Đề xuất giải pháp hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện thủ tục xuất khẩu

Rủi ro trong quá trình thực hiện thủtục xuất khẩu hàng may mặc tại CTCP Dệt May Huếxuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, xảy ra với tần suất khác nhau và mức độ ảnh hưởng khác nhau. Một sốrủi ro phát sinh có nguyên nhân của các rủi ro khác nhưng cũng có những rủi ro độc lập với nhau. Trong những thời điểm khác nhau rủi ro xảy ra gây mức độ nghiêm trọng khác nhau. Nhưng chúng đều gây nên những thiệt hại về mặt tài chính cho doanh nghiệp.

Thông qua những nghiên cứu định tính dựa trên kết quảphỏng vấn sơ bộ03 chuyên viên Xuất khẩu và hậu quảcũng như tần suất xuất hiện của các rủi ro. Tác giảxếp 09 rủi ro phát hiện được vào ma trận rủi ro như sau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bảng 2.3: Ma trận đo lường rủi ro Tần suất xuất hiện cao Tần suất xuất hiện thấp Mứcđộ

nghiêm trọng cao

- Không có rủi ro nào. - Rủi ro lập sai bộ chứng từ gửi khách hàng thanh toán.

- Khách hàng nhận hàng mà chậm thanh toán, không thanh toán chiếm dụng vốn của Công ty (Thanh toán TT).

- Rủi ro ngân hàng từ chối không thanh toán vì chứng từ bất hợp lệ, L/C hết hiệu lực.

- Rủi ro gửi bộ chứng từ thanh toán quá thời hạn quy định.

- Rủi ro sửa tờkhai, hủy tờkhai.

Mức độ nghiêm trọng thấp

- Rủi ro thành phẩm sản xuất xuất khẩu hoặc hàng gia công xuất khẩu không đạt chất lượng.

- Rủi ro hàng hóa không hoàn thành kịp tiến độ giao hàng.

- Rủi ro phương tiện vận chuyển gặp sự cố trên đường vận chuyển.

- Rủi ro hàng hóa đóng gói không đúng quy cách.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Ma trận rủi ro được xây dựng dựa trên tần suất xuất hiện và mức độ nghiêm trọng mà rủi ro mang lại. Dựa trên 02 tiêu chí này, ta sẽ lần lượt xếp rủi ro vào 04 ô của ma trận rủi ro.

Ô thứ nhất, là những rủi ro xuất hiện thường xuyên và khi rủi ro này xảy ra thì gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

Ô thứ hai, là những rủi ro xuất hiện với tần suất thấp nhưng lại gây ra những hậu quảnghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Ô thứ ba, là những rủi ro xuất hiện thường xuyên nhưng không gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến họatđộng của doanh nghiệp.

Ô thứ tư, là những rủi ro xuất hiện với tần suất ít và không gây hậu quả nghiêm trọng cho hoạt động của doanh nghiệp.

Dựa trên ma trận rủi ro này, tác giả sẽ ưu tiên sử dụng nguồn lực đểhạn chế những rủi ro được xếp vào ô thứ nhất, thứ hai, thứ ba. Là những rủi ro gây nên những thiệt hại nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hay là những rủi ro thường xuyên xảy ra mà doanh nghiệp phải đối mặt.

3.3.1 Giải pháp cho những rủi ro trong quá trình giao hàng Né tránh rủi ro:

Với vấn đề vềnguồn cung nguyên phụliệu: Khi Công ty nhận dạng và ghi chép rủi ro một cách cụ thể. Công ty sẽ phát hiện ra những nhà cung cấp nào, đơn vị vận chuyển nào sẽ dễ gặp rủi ro từ đó đưa ra các các biện pháp nhằm hạn chế rủi ro. Với các nhà cung cấp thường xuyên xảy ra các lỗi trong vận chuyển nguyên phụ liệu, chất lượng…

Công ty có thểthực hiện né tránh rủi ro bằng cách cân nhắc thay thếnhà cungứng.

Kiểm soát rủi ro:

CTCP Dệt May Huế thường kí kết hợp đồng với các đối tác khách hàng truyền thống, ít có khách hàng mới. Những khách hàng này thường chỉ định nhà cung cấp cụ thể cho

Trường Đại học Kinh tế Huế

những nguyên phụliệu chính quan trọng đối với sản phẩmđểdễkiểm soát chất lượng.Đối với những yêu cầu khác, doanh nghiệp tự cung cấp hoặc tìm nguồn cung phù hợp với quy cách đã thỏa thuận trong hợp đồng. Chính vì vậy, các nhà cung cấp nguyên phụliệu chính cho doanh nghiệp cũng là những đối tác làm ăn lâu dài của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể thực hiện biện pháp kiểm soát rủi ro bằng cách liên kết, tạo dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác cung ứng nguyên phụ liệu chính cho doanh nghiệp đểcó thểcó những hợp đồng tốt nhất giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

Bảo trì, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị định kì. Với các loại máy may, máy ủi, máy cắt vải,… cần phải được bảo trì, bảo dưỡng để luôn đảm bảo trong tình trạng hoạt động tốt. Tránh xảy ra những thiệt hại không đáng có. Ngoài ra Công ty cần tiến hành thay mới trong những trường hợp cần thiết.

Cần có sựphối hợp giữa các phòng ban chức năng đểcông việc diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ, thuận lợi hơn. Thường nhữngđơn hàng sản xuất với số lượng lớn phải đối mặt với rất nhiều sai sót và rủi ro. Vì vậy, sự phối hợp giữa các bộphận liên quan là cần thiết để giảm đến mức thấp nhất những rủi ro có thểxảy đến. Các chuyên viên Đơn hàng phải giao nhiệm vụrõ ràng cho các nhà máy, sản xuất mẫu thử gửi khách hàng kiểm tra, phổbiến kĩ các chi tiết đặc biệt cho nhà máy cũng như đốc thúc nguyên phụliệu, đốc thúc tiến độ sản xuất, tổchức tăng ca sản xuất đảm bảođạt được tiến độsản xuất theo kếhoạch.

Công ty cần nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân để có thể tạo ra những sản phẩm đạt chất lượng tốt hơn giúp doanh nghiệp chinh phục những khách hàng khó tính, tìm kiếm thêm những đơn hàng mới.

Bảo đảm tiến độ thực hiện công việc: Các chuyên viên đơn hàng và các bộ phận liên quan cần đôn đốc kế hoạch sản xuất, theo dõi tình hình sản xuất của nhà máy, sắp xếp tăng cabảo đảm tiếnđộ thực hiện công việc.

Xây dựng rõ ràng quy trình làm việc của các bộ phận. Luôn làm theo quy trình, tránh chủ quan bỏ só quy trình. Giao cho những nhân viên chuyên trách và phân chia trách nhiệm rõ ràng tránh đùn đẩy công việc và trách nhiệm. Xử lí nghiêm các nhân viên

Trường Đại học Kinh tế Huế

làm việc sai sót làm gươngcho các nhân viên khác thực hiện công việc một cách có trách nhiệm hơn. Hầu hết các đơn hàng của công ty đề với số lượng lớn vì vậy cần sự chính xác và chi tiết trong từng công đoạn để tránh xảy ra sai sót. Nếu không sẽgây nên những thiệt hại vô cùng lớn cho doanh nghiệp.

Nâng cao công tác dựtrữnguyên liệu: Nâng cấp, sửa chữa các kho chứa hàng,đặc biệt trong mùa mưa nhằm bảo quản nguyên phụliệu trong tình trạng tốt nhất cho sản xuất.

Tuyển dụng thêm công nhân: Với một khối lượng công việc rất lớn. Các công nhân thường xuyên phải tăng ca, sản xuất luôn trong tình trạng quá tải. Công ty nên triển khai công tác tuyển dụng thêm nhân lựcđể cân bằng khối lượng công việc giúp các công nhân có thểthực hiện công việc có hiệu quả hơn.

Nâng cao trình độ nhân viên: Một nguồn nhân lực chất lượng cao là nhân tố chủ chốt để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình. Để nâng cao trìnhđộcủa nhân viên, doanh nghiệp có thể:

- Cửcác nhân viên đi đào tạoở nước ngoài.

- Bồi dưỡng thêm kiến thức cho nhân viên bằng cách tham gia các lớp tập huấn.

Với những chính sách đào tạo hợp lí, doanh nghiệp có thể nâng cao năng lực làm việc cho nhân viên của mình. Có được một đội ngũ nhân viên chất lượng. Giải quyết tốt công việc, có tinh thần trách nhiệm cao và xử lí tốt công việc trong mọi tình huống.

3.3.2 Giải pháp cho những rủi ro trong quá trình vận chuyển

Đối với rủi ro trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể nhận dạng các rủi ro thường xuyên xảy ra và lựa chọn phương pháp tài trợ rủi ro bằng cách mua bảo hiểm hoặc sử dụng phương pháp chuyển giao rủi ro cho hãng vận chuyển thông qua hợp đồng.

Trường Đại học Kinh tế Huế

3.3.3 Giải pháp cho những rủi ro trong quá trình khai hải quan và lập chứng từ gửi khách hàng thanh toán

Rủi ro trong quá trình khai hải quan và rủi ro trong quá trình lập chứng từ có nguyên nhân xuất phát từ các rủi ro trong sản xuất như do nhà máy không hoàn thành đúng tiến độ giao hàng, hàng sản xuất ra không đạt chất lượng và quy cách đóng gói không phù hợp nên không thể xuất hàng. Dẫn đến việc thay đổi các thông số trên các chứng từ như số lượng thùng, số lượng chiếc, màu sắc, chủng loại,... Vì vậy, với những giải pháp được đề xuất cho quá trình giao hàng phần nào giảm thiểu những rủi ro xảy ra trong quá trình khai hải quan và lập chứng từ.Ngoài ra, đểgiảm thiểu những rủi ro xảy ra Công ty cần thực hiện những công tác như:

Tổ chức tham gia các chương trình đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử cho các chuyên viên. Tạo điều kiện cho các chuyên viên tham gia các cuộc hội thảo, tư vấn, các lớp học vềnghiệp vụ khai báo hải quan điện tử đểhiểu biết rõ ràng hơnvềmục đích cũng như tác dụng của nghiệp vụkhai báo Hải quan điện tử. Từ đó biết được dựa trên những tiêu chí nào để hệ thống thực hiện phân luồng để trong thao tác nghiệp vụhạn chếvi phạm tránh bịphân vào luồng vàng, luồng đỏ.

Tiến hành khai tờ khai tạm, kiểm tra, đối chiếu và tính toán cẩn thận các thông số để đảm bảo thực hiện đúng tờkhai. Hạn chếsửa, hủy tờkhai.

Công ty nên chú trọng tuyển dụng thêm nguồn nhân lực có chất lượng cũng như thực hiện đào tạo nâng cao chuyên môn để các chuyên viên có thể thực hiện công việc một cách có hiệu quả hơn. Tránh tình trạng quá tải công việc gây nên những rủi ro đáng tiếc.

3.3.4 Giải pháp cho những rủi ro trong quá trình theo dõi dòng tiền về công ty CTCP Dệt May Huếchủ yếu sử dụng hai phương thức thanh toán là TT trảsau và thanh toán bằng thư tín dụng L/C. Trong đó các hợp đồng xuất khẩu hầu hết lựa chọn

Trường Đại học Kinh tế Huế

điều khoản thanh toán TT trả sau. Tác giả xin đưa ra một sốgiải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động thu hồi công nợ:

Các điều khoản ràng buộc trong hợp đồng: Công ty cần có những ràng buộc cứng rắn hơn trong hợpđồng. Công ty nên kí các hợp đồng lựa chọn những phương thức thanh toán rõ ràng để hạn chếnhững vấn đề phát sinh trong quá trình thu hồi công nợ. Yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận về việc thanh toán nợ và nêu rõ mức phạt nếu vi phạm hợp đồng. Ngoài ra công ty có thể áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán trước thời hạn cho công ty để tránh rủi ro phát sinh nợ phải thu. Thương lượng, chuyển sang phương thức thanh toán L/C để đảm bảo an toàn hơn trong thanh toán cũng như đảm bảo kếhoạch thu hồi công nợ.

Phân loại các khoản nợ để thuận tiện trong việc theo dõi thường xuyên các khoản nợ phải thu, giúp cho công tác quản lý nợ được thuận lợi. Dễ đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết đểthuận lợi cho việc ra quyết định.

Chuyên viên phụtrách việc thu hồi công nợ phải nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh cũng như những thông tin khác vềkhách hàng. Cần được đào tạo các kĩ năng cần thiết để có thể kiềm chế được bản thân, duy trì mối quan hệ thân thiện với khách hàng cũng như có thểkhiến khách hàng thanh toán nợcho công ty.

Ngoài ra, để nâng cao hiệu quảthu hồi công nợ, công ty nên đa dạng hình thức thu nợ như gửi thư, gọi điện nhắc nhở, đòi nợtrực tiếp.

CTCP Dệt May Huếsản xuất chủyếu đểxuất khẩu. Các giao dịch thương mại được thực hiện với giá trị lớn, số phát sinh nợ phải thu chiếm một lượng rất lớn. Công ty nên phân bổ nguồn nhân sự hợp lí cho việc đốc thúc thu hồi công nợ. Công ty có thểthành lập một ban thu hồi công nợ. Với nhiệm vị phân tích, xem xét, xử lí, báo cáo vềviệc thu hồi công nợvà việc đốc thúc khách hàng thanh toán.

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ