PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 2: Thực trạng công tác quản trị rủi ro ở CTCP Dệt May Huế
2.5 Những rủi ro xuất hiện trong quá trình thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng may
Đối với thanh toán bằng L/C: Chuyên viên Xuất khẩu tiến hành gửi cho ngân hàng thanh toán Bộchứng từthanh toán, Debit Note, và các chứng từ L/C quy định.
Đối với thanh toán bằng TT: Chuyên viên Xuất khẩu tiến hành gửi cho khách hàng Bộchứng từ thanh toán, Bill of Exchange, FCR Original.
Sau khi hàng xuất và đã hoàn tất các chứng từ thanh toán với khách hàng, theo thời hạn thanh toán đã thỏa thuận trên hợp đồng, chuyên viên xuất khẩu phối hợp cùng phòng Tài chính kếtoán theo dõi công nợ và đốcthúc khách hàng thanh toán đúng hạn.
2.5 Những rủi ro xuất hiện trong quá trình thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng
Nếu hàng sản xuất không kịp chiếm số lượng lớn thì phải dời ngày xuất hàng. Chịu phílưuCont rỗng (1 triệu đồng/ngày). Phải dời xuất hàng trong chuyến tàu kếtiếp.
Nếu trong trường hợp hàng không kịp xuất đithì phải vận chuyển bằng đường hàng không và Công ty phải trả cước phí vận chuyển, giảm sút uy tín đối với khách hàng.
Cước phí vận chuyển bằng hàng không với số lượng lớn là đắt hơn nhiều so với vận chuyển bằng đường thủy. Cước phí phải trả là 3.76 USD/kg. ỞCTCP Dệt May Huế, tùy vào khối lượng hàng xuấtđi, công typhải chịu một khoản chi phí rất lớn.
Rủi ro thành phẩm sản xuất xuất khẩu hoặc hàng gia công xuất khẩu không đạt chất lượng
Nguyên nhân: Rủi ro nàythường xuyên xảy đến khi số lượng sản phẩm nhiều, cần hoàn thành gấp trong khi các nhà máy luôn có rất nhiều đơn đặt hàng. Không những thế, chính sự chủ quan của các bộ phận liên quan như bộ phận Đơn hàng, nhà máy, công nhân. Khiến cho thành phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu chất lượng như quy cách vải không phù hợp, màu sắc chỉ, các lỗi về móc xướt, bẩn,... nên phải tiến hành sửa lại.
Hậu quả: Khi thành phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu chất lượng và không thể xuất hàng kịp tiến độ gây nên những hậu quả nghiêm trọng tùy vào số lượng sản phẩm không đạt chất lượng.
Thứnhất: Các hợp đồng thường được chia xuất nhiều đợt. Nếu thành phẩm không đạt chất lượng ít, Công ty vẫn sẽ xuất hàng theo kế hoạch, chịu các khoản chi phí phát sinh đểsửa lại hàngkhông đạt chất lượng và sẽxuất hàng thiếu trong đợt tiếp theo.
Thứhai: Hàng không đạt chất lượng nhiều phải chịu mọi chi phí sửa lại hàng. Trả phílưuCont rỗng cho hãng tàu (1 triệu đồng/ngày). Và dời xuất trong chuyến tàu kếtiếp.
Thứba: Hàng không đạt chất lượng tại thời điểm không thểhoàn thành kịp thời hạn giao hàng bằng đường thủy. Công ty phải chịu chi phí để sửa lại hàng. Chuyên viên Đơn hàng phải tiến hành đặt máy bay (Công ty trả cước phí) để khách hàng nhận hàng đúng
Trường Đại học Kinh tế Huế
thời điểm trong hợp đồng. Lúc này, CTCP Dệt May Huếtiến hành mua bảo hiểm cho đơn hàng và chịu rủi ro trong quá trình vận chuyển bằng đường hàng không.
Rủi ro hàng hóa đóng gói không đúng quy cách
Nguyên nhân: Rủi ro này xảy ra với các đơn hàng có quy cách đóng gói thay đổi nhưng do sự chủ quan của Bộ phận đóng gói không đọc kĩ quy cách đóng dẫn đến việc hàng hóa không đóng gói đúng quy cách như khách hàng yêu cầu nên hàng không thể xuất đi đúng tiến độ.
Hậu quả: Phải trả phí lưuCont rỗng (1 triệu đồng/ngày), chịu chi phí vận chuyển, đồng thời dời sang xuất hàng trong chuyến tàu kếtiếp và chịu mọi chi phí phát sinh trong tiến hành đóng gói lại toàn bộ lô hàng theo đúng quy cách.
2.5.2 Rủi ro trong quá trình vận chuyển
Trong các hợp đồng mua bán hàng hóa ở CTCP Dệt May Huế, hầu hết đều lựa chọn phương thức giao hàng FOB (Incoterm 2010) đối với hàng hóa vận chuyển đường thủy và phương thức giao hàng FCA (Incoterm 2010) đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không. Khách hàng của CTCP Dệt May Huế thường kí hợp đồng đi kèm điều kiện CTCP Dệt May Huế chịu trách nhiệm đặt tàu chở hàng hoặc đặt máy bay chở hàng và khách hàng sẽchịu cước phí. Đa sốcác hợpđồng kí kết đều thỏa thuận hàng hóa sẽ được vận chuyển bằng đường thủy chỉ trừ một số ít trường hợp khách hàng cần hàng gấp thì sẽlựa chọn vận chuyển bằng đường hàng không.
Rủi ro phương tiện vận chuyển gặp sựcố trên đường vận chuyển
Nguyên nhân: Do cảng tàu vận chuyển quốc tếCTCP Dệt May Huế đặt tàu thường ở Cảng Đà Nẵng hoặc Cảng TP HCM. Vì vậy trong quá trình vận chuyển bằng Cont do đường vận chuyển xa nên có thểgặp phải những sự cố như xe bị hư hỏng, xe gặp tai nạn giao thông trên đường vận chuyển hoặc do các yếu tố môi trường tác động.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Hậu quả: Gây hư hỏng hàng hóa làm phát sinh chi phí sửa chữa phương tiện vận tải, sửa chữa, may mới hàng hóa. Chuyên viên Xuất khẩu phải sửa tờ khai Hải quan.
Công ty bịphạt giao hàng trễbằng đường hàng không (Công ty phải trả cước phí).
2.5.3 Rủi ro trong quá trình khai hải quan Rủi ro sửa tờkhai, hủy tờ khai
Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ để khai Hải quan, Chuyên viên xuất khẩu phải xác định chính xác số Cont/Seal/Gross Weight,... và đính kèm các chứng từ liên quan như Commercial Invoice/ Packinglist. Trong quá trình này doanh nghiệp có thể gặp phải rủi ro sửa tờ khai. Là khi chuyên viên Xuất khẩu đã truyền dữ liệu khai báo Hải quan nhưng sau đó lại phát hiện các chứng từ liên quan có sai sót như: đơn giá, số lượng, địa điểm bảo thuế, sốCont, trọng lượng bị lệch quá 5%... Hoặc do các tên PO dễgây nhầm lẫn dẫn đến chuyên viên Xuất khẩu khai sai thông tin. Vì vậy, Chuyên viên phải tiến hành sửa tờ khai lại cho chính xác đểtránh phát sinh những khó khăn cho những thủtục thanh khoản tờ khai sau này.
Ngoài ra, Chuyên viên Xuất khẩu phải tiến hành hủy tờ Khai khi thực hiện khai sai một trong số10 thông tin sau:
1. Số tờ khai;
2. Mã loại hình;
3. Mã phân loại hàng hóa;
4. Mã phương thức vận chuyển;
5. Cơ quan Hải quan;
6. Ngày khai báo;
7. Mã người nhập khẩu;
8. Tên người nhập khẩu;
Trường Đại học Kinh tế Huế
9. Mãđại lý hải quan;
10. Mãđịa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến.
Nguyên nhân: Do ở CTCP Dệt May Huế, có khá nhiều đơn hàng và trong các chứng từ liên quan có rất nhiều thông số. Trong quá trình thực hiện đơn hàng, đặc biệt là lúc gần xuất hàng và quá trình kiểm tra chất lượng Chuyên viên Đơn hàng phải điều chỉnh các thông số trên Packing List theo đúng thực tế để chốt số lượng đơn hàng. Và chuyển cho chuyên viên Xuất khẩu. Theo quy trình Chuyên viên Xuất khẩu phải chờ Chuyên viên Đơn hàng gửi Packing List đã chốt số lượng và có chữ kí của chuyên viên Đơn hàng thì mới tiến hành thực hiện thủ tục Khai Hải quan cũng như lập các chứng từ liên quan. Nhưng nếu chờ đến khi các chuyên viên Đơn hàng chốt số lượng thì Chuyên viên Xuất khẩu sẽkhông có thời gian để kiểm tra đối chứng các thông sốcẩn thận đểkhai Hải quan cũng như Lập bộchứng từgửi khách hàng.
Ngoài ra, việc khai nhầm,không đầy đủ, rõ ràng, cụthể, khai thiếu thông tin trong hồ sơ, chứng từcũnglà một trong những nguyên nhân khá phổbiến khiến cho tờkhai của Công ty bịhệthống thông quan điện tử phân vào luồng vàng, luồng đỏ. Hay rủi ro sửa tờ khai Hải quan xảy ra là hậu quảcủa những rủi ro liên quan khác.
Hậu quả: Tùy vào mức độ nghiêm trọng của việc sửa tờ khai dẫn đến các hậu quả sau:
Sửa chữa các thông tin, khai bổ sung hồ sơ Hải quan sau khi Hệthống phân luồng tờ khai (luồng vàng, luồng đỏ) nhưng hàng hóa chưa được thông quan (luồng xanh), Công ty bị cơ quan Hải quan xử phạt vi phạm hành chính và bị nâng mức độ quản lí rủi ro.
Nếu sửa tờkhai sau 60 ngày kểtừ ngày mởtờkhai, Công ty bị cơ quan Hải quan xử phạt vi phạm hành chính và bịnâng mức độquản lý rủi ro.
Trường hợp khai bổ sung hồ sơ hải quan sau 60 ngày kể từ ngày khai hải quan nhưng trước khi cơ quan Hải quan thực hiện kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở của
Trường Đại học Kinh tế Huế
người nộp thuế thì Chi cục trưởng xem xét cho phép khai bổ sung và xử phạt theo quy định và bị nâng mức độquản lí rủi ro.
Khi bị nâng mức độ quản lí rủi ro, Công ty sẽbịhệthống phân nhiều luồng đỏ, làm chậm trễtrong tiến độgiao hàng. Phát sinh các chi phí như chi phí kiểm kê hàng hóa, chi phí lưu Cont nếu như việc kiểm kê củacơ quan Hải quan khiến Cont không đến kịp cảng giờ tàu chạy. (Vì hàng sản xuất xuất khẩu ở CTCP Dệt May Huế sản xuất với số lượng lớn nên luôn phát sinh các lỗi trong số lượng, chất lượng như đứt chỉ, vải bị ố màu,… làm cho quá trình chốt đơn hàng gặp nhiều vấn đề cần giải quyết nên luôn phải xử lí các vấn đềphát sinh hết sức có thểmới bốc hàng lên Cont vận chuyển đến Cảng.) Gâyảnh hưởng xấu đến mối quan hệvới Khách hàng.Ảnh hưởng xấuđến hoạt động của Công ty.
2.5.4 Rủi ro trong quá trình lập chứng từ
Rủi ro lập sai bộ chứng từ gửi khách hàng thanh toán, gửi bộ chứng từ thanh toán quá thời hạn quy định
Trong quá trình chuyên viên xuất khẩu lập bộ chứng từ cung cấp cho hãng vận chuyển bao gồm SI, VGM, Shipping Docs... tiến hành load Create load plan trên hệthống của hãng vận chuyển và thực hiện cập nhật các thông số để hãng vận chuyển quản lí, cấp Container, nhận hàng cũng như xuất FCR cho doanh nghiệp. Công ty dễ gặp phải rủi ro bị hãng vận chuyển phạt lỗi sửa chứng từ, gửi chứng từ quá thời hạn. Ngoài ra, Công ty còn dễgặp rủi ro tương tựtrong quá trình gửi bộchứng từkhách hàng thanh toán.
Nguyên nhân: Nguyên nhân xuất phát từ nguyên nhân khách quan và chủ quan như trong tuần có quá nhiều đơn hàng cần xuất. Đối với các Đơn hàng có số lượng lớn, và quy các phức tạp thì sai sót càng dễ xảy ra. Sự thay đổi trong số lượng, quy cách khiến các thông sốtrên các chứng từ phải chỉnh sửa nhiều lần. Bị hãng vận chuyển phạt. Ngoài ra các thông sốcủa bộ chứng từchuyên viên Xuất khẩu lập đểgửi khách hàng thanh toán dựa trên Packing List, PO nhận từ chuyên viên Đơn hàng. Packing List dễ xảy ra sai sót
Trường Đại học Kinh tế Huế
vì vậy chuyên viên Xuất khẩu không thểkiểm soát hết được tất cảcác thông số một cách chính xác nên dễxảy ra sai sót trong quá trình Lập chứng từ gửi Khách hàng thanh toán.
Ngoài ra, thời hạn gửi chứng từ thanh toán cho khách hàng là 3 ngày kểtừ ngày tàu chạy đối với hàng vận chuyển bằng đưởng thủy và gửi ngay lúc máy bay cất cánh đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không. Nội dung chứng từ lại nhiều và phức tạp.
Trong khi số lượng hàng hóa và quy cách đóng thùng thay đổi nhiều. Các chứng từ lại được yêu cầu chính xác đến từng chi tiết. Điều này khiến cho chuyên viên xuất khẩu không thểlập kịp chứng từ đểgửi khách hàng đúng hạn.
Hậu quả: Công ty phát sinh chi phí do hãng vận chuyển phạt sửa chứng từ, phạt gửi chứng từ muộn (250$/lô hàng). Trong thanh toán, nếu hợp đồng thanh toán bằng L/C thì ngân hàng sẽtừchối thanh toán vì L/C bất hợp lệ.Trong trường hợp thanh toán bằng TT, công ty sẽphải nhượng bộ khi khách hàng thanh toán tiền hàng muộn. Trong khi các lô hàng có giá trị lên đến trăm nghìn Đô la khiến Công ty khó khăn trong việc quay vòng vốn và mất đi một khoảng lợi nhuận rất lớn.
2.5.5 Rủi ro trong quá trình theo dõi dòng tiền về công ty
CTCP Dệt May Huếchủyếu thực hiện hai phương thức thanh toán chính trong việc kí kết hợp đồng là phương thức thanh toán thư tín dụng L/C và phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền TT trảsau.
2.5.5.1 Rủi ro trong thanh toán L/C
Rủi ro ngân hàng từchối không thanh toán
Thanh toán bằng thư tín dụng được coi là phương thức thanh toán có độ tin cậy cao nhất vì nó đảm bảo an toàn cho cả người mua và người bán. Tuy nhiên, do đặc thù quy trình nghiệp vụphức tạpphương thức thanh toán này vẫn có nhiều rủi ro tiềmẩn.
Nguyên nhân: CTCP Dệt May Huế phải xuất trình những chứng từ trong L/C yêu cầu để được thanh toán như: Hóa đơn thương mại, hối phiếu, FCR, Chứng từ gửi khách hàng thanh toán… tùy thuôc vào điều kiện mà L/C yêu cầu.Ở đây, ngân hàng có thể bắt
Trường Đại học Kinh tế Huế
lỗi chứng từ bị sai và từ chối không thanh toán. Hoặc do Công ty gửi chứng từ cho khách hàng trễ, L/C hết hiệu lực.
Hậu quả: Đối với trường hợp L/C hết hiệu lực: Công ty phải tiến hành thương lượng với khách hàngđểgia hạn hiệu lực. Khi phải tu chỉnh L/C, Khách hàng và Công ty đều phải chịu phí. Vì vậy thông thườngkhách hàng đồng ý chuyển sang thanh toán bằng TT, phía Công ty sẽ trảmột khoản phí cho khách hàng. Khoản chi phí này là khác nhau tùy thuộc vào các khách hàng khác nhau. Vì khi L/C hết hiệu lực, ngân hàng không thể thanh toán cho Công ty.
Tương tự như trường hợp L/C hết hiệu lực, khi Công ty gửi ngân hàng bộchứng từ bất hợp lệ, ngân hàng từ chối thanh toán. Công ty sẽtiến hành thương lượng với khách hàng và chuyển sang phương thức thanh toán TT. Công ty sẽ chịu chi phí theo yêu cầu của khách hàng. Đối với trường hợp này, Công ty sẽ phải nhượng bộ khi khách hàng tiến hành thanh toán chậm trị giá hóa đơn. Phát sinh nợ phải thu Khách hàng. Rủi ro này là hậu quảcủa rủi ro lập sai chứng từgửi khách hàng, gửi chứng từthanh toán muộn.
2.5.5.2 Rủi ro trong thanh toán TT
Khách hàng nhận hàng mà chậm thanh toán, không thanh toán chiếm dụng vốn của Công ty
Nguyên nhân:
Do gửi Debit note cho khách hàng chậm.
Gửi FCR gốc cho khách hàng chậm.
Do khách hàng cốtình không thanh toán, chiếm dụng vốn của công ty.
Hậu quả: Khách hàng chậm thanh toán và chiếm dụng vốn của Công ty, Công ty gặp khó khăn trong việc quay vòng vốn, trả lãi ngân hàng và mất đi một khoảng lợi nhuận. Phòng Tài chính kếtoán phải giải trình với cơ quan thuế, kiểm toán do thanh toán quá thời gian quy định của hợp đồng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
2.6 Thực trạng rủi ro và công tác quản trị rủi rotrong quá trình thực hiện thủ