PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 2: Thực trạng công tác quản trị rủi ro ở CTCP Dệt May Huế
2.7 Một số rủi ro được ghi nhận trong quá trình thực hiện thủ tục xuất khẩu tại
của rủi ro đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng ở đây các biện pháp giảm thiểu rủi ro không đầy đủ, chung chung và không cụ thể bằng hành động. Vẫn tồn tại tình trạng các chuyên viên không nhận thức đầy đủ và toàn diện về rủi ro. Chưa nhận thức được sự cần thiết và quan trọng của quản trị rủi ro trong doanh nghiệp. Các rủi ro trong phòng được nhận dạng một cách thiếu sót, không đầy đủ. Công tác quản trị rủi ro vẫn chưa đạt hiệu quả cao. Kết quả khảo sát cho thấy có 01 chuyên viên chưa bao giờ thực hiện công tác quản trị rủi ro trong quá trình thực hiện công việc. Trong khi đó 02 chuyên viên cho rằng mình có thực hiện công tác quản trị rủi ro và thực hiện rất thường xuyên, hiệu quả. Điều này được lí giải là do các chuyên viên làm việc lâu năm đúc rút kinh nghiệm trong giải quyết vấn đề và chưa thật sự hiểu rõ về quản trị rủi ro nên dẫn đến những suy nghĩ sai lệch về việc thực hiện công tác quản trị rủi ro. Quản trị rủi ro là một quá trình cần thiết trong doanh nghiệpđể nhận dạng, đo lường và thực hiện các biện pháp né tránh, tài trợ rủi ro để hạn chế một cách tối đa những thiệt hại mà rủi ro có thể gây ra cho doanh nghiệp.
2.7 Một số rủi ro được ghi nhận trong quá trình thực hiện thủ tục xuất khẩu
Hậu quả:
- Công ty dời xuất hàng vào chuyến tàu tiếp theo ngày 18/11/2018. Phải trả2 triệu đồng cho chi phí lưu Cont rỗng cho hãng tàu.
- Tiến hành tăng ca sản xuất để có thểsản xuất kịp tiến độgiao hàng.
Giải pháp:
- Chuyên viên Cung ứng cùng Chuyên viên Điều độtiến hành đôn đốc nguyên liệu nhập về Công ty đúng thời hạn đểsản xuất.
- Các nhà máy chủ động nắm thông tin, tiến hành linh hoạt chuẩn bị chuyền may khác thay thếtrong khi chờnguyên phụliệu nhập kho công ty.
Rủi ro thành phẩm sản xuất xuất khẩu hoặc hàng gia công xuất khẩu không đạt chất lượng
Tháng 4/2018 Đơn hàng SU25575 với số lượng 29045 chiếc, 9 style do nhà máy May 1 và May 2 sản xuất, hàng đóng trong 1 Cont 40 đã không xuất hàng đúng theo lịch khách hàng duyệt.
Nguyên nhân:
Đơn hàng phát hiện ra không đạt chất lượng khi chốt số lượng với các lỗi đứt chỉ, bỏ mũi, móc xước, bẩn,… Khách hàng yêu cầu đơn hàng phải được tái chế, chốt lại và xuất hàng ở chuyến tàu sau 1 tuần nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi đến tay khách hàng.
Hậu quả:
- Nhà máy May 1 và May 2 phải tiến hànhcho công nhân tăng ca để sửa lại toàn bộ các sản phẩm không đạt chất lượng trong khi vẫn bảo đảm tiến độ xuất hàng cho những đơn hàng khác.
- Công ty thiệt hại 25 triệu đồng cho chi phí thuê Cont rỗng và chi phí sửa lại hàng không đạt chất lượng.
Giải pháp:
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Phòng KếHoạch đẩy nhanh tiến độcungứng nguyên phụliệu của đơn hàng và đốc thúc đơn hàng hoàn thành đểchốt đơn hàngsớmtrước thời gian giao hàng yêu cầu ít nhất là 1 ngày.
- Các nhà máy bổsung biện pháp kiểm soát chất lượng đơn hàng.
Tháng 08/2017 Mã hàng JG73A205R màu BLACK SD SPDY của 2 PO#11295361-11295362 với tổng số lượng 4422 chiếc do chất lượng vải không đạt yêu cầu nên khách hàng yêu cầu không được xuất trong đợt xuất 29/7/2017. Tuy nhiên, do sai sót trong quá trình truyền tải thông tin nên số lượng này đã bị bốc lên Container và xuất hàng.
Nguyên nhân:
Phòng Kế hoạch – Xuất nhập khẩu May nhận thông tin từ thư điện tử của khách hàng nhưng không có bằng chứng truyền tải thông tin thay đổi này đến phòngĐiều hành May nên bộphận giao hàng của phòngĐiều hành May đã xuất theo thông tin của Thông báo giao hàng đãđược phân phối.
Hậu quả:
- Hàng đãđược xuất đi theo như tiến độtrong thông báo giao hàng.
- Phòng Kế hoạch- Xuất nhập khẩu May phải xin ý kiến lãnh đạo Công ty viết thư bảo đảm và xin bồi thường nếu khách hàng tiến hành nhận hàng.
- Vì đây là khách hàng lâu năm của Công ty nên chấp nhận nhận hàng và thanh toán cho Công ty với mức chiết khấu 20% giá trị đơn hàng.
Giải pháp:
- Khi nhận được thông tin điều chỉnh của khách hàng phòng Kế hoạch- Xuất nhập khẩu May cần gửi thông báo đến Phòng Điều hành, phòng Kinh Doanh để các đơn vị nắm được thông tin và triển khai việc giao hàng, Xuất hoá đơn vận chuyển đúng theo yêu cầu và phải có xác nhận từ các đơn vị đã nhận thông tin thay đổi.
- Tách riêng số lượng hàng không được xuất vềmột khu vực bảo quản riêng biệt và có nhận dạng dễnhận biết.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Phòng Kế hoạch- Xuất nhập khẩu May kiểm tra thực tế xuất hàng đã thực hiện đúng yêu cầu thay đổi hay chưa trước khi cho Container rời khỏi Công ty.
Rủi ro hàng hóa đóng gói không đúng quy cách
Tháng 3/2017 Lô hàng SU26290-100-26282-26322-26314 với 5952 chiếc đóng trong 251 thùng Carton không thểxuất hàng theo lịch đặt tàu vì toàn bộ thùng đóng hàng đóng góibị sai quy cách.
Nguyên nhân:
Do khi Chuyên viên Xuất khẩu thực hiện SI bị sai, sau đó sửa lại gửi cho bộ phận đóng thùng thì bị lạc mất nên vẫn đóng thùng dựa trên Shipping Mask mà Chuyên viên Xuất khẩu gửi trước đó.
Hậu quả:
Công ty phải chịu 7 triệu đồng chi phí tiến hành đóng gói lại toàn bộ thùng và chi phí lưu Cont đểcó thểxuất đi vào chuyến tàu gần nhất.
Giải pháp:
- Bộphận đóng thùngcần tuân thủcác quy trình trong in thùng, đóng gói hàng hóa.
- Cần xác nhận lại với các bên liên quan như Chuyên viên Xuất khẩu, phòng Điều hành May để có được những thông tin chính xác tránh sai sót.
Rủi ro phương tiện vận chuyển gặp sựcố trên đường vận chuyển
Tháng 4/2017 Đơn hàng Sammar- Fashion Garments sau khi đến Đà Nẵng, phải sang Cont để hạbãi (ởcảng) thay vì ngay từ đầu phải lấy Cont đúng của hãng tàu.
Nguyên nhân:
Chuyên viên Đơn hàng chưa có thông tin là sử dụng Cont trung chuyển hay Cont của hãng tàu do chưa nhận được Booking Confirm gốc từ phía khách hàng mà đã làm thủ tục cho xuất hàng.
Hậu quả:
- Chuyên viên Xuất khẩu phải tiến hành sửa nội dung tờkhai Hải quan, sửa lại Số Cont, SốSeal.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Phát sinh chi phí thuê nhân công đểtiến hành bốc hàng lên Cont mới.
Giải pháp:
Yêu cầu khách hàng gửi Booking confirm gốc mới bốtrí xuất hàng.
Tháng 7/2017 Cont không xuống tàu được và không hoàn tất thủtục hải quan tại cửa khẩu xuất.
Nguyên nhân:
- Hàng xuất ra khỏi công ty quá thời hạn giao hàng của hãng tàu.
- Chuyên viên Xuất khẩu và Chuyên viên Đơn hàng không phối hợp chặt chẽ với nhau đểbám sát theo dõi,đôn đốc tiến độgiao hàng của đơn hàng.
Hậu quả:
- Cont chứa hàng hóa phảilưu lại cửa khẩu chờxuất đi trong chuyến tàu tiếp theo.
- Chuyên viên Xuất khẩu tiến hành sửa tờ khai Hải quan vềngày ngày tàu chạy, tên tàu chạy.
Giải pháp:
- Chuyên viên điều độ đặc biệt lưu ý bám sát tiến độ hoàn thành hàng và tiến độ chốt đơn hàng, cần liên hệyêu cầu trợ giúp của lãnh đạo nếu xét thấy tiến độ hoàn thành và chốt đơn hàng không đảm bảo với thời gian tàu chạy.
-Thông báo cho các đơn vị lưu ý thời gian xe vận chuyển hàng cần rời khỏi công ty trong thông báo giao hàng của mỗi đơn hàng.
Đơn hàng Makalot- Target thuộc hợp đồng gia công số 06MKL/2017 hàng đưa vào kho PO#8258614 có964 thùng nhưngbị ẩm ướt 719 thùng.
Nguyên nhân:
Do khí hậu Huế mưa kéo dài nên thùng Carton bị ẩm, hàng xếp lên Cont vận chuyển vào HồChí Minh Cont đóng cửa không thoát khí nên băng keo dán thùng ủ nước đọng lại trên băng keo.
Giải pháp:
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Phòng đã mượn máy đo độ ẩm của nhà máy gửi vào và hướng dẫn đơn vị vận chuyển Danatrans kiểm tra độ ẩm ở thùng Carton và độ ẩm trên áo nhưng không phát hiệnẩm ướt như tình trạng Kho Damco thông báo đồng thời đã cho xử lý bằng cách cho bóc băng keo cũ và dán lại băng keo mới của các thùng hàng bị ẩm ướt.
- Phòngđiều hành may phải đảm bảo có mái che khi bốc hàng lên Container.
- Đềxuất treo túi chốngẩm vào Container khi vận chuyển từHuế- HồChí Minh.
Tháng 9/2018 Hàng vận chuyển vào Kho Damco CFS2- Không niêm Seal theo đúng quy định của khách hàng Hansae- Target dẫn đến:
- Kho từchối nhận hàng.
- Khách hàng phạt do không tuân thủ theo quy định và quy trình cũng như các chứng từliên quan của hàng Target khi nhập vào Kho Damco CFS2.
Nguyên nhân:
Lái xe của đơn vị vận chuyển Nhất Tín là người mới nên không biết quy định Bảo quản nguyên Seal khi hàng đưa vào Kho Damco.
Hậu quả:
- Phòng Kếhoạch- Xuất nhập khẩu May phải giải trình lý do, tiến hành niêm Seal theo quy định của khách hàng Hansae.
- Kho đồng ý nhận hàng nhưngCông ty phải chịu phạt 5000$.
Giải pháp:
- Gửithư điện tửthông báo đến đơn vị Vận chuyển Nhất Tín nhắc nhởquy trình xếp hàng lên xe, bảo quản Seal,... khi nhập hàng vào Kho Damco. Đồng thời lập Biên bản họp và Biên bản cam kết không được tái phạm.
- Gửi thư điện tử nhắc nhở các đơn vị vận chuyển khác trước khi đưa hàng vào Kho Damco và bàn giao cho người của Danatrans xe phải trong tình trạng nguyên Seal.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Rủi ro sửa tờkhai, hủy tờ khai
Tháng 2 Đơn hàng SU23029 style CGM211-CGW212 khách hàng yêu cầu chia tách các đợt xuất bằng đường hàng không và đường biển khác nhau, cụthể ngày 10-01-2017 khách hàng yêu cầu xuất bằng đường hàng không 48 chiếc màu PROVENCE, tuy nhiên khi tiến hành xuất bằng đường biển ngày 24-01-2017 Chuyên viên Đơn hàng quên trừ đi số lương 48 chiếc đã xuất bằng đường hàng không trong Packing list, vì vậy số lượng trên Packing list đi đường biển gửi Chuyên viên Xuất khẩuđể khai hải quan nhiều hơn số lượng thực tếhàng hóa xuất khẩu.
Nguyên nhân:
- Chuyên viên Đơn hàng không làm Packing list tách vận chuyển bằng đường biển-đường hàng không cho đơn hàng mà làm chung nên xảy ra sai sót.
- Chuyên viên Đơn hàng không kiểm tra kỹ Packing list trước khi chuyển cho Chuyên viên Xuất khẩu.
Hậu quả:
- Chuyên viên Xuất khẩu đã tiến hành sửa tờkhai Hải quanngay sau đó, Công ty bị Cơ quan xửphạt vi phạm hành chính với sốtiền 5 triệu đồng.
Giải pháp:
- Đơn hàng có tách số lượng xuất bằng đường biển- đường hàng không cần làm Packing list riêng cho mỗi đợt xuất.
- Chuyên viên Đơn hàng chuyển Packing list cho nhà máy chốt hàng trước khi chuyển chuyên viên Xuất khẩu.
Tháng 2/2018. Đơn hàng Hansae- Target thuộc hợp đồng gia công số 15&23HS/2017. Hàng xuất 03 cont 40"HC đi qua hãng tàu Yangming trong đó có 01 Cont 40 rỗng hãng tàu Yangming đã cấp nhầm Cont rỗng không đúng chủng loại mà hãng tàu yêu cầu.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Nguyên nhân: - Do hàng xuất trong thời gian nghỉTết hãng tàu khôngđủ Cont rỗng đặc chủng để cấp cho nhà máy nên Chuyên viên Đơn hàng của hãng tàuđã lấy Cont của hãng tàu Wanhai cấp thay thếcho Hãng tàu Yangming.
Hậu quả:
- Chuyên viên Xuất khẩu phải gọi điện giải trình với Cơ quan Hải quan về việc cấp nhầm Contđể được phép xuất trước 2 Contđúng tiến độ giao hàng.
- Tiến hành trả Cont lại cho hãng tàu, chịu các chi phí phát sinh dỡ hàng khỏi Cont và xếp lại vào Cont mới của hãng Yangming. Sửa đổi tờ khai và chịu xuất trễ một Cont hàng.
Giải pháp:
- Chuyên viên xuất khẩu kiểm tra và nhận dạng Cont đặc chủng của các hãng tàu sau khi đơn vị vận chuyển cung cấp thông tin Container, nếu phát hiện có sự khác biệt phản hồi lại đơn vị vận chuyển cũng như hãng tàu để kiểm tra lại trước khi cho Cont ra đóng hàng và xếp hàng lên Container (đối với hàng xuất qua hãng tàu Yangming - hàng xuất đơn hàng Target).
Ví dụ: Hãng tàu Yangming số cont 04 chữ ký tự đầu tiên sẽ là: YMLU.../ Seal:
YMAA.
Tháng 1/2017 xảy ra rủi ro số lượng hàng thực xuất nhiều hơn so với số lượng khai báo hải quan.
Nguyên nhân:
Packing list một PO# hàng đóng trong nhiều Container và số lượng phải tách ra để khai báo cho 02 Confirm bookingtàu khác nhau đồng thời phải tách số lượng ra khai báo cho từng Cont hàng của từng xác nhận đặt tàu khiến cho Chuyên viên Xuất khẩu khai báo hải quan sót số lượng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Giải pháp:
- Chuyên viên Xuất khẩu phối hợp với Chuyên viên Đơn hàng rà soát và kiểm tra lại số lượng hàng thực xuất trước khi truyền tờkhai chính thức.
- Chuyên viên kiểm tra tờ khai phải thực hiện việc kiểm tra chéo số lượng giữa các chứng từ liên quannhư Packinglist, CLP (Hàng xuất nguyên Container), Thông báo giao hàng…
Rủi ro lập sai bộ chứng từ gửi khách hàng thanh toán, gửi bộ chứng từ thanh toán quá thời hạn quy định
Tháng 11/2018 xảy ra rủi ro Công ty bị hãng vận chuyển phạt lệ phí do sửa đổi nội dung trên các chứng từ nhiều lần.
Nguyên nhân:
Chuyên viên Đơn hàng tiến hành cung cấp Packing list sơ khởi cho Chuyên viên Xuất khẩu lập chừng từ gửi cho hãng vận chuyển trong khi nhà máy chưa thể chốt số lượng. Ngoài ra, trong quá trình lập chứng từ thì bị sai sót thông tin vềmã màu, ngày hóa đơn, số hóa đơn. Vì vậy trong quá trình chốt số lượng, xảy ra nhiều thay đổi trên chứng từ dẫn đến Công ty bịhãng vận chuyển phạt.
Hậu quả:
Công ty phát sinh 250$ cho chi phí sửa chữa chứng từ.
Giải pháp:
- Chuyên viên điều độ cùng phối hợp cùng nhà máy tiến hành chốt đơn hàng sớm tránh xảy ra sai sót cũng như phát sinh các chi phí không đáng có.
- Chuyên viên Xuất khẩu phải tiến hành kiểm tra đối chiếu các thông tin quan trọng với PO đểtránh xảy ra sai sót trong bộchứng từ.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Rủi ro trong quá trình theo dõi dòng tiền vềCông ty
Tháng 2/2017, Khách hàng thanh toán tiền chậm - Đơn hàng IVORY -PO#10018547/10019263/10018548/10018549/10018583/10018551/10018552/10018553 - Style#DN427B/6651M/DN427B
Nguyên nhân:
- Do gửi Debit note khách hàng thanh toán chậm.
- Gửi FCR gốc cho khách hàng khi chưa nhận được lệnh chuyển tiền từ phía ngân hàng
- Xử lý công việc không đúng theo hợp đồng đã ký vềthời hạn thanh toán cũng như thời hạn giao FCR gốc cho khách hàng.
Giải pháp:
- Hàng tuần rà soát kiểm tra đối chiếu công nợ đồng thời gửi báo cáo cho lãnh đạo phòng xem xétđúng quy định.
- Bám sát công tác thu hồi công nợmột cách quyết liệt hơn.
Chương 3:Những giải pháp nhằm hạn chếrủi ro trong quá trình thực hiện thủ