CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG
2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không
2.3.1. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
Biểu đồ2. 7: Biểu đồsản lượng hàng hóa XNK hàng quốc nội
Đối với hàng quốc nội, sản lượng hàng hóa nhập qua các năm giảm, sản lượng hàng hóa xuất cũng giảm. Do HNC mạng lưới chuyển phát nhanh nội địa chưa được mởrộng, còn hạn chếvề đường bay và kho bãiở trong nước.
Qua hai biểu đồsản lượng hàng hóa XNK quốc nội và quốc tế, HNC phát triển mạnh ở hàng quốc tế hơn hàng quốc nội. HNC là đại lý của SF Trung Quốc, đó là một hãng chuyển phát nhanh lớn thứ hai ở Trung Quốc có trụ sở ở Thẩm Quyến. Mặt hàng chính của công ty là hàng Ecom chủ yếu là hàng nhập của Úc, do vậy số lượng hàng quốc tếnhiều hơn số lượng hàng quốc nội.
Công ty cần phát triển chuyển phát nhanh ở quốc nội, cần mở rộng chi nhánh và kho vận ở cảng, sân bay khắp cả nước để dịch vụ chuyển phát nhanh của HNC được phủsóng khắp cả nước.
2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không
36/2011/TT BTC về thông quan chuyển phát nhanh đường bộ và dịch vụ vận chuyển hàng hóa khắp 63 tỉnh, thành phố trên toàn Việt Nam. Hiện HNC đang cung cấp dịch vụ hàng nhập cho OCS Nhật Bản/ Đài Loan, SF Express Trung Quốc, Aramex Ấn Độ/ Singapore qua cửa khẩu Nội Bài/Tân Sơn Nhất và Sagawa Nhật Bản qua cửa khẩu Mộc Bài –Tây Ninh.
Sơ đồ1. 2: Quy trình nhận hàng bằng đường hàng không tại HNC
Tại nước xuất khẩu, thủ tục và nghiệp vụ cần thiết như:
Nhận hàng tại kho người xuất khẩu,
Vận chuyển đến sân bay giao cho hãng hàng không
Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Cấp cho người xuất khẩu các giấy tờ cần thiết: giấy chứng nhận đã nhận hàng, lưu kho, vận chuyển...
Sau khi hoàn tất thủ tục với hải quan, sân bay, hãng hàng không, hãng bay nước ngoài sẽ phát hành Vận đơn hàng không (AWB) và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từ liên quan. Bản gốc AWB số 3 giao lại cho người gửi hàng, cùng thông báo cước + phí có liên quan (nếu có) để người gửi hàng thanh toán.
Hàng được vận chuyển bằng máy bay chở hàng chuyên dụng. Sau khi hàng lên máy bay và trước khi hàng về, hãng hàng không báo dự kiến thời gian đến sân bay đích, để đại lý biết và gửi giấy thông báo hàng đến cho người nhận hàng chuẩn bị làm thủ tục cần thiết.
Bill đến HNC nhận TBHĐ
Làm thủtục HQ nhận hàng vềkho
HNC làm TKTQ Qua TCS/SCSC
bốc số, đóng tiền lấy phiếu xuất kho
HNC làm thủtục nhập hàng vào kho
Trường Đại học Kinh tế Huế
Làm thủtục hải quan nhập khẩu tại TCS & SCSC
Tại Việt Nam (nước nhập khẩu), đại lý làm thủ tục hải quan nhập khẩu, với các bước cần thiết như sau:
o Nhận giấy thôngbáo hàng từ hãng hàng không
o Nhân viên thủ tục HNC qua bên TCS/SCSC bốc số, đóng tiền làm thủ tục nhận hàng. Bên TCS/SCSC sẽ xuất cho nhân viên đó 1 phiếu xuất kho. Nhân viên thủ tục cầm phiếu xuất kho kèm với tờ khai vận chuyển độc lập sau đó trình cho Hải Quan. Hải quan kiểm tra hồ sơ và đưa lên hệ thống để TCS/SCSC phát hàng cho Hợp Nhất.
o Nhân viên thủ tục HNC qua làm việc với TCS/SCSC để kéo hàng về kho Hợp Nhất . Sau đó hải quan seal chiếc xe đó lại và bắt đầu Boa tờ khai trên hệ thống bắt đầu vận chuyển độc lập. Vận chuyển độc lập bằng đường ô tô kéo hàng từ kho TCS/SCSC về kho Hợp Nhất bằng tờ khai vận chuyển độc lập đường bộ ( phương tiện vận chuyển là ô tô)
o Hàng kéo về kho Hợp nhất, sau đó hải quan bên này sẽ cắt seal đó và cho hàng vào kho
o Trên hệ thống hải quan sẽ deal tờ khai và kết thúc tờ khai độc lập đó o Hàng được lưu kho và chờ thông quan
Đưa hàng vềkho HNC và quá trình thực hiện thông quan hàng hóa Mởtờkhai ( kháchủy quyền Hợp Nhất khai)
Khi nhận được thông tin hàng sắp đến/ đãđến, bộ phận chăm sóc khách hàng tiến hàng gửi giấy thông báo hàng đến qua Email cho khách hàng. Sau khi khách hàng xác nhận sử dụng dịch vụ khai báo của Hợp Nhất hoặc tự khai báo.
Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ lên bảng kê danh sách thông tin cần thiết để khai báo lô hàng của khách.
Đồng thời, vị trí này đảm nhiệm thêm nhiệm vụ phân loại hàng hóa theo hai luồng: hàng hóa có giá trị thấp và hàng hóa có giá trị cao để mở tờ khai phù hợp.
Hàng hóa có giá trị thấp: những lô hàng có khối lượng dưới 5kg và tổng giá trị hàng hóa dưới 1 triệu Việt Nam Đồng ( tùy thuộc vào loại hàng hóa cụ thể, đối với mặt hàng thực phẩm chức năng thì cần dưới 0.5kg)
Trường Đại học Kinh tế Huế
Hàng hóa có giá trị cao: những lô hàng có khối lượng trên 5kg và tổng giá trị hàng hóa hơn 1 triệu Việt Nam Đồng
Thực hiện khai báo và thông quan hàng hóa
Chọn doanh nghiệp nhập khẩu: nhập mã số thuế và tên doanh nghiệp, địa chỉ và số điện thoại
Tạo mới tờ khai nhập khẩu
Tại phần thông tin chung, tiến hàng khai báo các thông tin:
Mã loại hình: chọn A12 cho hàng nhập khẩu mậu dịch, H11 cho hàng phi mậu dịch
Cơ quan hải quan xử lý tờ khai: 02DS Chi cục Hải quan chuyển phát nhanh số 6 Thăng Long, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM
Ngày khai báo
Phân loại cá nhận, tổ chức: tùy thuộc vào lô hàng cần khai báo
Mã bộ phận xử lý tờ khai: thường chọn số 04 – chi cục hải quan chuyển phát nhanh
Mã phương tiện vận chuyển: Chọn số 01 phương thức vận chuyển hàng không
Thông tin người xuất khẩu và nhập khẩu: Theo thông tin trên Bill
& Invoice và danh sách mà bộ phận chăm sóc khách hàng cung cấp.
Số vận đơn: Nhập đúng thông tin trên vận tải đơn hàng cung cấp
Số kiện, số ký: Nhập đúng trên hóa đơn thương mại
Mã lưu kho: 02DSED3- Kho Hợp Nhất
Phương tiện vận chuyển và ngày hàng đến: Thông tin trên giấy thông báo hàng đến, ghi số chuyến bay và ngày hàng đến
Địa điểm dỡhàng: VNSGN–Hồ Chí Minh
Địa điểm xếp hàng: Nếu không có thông tin chính xác thì nhập ZZZZZ–Unknown
Thông tin chung 2:
Trường Đại học Kinh tế Huế
Các tiêu chí số hợp đồng, ngày hợp đồng, ngày hết hạn: xem thông tin trên hợp đồng mua bán
Thông tin văn bản và giấy phép nhập khẩu: phải nhập cụ thể loại hàng hóa đang nhập
Hóa đơn thương mại: loại hóa đơn, số hóa đơn, ngày phát hành
Các thông tin: phương tiện thanh toán, điều kiện hóa đơn, mã đồng tiền và giá trị hóa đơn nhập đúng theo trên hóa đơn thương mại
Người nộp thuế: Nhập 2-Đại lý hải quan
Xác định thời gian nộp thuế: Nhập D – trường hợp nộp thuế ngay
Thông tin chung 3
Tên hàng: mô tả thông tin hàng hóa và đảm bảo hàng hóa phải mới 100%
Mã HS CODES: tự tra trên biểu thuế hoặc do khách hàng cung cấp
Các thông tin: xuất xứ, số lượng, đơn vị tính, trị giá hóa đơn nhập đúng theo hóa đơn thương mại
Các mục thuế phụ thuộc vào mặt hàng
Khai báo: Sau khi nhập tất cả thông tin cần thiết, nhân viên thủ tục bấm nút GHI để ghi lại tất cả thông tin, khai báo bằng nút IDA – Khai báo tờ khai nhập khẩu, IDC –Khai báo chính thức tờ khai nhập khẩu và Lấy kết quả phân luồng, thông quan
Nếu tờ khai được phân luồng xanh: tờ khai được chấp nhận thông quan, nhân viên in mã vạchvà xuất hàng hóa
Nếu tờ khai được phân luồng vàng: cần in tờ khai kết quả phân luồng và trình cho hải quan kiểm tra. Nếu không có vấn đề thì hàng hóa được thông quan. Những điều chỉnh mà hải quan yêu cầu như: áp lại mã HS, hải quan xây giá và sau đó trình lại hải quan và hàng hóa được thông quan
Trường Đại học Kinh tế Huế
Nếu tờ khai luồng đỏ: cần kiểm tra thực tế và chứng từ. Nếu hàng hóa đúng với thông tin trên tờ khai và hóa đơn thương mại thì sẽ được thông quan.
Mởtờkhai ( khách tựkhai)
Sau khi bộ phận chăm sóc khách hàng gửi giấy thông báo hàng đến về lô hàng vượt định mức miễn thuếcần làm thủ tục khai báo hải quan cho khách hàng.
Khách hàng nhận thông tin và tựmở tờ khai, sau đó gửi mã vạch và tờ khai thông quan để Hợp Nhất thanh lý. Được kiểm tra và xác nhận các giấy tờ hợp lệ, hải quan giám sát sẽ tiến hành đóng dấu, ký tên xác nhận và cho phép nhân viên HNC chuyển hàng hóa thông quan ra khỏi kho Hợp Nhất và bàn giao hàng về cho SF đểgiao hàng cho khách hàng.
2.3.2. Những rủi ro tiềm ẩn mà công ty gặp phải khi giao nhận hàng hóa