Quy trình công tác tuyển dụng tại công ty TNHH Thương Mại Carlsberg Việt

Khác với lý thuyết đã học thì thực tế quy trình tuyển dụng của nhiều doanh nghiệp có thểrất khác nhau, tùy vào cơ cấu, quy định của đơn vịtuyển dụng.

Dưới đây là quy trình tuyển dụng của công ty TNHH Thương Mại Carlsberg Việt Nam được mô tảqua hình sau:

Hình 2.3: Tiến trình tuyển dụng Bước 1: Đăng kí chỉtiêu tuyển dụng

Dựa trên kế hoạch phát triển, nâng cao hiệu quả chất lượng đội ngũ nhân viên theo từng vị trí việc làm của các bộ phận hàng năm, công ty thông báo đến từng bộ phậnđể đăng ký số lượng, chỉtiêu tuyển dụng.

Đối với công ty TNHH Thương Mại Carlsberg Việt Nam có 2 đối tượng tuyển dụng: tuyển chỉtiêu mới hàng năm và tuyển thay thế.

+ Tuyển chỉ tiêu mới hàng năm: Nguồn nhân lực tại công ty luôn có sự thay đổi do lao động xin nghỉ việc, nghỉ hưu, bị sa thải, thăng chức hay thuyên chuyển công tác,...Vì vậy mỗi năm Trưởng phòng các bộ phận đều gửi đề xuất số lượng chỉ tiêu tuyển dụng cho Tổng Giám Đốc cùng với các bộphận liên quan thống nhất.

Đăng kí chỉtiêu tuyển dụng

Phê duyệt chỉ tiêu tuyển dụng

Xây dựng kế hoạch tuyển

dụng Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ

Sàng lọc hồ sơ

Phỏng vấn tuyển chọn

Công bốkết quảphỏng vấn

Ra quyết định tuyển chọn và kí hợp đồng

Trường Đại học Kinh tế Huế

+ Tuyển thay thế: Trong bất cứcông ty nào cũng không thể tránh khỏi việc nhân viên đang làm nghỉ đột xuất hay đau ốm kéo dài, nghỉ hộ sản, tai nạn,… thì lúc đó sẽ tuyển nhân viên mới tạm thời thay vào những vị trí nghỉviệcđột xuấtđó.

Phương pháp tuyển thay thế này có những ưu điểm: tạo môi trường làm việc thoải mái, giữ chân nhân viên đã có kinh nghiệm và gắn bó, trung thành với công ty nhiều hơn. Ngoài ra tuyển thay thế tạo ra sự linh hoạt trong các trường hợp nghỉ việc đột xuất.

Bên cạnh đó sẽ có những nhược điểm: tốn kém chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, nếu tuyển dụng người lao động không phù hợp với công việc sẽ làm trởngại công việc chung của công ty.

Bước 2: Phê duyệt chỉtiêu tuyển dụng

Chỉ tiêu tuyển dụng của Việt Nam sẽ do các vùng giao hằng năm dựa trên kế hoạch và tốc độ tăng trưởng (dựkiến) vềsản xuất và kinh doanh của năm đó.

Trên cơ sở chỉ tiêu đã giao, công ty sẽtổ chức một cuộc họp. Thành phần cuộc họp sẽbao gồm: CEO, Giám đốc nhân sự, và giám đốc các bộphận liên quan. Chỉ tiêu này được phân bổcho các bộphận trên cơ sở đềxuất củacác giám đốc và được thống nhất trong cuộc họp này.

Điều này sẽgiúp cho công ty nắm rõ được tình hình sản xuất và kinh doanh đểtừ đó đưa ranhững quyết định chính xác, khách quan và phù hợp với chỉtiêu tuyển dụng.

Bước 3: Xây dựng kếhoạch tuyển dụng

Khi đãđược thống nhất thì việc tiếp theo các Trưởng bộphận sẽ kí đềxuất tuyển dụng bao gồm: Vị trí cần tuyển dụng, thời gian nhân viên mới đi làm , mức lương đề xuất dự kiến…) và gửi cho bên nhân sự  Căn cứ vào đó bộ phận nhân sự sẽ tiến hành xây dựng kếhoạch tuyển dụng.

Kếhoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung sau:

+ Số lượng và điều kiện tuyển dụng cho từng vịtríứng tuyển.

+ Xác định nguồn tuyển mộ và phương pháp tuyển mộ.

+ Thời gian tiếp nhận hồ sơ.

+ Thời gian phỏng vấn tuyển chọn.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Lập kếhoạch cụthể trước khi thực hiện thông báo tuyển dụng là một việc rất hữu ích, điều đó giúp cho công ty có thểchủ động ứng phó với các tình huống để đảm bảo chất lượng, tiến độ, và tiết kiệm được chi phí.

Bước 4: Thông báo tuyển dụng

Tùy theo mức độquan trọng của các vị trí tuyển dụng mà bộ phận nhân sựthông báo tuyển dụng theo từng kênh tuyển dụng thích hợp.

+ Đối với các vị trí thông thương: nhà tuyển dụng sẽ đăng tin thông báo qua kênh internet (website công ty, vieclam24h,…).

+ Đối với các vị trí cấp quản trị (quản lí, trường phòng trở lên), nhà tuyển dụng sẽ đưa thông tin tuyển dụng cho công ty môi giới tìm người. Tuy phí tuyển dụng tai các công ty này cao nhưng chất lượng ứng viên rất đảm bảo.

Thông báo tuyển dụng được đăng tải công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng với các nội dung sau:

+ Tên công ty, số lượng chỉtiêu cần tuyển dụng;

+ Các tiêu chuẩn, điều kiện của vị trí cần tuyển dụng nhưkinh nghiệm : với mỗi vị trí khác nhau đòi hỏi kinh nghiệm khác nhau, trình độ học vấn; độ tuổi, giới tính, sức khỏe;

+ Thời gian bắt đầu nhận hồ sơ; hạn cuối nhận hồ sơ; địa điểm tổ chức tuyển dụng;phương thức tuyển dụng.

Bước 5: Tiếp nhận hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ xin việc là một giai đoạn của quá trình tuyển dụng sau khi đăng thông báo tuyển dụng. Công việc này giúp nhà tuyển dụng nghiên cứu, xem xét các ứng viên và mời nhữngứng viên tốt đến tham dựphỏng vấn.

Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nhà tuyển dụng sẽsắp xếp, phân loại hồ sơ theo các vịtrí màứng viên đăng ký.

Hồ sơ xin việc bao gồm:

• Đơn xin việc (ghi rõ vịtríứng tuyển);

• CV xin việc (ghi rõ kinh nghiệm làm việc, kĩ năng, bằng cấp,…)

• Sơ yếu lý lịch (nêu tóm tắt lý lịch cá nhân, hoàn cảnh gia đình,có dánảnh, ghi rõđịa chỉliên lạc,…);

Trường Đại học Kinh tế Huế

• Bản sao chứng minh nhân dân

• Bản sao giấy khai sinh, các văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm học tập;

• Giấy khám sức khỏe;

Phòng nhân sựsẽnghiên cứu các hồ sơ sau khi đã thu nhập và loại dần các hồ sơ không đạt yêu cầu. Qua đây cho thấy bước này đảm bảo được yêu cầu, chất lượng tuyển dụng.

Tuy nhiên một ứng viên hội đủ các điều kiện về trìnhđộ, kiến thức, kinh nghiệm và các tiêu chuẩn khác nhưng nếu không có đủ sức khỏe tốt để thực hiện công việc thì tiến trình tuyển dụng trở thành công dã tràng. Nhà tuyển dụng chỉ mới căn cứ vào giấy khám sức khỏe có trong hồ sơ của các ứng viên, mà các thông tin này chưa thể phản ánh chính xác tình trạng sức khỏe của họ dẫn đến tình trạng nhân viên mới không có đủ sức khỏe để thực hiện tốt công việc của mình, gâyảnh hưởng đến công việc chung của toàn bộ công ty. Vì vậy cần phải có giấy Khám sức khỏe do các cơsở y tế có thẩm quyền xác nhận và trong khoảng thời gian trong vòng một năm trở lại.

Bước 6: Sàng lọc hồ sơ

Bộ phận chuyên trách vềNhân sự có nhiệm vụthực hiện công việc này dựa trên các yêu cầu và tiêu chuẩn vềhồ sơ được đặt ra từ trước. Các yêu cầu vềhồ sơ cũng đã được công bố trong các thông báo tuyển dụng của công ty. Một hồ sơ được đánh giá đạt nếu có đầy đủ các loại giấy tờ chứng minh về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nghềnghiệp, lý lịch cá nhân, tình trạng gia đình, tình trạng sức khỏe,... và các loại giấy tờnày phải phù hợp với yêu cầu mà công ty đặt ra đối với từng vịtrí xét tuyển.

Mặc dù phần đông ứng viên đều rất trung thực viết ra lý lịch của bản than nhưng sẽkhông loại trừ một số trường hợpứng viên bỏ đi một vài sựkiện có tính tiêu cực và thổi phồng thành tích của bản thân mình. Vì vậy, cần phải phân tích, đánh giá đơn xin việc và lí lịch của các ứng viên một cách cẩn thận. Tuy sẽmất nhiều thời gian của nhà tuyển dụng trong giai đoạn đầu nhưng mặt khác nó sẽgiúp cho công ty chọn đượcứng viên phù hợp với vịtríứng tuyển.

Bên cạnh đó,nhà tuyển dụng cần lập danh sách sơ tuyển cácứng viên phù hợp để tham gia phỏng vấn tuyển chọn dựa trên số lượng tuyển dụng, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và các tiêu chí yêu cầu đã xác

Trường Đại học Kinh tế Huế

định. Việc này sẽ giúp cho công

ty có nhiều sựlựa chọn phù hợp cho các vịtrí ứng tuyển, giúp cho họ dễdàng so sánh các kinh nghiệm, kĩ năng ..của cácứng cửviên.Đồng thời không được đánh giá hồ sơ dựa vào cảm tính cũng như các mối quan hệthân quen nhằm tránh tuyển dụng những người không có đủ năng lực thực sựcho vịtrí cần tuyển.

Bước 7: Phỏng vấn tuyển chọn

Sau khi loại bỏ được một loạt các bộ hồ sơ không thích hợp theo tiêu chuẩn đã đặt ra cho mỗi vị trí công việc. Những hồ sơ được chọn sẽ đượcbước vào giai đoạn kế tiếp “phỏng vấn tuyển chọn”.

Bước này là buổi phỏng vấn của người chịu trách nhiệm tuyển dụng với các ứng viên để giới thiệu rõ hơn về công ty, về chi nhánh, cũng như các yêu cầu cụ thể của các vịtrí tuyển dụng, đồng thời giải quyết tất cảcác thắc mắc của cácứng viên.

Buổi phỏng vấn còn mang nhiều ý nghĩa khác sau đây:

• Giúp choứng viên và nhà tuyển dụng có dịp gặp gỡnhau và hiểu biết nhau hơn.

• Phỏng vấn xem thử ứng viên thực sự có đầy đủ trình độ chuyên môn, kiến thức đối với vịtríứng tuyển hay không.

• Đánh giá qua vẻ bề ngoài của ứng viên như: cách ăn nói, dáng vóc, cách ăn mặc, cũng như thái độvà tác phong củaứng viên.

• Đánh giá dựa theo tài năng, trí thông minh và tâm lýứng viên như:ý chí, nghị lực, óc phán đoán, mức độ thích nghi với điều kiện hoàn cảnh,trí tưởng tượng, tình cảm, tham vọng,…

Đối với bước này thì người chịu trách nhiệm tuyển dụng phải có đầy đủ các kĩ năng, kinh nghiệm và năng lực phỏng vấn. Câu hỏi phỏng vấn phải ngắn gọn, logic…

Bởi vì, có một số ứng viên đến dựphỏng vấn không phải chỉ đểbịnhận xét, mà đến để thăm dò, tìm hiểu thêm về công ty và những điều kiện làm việc của công ty. Vì vậy nếu phỏng vấn viên có trìnhđộ, kinh nghiệm hay kiến thức kém hơn ứng viên, khi đưa ra những câu hỏi quá dở sẽ vô tình tạo cho ứng viên có ý niệm xấu vềcông ty và có thểsẽkhông muốn vào làm việc tại công ty nữa.

Ngược lại nếu phỏng vấn viên có trình độ hiểu biết quá cao và tài giỏi, thường đặt ra những câu hỏi khó khăn để

Trường Đại học Kinh tế Huế

xem phản ứng củaứng viên ra sao. Điều này sẽ vô

tình tạo cho các ứng viên mặc cảm tự ti, lung túng và sợ sệt. Vì vậy, nhà tuyển dụng phải tạo điều kiện, môi trường phỏng vấn thoải mái cho các ứng viên, để tránh tình trạng phỏng vấn viên vàứng viên căng thẳng.

Bước 8: Công bốkết quảphỏng vấn

Kết thúc buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽthông báo trực tiếp kết quả không đạt đến ứng viên theo 2 hình thức là: điện thoại hoặc gửi thư điện tử. Với các ứng viên còn lại, công ty gửi thông báo kết quả đạt và chọn thời gian gặp mặt đểkí kết hợp đồng.

Bên cạnh đó thời gian thông báo đối với các ứng viên đạt không được quá lâu (khoảng 3-5 ngày). Vì điều này dễ tạo ra tâm lí cho các ứng viên nghĩ rằng bản thân không đạt dẫn tới tìm một công việc. Do đó sẽlàm cho công ty mấtứng viên tiềm năng.

Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng

“Ra quyết định tuyển chọn” là bước cuối cùng của quá trình tuyển chọn nhân lực.Ứng viên được công nhận trúng tuyển được kí hợp đồng lao động với công ty. Các điều khoản trong hợp đồng phải đầy đủ, rõ ràng,...

Tuy nhiên trong hợp đồng cũng phải nêu rõ lương bổng, các phúc lợi xã hội, thời gian làm việc và các quyền lợi của ứng viên được hưởng khi làm việc trong công ty.

Từ đây, ứng viên chính thức là nhân viên của công ty.

2.3. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG

Trong tài liệu NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CARLSBERG VIỆT NAM (Trang 44-49)