Quy trình cung cấp và báo cáo thông tin Kế toán quản trị

Để thiết kế HTTT KTQT phù hợp nhằm mục đích cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, DN cần xác định nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng là

như thế nào, nhất là nhu cầu thông tin của nhà quản trị DN, người điều hành toàn bộ hoạt động SXKD, hướng tới đạt các mục tiêu của hoạt động SXKD của DN.

Thông tin thường là yếu tố mang lại cho công ty lợi thế cạnh tranh và tạo ra khả năng gia tăng lợi nhuận. Quản lý ở các cấp khác nhau thực hiện các chức năng cụ thể nhưng tất cả đều hướng đến việc đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Cấp cao nhất liên quan đến chiến lược, cấp trung xử lý các vấn đề chiến thuật và cấp dưới xử lý các vấn đề hoạt động/tác nghiệp.

Okpala (2017) cho biết nhu cầu thông tin của quản lý như sau [97]:

i. Thông tin chiến lược: Thông tin này được sử dụng để xác định và đánh giá các phương án khác nhau để hỗ trợ các nhà lãnh đạo lựa chọn giữa các hành động thay thế trong môi trường cạnh tranh, xác định mục tiêu và ưu tiên, khởi xướng các chương trình mới và phát triển các chính sách, quyết định sáp nhập và mua lại, nhu cầu vốn dài hạn cho các dự án đang triển khai và trong tương lai, tiếp cận thị trường mới và tiếp cận các tổ chức tài chính để vay có kỳ hạn. Thông tin chiến lược có tính chất dự đoán và phụ thuộc rất nhiều vào nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhà quản trị cấp cao cần tám mươi phần trăm (80%) thông tin chiến lược và 20% thông tin chiến thuật để quyết định chiến lược. Họ nắm giữ các chức danh như giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, giám đốc điều hành, giám đốc thông tin, chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch, phó chủ tịch, người đứng đầu công ty.

ii. Thông tin chiến thuật: Thông tin này giúp các nhà quản lý cấp trung quyết định phân bổ nguồn lực, nguồn vốn thay thế, sử dụng các nguồn lực hạn chế trong ngắn hạn và thiết lập kiểm soát trong quá trình thực hiện quản lý cấp cao kế hoạch trong một tổ chức. Thông tin này thường mang tính dự đoán nhưng tập trung vào các xu hướng ngắn hạn. Nó có thể là một phần hiện tại và quá khứ, và có thể thu thập từ bên ngoài DN và chủ yếu là nội bộ DN. Các nhà quản lý cấp trung cần tám mươi phần trăm (80%) chiến thuật, mười phần trăm (10%) chiến lược và mười phần trăm (10%) thông tin hoạt động để có hiệu quả. Họ nắm giữ các chức danh như tổng giám đốc, quản lý nhà máy, quản lý khu vực và quản lý bộ phận.

iii. Thông tin hoạt động: Thông tin này được sử dụng cho các hoạt động hàng ngày của DN và chúng có lợi trong việc điều chỉnh các hoạt động có tính chất lặp đi lặp lại. Các nhà quản lý thấp hơn yêu cầu chín mươi phần trăm (90%) thông tin hoạt động và mười phần trăm (10%) thông tin chiến thuật cho các hoạt động được kiểm soát ở

cấp độ thấp nhất. Những người quản lý này có các chức danh công việc như: quản lý văn phòng, giám sát ca, quản lý bộ phận, trưởng nhóm, quản lý cửa hàng.

Tuy nhiên, việc thu thập dữ liệu và tính toán phù hợp là trách nhiệm của hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hình 1.5 minh họa các loại thông tin cần thiết ở các cấp quản lý khác nhau và các tương tác giữa các cấp khác nhau.

Hình 1.5: Các loại thông tin và cấp quản lý Nguồn: [97]

Phương tiện thể hiện thông tin đầu ra của HTTT KTQT chính là hệ thống Báo cáo KTQT. Các báo cáo KTQT khác nhau giúp ban giám đốc chuẩn bị các báo cáo quản lý thích hợp, dựa trên dự báo của họ để đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng. Họ cung cấp cho các nhà quản lý thông tin thống kê, tài chính chính xác và đáng tin cậy. Hệ thống BC KTQT bao gồm:

(1) Báo cáo dự toán ngân sách

Báo cáo ngân sách đưa ra kế hoạch phân tích hiệu quả hoạt động của DN đồng thời đưa ra đánh giá về hiệu suất của bộ phận và kiểm soát CP. Đối với việc lập ngân sách, CP thực tế xảy ra trong các kỳ trước sẽ được sử dụng. Các báo cáo mục tiêu này được sử dụng để cung cấp các khuyến khích cho nhân viên thúc đẩy họ đạt được các mục tiêu mong muốn. Dự báo ngân sách trong tương lai dựa trên các báo cáo này giúp tổ chức tích hợp các nỗ lực của các bộ phận khác nhau nhằm hướng tới mục tiêu chung của công ty. Báo cáo dự toán ngân sách bao gồm dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự

Quản lý cấp cao

Quản lý cấp trung

Quản lý cấp thấp

Các cấp quản trị

Chiến lược Chiến thuật

Hoạt động

0%

10

Nhu cầu thông tin 100

%

toán thành phẩm, dự toán CP NVLTT, dự toán CP NCTT, dự toán CP SXC, dự toán CP bán hàng và QLDN, dự toán ngân quỹ…

(2) Báo cáo các khoản phải thu và các khoản phải trả

Loại báo cáo này liên quan đến việc quản lý các khoản phải thu đối với khách hàng, phải thu nội bộ và các khoản phải trả đối với nhà cung cấp, phải trả nội bộ, phải trả ngân sách nhà nước… Các khoản công nợ phải thu và phải trả cần được theo dõi chi tiết theo đối tượng, tiến độ thanh toán và đánh giá về tình hình quá hạn. Nó chỉ ra các vấn đề liên quan đến khả năng thanh toán cũng như thu hồi nợ của công ty. Từ đó, nhà quản lý sẽ đưa ra các quyết định nhằm đảm bảo an toàn tài chính cho DN trong việc đảm bảo giảm nợ xấu cũ và duy trì khả năng thanh khoản của công ty.

(3) Báo cáo CP công việc

Báo cáo CP công việc liên quan đến việc xác định CP của từng công việc cụ thể. Báo cáo CP giúp KT quản lý tính giá thành của các mặt hàng được sản xuất thông qua dữ liệu chưa được xử lý. Báo cáo CP là một loại báo cáo KTQT phải được xem xét, tóm tắt và sử dụng cho mục đích lập kế hoạch và theo dõi tỷ suất lợi nhuận. Các báo cáo này cũng đánh giá CP trong khi dự án đang thực hiện để có thể xử lý các chênh lệch giữa thực tế và dự toán, từ đó nhà quản lý có các điều chỉnh kịp thời để dự án có thể thực hiện và mang lại lợi nhuận [76].

(4) Báo cáo chi tiết doanh thu

Báo cáo chi tiết doanh thu phản ánh chi tiết doanh thu các mặt hàng DN sản xuất và cung ứng, từ đó giúp nhà QT có cái nhìn tổng quát về tỷ trọng doanh thu các mặt hàng trong DN, đánh giá được biến động doanh thu qua các thời kỳ. Các báo cáo này cũng đánh giá doanh thu từng hạng mục trong khi dự án đang thực hiện để có thể xử lý các chênh lệch giữa thực tế và dự toán.

(5) Báo cáo hiệu quả hoạt động

Báo cáo hiệu quả hoạt động xác định sự chênh lệch, biến động dựa trên việc so sánh kết quả thực tế với kết quả hoạt động đã lập dự toán. Sự biến động này được phân tích và thông tin liên quan đến điều này được trình bày trong báo cáo hiệu quả hoạt động. Báo cáo kết quả hoạt động thường được chuẩn bị hàng tháng, quý hay năm, tuy nhiên tùy theo yêu cầu của nhà quản lý.

(6) Báo cáo phân tích mối quan hệ chi phí, khối lượng, lợi nhuận

Báo cáo phân tích mối quan hệ CP - khối lượng - lợi nhuận là báo cáo phản ánh sự thay đổi của các yếu tố CP, khối lượng sản xuất, tiêu thụ ảnh hưởng lợi nhuận của

DN như thế nào. Sự thay đổi của các yếu tố CP có thể bắt nguồn từ giá của nguồn vật tư, nguyên liệu, nhân công và các khoản mục mua vào liên quan đến hoạt động SXKD.

Sự thay đổi cũng bắt nguồn từ việc thay đổi khối lượng sản xuất dẫn tới việc gia tăng hay giảm xuống của CP, tác động tới sự tăng lên hay giảm xuống của LN. Báo cáo phân tích mối quan hệ CP - khối lượng - lợi nhuận giúp nhà QT nhìn nhận rõ nguyên nhân của sự biến động của LN của DN, và từ đó có những quyết định điều chỉnh phương án HĐ SXKD kịp thời. Đồng thời, nhà QT còn nhìn ra trách nhiệm của các bộ phận có liên quan, để có quyết định xử phạt hay khen thưởng phù hợp, đảm bảo tạo động lực làm việc cho người lao động.

(7) Báo cáo tình hình rủi ro hoặc cơ hội kinh doanh

Các báo cáo được lập cho ban giám đốc để họ có thể nhận thức rõ về sự xuất hiện của một sự kiện cụ thể có thể có liên quan đến rủi ro hay cơ hội kinh doanh của DN. Việc báo cáo tình huống rủi hoặc cơ hội được soạn thảo tốt giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng liên quan sự phát triển hoạt động SXKD của DN.

Các tai nạn rủi ro phổ biến trong ngành XDCTGT như mất cắp hàng hóa, tai nạn lao động, công trình thi công bị hư hại do mưa bão lụt lội,… Vậy nếu gặp trường hợp như trên thì DN sẽ đối phó như thế nào? Phòng ban nào sẽ đứng ra và có thể giải quyết được hậu quả của nó? Không những thế, còn có những rủi ro tiềm ẩn đang chờ đợi có thể xảy ra trong tương lai, đây là một điều hết sức nguy hại nếu DN không có các nhà quản trị rủi ro giúp họ có thể tránh hoặc hạn chế được các hậu quả có thể xảy ra.

Xác định những rủi ro có thể xảy ra - bao gồm việc nhận diện, xác định và đo lường các rủi ro do tai nạn mất mát thông qua kiểm tra, rà soát các hợp đồng, tổng hợp các khiếu nại và xem xét các rủi ro trong quá khứ để tìm ra các lỗ hổng.

Giảm thiểu rủi ro - bao gồm việc giảm tần suất và mức độ nghiêm trọng của những rủi ro.

Cung cấp cơ sở hợp lý cho việc đưa ra quyết định quản trị rủi ro.

Lên kế hoạch quản trị rủi ro, bao gồm việc ước tính tác động của các rủi ro khác nhau, phác thảo các phản ứng có thể và biện pháp xử lý nếu nguy cơ xảy ra.

Ngoài ra, quản trị rủi ro sẽ đảm bảo giải quyết ưu tiên những rủi ro có nguy cơ cao và đảm bảo việc giải quyết rủi ro sẽ mất một mức chi phí thấp nhưng hiệu quả mang lại là cao nhất.

Các nguyên nhân dẫn đến rủi ro của DN có thể đến từ:

- Các yếu tố chủ quan

 Quá nhiều dự án đang xảy ra trong một thời điểm

 Cam kết hoàn thành tiến độ không khả thi (Không đủ thời gian)

 Không có sự đầu tư kỹ lưỡng vào giai đoạn lập kế hoạch

 Không có người chịu trách nhiệm cho toàn bộ dự án

 Kiểm soát kém khi có sự thay đổi trong thiết kế

 Vấn đề với các thành viên trong nhóm

 Không lường trước được sự thay đổi của khách hàng

 Giao nhiệm vụ cho nhầm người, không phù hợp với dự án

 Không tích hợp việc lập kế hoạch và kiểm soát

 Việc lập kế hoạch không thực tế

 Kinh nghiệm tổ chức dự án kém - Các yếu tố khách quan

 Thảm họa thiên nhiên

 Thị trường biến động

 Xã hội

 Môi trường

 Sự lạm phát

 Biến động tỷ giá ngoại tệ

 Công nghệ thay đổi

 Rủi ro xuất phát từ các chuỗi công việc có liên quan

 Vi phạm bản quyền

 Giấy phép không hợp lệ

 Bị kiện vì vi phạm hợp đồng

 Tranh tụng do vướng mắc pháp luật (8) Báo cáo phân tích thông tin thích hợp

Báo cáo phân tích thông tin thích hợp là báo cáo tập hợp những thông tin thích hợp hữu ích liên quan đến các phương án. Thông tin trong báo cáo có thể là thông tin tài chính và thông tin phi tài chính, phản ánh doanh thu, CP có thể phát sinh liên quan đến các phương án, kém theo những dự báo về các cơ hội và rủi ro trong tương lai.

Thông tin càng có tính lượng hóa càng hữu ích. Dựa vào các thông tin trong báo cáo, nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định lựa chọn phương án SXKD nào.