Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu

Lập kế hoạch mua sắm: Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu do phòng Kế hoạch – Cung ứng đảm nhận. Đối với loại nguyên vật liệu mua từ nước ngoài thì kế hoạch mua sẽ được nhóm nhân viên tiến hành lên kế hoạch mua trước từ 4-5 tháng còn đối với các loại nguyên vật liệu được mua ở trong nướcthìđược lên kế hoạch đặt mua trước khoảng 1 tháng.

Để lậpkế hoạch mua sắm nhân viên cung ứng sẽ dựa trên các yếu tố sau:

- Nhu cầu muanguyên vật liệu của từng phân xưởng -Định mức sử dụng theo kế hoạch sản xuất được đề ra.

-Căn cứ vào tồn kho thực tế, định mức tồn kho, tồn kho dưới mức an toàn không đủ để đáp ứngnhu cầu sản xuất.

-Căn cứ vào kế hoạch ngân sách đãđược duyệt.

Quy trình mua nguyên vật liệu:

Mục đích:Đảm bảo việc mua các nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, thông số kỹ thuật và đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sơ đồ 3: Quy trình mua nguyên vật liệu

Nguồn: Phòng kế hoạch – Cung ứng, 2019 Nhu cầu mua hàng

Soát xét PĐNMH

Kiểm tra PĐNMH

Phê duyệt PĐNMH

Duyệt giá, NCC

Không duyệt giá, NCC Lập đơn đặt hàng (PO), hợp

đồng mua bán gửi NCC

Theo dõi, cập nhật tiến độgiao hàng

Kiểm tra chất lượng, hàng hóa nhập kho

Nhân nhượng

Nhập kho Trảhàng

Lưu hồ sơ

Không đồng ý Đạt

Không đạt

Trường Đại học Kinh tế Huế

Quy trình mua nguyên vật liệu của công ty sẽ được thể hiện một cách cụ thể bài bản, khoa học được thể hiện ở trên, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Khi các bộ phận sản xuất có nhu cầu hoặc khi tồn kho dưới mức an toàn sẽ tiến hành lập phiếu đề nghịmua hàng gửi lên Phòng kế hoạch sản xuất.

Bước 2: Nhóm nhân viên phòng kế hoạch sản xuất tiến hành cân đối số lượng đề nghị, thời gian cần hàng, bình quân sử dụng, mục đích sử dụng phù hợp với kế hoạch ngân sáchvà tiến hành gửi đến bộ phận cung ứng.

Bước 3: Nhân viên cung ứng xem xét bình quân sử dụng, định mức tồn kho, đơn giá, nhà cung cấp, thời gian xử lý đơn hàng, thời gian thanh toán.

Bước 4: Nhân viên cung ứng trình Ban giám đốc ký duyệt Phiếu đề nghị mua hàng (PĐNMH).

Bước 5: Sau khi PĐNMH được duyệt, Nhân viên cungứng (NVCƯ)sẽ lập đơn đặt hàng (P.O) hoặc hợp đồng mua bán với nhà cung cấp đãđược duyệt.

- Hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán: điều kiện nghiệm thu chất lượng theo yêu cầu của bộ phận đề nghị.

- Chuyển đơn đặt hàng cho Nhà cung cấp (NCC) và yêu cầu NCC ký xác nhận trên đơn đặt hàng và fax hoặc gửi email cho NVCƯ.

Bước 6: NVCƯliên hệ NCC và theo dõi tiến độ giao hàng. Trường hợp có thay đổi tiến độ giao hàng thì phải có sự thống nhất của bộ phận kế hoạch và được duyệt.

Các nhà cung cấp NVL của công ty có ở trong nước và cả nước ngoài.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bảng 3: Danh mục các nhà cung cấp nguyên vật liệu của công ty

Loại nguyên vật liệu Nhà cung cấp

Nguyên vật liệu chính

CHINA ELECTRONICS SHENZHEN COMPANY Guangzhou Tianbo computer equipment Co.,LTD

Nguyên vật liệu phụ

Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Công Nghiệp Hải Phòng Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Á

Công Ty TNHH Kỹ Thuật và Công Nghiệp Nhật Minh Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Á

Công Ty TNHH MTV Sản Xuất-Thương Mại Hải Đường Công ty CP Tài Phát

Nguồn: Phòng Kế hoạch - Cung ứng công ty cổ phần Huetronics, 2019

Bước 7:

- Thủ kho: nhận hàng theo đúng số lượng thực tế giao theo phiếu kiểm tra nhập hàng và biên bản giao nhận hàng của nhà cung cấp. Tiến hành kiểm tra ngoại quan nếu đạt tiêu chuẩn đề ra hoặc chênh lệch ở mức cho phép thì tiến hành nhận hàng và ngược lại.Tiêu chuẩn kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào của công ty được quy định rõ ràng và cụ thể ở phụ lục 2.

Bước 8: Thực hiện nhập kho theo quy trình.

Trong quá trình thu mua NVL nhân viên cungứng gặp một số khó khăn: Vấn đề thường gặp nhất đó là phát sinh các đơn hàng ngoài kếhoạch do định mức hao hụt thực tế cao hơn dự kiến hoặc kế hoạch sản xuất thay đổi thì nhân viên cung ứng phải xử lí các đơn hàng mới trong khoảng thời gian ngắn hơn dự định với chi phí phát sinh thấp nhất có thể. Trong các giai đoạn cao điểm đặc biệt là cuối năm các nhà cung cấp thường có quá nhiều đơn đặt hàng, vì có nhiều sựlựa chọn nên đơn đặt hàng của công ty dễbịbỏqua nếu không hấp dẫn.

Trường Đại học Kinh tế Huế