Đánh giá chung về quy trình và thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu vận

quầy hải quan thanh lí lấy tờ khai thông quan và danh sách khu vực giám sát có chữ kí và đóng dấu hải quan. Khi có được danh sách khu vực giám sát có đóng dấu nhân viên sẽ tới quầy thanh toán nộp bill, phiếu xuất kho và danh sách khu vực giám sát (bản sao) để nhận được phiếu xuất kho và giấy chấp nhận xuất kho. Đồng thời đăng kí xe vận chuyển hàng ra ngoài kho.

Sau khi hoàn tất hết các thủ tục, nhân viên sẽ tiến hành lấy hàng. Khi lấy hàng cần xuất trình giấy chấp nhận xuất kho và phiếu xuất kho cho nhân viên giám sát kho để lấy hàng ra ngoài.

Nhược điểm: Nhìn chung Công ty đã làm tốt nghiệp vụ nhận hàng tại cảng. Nên không có khó khăn gì đáng kể.

Bước 5: Giao hàng

Sau khai hoàn tất cả thủ tục tại cảng, hàng được đưa về giao cho khách hàng theo thời gian và địa điểm trên hợp đồng dịch vụ. Sau khi dỡ hàng ra tại địa điểm giao hàng mà người giao nhận yêu cầu, nhân viên giao nhận cho xe chở container rỗng về trả tại nơi mà trên phiếu trả container đã đề cập. Sau khi đóng phí hạ rỗng, tài xế xe chở tới vị trí hạ container để hạ và nhận xác nhận tình trạng container như là: container sạch, không hư hỏng…. của cảng lên phiếu EIR. Nhân viên giao nhận của Công ty cầm phiếu EIR cùng với giấy xin mượn container đến hãng tàu để nhận lại tiền cược.

Nhược điểm: Nhân viên giao hàng đôi khi phải bỏ ra thời gian chờ đợi khách hàng nhận hàng dù đã có thời gian quy định rõ trong hợp đồng nguyên tắc. Hơn nữa, nhân viên phải chạy ngược lại trả container mất nhiều thời gian, nhất là vào giờ cao điểm.

Bước 6: Trả hồ sơ cho khách hàng và thu tiền

Sau khi giao hàng xong, kế toán của MOL Logistics Việt Nam sẽ lập tổng hợp hóa đơn và lập Debit Note dựa vào mức phí trong hợp đồng dịch vụ để đòi tiền khách hàng, đồng thời trả chứng từ còn lại cho khách hàng lưu.

Nhược điểm: Công ty gặp một số nợ xấu.

2.3. Đánh giá chung về quy trình và thực hiện quy trình giao nhận hàng

16 năm tại thị trường Hồ Chí Minh nên phần nào tạo dựng được uy tín đối với khách hàng, vì vậy Công ty dễ gây thu hút đới với các khách hàng mới. Hơn nữa, Công ty đã và đang có một lượng khách hàng cũ tiềm năng, đồng hành củng Công ty nhiều năm.

Cũng bởi vì tạo dựng được sự tin cậy và uy tín mà việc ký hợp đồng dịch vụ giữa Công ty và khách hàng cũ hay mới đều tương đối thuận lợi và không có nhiều khó khăn. Lợi thế lớn nhất của Công ty là nhân viên Công ty làm việc với khách hàng thông qua hợp đồng đã có sẵn. Không phải đơn thuần là chỉ trao đổi qua mail hoặc fax.

Vì vậy, có thể dễ dàng giải quyết khi có những bất đồng xảy ra, vì đã được nêu sẵn trong hợp đồng nguyên tắc. Ngoài hợp đồng nguyên tắc, Công ty còn có một bản phụ lục hợp đồng thể hiện chi tiết các vấn đề có khả năng xảy ra tranh chấp để có thể giải quyết một cách nhanh chóng những rắc rối xảy ra trong quá trình giao nhận.

Hạn chế và nguyên nhân: Tuy nhiên, Công ty cũng gặp một số khó khăn dù đã lường trước những vấn đề có thể xảy ra trong hợp đồng nhưng vì tính chất các mặt hàng, lô hàng hay khách hàng dẫn đến một số biến động trong hợp đồng. Ví dụ như hợp đồng đã kí kết, nhưng lô hàng đó có rất nhiều mặt hàng khác nhau, đa dạng về sản phẩm. Công ty không thể nắm rõ chi tiết từng mặt hàng, có thể sẽ xảy ra những sai sót trong quá trình vận chuyển hay dỡ hàng….

2.3.2 Về công tác chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục nhập khẩu

Ưu điểm: Công ty có một đội ngũ nhân viên lành nghề, có trình độ cao và am hiểu các chính sách mặt hàng cũng như các loại hình nhập khẩu vì vậy việc quá trình lập chứng từ diễn ra nhanh chóng và có hiệu quả. Hơn nữa Công ty rất đề cao cơ sở vật chất, thiết bị trong công ty để tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên làm việc, cho nên máy tính, đường mạng… được Công ty nâng cấp thường xuyên.

Hạn chế và nguyên nhân: Việc chuẩn bị chứng từ cũng gặp một số khó khăn như việc khách hàng phản hồi các thông tin thiếu hay không đúng mất rất nhiều thời gian.

Ví dụ như khách hàng gửi thiếu thông tin, thiếu bill, bản kê chê tiết hàng hóa hay thiếu hợp đồng….

Hơn nữa đối với dịch vụ giao nhận thì khối lượng công việc biến động theo mùa rất cao, vào những thời kì cao điểm, nhân viên có khối lượng công việc lớn và gặp áp lực rất cao, dễ dẫn đến sai sót. Ngoài ra Công ty cũng có nhiều cụm hoạt động như:

Trường ĐH KInh tế Huế

hàng AIR, hàng SEA, hàng có thuế, không thuế… nên có một số nhân viên không thể nắm rõ hết được các trường hợp đối với từng cụm hoạt động dẫn đến sai sót hay mất rất nhiều thời gian để tìm hiểu thêm thông tin

2.3.3 Việc thực hiện thủ tục Hải quan

Ưu điểm: Các thông tin trên tờ khai hải quan đều được hải quan quy định trong biểu thuế và trong phần hướng dẫn sử dụng phần mềm VNACCS tương đối rõ ràng nên nhân viên chứng từ có thể tiết kiệm được thời gian tìm hiểu được những thông tin chính xác. Nhìn chung phần mềm khai báo điện tử thuận tiện dễ sử dụng cho cả hải quan lẫn doanh nghiệp. Giúp Công ty có thể khai báo hải quan bất kì lúc nào thay cho việc chỉ có thể khai trong giờ hành chính như trước đây và được cơ quan Hải quan tiếp nhận khai báo trong giờ hành chính. Hơn nữa việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử giúp Công ty giảm thời gian, chi phí làm thủ tục hải quan do Công ty có thể chủ động trong quá trình khai báo hải quan và sắp xếp thời gian đi nhận hàng và xuất hàng. Phản hồi từ Hải quan nhanh chóng, tiện cho Công ty nếu có sai sót sẽ có phản hồi của Hải quan yêu cầu điều chỉnh. Ngoài ra MOL Logistics đã được trang bị phần mềm VNACCS có bản quyền nên chất lượng tốt hơn.

Hạn chế và nguyên nhân: Thứ nhất, tồn tại cơ chế rườm rà, phức tạp trong công việc chuẩn bị giấy tờ, tờ khai. Mất rất nhiều thời gian để hoàn thành bộ chứng từ. Vô hình chung việc chuyên sâu quá mức vào chứng từ nên đòi hỏi kỹ năng chuyên môn rất cao. Cơ chế và thủ tục phức tạp, chồng chéo của thủ tục thông quan, gây cản trở lớn cho Công ty cả về thời gian và chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tốn thời gian và công sức đi lại giữa các phòng cửa khẩu để xin chứng nhận.

Thứ hai, các văn bản (bộ luật quy định về Hải quan) thay đổi liên tục, nhanh chóng, vì vậy nhân viên của Công ty không cập nhật được hết. Ngoài ra Việc nhận E-mail đôi khi cũng gặp khó khăn trong trường hợp cúp điện, rớt mạng hoặc mạng chạy chậm do số lượng chứng từ đính kèm nhiều. Hệ thống đôi khi phải bảo trì dẫn đến tình trạng tờ khai hải quan bị ùn tắc.

Thứ ba, việc đi lấy lệnh cũng mất nhiều thời gian vì tắc đường. Sau khi lấy lệnh thì tới hải quan đăng kí. Tuy nhiên việc đăng kí phải làm rất nhiều thủ tục cũng như phải đợi chuyển thuế thành công mới đăng kí được nên cũng gây khó khăn cho nhân

Trường ĐH KInh tế Huế

viên hiện trường. Có một số trường hợp Công ty đã chuyển thuế nhưng số thuế đó vẫn chưa vào tài khoản của kho bạc Nhà nước, hải quan sẽ không cho đăng kí…

2.3.4 Hoạt động nhận hàng tại cảng

Ưu điểm: Việc nhận hàng tại cảng là một bước rất quan trọng vì việc nhận hàng có đúng hay đủ về chất lượng lẫn số lượng hành hay không quyết định trực tiếp đến hiệu quả dịch vụ của Công ty. Công ty M OL Logistics đã lấy chứng nhận ISO 9001:

2015, do đó Công ty xây dựng được những quy trình hướng dẫn mô tả công việc một cách chi tiết và cụ thể. Ví dụ, đối với nhiều doanh nghiệp khác, có thể sau khi nhận được lệnh giao hàng sẽ bằng mọi cách làm sao lấy được hàng một cách nhanh nhất mà không thông qua các bước cụ thể, dễ gây ra sai sót. Tuy nhiên MOL Logistics có ISO văn bản, có hướng dẫn các bước một cách thống nhất, không đốt cháy giai doạn và giảm được rủi ro.

Thứ 2, Công ty có đội ngũ nhân viên có kỹ năng và kinh nhiệm, nghiệp vụ tốt, cho nên quá trình nhận hàng tại cảng diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

Nhìn chung đối với bước này, công ty không gặp khó khăn gì đáng kể.

2.3.5 Đối với công tác giao hàng

Ưu điểm: Nhân viên giao nhận làm thủ tục trả container rỗng không quá hạn miễn phí lưu kho, lưu bãi. Tiết kiệm được chi phí. Công ty có Phòng vận tải riêng nên việc giao hàng gặp nhiều thuận lợi, bất chấp mùa giao hàng cao điểm. Công ty vẫn có đủ xe để giao hàng cho khách hàng đúng thời gian đã giao hẹn trong hợp đồng mà không cần chờ đợi các nhà thầu thầu phụ sắp xếp xe để giao hàng cho khách hàng.

Công ty có mối quan hệ rộng rãi với các đội bốc dở, xe cẩu/nâng nên thường được ưu tiên nếu như Công ty cần được phục vụ.

Thứ 2, Công ty có đội vận tải riêng gồm có 8 đầu kéo container, 2 xe tải 10 tấn, 4 xe tải 1.8 tấn. Cho nên Công ty không bị thụ động trong những mùa hàng cao điểm.

Cụ thể như vào những mùa cao điểm, lượng hàng nhập về rất cao. Lượng xe thuê đã hết và cần phải chờ đợi, tuy nhiên Công ty có thể loại bỏ rủi ro đó do có thiết bị vận tải phong phú, đáp ứng được lượng hàng hóa công ty cần giao.

Hạn chế và nguyên nhân: Đối với giao hàng, còn tồn tại một số khó khăn như:

Có một số khách hàng do điều kiện hoặc thay đổi kế hoạch mà phát sinh các chi phí

Trường ĐH KInh tế Huế

như phí đậu xe đợi khách hàng. Cụ thể như nhân viên Công ty giao hàng đến kho khách hàng quy định trên hợp đồng, nhưng khách hàng vì lí do nào đó chưa đến nhận hàng, buộc nhân viên Công ty phải đậu xe đợi khách hàng đến khi giao được hàng, mất rất nhiều thời gian.Tình trạng cơ sở hạ tầng phát triển thiếu đồng bộ của TP Hồ Chí Minh dẫn đến kẹt xe vào những giờ cao điểm làm ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.

2.3.6 Về công đoạn trả hồ sơ cho khách và đòi tiền

Ưu điểm: Đây là bước cuối cùng trong quy trình giao nhận. Lợi thế của công đoạn này là Công ty đã quy định rõ thời gian trả hồ sơ, thanh toán tiền rõ trong hợp đồng nguyên tắc nên việc nhân khách hàng gửi tiền được diễn ra nhanh chóng. Ngoài ra, Công ty có đội ngũ nhân viên lành nghề, việc tập hợp hồ sơ để trả cho khách hàng được diễn ra nhanh chóng, không có sai sót.

Hạn chế và nguyên nhân: Tuy nhiên, do tính chất một số khách hàng mới, có một số trường hợp Công ty bị nợ xấu dù đã quy định rõ trong hợp đồng nguyên tắc thời gian thanh toán. Theo ý kiến nhân viên thì trường hợp này chỉ xảy ra đối với khách

hàng mới, còn khách hàng cũ không có trường hợp này xảy ra.

Trường ĐH KInh tế Huế

CHƯƠNG 3. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY