PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG
2.2. Tình hình thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển bằng
kiếm khách hàng cho Công ty nên chi phí không còn cao như trước nữa (giảm đến 4,86% so với năm 2013). Trong năm 2014, chi phí hoạt động có tăng lên, đạt mức 3,862 triệu USD (đặc biệt là sự gia tăng của chi phí giao nhận hàng), nhưng đó là điều tất yếu khi Công ty đã đạt được nhiều hợp đồng mới và đa dạng hóa thêm hoạt động Logistics của mình.
Về lợi nhuận
Qua việc phân tích doanh thu và chi phí kể trên, ta thấy lợi nhuận qua từng năm của Công ty có sự tăng lên đáng kể, từ mức lợi nhuận 1,352 triệu USD năm 2013, đến 1,491 triệu USD năm 2014 và đặc biệt lên tới 1,847 triệu USD năm 2015.
Có được điều đó là do Công ty biết kết hợp tốt việc tăng doanh thu và giảm chi phí hoạt động sao cho mang lại hiểu quả cao nhất cho Công ty. Đồng thời, do nhu cầu sử dụng dịch vụ tăng nhanh trong năm 2015, nên mức lợi nhuận đã có một sự nhảy vọt đáng kể (tăng 23,88% so với năm 2014).
Trong năm 2014, dù kết quả kinh doanh không cao bằng năm 2013, nhưng nhờ sử dụng chi phí hợp lý nên phần lợi nhuận mang lại còn cao hơn năm 2013, điều đó cho ta thấy Công ty luôn ứng biến tốt trước những bất lợi của tình hình kinh tế thế giới. Điều này cần phải được phát huy trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và những biến động lớn xảy ra trên toàn cầu.
2.2. Tình hình thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển
Sơ đồ 2.2. Quy trình giao nhận hàng nhập đường biển bằng container tại Công ty
Khách hàng
Hợp đồng
Nhận chứng từ, thông tin.(Kiểm tra)
Làm thủ tục HQ điện tử
Tiến hành khai quan. Nhận thông báo phân luồng
Hoàn tất thủ tục HQ.
Nhận hàng tại cảng
Giao hàng Xanh
Trả hồ sơ cho KH và thu tiền
Trình hồ sơ cho HQ
Vàng Đỏ
Tiến hành kiểm hoá
Trường ĐH KInh tế Huế
Ngoài ra, căn cứ vào điều kiện giao hàng để xác định nội dung hợp đồng dịch vụ, một số trường hợp, hợp đồng dịch vụ được phía đại lý của MOL Logistics ký ở nước ngoài và nhận phí dịch vụ cho cả thủ tục xuất và nhập khẩu, sau khi hoàn tất giao hàng, MOL Logistics Việt Nam sẽ đòi tiền từ đại lý nước ngoài.
Nhược điểm: Công ty đã thể hiện chi tiết các vấn đề có khả năng xảy ra tranh chấp trong bản hợp đồng để có thể giải quyết một cách nhanh chóng những rắc rối xảy ra trong quá trình giao nhận. Tuy nhiên, Công ty cũng gặp một số khó khăn dù đã lường trước những vấn đề có thể xảy ra trong hợp đồng nhưng vì tính chất các mặt hàng, lô hàng hay khách hàng dẫn đến một số biến động trong hợp đồng.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục nhập khẩu
Sau khi hợp đồng dịch vụ được ký kết, khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ cho MOL Logistics Việt Nam, thông thường qua fax hoặc mail. Gồm có: vận đơn đường biển (Bill of lading), hóa đơn thương mại (Commercial Value), hợp đồng (Contract), bản kê chi tiết hàng hóa (Packing list), giấy thông báo hàng đến và một số chứng từ khác như:
giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ….Bộ phận Operation nhận được thông tin, hồ sợ được chuyển qua phòng Xuất Nhập khẩu để nhân viên chuyên trách kiểm tra bộ chứng từ, đồng thời liên hệ khách hàng để lấy chứng từ gốc. Sau khi nhận và kiểm tra các chứng từ ở trên thì nhân viên phòng Operation sẽ nhận lệnh giao hàng và tiến hành cược container. Đầu tiên nhân viên Công ty liên hệ với đại lí hãng tàu lấy lệnh giao hàng (D/O). Để đổi lấy lệnh giao hàng cần phải có những chứng từ sau: Vận tải đơn gốc, hoặc vận đơn có đóng dấu Surrendered, giấy giới thiệu của công ty khách hàng, giấy thông báo hàng đến. Những chứng từ trên được đưa vào qua bộ phận hàng nhập, nhân viên thu ngân của đại lý hãng tàu sẽ tiếp nhận và căn cứ vào D/O để viết hóa đơn các loại phí: Phí D/O, vệ sinh container, Handling (nếu có)… nhân viên giao nhận sẽ tiến hành đóng phí và ký xác nhận một D/O (bảng lưu hãng tàu), sau đó đại lý hãng tàu sẽ cấp: 04 bản D/O gốc, 01 bản sao B/L có đóng dấu của hãng tàu, hóa đơn đóng phí. Khi nhận được lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận của Công ty cần kiểm tra tên công ty nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, số khối, tên tàu, số chuyến, số B/L, số container, số seal trên D/O có khớp với nhau hay không, thời hạn cho phép lưu bãi trong vòng bao nhiêu ngày… Nếu có bất cứ sai sót gì thì yêu cầu đại lý hãng tàu chỉnh
Trường ĐH KInh tế Huế
sửa và đóng dấu Correct hoặc phát hành D/O mới. Sau khi nhận được lệnh giao hàng thì nhân viên sẽ làm thủ tục cược container. Để mượn container về kho riêng làm thủ tục rút hàng, theo quy định của các hãng tàu, nhân viên cần làm thủ tục cược container, mức phí cược container tùy thuộc vào từng hãng tàu, loại hàng, loại container, khoảng cách đưa container đi…Thủ tục cược container được thực hiện tại hãng tàu, mẫu cược container tùy thuộc vào từng hãng tàu, thông thường chi tiết gồm: tên công ty, địa chỉ, số container, số seal, số vận đơn… và mức cược. Thông thường khi container cập cảng, hãng tàu sẽ miển phí thời hạn lưu container, số ngày được miển phí có thể từ 3–7 ngày tùy từng hãng tàu quy định. Nếu tính từ ngày tàu cập cảng đến thời điểm nhận container ra khỏi cảng quá thời gian miển phí của hãng tàu thì khách hàng phải làm thủ tục gia hạn container và đóng phí gia hạn mới lấy được hàng.
Nhược điểm: Việc chuẩn bị chứng từ gặp một số khó khăn như việc khách hàng phản hồi các thông tin thiếu hay không đúng mất rất nhiều thời gian.
Hơn nữa đối với dịch vụ giao nhận thì khối lượng công việc biến động theo mùa rất cao, vào những thời kì cao điểm , nhân viên có khối lượng công việc lớn và gặp áp lực rất cao, dễ dẫn đến sai sót. Công ty cũng có nhiều cụm hoạt động như: hàng AIR, hàng SEA, hàng có thuế, không thuế… nên có một số nhân viên không thể nắm rõ hết được các trường hợp đối với từng mặt hàng dẫn đến sai sót hay mất rất nhiều thời gian để tìm hiểu thêm thông tin.
Bước 3: Làm thủ tục hải quan
Sau khi hoàn thành xong bộ chứng từ gồm invoice và hợp đồng. Nhân viên chứng từ sẽ dựa vào invoice để lên tờ khai điện tử, thực hiện trên phần mềm VNACCS. Sẽ có các chỉ tiêu nằm ở từng hạng mục mà nhân viên chứng từ cần phải điền vào. Trong đó cần lưu ý các chỉ tiêu như sau: Ở hạng mục thông tin 1 cần lưu ý:
Mã hải quan, số kiện, khối lượng, đơn giá, hàng về bằng hình thức nào (đường biển, đường hàng không…), địa chỉ người nhận, địa chỉ người gửi, số bill, kho. Ở mục danh sách hàng cần lưu ý: Tên hàng, mã HS, mức thuế suất, xuất xứ, đơn giá. Ở hạng mục thông tin 2 cần lưu ý: Số Invoice và ngày phát hành, số hợp đồng và ngày phát hành, ngày cho phép nhập kho, ngày hàng về, địa điểm xếp hàng, địa điểm dở hàng, tên chuyến bay/ số hiệu container, số Customer PO.
Trường ĐH KInh tế Huế
Sau khi điền đầy đủ các chỉ tiêu trên, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành đăng kí tờ khai. Công việc tiếp theo của nhân viên chứng từ là thực hiện lệnh in thử tờ khai để lưu tờ khai (nháp) đó. Sau đó gửi Email cho khách hàng nội dung Email bao gồm Invoice, hợp đồng, tờ khai (nháp) để khách hàng kiểm tra. Khi nhân viên xác nhận được sự đồng ý của khách hàng thì sẽ tiến hành khai hải quan điện tử. Tường hợp, phản hồi của khách hàng là thông tin thiếu hay có sao sót thì lúc này nhân viên phải chỉnh sửa theo phản hồi mới nhất của khách hàng. Sau khi chỉnh sửa và hoàn thành tờ khai hải quan điện tử thì nhân viên tiến hành trình kí.
Khi nhân viên chứng từ tiến hành trình kí thì sẽ nhận lại phản hồi, nhân viên kiểm tra các thông tin đã khai báo, nếu các thông tin chính xác thì gửi đến hệ thống đăng ký tờ khai. Ngược lại, nếu nhân viên gặp trường hợp phản hồi các thông tin thiếu chính xác thì phải quay lại màn hình truyền khai rồi chỉnh sửa các thông tin lần nữa.
Khi truyền tờ khai thành công, hệ thống VNACCS sẽ gửi đến thông báo kết quả phân luồng. Có 3 luồng: xanh, vàng và đỏ. Sau khi có kết quả thì nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra và in thông báo thuế (nếu có) rồi chuyển cho khách hàng hay nhân viên Công ty để thực hiện nộp thuế. Có ba trường hợp phân luồng như sau:
Tờ khai luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan thì chuyển sang bước 4.
Tờ khai luồng vàng: Tiến hành kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì Công ty phải thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra. Nhân viên hiện trường sẽ chuẩn bị: Invoice, tờ khai, giấy phép nhập khẩu hàng hóa (nếu có), bill, giấy giới thiệu để nộp cho hải quan và hải quan kiểm tra đúng sẽ trả lại tờ khai thông quan.
Tờ khai luồng đỏ: Trường hợp này Công ty phải xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra. Đối với hàng kiểm hóa, nhân viên hiện trường sẽ tự phân kiểm, tức là tự phân nhân viên hải quan nào kiểm hóa cho lô hàng này bằng cách nộp tờ khai hải quan vào bàn của nhân viên hải quan mà nhân viên chứng từ chọn. Sau đó nhân viên chứng từ sẽ nhận lại được 1 tờ khai hải quan nhưng chưa thông quan và tờ khai này sẽ được nộp cho bộ phẩn kiểm hóa của hải quan để bộ phận này thực hiện các nghiệp vụ. Tiến hành kiểm tra thực tế có thể 5%, 10% lô hàng đối với trường hợp
Trường ĐH KInh tế Huế
hàng đồng nhất hay kiểm tra thực tế 100% lô hàng không đồng nhất.
Nhược điểm: Thứ nhất, tồn tại cơ chế rườm rà, phức tạp trong công việc chuẩn bị giấy tờ, tờ khai. Mất rất nhiều thời gian để hoàn thành bộ chứng từ. Vô hình chung việc chuyên sâu quá mức vào chứng từ nên đòi hỏi kỹ năng chuyên môn rất cao. Cơ chế và thủ tục phức tạp, chồng chéo của thủ tục thông quan, cơ chế nhiều cửa, chồng chéo gây cản trở lớn cho Công ty cả về thời gian và chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tốn thời gian và công sức đi lại giữa các phòng cửa khẩu để xin chứng nhận.
Thứ hai, các văn bản (bộ luật quy định về Hải quan) thay đổi liên tục, nhanh chóng, vì vậy nhân viên không cập nhật được hết. Ngoài ra Việc nhận E-mail đôi khi cũng gặp khó khăn trong trường hợp cúp điện, rớt mạng hoặc mạng chạy chậm do số lượng chứng từ đính kèm nhiều. Hệ thống đôi khi phải bảo trì dẫn đến tình trạng tờ khai hải quan bị ùn tắc.
Thứ ba, việc đi lấy lệnh cũng mất nhiều thời gian vì tắc đường. Sau khi lấy lệnh thì tới hải quan đầu tư đăng kí. Tuy nhiên việc đăng kí phải làm rất nhiều thủ tục cũng như phải đợi chuyển thuế thành công mới đăng kí được nên cũng gây khó khăn cho nhân viên hiện trường. Có một số trường hợp Công ty đã chuyển thuế nhưng số thuế đó vẫn chưa vào tài khoản của kho bạc Nhà nước, hải quan sẽ không cho đăng kí…
Bước 4: Nhận hàng tại cảng
Nhân viên Công ty sẽ tới cảng, trình các giấy tờ như giấy giới thiệu, giấy ủy quyền, đồng thời nộp tiền lệ phí như phí lưu kho, phí lao công…Khi nộp đầy đủ các lệ phí đó, nhân viên tại cảng sẽ đưa cho nhân viên hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho và bill. Nhân viên sẽ tới quầy hải quan Giám Sát: Trường hợp hàng miễn kiểm, nhân viên hiện sẽ nộp tờ khai thông quan, danh sách khu vực giám sát, bill, phiếu xuất kho cho hải quan, lúc này hải quan sẽ trả lại phiếu xuất kho và bill cho nhân viên. Đối với trường hợp hàng kiểm hóa, nhân viên cần nộp tờ khai phân luồng, phiếu xuất kho và bill, hải quan sẽ trả lại phiếu xuất kho và bill. Sau khi nhân được phiếu xuất kho và bill, nhân viên đó sẽ đến nộp cho bộ phận kho để lấy hàng. Sau khi nhận được hàng, nhân viên sẽ kiểm tra số bill trên hàng, xem tình trạng hàng có bị móp, biến dạng, hư hại gì không, nếu có thì báo ngay với khách hàng để giải quyết.
Để lấy hàng thành công nhân viên hiện trường cần thanh lí hàng, cụ thể tới
Trường ĐH KInh tế Huế
quầy hải quan thanh lí lấy tờ khai thông quan và danh sách khu vực giám sát có chữ kí và đóng dấu hải quan. Khi có được danh sách khu vực giám sát có đóng dấu nhân viên sẽ tới quầy thanh toán nộp bill, phiếu xuất kho và danh sách khu vực giám sát (bản sao) để nhận được phiếu xuất kho và giấy chấp nhận xuất kho. Đồng thời đăng kí xe vận chuyển hàng ra ngoài kho.
Sau khi hoàn tất hết các thủ tục, nhân viên sẽ tiến hành lấy hàng. Khi lấy hàng cần xuất trình giấy chấp nhận xuất kho và phiếu xuất kho cho nhân viên giám sát kho để lấy hàng ra ngoài.
Nhược điểm: Nhìn chung Công ty đã làm tốt nghiệp vụ nhận hàng tại cảng. Nên không có khó khăn gì đáng kể.
Bước 5: Giao hàng
Sau khai hoàn tất cả thủ tục tại cảng, hàng được đưa về giao cho khách hàng theo thời gian và địa điểm trên hợp đồng dịch vụ. Sau khi dỡ hàng ra tại địa điểm giao hàng mà người giao nhận yêu cầu, nhân viên giao nhận cho xe chở container rỗng về trả tại nơi mà trên phiếu trả container đã đề cập. Sau khi đóng phí hạ rỗng, tài xế xe chở tới vị trí hạ container để hạ và nhận xác nhận tình trạng container như là: container sạch, không hư hỏng…. của cảng lên phiếu EIR. Nhân viên giao nhận của Công ty cầm phiếu EIR cùng với giấy xin mượn container đến hãng tàu để nhận lại tiền cược.
Nhược điểm: Nhân viên giao hàng đôi khi phải bỏ ra thời gian chờ đợi khách hàng nhận hàng dù đã có thời gian quy định rõ trong hợp đồng nguyên tắc. Hơn nữa, nhân viên phải chạy ngược lại trả container mất nhiều thời gian, nhất là vào giờ cao điểm.
Bước 6: Trả hồ sơ cho khách hàng và thu tiền
Sau khi giao hàng xong, kế toán của MOL Logistics Việt Nam sẽ lập tổng hợp hóa đơn và lập Debit Note dựa vào mức phí trong hợp đồng dịch vụ để đòi tiền khách hàng, đồng thời trả chứng từ còn lại cho khách hàng lưu.
Nhược điểm: Công ty gặp một số nợ xấu.
2.3. Đánh giá chung về quy trình và thực hiện quy trình giao nhận hàng