Cơ cấu tổ chức của Cảng Chu Lai Trường Hải

Sơ đồ2.1.Sơ đồtổchức của Cảng Chu Lai Trường Hải

(Nguồn: Công ty TNHH MTV Cảng Chu Lai Trường Hải) 2.1.4.2. Chức năngvà nhiệm vụcủa các bộphận, phòng ban

a. Phòng Kế hoạch

Phòng kế hoạch có chức năng lập kế hoạch kinh doanh: Xây dựng định hướng phát triển và các chính sách kinh doanh dịch vụ cảng, logistics tại Cảng Chu Lai Trường Hải. Xây dựng kếhoạch làm hàng và kếhoạch tàu ra vào cảng. Lập phương án khai thác, kinh doanh kho bãi của cảng; phương án giao nhận vận chuyển hàng hóa, thiết bị phục vụ cho các dự án của cảng và khách hàng. Xây dựng và thực hiện các

GIÁM ĐỐC

PHÒNG HÀNH CHÍNH

NHÂN SỰ PHÒNG

KẾ TOÁN PHÒNG

ĐIỀU ĐỘ

PHÒNG QUẢN

LÝ KHO PHÒNG

KẾ HOẠCH

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG ĐẠI LÝ

TÀU BIỂN

Trường Đại học Kinh tế Huế

chương trình marketing nhằm quảng bá các sản phẩm dịch vụ logistics đến cácđối tác, khách hàng. Phát triển khách hàng mới.

b. Phòng Kinh doanh

Tiến hành triển khai các kế hoạch kinh doanh: Triển khai hoạt động kinh doanh các dịch vụcảng theo định hướng phát triển của khối. Thực hiện marketing và dịch vụ khách hàng nhằm duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Thực hiện khảo sát, nghiên cứu và phân tích thông tin thị trường và phát triển khách hàng và tìm kiếm khách hàng, đàm phán, ký kết các hợp đồng

c. Phòng Khai thác– Điều độ

Thực hiện bố trí, điều phối tàu cập cảng an toàn và phù hợp với kếhoạch xếp dỡ.

Quản lý, thực hiện kiểm đếm, xếp dỡ hàng hóa qua cảng theo đúng tiến độ và khai thác hiệu quả các phương tiện, thiết bịxếp dỡ. Ngoài ra còn thực hiện chức năng quản lý bãi cảng: Quản lý, tổchức thực hiện việc nâng hạ, sắp xếp container tại bãi cảng. Tổ chức thực hiện, kiểm soát việc đóng, rút hàng tại bãi cảng. Quản lý và kiểm soát chất lượng container lưu tại bãi cảng và tổchức vận hành và khai thác đội xe nâng chụp.

d. Phòng Quản lý kho

Có chức năng quản lý kho hàng, kho ngoại quan: Lập kếhoạch và thực hiện lưu trữ, xuất, nhập, linh kiện CKD, hàng hóa tại kho ngoại quan, kho hàng. Xây dựng lưu đồ tác nghiệp, các quy trình, quy định và định mức hoạt động tại kho cảng. Quản lý hoạt động rút hàng từcontainer: Lập và triển khai kếhoạch rút hàng từcontainer phục vụ yêu cầu sản xuất từ các nhà máy và kế hoạch trả rỗng container. Vận chuyển linh kiện, hàng hóa từcảng đến các nhà máy trong khu phức hợp: Xây dựng và triển khai kếhoạch vận chuyển linh kiện, hàng hóa từcảng đến các nhà máy tại khu phức hợp an toàn, hiệu quảvà xây dựng các quy trình, quyđịnh chằng buộc.

e. Phòng Kế toán

Thực hiện công tác kế toán nghiệp vụ như: Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụkinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, phù hợp với quy định của nhà nước và quy chế của công ty; Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán; Phổ biến, hướng dẫn các phòng chuyên môn thực hiện thủtục tạm ứng, hoàn ứng và các thủtục kếtoán khác theo quy

Trường Đại học Kinh tế Huế

chếcủa công ty; Phối hợp với các phòng ban chức năng khác đểlập giá mua, giá bán vật tư, hàng hóa;Hỗtrợbộphận kinh doanh trong việc cung cấp giá dịch vụcho khách hàng; Thực hiện việc kiểm kê định kỳ, xác định tài sản thừa, thiếu, kém phẩm chất để có hướng xửlý; Tiến hành các thủ tục, thanh quyết toán, kê khai các loại thuếvới cơ quan thuế; Lập và nộp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của Nhà nước và quy định công ty; Tổchức sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán hợp lý, đảm bảo an toàn và dễ tìm kiếm; Quản lý, bảo mật thông tin, dữliệu tài chính kếtoán. Ngoài ra còn thực hiện công tác kếtoán quản trịvà công tác quản lý tài chính.

f. PhòngĐại lý tàu biển

Tến hành làm mọi thủ tục cho phép tàu vào/rời cảng theo đúng luật lệ, quy định của pháp luật Việt Nam. Thu xếp hoa tiêu đưa tàu vào/rời cảng, thu xếp cầu bến cho tàu đậu, chờ hoặc xếp dỡ hàng hóa. Đại diện cho chủ tàu, giúp đỡ tàu giao dịch với cảng, các chủ hàng và các cơ quan liên quan trong thời gian tàu ở cảng. Thu xếp sửa chữa, giám định tàu, giám định khoang tàu, hàng hóa trước khi xếp dỡhàng.

g. Phòng Hành chính–Nhân sự

Thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện nhân sự. Quản lý nghiệp vụ nhân sự: Quản lý hồ sơ CBCNV, tổ chức ký kết hợp đồng cho người lao động. Đề xuất bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷluật, điều động nhân sự. Phổbiến nội quy, quy định đến toàn thể CBCNV, triển khai chương trình đánh giá nhân sự định kỳ. Đề xuất chính sách nhân sựphù hợp hoạt động Công ty.

Thực hiện chế độ chính sách: Theo dõi thực hiện các chế độ cho CBCNV theo quy định của công tynhưchế độ lương, phụcấp, các chế độ đãi ngộ, phụcấp biệt phái, thâm niên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ... Tính lương, thưởng, trích nộp các bảo hiểm theo quy định.

Cuối cùng là thực hiện nghiệp vụhành chính: Theo dõi, tổng hợp, kiểm soát chi phí hành chính. Tổchức tiếp đón khách đến tham quan và làm việc. Tổ chức quản lý, lưu trữ, bảo mật tài liệu, công văn. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, vệ sinh công nghiệp... Quản lý và phân phối văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng, bảo hộlaođộng. Tổchức xe đưa đónCBCNV.

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.1.5. Nguồn lực cơ bản