PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY
3.2. Các giải pháp hoàn thiện
Để đáp ứng khách hàng củng như hoàn thiện quy trình giao nhận một cách tốt nhất, Công ty cần hiểu rõ những hạn chế để từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa.
Trường ĐH KInh tế Huế
Bảng 3.1 Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MOL Logistic Việt Nam
Các bước trong quy
trình
Cơ sở đề xuất giải pháp
Giải pháp Hạn chế Nguyên nhân
Bước 1: Ký hợp đồng giao nhận dịch vụ
-Biến động HĐ. Tính chất mặt hàng, lo hàng, khách hàng.
-Có số liệu và bản thống kê những điều phát sinh giữa Công ty và khách hàng.
-Tìm hiểu về thông tin chi tiết của nhiều loại mặt hàng, tăng sự hiểu biết.
Bước 2:
Chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục nhập khẩu
-Nhân viên không nắm hết nghiệp vụ của các mảng.
-Nhân viên áp lực, dễ xảy ra sai sót
-Thời gian chậm trễ do khách hành gửi thông tin thiếu
-Công ty có nhiều cụm hoạt động.
- Khối lượng công việc biến động theo mùa -Nhân viên của các khách hàng bận nhiều việc hoặc nghiệp vụ chưa cao
-Luân chuyển công việc giữa các nhân viên
-Tổ chức, đào tạo các buổi học ngoại khóa
-Tuyển nhân viên có chuyên môn làm việc bán thời gian -Sử dụng linh hoạt điện thoại trao đổi trực tiếp để tiết kiệm thời gian
Bước 3: Làm thủ tục Hải quan
-Nhân viên gặp khó khăn đối với bộ pháp luật quy định về hải quan -Lấy lệnh mất nhiều thời gian
-Các văn bản thay đổi liên tục -Giao thông ắc nghẽn vào giờ cao điểm
-Thủ tục Hải quan rườm rà
-Tổ chức thường xuyên các buổi đào tạo
-Cử hai nhân viên để có thể hổ trợ nhau làm việc
-Dự đoán những đường và thời gian cao điểm để có thể chủ động về thời gian
Bước 4: Nhận hàng tại cảng
Nhìn chung không có trở ngại đáng kể
Tiếp tục đào tạo kĩ năng cho nhân viên
Trường ĐH KInh tế Huế
Bước 5: Giao hàng
-Việc giao hàng mất nhiều thời gian
-Vào thời gian cao điểm, việc giao hàng còn nhiều hạn chế -Khách hàng chậm trễ nhận hàng so với thời gian quy định
-Tình trạng cơ sở hạ tầng phát triển thiếu động bộ tại tp HCM -HCM là TP đông dân cư nên xe tải chỉ được phép lưu thông trên các tuyến đường tp nên mất rất nhiều thời gian
-Dự đoán được thời gian và thông báo trước với khách hàng.
-Nhân viên giao hàng nên kết hợp các kiện hàng giao gần nhau để giao một lần.
-Khi có nhiều hàng, ưu tiên giao hàng Tp trước rồi tiếp tục giao hàng ngoài Tp.
-Kiểm tra, nâng cấp chất lượng xe.
Bước 6: Trả hồ sơ cho khách và đòi tiền
-Công ty gặp phải nợ xấu
- Tính chất của các khách hàng mới, chưa làm việc rõ rãng với công ty
- Quy định rõ trong hợp đồng nguyên tắc thời gian thanh toán.
-Công ty lưu giữ những chứng từ quan trọng như: tờ khai, biên lai nộp thuế…đợi khách hàng thanh toán thành công thì mới đưa chứng từ gốc
(Nguồn: Kết quả phỏng vấn sâu nhân viên phòng Operation) Để nâng cao chất lượng và cải thiện các hạn chế trong quy trình giao nhận công ty nên:
3.2.1 Giải pháp trong ký hợp đồng giao nhận dịch vụ
Khó khăn mà bước ký hợp đồng giao nhận dịch vụ hay xảy ra là dù dã lường trước những vấn đề có khả năng xảy ra tranh chấp và thống kê vào phụ lục hợp đồng, nhưng vì tính chất của lô hàng, mặt hàng hay khách hàng mà hợp đồng có ít nhiều biến động.. Để giải quyết được khó khăn này thì Công ty nên có bản thống kê và tìm hiểu thông tin cũng như số liệu đối với nhiều loại mặt hàng cụ thể, trao dồi cho nhân viên nắm rõ những thông tin này để có thể đạt hiệu quả nhất mà không gây tổn hại nào.
3.2.2 Giải pháp đối với việc chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục nhập khẩu Thứ nhất, đối với trường hợp khách hàng gửi thiếu hay sai về thông tin làm mất thời gian thì nhân viên nên gọi điện thoại để trực tiếp làm việc với nhau, tránh mất thời gian chờ đợi và mang lại hiệu quả hơn. Đối với những lô hàng cần gấp thì nhân viên
Trường ĐH KInh tế Huế
chứng từ nên gọi điện trực tiếp cho nhân viên bên phía khách hàng mà mình đang trao đổi để có thể nhận lại được thông tin sớm nhất, giúp lô hàng đạt hiệu quả tốt. Trường hợp với những lô hàng bình thường thì nhân viên chứng từ nên đợi 5-10 phút nếu chưa thấy khách hàng mail lại thì nên gọi điện thoại để hối thúc khách hàng gửi nhanh cho kịp tiến độ công việc.
Thứ hai, vì Công ty có nhiều cụm hoạt động da dạng như hàng SEA, hàng AIR, hàng có thuế, không thuế….nên nhân viên Công ty không thể hiểu biết hết về tất cả các mảng. Vì vậy, Công ty nên tổ chức các buổi học ngoại khóa để nhân viên tiếp xúc sâu hơn nghiệp vụ của mỗi cụm. Ví dụ, tuần đầu tiền bồi dưỡng thêm kiến thức của hàng SEA, tuần tiếp theo thì hàng AIR…..Tăng khả năng cũng như sự hiểu biết cho nhân viên.
Thứ ba, đối với những mùa cao điểm, Công ty có khối lượng công việc lớn, không đủ nhân viên thì Công ty nên tuyển thêm các nhân viên có chuyên môn làm việc bán thời gian. Những người có chuyên môn thì sẽ am hiểu cũng như có kinh nghiệm làm về về giao nhận, có thể vào làm việc ngay mà không cần qua khóa đào tạo,hướng dẫn công việc.
Thứ tư, thường xuyên luân chuyển công việc giữa các nhân viên để tăng sự chủ động cũng như kinh nghiệm, hiểu biết cho nhân viên. Giúp các nhân viên có thể giúp đỡ nhau những lúc có sai sót. Hàng năm Công ty nên tổ chức các cuộc thi về kỹ năng nghiệp vụ, khả năng giải quyết vấn đề, để các nhân viên có thể học hỏi lẫn nhau và tăng sự hiểu biết. Ngay từ đầu tuyển dụng, Công ty nên nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên có năng lực thực sự, nhiệt tình trong công việc. Như vậy mới đảm bảo nhân viên nắm vững nghiệp vụ thuận lợi cho khâu đào tạo sao này.
3.2.3 Giải pháp đối với thủ tục Hải quan
Việc truyền khai điện tử là hết sức quan trọng trong quá trình nhập khẩu hàng hóa. Truyền khai điện tử là công đoạn để xuất ra được tờ khai thông quan (luồng xanh) hoặc tờ khai phân luồng (luồng đỏ, luồng vàng) là chứng từ cần thiết để có thể lấy hàng ra kho. Tuy nhiên đang còn gặp một số khó khăn như việc đi lấy việc đi lấy lệnh cũng mất nhiều thời gian vì tắc đường. Đối với trường hợp này Công ty nên kết hợp các lô hàng hàng đã về thì phối hợp đi lấy lệnh cùng một lần. Liên lạc cho bên đại lý
Trường ĐH KInh tế Huế
chuẩn bị trước lệnh của các lô hàng cần lấy để tiết kiệm thời gian chờ đợi. Với khó khăn gặp trục trặc trong việc chuyển thuế, các nhân viên trước khi đi đăng kí nên kiểm tra tình trạng thuế của lô hàng đã được chuyển hay chưa, tránh tình trạng tới hải quan nhưng không đăng kí được, làm tốn thời gian của nhân viên.
Thủ tục hải quan điện tử và các văn bản pháp luận Hải quan thường xuyên thay đổi, Công ty nên thường xuyên tổ chức các buổi học ngoại khóa để nhân viên có thể cập nhật được thông tin mới nhất, tránh xảy ra sai sót và hiệu quả làm việc cao hơn.
Công ty cũng cần cập nhật và phổ biến các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động XNK, những thay đổi của các chính sách Nhà nước, các quy tắc Hải quan nhằm thực hiện một cách đúng đắn, tiết kiệm chi phí, thời gian làm thủ tục, để giúp cho việc giao nhận được dễ dàng hơn, tránh những sai sót do không cập nhật đầy đủ.
3.2.4 Giải pháp đối với việc nhận hàng tại cảng
Nhìn chung đối với bước nhận hàng tại cảng, Công ty đã làm rất tốt. Không gặp khó khăn hay trở ngại đáng kể. Công ty nên tiếp tục phát huy những lợi thế mà mình có và thường xuyên đào tạo thêm các kỹ năng cho nhân viên để tránh xảy ra sai sót để công việc đạt hiệu quả cao hơn.
3.2.5 Giải pháp trong giao hàng
Đối với những trở ngại trong bước này, có một số giải pháp để khắc phục như:
Thứ nhất, vào các thời kì cao điểm thì việc giao hàng còn gặp hạn chế. MOL Logistics có hệ thống xe vận chuyển và các thiết bị nâng hàng tương đối đầy đủ. Tuy nhiên vào ngày cao điểm có rất nhiều hàng cần giao. Thì việc sắp xếp điều động xe đi giao hàng còn gặp khó khăn. Để khắc phục khó khăn này nhân viên giao hàng nên kết hợp các lô hàng giao gần nhau đi giao một lần. Sau khi lấy hàng xong có thể giao liền cho khách hàng để giải phóng kho của Công ty. Các nhân viên hiện trường cần lập danh sách hàng cần giao và ngày giao cụ thể gửi cho bộ phận vận tải để bộ phận vận tải sắp xếp lịch giao hàng cho phù hợp.
Thứ hai, việc giao hàng mất nhiều thời gian. Do Hồ Chí Minh là thành phố đông dân nên lượng xe lưu thông trên đường rất nhiều, gây ùn tắc giao thông nghiêm trọng vào giờ cao điểm, xe tải chỉ được phép lưu thông trên các tuyến đường thành phố trước 16 giờ nên việc giao hàng của Công ty mất rất nhiều thời gian. Vậy nhân viên giao
Trường ĐH KInh tế Huế
hàng dự đoán trước thời gian và thông báo trước với khách hàng để có thể nhận được sự chấp nhận của khách hàng, tránh đánh mất uy tín của Công ty. Khi có nhiều hàng cần giao có thể giao hàng trong thành phố trước, sau đó tiếp tục giao các hàng ngoài thành phố.
Thứ ba, Công ty nên tiến hành tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hóa cần vận chuyển đến cho khách hàng có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Bởi vì nếu không nắm bắt hiểu rõ được quá trình vận chuyển và làm hàng hóa dễ biến mất, hư hõng đổ vỡ…Vì vậy việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính của hàng hóa để bố trí sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức quá trình chuyên chở sẽ đảm bảo cho Công ty thực hiện tốt khâu giao hàng cho khách hàng, không xảy ra những rủi ro đáng tiếc.
Thứ tư, nhân viên trước khi đến giao hàng thì liên lạc trước với khách hàng để việc giao hàng diễn ra nhanh hơn giúp nhân viên có thể hạn chế thời gian, tiết kiệm được nhân lực giao hàng cho các khách hàng khác.
Thứ năm, Công ty nên thực hiện sửa chữa định kỳ, kiểm tra chất lượng vận tải của xe, nâng cấp đội xe chở hàng để phục vụ tận nơi cho khách hàng nhanh chóng, đúng hạn, tránh tình trạng hư hỏng xảy ra trong quá trình vận chuyển.
3.3.6 Giải pháp đối với việc trả hồ sơ cho khách và đòi tiền
Đới với bước này, nhân viên làm việc khá tốt, nhưng gặp một số khách hàng mới có xu hướng nợ xấu đối với Công ty. Vì vậy, Công ty nên lưu giữ những chứng từ quan trọng như tờ khai, biên lại nộp thuế…. Đợi khách hàng thanh toán đầy đủ rồi mới đưa những chứng từ gốc cho khách hàng.
Ngoài những giải pháp cụ thể cho từng bước của quy trình giao nhận. Để khắc phục được nhược điểm mà khách hàng nêu ra Công ty nên linh hoạt đối với những lô hàng cần có kỹ sư giám sát thì Công ty có thể thuê kỹ sư của các công ty khác nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.