CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN
3.2. Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty
3.2.1. Giải pháp 1: Nâng cao và phát triển trình độ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn và công tác đào tạo của đội ngũ nhân viên.
Mục tiêu của giải pháp:
-Nhằm hoàn thiện tính hiệu quả trong công tác quản lý, nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm làm,việc của đội ngũ nhân viên trong công tác giao nhận.
-Mang đến sựhài lòng cho khách hàng đối với chất lượng dịch vụ giao nhận của Công ty TNHH Logistics Chim BồCâu.
-Tăng lợi nhuận và tạo lợi thếcạnh tranh của Công ty TNHH Logistics Chim BồCâu.
Cách thức thực hiện giải pháp:
-Công tác quản lý: Cán bộ quản lý phải là người có năng lực, kiến thức chuyên sâu, giải quyết các vấn đề dứt khoát, am hiểu tường tận các công việc của nhân viên.
Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu quản lý nhân viên, tránh chồng chéo về tránh nhiệm công việc của các phòng ban, tạo sựhiệu quảtrong công tác.
Các phòng ban phối hợp, hỗtrợchặt chẽvới nhau để cùng hướng đến lợi ích chung của công ty và khách hàng.
Thực hiện chính sách “mởcửa” đểkhuyển khích nhân viên tích cực tham gia đóng góp ý kiến và các sáng tạo cho công ty.
Công ty tổchức các buổi nói chuyện trao đổi với các nhân viên vềkếhoạch, thành tích và các hạn chếcòn tồn tại đểtoàn thểnhân viên có thể đưa raý kiến của mình trong việc hoàn thiện công tác quản lý cũng như giao nhận tại công ty.
-Công tác đào tạo, nghiệp vụchuyên môn:
Tăng cường tham gia các khoá học đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và ngoại ngữ của mỗi thành viên trong công ty như: Ban lãnh đạo công ty có thể cử
Trường Đại học Kinh tế Huế
nhân viên tham gia các hội thảo, các khóa học trong ngành hoặc các khóa học tu nghiệp nước ngoài vềnghiệp vụgiao nhận hàng hóa.
Tạo điều kiện cho nhân viên có thểcọ sát với thực tế, tích lũy kinh nghiệm, phát huy khả năng sáng tạo của mình.
Nắm rõ nội dung quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu từng buớc, từng công việc cụthểmột cách chuyên nghiệp đểthực hiện công tác giao nhận.
Thái độ, phong cách làm việc nhã nhặn, vui vẻ, lịch sựvà chuyên nghiệp là yếu tốquan trọng khi giao dịch với khách hàng, thểhiện chất lượng dịch vụ, uy tín và văn hóa kinh doanh của công ty.
Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại:
-Tránh được áp lực công việc cho toàn thểnhân viên, tạo môi trường làmviệc thoải mái nhưng vẩn đem lại hiệu quảcao.
-Tạo môi trường làm việc chuyên môn và rõ ràng.
3.2.2. Giải pháp 2: Cải tiến trong khâu chào giá cho khách hàng
Mục tiêu của giải pháp:
-Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, giữ mối quan hệbền vững với khách hàng thường xuyên.
-Tăng số lượng đơn hàng giao nhận, tăng doanh thu cho công ty.
Cách thức thực hiện giải pháp:
-Chủ động liên hệvới khách hàng cũ, tìm kiếm thêm khách hàng tiềm năng.
-Nhân viên có bản kế hoạch làm việc, chủ động gửi E-mail hoặc gọi điện thoại cho khách hàng định kìđể phục vụkhách hàng một cách tốt nhất.
-Tham gia tìm kiếm khách hàng tại các hội cho triển lãm do hiệp hội tổchức nhằm tìm kiếm khách hàng cũng như khảo sát thị trường vềlĩnh vực giao nhận.
-Liên hệ, cập nhật những thông tin của các hãng tàu như bảng báo giá cước trong từng thời điểm.
-Xây dựng mối quan hệ tốt với các hãng tàu, biết lợi thế của từng hãng tàu đối với từng tuyến đường vận chuyển để có giá cước tốt nhất
Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại
Trường Đại học Kinh tế Huế
-Nâng cao tính chủ động trong công việc tìm kiếm và phục vụ khách hàng.
Doanh thu của công ty tăng nhanh do số lượng đơn hàng giao nhận tăng.
- Tránh phụthuộc vào các đơn hàng giao nhận chỉ định.
-Nâng cao tính cạnh tranh về giá, chất lượng dịch vụ, nhanh chóng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
-Luôn mang đến giá cước tốt nhất cho khách hàng.
3.2.3. Giải pháp 3: Hạn chế rủi ro do sai sót của nhân viên.
Mục tiêu của giải pháp:
-Nhằm giảm thiểu rủi ro về sai sót chứng từ, rủi ro hư hỏng hàng hóa trong khâu đóng hàng.
-Giảm những chi phí không đáng có, thực hiện công tác giao nhận hàng hóa một cách nhanh chóng.
Cách thức thực hiện giải pháp:
-Hạn chếsai sót của nhân viên chứng từ:
Nhập các thông tin của khách hàng vào cơ sở dữliệu, phần mềm quản lý để tra cứu thông tin khi cần thiết.
Nhân viên chứng từ cẩn thận trong từng thao tác khi lập chứng từ, đối chiếu các thông tin của khách hàng trong phần mềm quản lý.
Nhanh chóng kịp thời xử lý các tình huống rủi ro xảy ra. Mỗi thao tác của nhân viên chứng từcần phải có sựcẩn thận tính chuyên nghiệp trong công việc.
-Hạn chếsai sót của nhân viên giao nhận trong khâu đóng hàng:
Có kếhoạch công việc cụ thể như đặc điểm, tính chất của hàng hóa để có sơ đồ hướng dẫn đóng hàng, xác định vị trí kho hàng, sắp xếp phương tiện và thời gian phù hợp đóng hàng vào container, giảm các chi phí như neo đậu xe rơmooc, thuê bãiđóng hàng.
Phát hiện các bao bì, đóng gói hàng bị hư, rách... báo ngay cho khách hàng vềsựcố này trước khi đóng vào container.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Cân đo, kiểm điểm hàng hóa thật chính xác trọng lượng bằng cách lập biên bản kiểm kê hàng hóa có sựxác nhận của công ty và khách hàng, dùng để đối chiếu với các chứng từvềtrọng lượng, quy cách đóng gói, tình trạng của hàng hóa.
-Hạn chếrủi ro của nhân viên xếp dỡ trong khâu đóng hàng:
Bố trí lượng nhân viên xếp dỡphù hợp với lượng hàng hóa, luân phiên công việc giữa các nhân viên tránh làm việc quá tải, giảm năng suất làm việc.
Công việc xếp dỡ hàng vào container phải thực hiện nghiêm túc như không được hút thuốc tại kho hàng, không đùa giỡn,..
Có biện pháp xử lý nghiêm khắc các tình huống như gian lận, hàng hóa bị thất thoát, thiếu tinh thần trách nhiệm đối với công việc.
Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại
-Hoàn chỉnh các chứng từgiao nhận, tránh mất thời gian và chi phí chỉnh sửa.
-Tiến độthực hiện khâu chứng từ nhanh hơn, chính xác hơn.
3.2.4. Giải pháp 4: Tối thiểu hóa các chi phí
Mục tiêu giải pháp:
-Hạn chếcác chi phí, góp phần nâng cao lợi nhận của công ty.
-Tận dụng được các chi phí giảm để đầu tư kinh doanh có lợi hơn.
Cách thức thực hiện:
-Tuyển chọn nhân viên đúng người, đúng việc, hạn chế việc phải tốn chi phí nhiều cho việc đào tạo nhân viên không đúng chuyên môn.
-Giảm chi phí nhân công bằng việc chuyển những công việc giấy tờ bằng hệ thống điện tử.
-Giảm thiểu các chi phí tổchức hành chính như: tận dụng những cơ hội giảm giá dịch vụ bên ngoài, mua sắm trang thiết bị với giá ưu đãi, từ chối các dịch vụ không cần thiết với hoạt động của công ty.
-Thương lượng với khách hàng về những khoản chi phí phát sinh trong quá trình giao nhận đểkiểm soát chi phí tốt hơn.
Trường Đại học Kinh tế Huế
-Tận dụng các phương tiện vận tải, kho bãi của công ty để vận chuyển cũng như bảo quản hàng hóa, hạn chế thuê bên ngoài làm tăng các chi phí không đáng có.
Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại:
-Cắt giảm các chi phí không cần thiết, nâng cao hiệu quảkinh doanh.
-Tăng lợi nhuận cho công ty trong tương lai.
3.2.5. Giải pháp 5: Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Mục tiêu của giải pháp:
-Từ khi bước sang kinh tế thị trường thì sựcạnh tranh trên thị trường rất gay gắt. Khách hàng đã bắt đầu lựa chọn đối tác mang lại hiệu quả cho mình. Vì vậy nếu muốn tồn tại, việc giữkhách hàng cũ, thu hút khách hàng mới, khách hàng tiềm năng luôn là nhiệm vụ của Công ty. Mặc khác công ty cũng mong muốn mang lại dịch vụtốt nhất cho khách hàng, mang lại sựhài lòng cho khách hàng.
Cách thức thực hiện giải pháp:
-Công ty luôn quan tâm đến các yêu cầu của khách hàng và giữ mối quan hệ song phương, thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm bắt được các thông tin phản hồi từ khách hàng nhằm đề ra những chính sách hợp lý hơn. Khi nhận được những thông tin các Công ty mới thành lập có nhu cầu nhập hàng, xuất hàng thì công ty cần có kếhoạch tiếp cận với khách hàng tạo mối quan hệgây ấn tượng ban đầu, thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài. Sau đó đưa chính sách giá cạnh tranh nhưng hợp lý đểcó thểký hợp đồng ngay. Trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụgiao nhận với khách hàng,nhân viên giao nhận cần phải thực hiện đúng tiến độ cũng như kiểm tra chấtlượng hàng. Mọi khiếu nại, thắc mắc của khách hàng thìđội tư vấn của công ty phảiphúc đáp và giải quyết thỏa đáng. Thái độlịch sự, nhã nhặn của nhân viên đối với khách hàng là yều cầu cần thiết phải thực hiện vì khách hàng là thượng đế.
-Có chính sách ưu đãiđối với khách hàng, luôn không ngừng tìm kiếm khách hàng mới, nên tổchức hội thảo giữa công ty với khách hàng nhằm quảng bá thương hiệu, dịch vụmới tới khách hàng , lắng nghe ý kiến của khách hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
-Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương, giải thích cho khách hàng rõ những vấn đềrắc rối phát sinh vềsau.
-Chăm sóc khách hàng hậu bán hàng: Tư vấn, giúp đỡ các khách hàng khi khách hàng gặp trục trặc, khó khăn. Tạo quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua việc: thăm hỏi, quan tâm chia sẻ khi khách hàng gặp khó khăn hay có niềm vui... Đây chính là cách quảng cáo hiệu quả nhất và tốn ít chi phí vì có thểduy trì khách hàng cũ và có thêm khách hàng mới thông qua các mối quan hệvà phương thức“truyền miệng”.
-Quảng cáo trên mạng Internet: Công ty cần nâng cấp và làm phong phú thêm Website của công ty mình để tạo thu hút khách tham quan và hợp tác. Đồng thời thúc đẩy thêm hình thức hợp tác, liên lạc qua mạng vừa hiệu quảlại tiết kiệm được thời gian và công sức. Chẳng hạn, tạo tài khoản cho những khách hàng thường xuyên và lớn để đưa các thông tin như: ngày hàng đến, khoản nợ...và các yêu cầu của khách hàng đểkhách hàng và công ty tiện thống kê theo dõi.
Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại
-Mang lại sự thỏa mãn của khách hàng về chất lượng dịch vụ của công ty, mang lại niềm tin cho khách hàng.
-Nhờ thu hút khách hàng tiềm năng hơn nên tạo đà cho việc tăng doanh thu trong tương lai.
3.2.6. Giải pháp 6: Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty.
Mục tiêu của giải pháp:
Xây dựng một hệthống cơ sở vật chất, kỹthuật một cách đồng bộ để tăng tính hiệu quả, giảm rủi ro hư hỏng, thất thoát hàng hóa trong phục vụ công tác giao nhận, nâng cao lợi nhuận và uy tín dịch vụcủa công ty.
Cách thức thực hiện giải pháp:
-Phương tiện vận tải:
Thực hiện đúng định hướng của công ty tăng cường đầu tư phương tiện vận
Trường Đại học Kinh tế Huế
Xây dựng mạng lưới xe vận tải xuyên suốt, tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa, tránh phải thuê phương tiện ngoài.
Xây dựng một đội ngũ nhân viên kỹ thuật bảo trì các thiết bị máy móc phương tiện vận chuyển để đảm bảo tính ổn định, an toàn của trang thiết bị trong quá trình phục vụcông tác giao nhận.
-Hệthống kho bãi:
Đầu tư xây dựng hệthống kho bãi riêng gần cảng của công ty. Nâng cấp, sửa chữa sân bãiđể đủ diện tích chứa container và thuận lợi cho xe ra vào. Phân luồng vị trí lưu giữcontainer, kho bãiđóng hàng thuận tiện cho việc xếp dỡhàng hóa.
Liên kết, hợp tác với các công ty cho thuê kho bãi để đảm bảo công ty luôn có đủkho bãiđể lưu giữhàng hóa khi có nhu cầu.
Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại
-Tiết kiệm chi phí, giá cước có thểcạnh tranh với các công ty cùng ngành.
-Tránh tổn thất hàng hóa, đảm bảo mức độ an toàn cho hàng hóa khi xếp dỡ.
Trường Đại học Kinh tế Huế
PHẦN III: KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ