Hạn chế, vướng mắc

Qua quá trình khảo sát thực trạng HTTT KTQT trong các TCT XDCTGT của Việt Nam, tác giả nhận thấy còn tồn tại một số vấn đề sau:

2.3.2.1. Về quy trình thu thập dữ liệu đầu vào

Về dữ liệu thu thập và nguồn thu thập dữ liệu

Các DN hiện nay chủ yếu quan tâm đến nguồn thông tin bên trong mà ít quan tâm đến nguồn thông tin bên ngoài, chú trọng đến thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch mà ít thu thập thông tin dự báo. Điều này dẫn đến sự thiếu hụt một lượng lớn dữ liệu đầu vào phục vụ cho quá trình xử lý thông tin, chất lượng thông tin đầu ra không đảm bảo. Với mục tiêu cung cấp thông tin để phân tích, dự báo, kiểm soát, ra quyết định, dữ liệu đầu vào phải được tổ chức từ nhiều nguồn tin, thu thập nhiều loại thông tin. Các dữ liệu dự báo không được thu thập đầy đủ dẫn tới việc các TCT XDCTGT bị động trước các biến động của thị trường, mức độ rủi ro trong HĐ SXKD cao hơn. Các TCT XDCTGT không chuẩn bị trước cho mình các kế hoạch và phương án kinh doanh thay thế, khiến hiệu quả HĐ SXKD bị ảnh hưởng. Đồng thời, thiếu các dữ liệu dự báo, khiến các TCT XDCTGT có thể bị lỡ mất cơ hội kinh doanh, giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường. Các TCT XDCTGT thiếu quan tâm tới dữ liệu phi tài chính, chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của dữ liệu phi tài chính. Các dữ liệu phi tài chính như thương hiệu của TCT XDCTGT, xây dựng văn hóa công ty, sự hài lòng của người lao động, các hoạt động nhân đạo xã hội, hoạt động môi trường, chất lượng công trình, chế độ bảo hành, góp phần quyết định tới hình ảnh của các TCT trong ngành và xã hội, tạo lòng tin cho các nhà đầu tư cũng như người tiêu dùng, ảnh hưởng tới tính cạnh tranh của các TCT trước các đối thủ cùng ngành. Dữ liệu tài chính phản ánh hiệu quả HĐ SXKD, nhưng dữ liệu phi tài chính góp phần không nhỏ quyết định tới chỗ đứng lâu dài của các TCT trong xã hội.

Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu vẫn đang mang tính thủ công và sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Các TCT XDCTGT chưa áp dụng phần mềm quản lý, tích hợp phần mềm kế toán và công tác QT DN. Do vậy, hệ thống dữ liệu đầu vào cho HTTT KTQT vẫn còn chưa tập trung trên hệ thống cơ sở dữ liệu chung của toàn bộ DN. Các dữ liệu còn nằm rải rác ở các phòng ban chức năng trong DN, được lưu trữ thủ công.

Các TCT XDCTGT chưa xây dựng hệ thống dữ liệu tích hợp và thống nhất bằng kho dữ liệu điện tử.

2.3.2.2. Về quy trình xử lý dữ liệu đầu vào

* Về phương tiện xử lý dữ liệu

Các TCT XDCTGT đang hoàn toàn chỉ áp dụng PM kế toán. PM kế toán chưa thể hoàn toàn hiệu quả trong công tác xử lý dữ liệu để tạo lập thông tin KTQT cho nhà QT sử dụng. Các DN áp dụng phần mềm kế toán, trong quá trình sử dụng, để phù hợp với nhu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động SXKD của DN, vẫn thường xuyên phối hợp với bên cung cấp phần mềm để chỉnh sửa, hoàn thiện phần mềm hơn. Tuy nhiên, do phụ thuộc vào bên cung cấp, trong những trường hợp bên cung cấp phần mềm chậm thực hiện các yêu cầu của DN, dẫn tới gián đoạn hoạt động kế toán của DN. Các nhà QT chưa thật sự tham gia tích cực vào việc lựa chọn, tư vấn cho nhà cung cấp. Đồng thời, việc xử lý dữ liệu, tạo lập các báo cáo bằng công cụ exel chứa đựng nhiều rủi ro, khó đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin của nhà QT, đồng thời độ chính xác, đáng tin cậy của báo cáo cũng chưa cao. Trong các DN, kế toán viên, người xử lý dữ liệu vẫn còn trường hợp chưa thành thạo các kỹ thuật và hàm trong exel, dẫn đến mất thời gian cho việc tổng hợp và báo cáo thông tin. Trong khi hiện nay, các giải pháp PM quản lý đã phát triển, công cụ tạo lập thông tin QT đã rất đa dạng, nhưng các TCT XDCTGT chưa đưa vào áp dụng.

* Về kỹ thuật xử lý dữ liệu

Hiện tại, tại các TCT XDCTGT công tác xử lý dữ liệu của KTQT chủ yếu dựa trên các phương pháp của KTTC như phương pháp chứng từ và phương pháp tài khoản kế toán, đồng thời có áp dụng một số phương pháp kỹ thuật của KTQT. Nhưng các kỹ thuật của KTQT được áp dụng chưa đầy đủ và thiếu linh hoạt.

(1) Xử lý dữ liệu phục vụ chức năng hoạch định của nhà quản trị

+ Về hệ thống định mức nội bộ: Vẫn còn tồn tại những DN thuộc TCT XDCTGT chưa xây dựng hệ thống định mức nội bộ, sử dụng hoàn toàn định mức kinh tế kỹ thuật của NN. Điều này khiến công tác kiểm soát hao phí của các nguồn lực vật liệu, nhân công trực tiếp và máy thi công thiếu hiệu quả. Hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật của NN có khi sẽ không sát với tình hình thực tế tại địa phương và DN, cũng như thiếu tính cập nhật với các công nghệ thi công và vật liệu mới. Đối với những DN đã xây dựng hệ thống định mức nội bộ thì hệ thống định mức nội bộ này lại được xây dựng từ rất lâu, ví dụ như tại công ty CP 422 là từ năm 2014. Hệ thống định mức nội bộ của công ty thiếu tính cập nhật, cần được xây dựng lại cho phù hợp với điều kiện thi

công hiện tại, sự áp dụng các vật liệu mới. Trong hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật NN ban hành, cũng như của nội bộ công ty tự xây dựng, có những hạng mục thi công mới, chưa có định mức cụ thể, nên trong quá trình giám sát thi công, kiểm soát CP các công trình, các nhà QT DN phải tổ chức khảo sát, đánh giá tại hiện trường, để xác định tính hợp lý và chính xác của CP phát sinh các hạng mục đó. Các đơn vị thuộc TCT XDCTGT chưa xây dựng hệ thống định mức CP chung, bao gồm các CP SXC cho các công trình dự án và CP chung của toàn công ty (CP QLDN).

+ Về kỹ thuật lập dự toán: Tỷ lệ các DN trong các TCT XDCTGT lập dự toán linh hoạt rất thấp, dẫn tới khả năng kiểm soát, phân tích và dự báo các chỉ tiêu tài chính gặp khó khăn. Dự toán tĩnh không phát huy hiệu quả trong việc kiểm soát CP của DN.

Bởi việc xác định sự thay đổi của CP bằng việc so sánh các CP thực tế ở một mức hoạt động với CP dự toán tại một mức hoạt động khác là không có ý nghĩa đối với DN. Các DN chủ yếu lập dự toán bằng exel mà không sử dụng phần mềm dự toán, dẫn tới công tác lập dự toán có thể xảy ra sai sót, cũng như thời gian lập dự toán sẽ lâu hơn.

(2) Xử lý dữ liệu phục vụ chức năng tổ chức thực hiện của nhà quản trị + Phương pháp chứng từ: Các DN thuộc các TCT XDCTGT đã thiết kế các chứng từ nội bộ để có thể thu thập và phản ánh thông tin phục vụ cho hoạt động QT của DN, tuy nhiên hệ thống chứng từ nội bộ còn chưa thật sự khoa học, đầy đủ và hợp lý để đáp ứng được tốt nhất nhu cầu thông tin của nhà quản lý. Các chứng từ đang sử dụng chủ đạo vẫn là những chứng từ được quy định theo biểu mẫu của Bộ Tài chính.

Điều này làm hạn chế nguồn thông tin cho nhà QT, đồng thời thiếu sự thống nhất khoa học trong việc luân chuyển, cung cấp thông tin giữa các phòng ban trong DN.

+ Phương pháp tài khoản chi tiết: Xuất phát từ việc phân tích, xử lý dữ liệu của HTTT KTQT chưa phát huy được vai trò tốt nhất, nên có những TK vẫn chưa được chi tiết theo các đối tượng cần theo dõi. Điều này dẫn đến việc tập hợp các chỉ tiêu tài chính liên quan đến các đối tượng cần theo dõi chưa thật đầy đủ, cũng như mất thời gian cho việc tổng hợp thông tin.

+ Về nhận diện và phân loại CP: Các DN thuộc các TCT XDCTGT gần như chưa nhận diện CP dưới góc độ KTQT, mà đang chỉ nhận diện CP dưới góc độ KTTC.

Thực trạng này dẫn tới công tác kiểm soát đánh giá CP của nhà QT DN khó thực hiện hiệu quả. CP mới đang được kế toán tập hợp, chứ chưa được phân tích và đánh giá.

Việc phân loại và xác định CP kiểm soát được và không kiểm soát được chưa được

thực hiện tại các DN thuộc TCT XDCTGT dẫn tới việc cung cấp thông tin cho nhà QT thực hiện chức năng QT về CP chưa tốt. CP không được nhận diện dưới góc độ mối quan hệ với mức độ hoạt động, tức là DN đang bỏ qua một công cụ quản lý cực kỳ quan trọng. Theo góc độ mối quan hệ với mức độ hoạt động, CP được phân loại thành CP biến đổi và CP cố định. Trong đó CP biến đổi thật sự là công cụ quản lý hữu ích.

CP biến đổi kết hợp với kỹ thuật phân tích mối quan hệ CP - khối lượng - lợi nhuận sẽ cho nhà QT cái nhìn đúng đắn nhất về sự thay đổi của doanh thu, CP biến đổi, CP cố định tác động như thế nào tới lợi nhuận của DN.

Trong tình thế cạnh tranh khốc liệt của thị trường xây dựng cơ sở hạ tầng hiện nay, trong xu thế hội nhập toàn cầu hóa, sự xuất hiện của các nhà thầu nước ngoài, cùng với sự chuyển giao và tiếp nhận công nghệ mới của các nhà thầu xây dựng đều thuận lợi như nhau, thì cạnh tranh về giá rất quan trọng. Trên thực tế, nếu DN không nắm được bản chất CP trong mối quan hệ với mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh, sẽ định giá thầu các công trình, dự án thiếu tính cạnh tranh.

Việc nhận diện chính xác CP trực tiếp và CP gián tiếp cho các đối tượng tập hợp CP vẫn chưa thật sự tốt. Có những CP DN đang nhận diện là CP gián tiếp nhưng thật ra lại là CP trực tiếp cho công trình, dự án cụ thể. Điều này dẫn đến việc xác định CP của công trình, dự án dưới góc độ KTQT, với mục đích giúp nhà QT CP là chưa thực hiện được. Cụ thể như, các CP cho việc hoàn thiện hồ sơ đấu thầu, xác định giá dự thầu trong giai đoạn đầu của việc đấu thầu một công trình, dự án; CP lãi vay của khoản vay phục vụ riêng cho công trình, dự án đó; CP cho các bộ phận quản lý trên văn phòng công ty liên quan đến công trình dự án đó; chưa được xác định một cách trực tiếp, hoặc gián tiếp để phân bổ theo tiêu thức thích hợp. DN chưa nỗ lực trong việc xác định nguồn gốc phát sinh CP để xác định tính trực tiếp hay gián tiếp của CP đối với đối tượng cần tập hợp, theo dõi và kiểm soát CP.

Gần như các nhà QT của DN thiếu hiểu biết về CP chìm và CP cơ hội. Điều này sẽ dẫn tới việc nhà QT có thể mắc “bẫy” CP chìm, để thông tin về CP chìm ảnh hưởng đến quyết định quản lý. Việc quan tâm đến CP chìm khi sử dụng thông tin phục vụ việc ra quyết định sẽ khiến nhà QT mất thời gian mà quyết định lại thiếu chính xác. Bỏ qua CP cơ hội cũng khiến nhà QT đánh giá không đúng về các phương án, đưa ra quyết định nhầm lẫn trong việc lựa chọn phương án SXKD.

+ Về phương pháp xác định CP: Các DN thuộc các TCT XDCTGT đang chủ yếu áp dụng phương pháp xác định CP truyền thống là phương pháp xác định CP theo công việc, mà chưa áp dụng phương pháp xác định CP theo hoạt động. Mặt khác, như đã phản ánh ở thực trạng, việc xác định CP của các công trình dự án vẫn còn thiếu chính xác, chưa phản ánh đầy đủ các CP phát sinh liên quan đến công trình dự án. Điều này dẫn tới công tác QT hoạt động của DN chưa thật sự hiệu quả. Phương pháp xác định CP truyền thống, cụ thể là phương pháp xác định CP theo công việc/ đơn đặt hàng chủ yếu nhằm mục đích cung cấp thông tin về CP cho các đối tượng bên ngoài DN, chưa hỗ trợ nhà QT trong công tác QT CP. Đứng dưới góc độ nhà QT, việc phản ánh đúng về CP của các công trình dự án là rất quan trọng, giúp nhà QT đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh của dự án đó, đánh giá đúng tỷ lệ lợi nhuận của dự án. Trên góc độ QT này, phương pháp xác định CP theo công việc không thực hiện được.

Hạn chế lớn nhất của phương pháp xác định CP theo công việc chính là việc phân bổ tất cả các khoản mục CP gián tiếp theo một tiêu thức phân bổ. Mà tại các TCT XDCTGT chủ yếu là phân bổ theo giá trị sản lượng hoàn thành. Điều này hoàn toàn không phù hợp với bản chất của CP, trong khi các CP phát sinh với các đặc điểm nguồn CP hoàn toàn khác nhau, mức độ hao phí của CP đó cho các công trình dự án cũng phụ thuộc vào các yếu tố khác nhau, nhưng các TCT XDCTGT lại chọn một tiêu thức chung để phân bổ CP cho các công trình dự án. Điều này dẫn tới việc tập hợp CP cho các công trình dự án không chính xác. CP của các công trình dự án có thể bị tăng lên hay giảm xuống so với thực tế phát sinh. Khi đó, lợi nhuận và hiệu quả mỗi dự án bị xác định sai.

Trong khi, trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt, QT hoạt động là phương pháp quan trọng để giành chiến thắng cho DN. Một tỷ lệ rất ít DN được khảo sát có áp dụng mô hình CP mục tiêu. Như vậy, phương pháp xác định CP hiện đại chưa được phổ biến tại các DN thuộc các TCT XDCTGT. Trong khi, các phương pháp xác định CP hiện đại mới là phương pháp phục vụ cho công tác QT CP. Phương pháp xác định CP truyền thống chủ yếu nhằm mục đích báo cáo thông tin cho bên ngoài, ít cung cấp thông tin cho công tác QT nội bộ của DN.

(3) Xử lý dữ liệu phục vụ chức năng kiểm soát của nhà quản trị

+ Về kế toán trách nhiệm: Tỷ lệ các DN thuộc các TCT XDCTGT quan tâm và thực hiện kế toán trách nhiệm còn thấp. Các nhà QT DN chưa thật sự sát sao trong việc

đánh giá trách nhiệm của các bộ phận chức năng của DN. Điều này dẫn tới việc tồn tại những bộ phận chưa hoàn thành tốt công việc được giao, nhưng nhà QT chưa có biện pháp xử lý và điều chỉnh phù hợp; cũng như công tác động viên khen thưởng các bộ phận hoàn thành tốt và xuất sắc nhiệm vụ. Việc xây dựng các trung tâm trách nhiệm không chỉ trao quyền mà còn gắn trách nhiệm cho các bộ phận đó, sẽ góp phần tạo động lực cho việc nâng cao hiệu quả công việc cho toàn DN. Đối với đặc thù của các TCT XDCTGT bao gồm nhiều đơn vị thành viên, cùng với đó là các bộ phận phòng ban; TCT chưa thật sự xác định mỗi bộ phận phòng ban, mỗi đơn vị thành viên như một trung tâm trách nhiệm (trung tâm đầu tư, trung tâm doanh thu, trung tâm CP, trung tâm lợi nhuận) từ đó có những đánh giá hiệu quả của mỗi trung tâm. Bên cạnh đó, vẫn còn tình trạng TCT và đơn vị thành viên chưa đánh giá hiệu quả của từng dự án, từng công trình và hạng mục công trình, mà mới chỉ chú trọng xác định hiệu quả kinh doanh trên phạm vi toàn DN.

(4) Xử lý dữ liệu phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị

+ Về phân tích CP - khối lượng - lợi nhuận: Kỹ thuật phân tích CP - khối lượng - lợi nhuận tại các DN thuộc TCT XDCTGT chưa rõ nét. DN chưa vận dụng linh hoạt các khái niệm CP biến đổi, CP cố định, lãi trên biến phí, cơ cấu CP để xác định được nhanh chóng hơn sự thay đổi của lợi nhuận khi các yếu tố CP này thay đổi. Bằng phương pháp phỏng vấn, quan sát tại các đơn vị thuộc TCT XDCTGT, tác giả nhận thấy rằng DN đang thiếu hiểu biết về việc khi CP cố định của DN không thay đổi, thì lãi trên biến phí (lãi góp) sẽ quyết định tới lợi nhuận của DN, và điều này rất quan trọng để DN định giá sản phẩm. Đồng thời, DN gần như không hiểu được ý nghĩa của cơ cấu CP, tỷ lệ CP biến đổi và CP cố định trong DN ảnh hưởng như thế nào đến việc tăng hiệu quả HĐ SXKD của DN. Việc xem xét lựa chọn thay thế biến phí bằng định phí, thay đổi cơ cấu CP với tỷ trọng định phí trong tổng CP của DN chưa được thực hiện.

+ Về kỹ thuật thẩm định dự án đầu tư: Các DN được khảo sát đang áp dụng riêng lẻ các chỉ tiêu về thẩm định dự án đầu tư, rất ít DN của TCT XDCTGT áp dụng đồng thời cả 3 chỉ tiêu NPV, IRR và PB để thẩm định dự án đầu tư. Điều này sẽ dẫn tới rủi ro trong việc đầu tư các dự án của DN.

+ Về phân tích thông tin thích hợp: Các DN đã tiến hành phân tích thông tin thích hợp để phục vụ cho việc ra quyết định. Tuy nhiên kỹ thuật phân tích chưa tiến