Hoàn thiện quy trình cung cấp và báo cáo thông tin Kế toán quản trị

Thông tin KTQT thể hiện trên hệ thống báo cáo KTQT. Nhà QT sử dụng các báo cáo KTQT này để thực hiện chức năng QT bao gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát và ra quyết định.

Báo cáo dự toán

Từ các kỹ thuật lập dự toán đã được tác giả kiến nghị ở trên, các TCT XDCTGT có thể thiết kế các báo cáo dự toán như kiến nghị sau đây. Các báo cáo dự toán có thể được lập theo tháng hoặc quý, tùy theo nhu cầu thông tin của nhà QT. Hệ thống báo cáo dự toán này thiết kế song song cùng với hệ thống dự toán CP NVL, CP NCTT, CP MTC như hiện tại các TCT đang áp dụng. Vì trên thực tế, hệ thống dự toán mà các đơn vị thuộc TCT XDCTGT đang áp dụng sẽ giúp DN kiểm soát CP liên quan đến từng công trình, cũng như dùng để giao khoán cho các đội thi công. Còn hệ thống dự toán được kiến nghị dưới đây nhằm giúp DN tổng hợp được nhu cầu tiêu hao các khoản mục CP đầu vào phục vụ HĐ SXKD, đồng thời quản trị dòng tiền của các TCT. Tác giả kiến nghị mẫu dự toán như sau: Dự toán tiêu thụ (Phụ lục 3.6), Dự toán CP NVL TT (Phụ lục 3.7), Dự toán CP NCTT (Phụ lục 3.8), Dự toán CP MTC (Phụ lục 3.9), Dự toán CP BH và QLDN: (Phụ lục 3.10), Dự toán ngân quỹ (Phụ lục 3.11).

Báo cáo công nợ

Trong khi nghiên cứu thực trạng HTTT KTQT tại TCT XDCTGT, tác giả đã phản ánh về việc các DN lập báo cáo công nợ không phản ánh về thời gian quá hạn. Vì vậy, các đơn vị thuộc các TCT XDCTGT cần lập báo cáo công nợ chi tiết theo từng đối tượng, từng công trình dự án. Báo cáo công nợ gồm báo cáo khoản phải thu khách hàng và báo cáo khoản phải trả nhà cung cấp. Báo cáo công nợ phải thu giúp DN có kế hoạch thu hồi nợ từ khách hàng, hạn chế tối đa việc DN không bị chiếm dụng vốn của DN, đồng thời tránh được rủi ro thiếu hụt vốn cho SXKD, dẫn đến việc DN phải đi vay, làm tăng CP lãi vay của DN. Báo cáo khoản phải trả nhà cung cấp giúp DN xác

định dòng tiền đảm bảo thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp, xây dựng uy tín của DN.

Báo cáo công nợ cần được làm theo tháng hoặc quý.

Mẫu Báo cáo công nợ được tác giả gợi ý tại Phụ lục 3.12.

Báo cáo thực hiện

Báo cáo CP thực hiện của công trình dự án tại các đơn vị thuộc TCT XDCTGT theo phản ánh của thực trạng mới chỉ bao gồm các yếu tố CP NVLTT, CP NCTT, CP MTC và CP SXC. Như đã kiến nghị ở trên, khi tập hợp CP thực hiện của công trình dự án, DN cần tính đến cả CP lãi vay của công trình, CP chung được phân bổ. Khi đó, báo cáo CP thực hiện của công trình mới phản ánh chính xác nhất các CP phục vụ cho hoạt động SXKD. Tác giả đề xuất mẫu Bảng tập hợp CP công trình như Phụ lục 3.13.

Ngoài việc theo dõi CP của các công trình một cách chi tiết, kế toán tại các TCT XDCTGT cũng cần theo dõi doanh thu của các công trình. Bảng tổng hợp doanh thu công trình được đề xuất theo Phụ lục 3.14.

Báo cáo hiệu quả hoạt động

- Báo cáo so sánh CP thi công công trình giữa kế hoạch và thực tế thực hiện là căn cứ trên báo cáo CP thực tế của các công trình và dự toán của các công trình đó.

Tuy nhiên, việc so sánh chỉ chính xác khi DN có lập dự toán linh hoạt. Vì trong trường hợp khối lượng dự toán và khối lượng thi công thực tế là chênh lệch, thì việc so sánh CP phát sinh ở các khối lượng thi công khác nhau là không phù hợp. Ngoài ra, báo cáo so sánh không chỉ dừng lại ở việc chỉ ra mức chênh lệch, mà cần phải tiến hành phân tích đánh giá nguyên nhân chênh lệch, từ đó đề xuất giải pháp khắc phục. Báo cáo cần được lập thành văn bản và có sự tham gia của nhiều bộ phận phòng ban có liên quan như phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, đội thi công…

Các báo cáo hiệu quả hoạt động mà các TCT có thể xây dựng, tác giả kiến nghị như sau:

Báo cáo chênh lệch về CP chung: Do hiện tại, trong các dự toán đấu thầu xây dựng của nhà nước quy định, CP chung được xác định theo tỷ lệ với CP trực tiếp (CP NVLTT, CP NCTT và CP SXC). Trong trường hợp, DN không có dự toán nội bộ cho từng khoản mục CP chung, thì DN cần xác định tỷ lệ CP chung thực tế phát sinh với tổng CP trực tiếp cho từng công trình, tiến hành so sánh tỷ lệ CP chung thực tế với dự toán ban đầu, từ đó đánh giá được hiệu quả trong việc kiểm soát CP chung của công trình đó (Phụ lục 3.15). Tùy theo điều kiện con người, hệ thống CNTT, cũng như nhu

cầu thông tin của nhà QT DN, mà báo cáo có thể lập theo tháng, quý hoặc năm. CP chung nói tới ở đây bao gồm CP SXC và CP chung của cả DN phân bổ cho công trình đó. Căn cứ trên các Bảng đánh giá chênh lệch CP chung của tất cả các công trình, DN có thể xác định được tỷ lệ CP chung của từng công trình, tiến hành so sánh tỷ lệ CP chung của các công trình với nhau, để xác định công trình nào có tỷ lệ CP chung thấp nhất và cao nhất, từ đó nhà QT có nhận định đánh giá trách nhiệm quản lý của bộ phận nhân lực quản lý giám sát thi công công trình.

Nên nếu DN có xây dựng định mức CP chung nội bộ theo từng khoản mục CP phát sinh, thì DN có thể so sánh giữa dự toán và thực tế thực hiện theo từng khoản mục CP chung

Báo cáo chênh lệch CP NVL TT (phụ lục 3.16), CP NCTT (phụ lục 3.17)

Do báo cáo chênh lệch cần thể hiện chênh lệch do sự biến động về lượng và chênh lệch do sự biến động về giá. Trong đó, cách xác định biến động về lượng và biến động về giá được thực hiện như sau:

Chênh lệch do

biến động về giá = Số lượng đầu

vào thực tế × Đơn giá

thực tế - Số lượng đầu

vào thực tế × Đơn giá định mức Chênh lệch do biến

động về lượng = Số lượng đầu

vào thực tế × Đơn giá

định mức - số lượng đầu

vào định mức × Đơn giá định mức Chênh lệch CP thực tế

và định mức = Chênh lệch do biến

động về giá + Chênh lệch do biến động về lượng Báo cáo cơ hội, rủi ro

 Báo cáo rủi ro HĐ SXKD

Có thể nhận thấy, ngành XDCTGT đang đứng trước rất nhiều rủi ro trong HĐ SXKD. Việc các TCT XDCTGT quan tâm đến quản trị rủi ro là vô cùng cần thiết. QT rủi ro là quá trình xác định, phân tích và xử lý các yếu tố rủi ro đã hoặc có thể sẽ xảy với DN. Quản trị rủi ro phù hợp hơn với nghĩa kiểm soát các rủi ro trong các sự kiện tương lai, chủ động đề phòng hơn là ứng phó.

Do vậy, các TCT XDCTGT cần thực hiện các báo cáo phân tích, dự báo và đề ra các phương án xử lý, đề phòng các rủi ro có thể xảy ra.

Ví dụ, tại thời điểm tháng 5/2021 thị trường vật liệu xây dựng có biến động mạnh về giá, đặc biệt là giá thép được nhận thấy là tăng phi mã, điều này tiềm ẩn nhiều

rủi ro cho DN. Các rủi ro có thể kể đến như CP thi công tăng cao, thiếu hụt nguồn tiền thanh toán cho nhà cung cấp, dẫn tới việc giảm lợi nhuận hoặc thậm chí là thua lỗ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Lúc này DN cần lập Báo cáo rủi ro để đánh giá được những tác động không mong muốn tới DN của sự việc này và từ đó đưa ra những giải pháp khắc phục. Báo cáo rủi ro được lập với sự tham gia của Phòng vật tư, Phòng kinh doanh, Phòng kế toán để xác định được tiến độ thi công, khối lượng vật tư cần tiêu hao trong thời gian tới, hợp đồng đối với nhà cung cấp, các CP bị tăng lên là bao nhiêu, luồng tiền thanh toán cho nhà cung cấp trong thời gian tới và mức lợi nhuận bị ảnh hưởng. Các thông tin này cần được phản ánh chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình đang trong quá trình thi công và cả những dự án đang chuẩn bị đấu thầu ký kết hợp đồng để có những đàm phán điều chỉnh giá phù hợp. Các đánh giá càng chi tiết và càng chính xác sẽ làm hạn chế tối đa rủi ro cho DN.

- Báo cáo cơ hội HĐ SXKD

Trong định hướng phát triển ngành GTVT, các TCT cũng có thể nhận thấy nhu cầu phát triển CSHT giao thông của nước ta vẫn đang còn rất nhiều. Theo báo cáo của BMI GlobalData, ngành Xây dựng CSHD của VN được dự báo có tốc độ tăng trưởng trung bình 5,7%/năm trong 10 năm tới, đây là mức cao so với trung bình của thế giới.

Lãi suất cho vay ở Việt Nam ổn định ở mức thấp từ năm 2015 đến nay, thuận lợi cho cả khách hàng và nhà thầu xây dựng. Hệ thống pháp lý của Việt Nam liên quan đến ngành xây dựng đang ngày càng sửa đổi hoàn thiện và bám sát tiến trình phát triển của ngành hơn, mặc dù còn chậm. Theo diễn đàn kinh tế thế giới (WEF), chất lượng CSHT của Việt Nam đạt 66/100 điểm trong khi trung bình khu vực Châu Á - Thái Bình Dương đạt 75 điểm. Chất lượng CSHT ở Việt Nam ở mức thấp so với khu vực (theo báo cáo của FPTS construction - industry), điều này đòi hỏi Việt Nam cần đầu tư thêm để phát triển CSHT, từ đó, cũng là cơ hội cho các nhà thầu thi công các công trình giao thông của Việt Nam. Dựa trên một số các thông tin dự báo và các báo cáo của các chuyên gia, hiệp hội, mà các TCT XDCTGT cần xác định rõ chiến lược định hướng của mình trong thời gian tới, để có thể tăng năng lực cạnh tranh của TCT trên thị trường XDCTGT.