơn
mang theo
Trường Đại học Kinh tế Huế
Phải luôn có chữ kí nhận của người nhận hàng trước khi nhân viên giao hàng rời khỏi nơi cần giao hàng.
Nhân viên nhập kho sẽ nhập lại toàn bộ tên hàng, số lượng vào phần mềm máytính (nếu hóa đơn được ghi bằng tay).
Hình 2.10 Các loại hóa đơn 2.2.1.5. Phân loại hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát Đạt
Công ty phân loại theo kĩ thuật ABC
Nhóm hàng A: Các loại ống nhựa thông dụng, co cút, các sản phẩm phụ kiện thay thế. Các loại mặt hàng này luôn có sẵn trong kho và không bao giờ dược xảy ra tình trạng “hụt hàng”. Dối với các dòng sản phẩm này, Doanh nghiệp không kiểm tra chất lượng mà sẽ kiểm trang só lượng hàng tồn mỗi tuần.
Nhóm hàng B: các loại xie, chậu rửa chén, chậu rửa mặt, vòi rửa tất cả các loại.
Đặc điểm các hàng này chủ yếu là hàng men sứ nên được sắp xếp ở khu vực riêng.
Khối lượng hàng tồn kho trung binhg do nhu cầu khách đặt hàng lớn nhưng thường đặt trước. Đối với các dòng hàng này, doanh nghiệp sẽ kiểm tra số lượng cũng như chất lượng hằng tuần.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Nhóm hàng C: bao gồmcác loạibồn tắm đứng/nằm, bình năng lượng mặt trời Nhóm hàng này là nhóm hàng có giá cao, to, dễ vỡ, tuy nhiên mang lại lợi nhuận cho công ty.
Đối với mặt hàng này Công ty thường đặt hàng theo mô hình QDM (đặt hàng theo chiết khấu) dựa trên những ưu đãi của nhà cung cấp theo từng đợt khuyến mãi.
Loại mặt hàng này được kiểm kê chất lượng và số lượng theo tháng