Hoàn thiện quy trình xử lý dữ liệu đầu vào

Ví dụ phần mềm quản lý dữ liệu DN có thể cân nhắc tham khảo và áp dụng với DN của mình: LexWorkplace - Hệ thống quản lý dữ liệu văn phòng. LexWorkplace là hệ thống quản lý dữ liệu và email hoạt động dựa trên nền tảng đám mây.

LexWorkplace sắp xếp, quản lý tài liệu, email và ghi chú theo mức độ quan trọng, theo chỉ mục, và hỗ trợ tìm kiếm dễ dàng. LexWorkplace cung cấp nhiều tính năng tiên tiến:

quản lý các biên bản của tài liệu, công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, tích hợp OCR, quản lý email, tích hợp với Outlook, gắn thẻ và lập hồ sơ tài liệu liên quan. Tất cả dữ liệu được lưu trữ trên LexWorkplace được bảo mật chắc chắn với phương thức xác thực 2 yếu tố.

Hệ thống quản lý dữ liệu LexWorkplace hoạt động trên đám mây, vì vậy DN không cần phải tải phần mềm về, cũng như không bắt buộc phải có máy chủ.

cho DN kiểm soát hoạt động sản xuất, cũng như dự báo về nhu cầu NVLTT, NCTT hay MTC. Định mức là căn cứ quan trọng để lập được dự toán hoạt động, cụ thể là dự toán CP NVLTT, dự toán CP NCTT, dự toán CP MTC. Bên cạnh việc tham khảo và sử dụng hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật mà Nhà nước ban hành, các đơn vị cần căn cứ công nghệ thi công của mình để xây dựng định mức bám sát thực tế đơn vị hơn. Xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật là một công việc quan trọng, cần có nguồn lực con người và thời gian. Định mức kinh tế kỹ thuật có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất, thi công cũng như định giá cho các sản phẩm xây dựng. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng sẽ ảnh hưởng đến việc xác định các trị số định mức có thể sẽ gây ra sự lãng phí cho quá trình xây dựng. Định mức kinh tế kỹ thuật được xác định dựa trên cơ sở của các số liệu từ quan sát thực tế cũng như những số liệu thống kê để đảm bảo được tính khoa học và thực tiễn. Đây là loại định mức phản ánh được đúng trình độ của công nghệ cũng như trình độ tổ chức sản xuất trong lĩnh vực xây dựng ở một giai đoạn nhất định nào đó.

Định mức kinh tế kỹ thuật có vai trò vô cùng quan trọng trong lĩnh vực xây dựng, do đó cần phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

- Có luận cứ khoa học liên quan đến kinh tế, kỹ thuật và đảm bảo được tính đúng đắn cũng như kết quả về giá dự toán, giá dự thầu hay dự toán thi công,…

- Định mức kinh tế kỹ thuật cần phải được xác định cho công tác hoặc là kết cấu xây dựng và lắp đặt tương đối hoàn chỉnh. Không chỉ vậy còn phải phù hợp với nội dung thiết kế và thi công.

- Ngoài ra, định mức kinh tế kỹ thuật còn phải tính đến cả những thành tựu khoa học kỹ thuật, các ứng dụng vào việc xây dựng cùng các kinh nghiệm tiên tiến và thiết thực nhất.

- Kết cấu xây dựng và lắp đặt phải được hệ thống đồng bộ theo một yêu cầu nhất định và có thể áp dụng ở những điều kiện bình thường, phù hợp với cơ giới hiện tại.

+ Phương pháp để xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật DN áp dụng một trong ba phương pháp sau:

- Một là, xây dựng định mức dựa vào các tài liệu đã thu thập được về độ hao phí thời gian hay sản lượng thực tế để hoàn thành các công việc qua từng thời điểm cũng như các công đoạn khác nhau. Và thời gian hay sản lượng quy định ở mức thường lấy tương đương với giá trị trung bình.

- Hai là, phân tích và xây dựng định mức thông qua việc phân chia cũng như nghiên cứu một cách chi tiết, tỉ mỉ toàn bộ quá trình quan trắc cũng như phân tích cụ thể từng thông số liên quan đến vấn đề môi trường, các hoạt động cần thực hiện trong công việc định mức, cách tính toán các nhân tố có thể ảnh hưởng đến quy trình kỹ thuật, đến các vật tư tiêu hao trong khi thực hiện công việc. Đây là phương pháp dựa vào các tiêu chuẩn nhất định đã được ban hành.

- Ba là, phương pháp phân tích khảo sát - nghĩa là cần dựa vào các tài liệu đã có và thu thập được trong quá trình nghiên cứu, khảo sát hay thông qua các phiếu điều tra để đánh giá và đưa ra định mức cụ thể.

+ Các yếu tố định mức

i. Định mức lao động là thời gian lao động cần thiết để có thể sản xuất ra được một sản phẩm nào đó. Nội dung chính của định mức lao động bao gồm:

+ Thành phần công việc chủ yếu là các thao tác cơ bản và thao tác chính để thực hiện các bước của công việc.

+ Định biến: tức là xác định cấp bậc kỹ thuật để có thể thực hiện được những nội dung của công việc.

+ Định mức: có nghĩa là quy định về thời gian lao động để sản xuất ra sản phẩm và đơn vị tính chính là ngày công của người lao động.

ii. Định mức nguyên vật liệu chính là phương pháp để xác định được lượng vật liệu cần thiết để làm ra một sản phẩm nhất định cho những chất liệu khác nhau. Mục đích của việc xác định định mức nguyên vật liệu chính là:

+ Tính toán mức giá thành của sản phẩm + Cân đối các nhu cầu về vật tư

+ Tối ưu hóa lại các sản phẩm

+ Đánh giá về hiệu suất của việc sử dụng các vật tư từ người lao động

iii. Định mức dụng cụ được xem là thời gian sử dụng các dụng cụ cần thiết để có thể tạo ra được các sản phẩm và thời hạn của các dụng cụ này sẽ được tính bằng tháng.

iv. Định mức thiết bị được hiểu là thời gian để sử dụng các thiết bị cần thiết cho việc sản xuất ra một sản phẩm nhất định. Thời hạn sử dụng các thiết bị sẽ phụ thuộc vào quy định của nhà sản xuất và đơn vị sẽ được tính bằng ca/ thông số (trong đó mỗi ca sẽ là 8 tiếng).

v. Định mức CP chung: Bao gồm CP SXC và CP quản lý DN. Hiện tại một số khoản mục CP chung của hoạt động xây dựng bao gồm: CP quản lý dự án, CP tư vấn đầu tư xây dựng, CP chung, trực tiếp phí khác, thu nhập chịu thuế tính trước, CP nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công… đang áp dụng định mức CP tỷ lệ để xác định. Định mức CP tỷ lệ được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên CP theo quy định (theo Thông tư 09/2019/TT-BXD là CP trực tiếp) dùng để xác định CP của một số loại công việc trong đầu tư xây dựng không cần xác định theo phương pháp lập dự toán.

Nên tác giả kiến nghị, DN nên tự xây dựng định mức của các CP chung này để kiểm soát CP tốt hơn. Các TCT XDCTGT cần phân tích các khoản mục CP chung phát sinh ở đơn vị, phối hợp các bộ phận có liên quan như bộ phận kinh doanh, kỹ thuật, vật tư, kế toán… để tính toán một định mức CP chung hợp lý. Định mức càng chi tiết cho từng khoản mục CP thì hoạt động kiểm soát CP càng hiệu quả. Cụ thể như sau:

Hiện tại, một khoản mục CP chung đang phát sinh rất lớn tại các TCT XDCTGT là các CP ván khuôn. Ví dụ, tại Công ty CP 422, giá trị ván khuôn phân bổ cho năm 2019 trên toàn bộ Công ty là hơn 1.700 triệu (Phụ lục 2.3). Đây là khoản mục CP lớn, tuy nhiên, công ty chưa có định mức cho việc sử dụng ván khuôn tại các công trình, dẫn tới việc thất thoát, mất mát, hư hỏng là không nhỏ. Từ đó, các TCT XDCTGT cần nhanh chóng xây dựng định mức tiêu hao ván khuôn theo khối lượng công trình. Từ một dẫn chứng về khoản mục CP ván khuôn này, các TCT sẽ tiến hành phân tích chi tiết các khoản mục CP khác, để xây dựng định mức.

Thứ nhất, hoàn thiện xây dựng định mức về lượng.

Bước 1: Xác định danh mục công việc xây lắp để xây dựng định mức.

Bước 2: Xác định thành phần công việc.

Thành phần công việc phải nêu rõ các bước công việc thực hiện của từng giai đoạn theo biện pháp TCTC.

Bước 3: Tính toán xác định hao phí vật liệu, nhân công, máy thi công, các khoản CP chung cho một đơn vị khối lượng công việc xây dựng.

Thứ hai, hoàn thiện định mức giá.

Định mức giá bao gồm giá vật liệu, nhân công, máy thi công và các giá các khoản CP chung tính cho một đơn vị KLCVXD hoặc kết cấu xây lắp.

+ CP vật liệu bao gồm giá mua các loại nguyên vật liệu, CP vận chuyển, xếp dỡ, bảo quản, hao hụt ở dọc đường và CP tại hiện trường. Các TCT XDCTGT cần phải xác định đúng đắn các yếu tố cấu thành giá CP vật liệu.

- Với giá mua các loại nguyên vật liệu trên thị trường thường xuyên biến động do đó các DN cần phải nghiên cứu việc thực hiện mua nguyên vật liệu theo hợp đồng tương lai để đảm bảo sự biến động về giá.

- Việc tính toán CP vận chuyển, bảo quản hao hụt ở dọc đường cần phải xác định nguồn cung cấp vật liệu, khoảng cách vận chuyển và phương tiện vận chuyển phù hợp để tiết kiệm được CP.

- CP tại hiện trường xây lắp là những CP vận chuyển vật liệu từ trên phương tiện vận chuyển vào nơi xây lắp bao gồm CP xếp dỡ, CP bảo quản và vận chuyển trong nội bộ công trường. Việc tổ chức khoa học hợp lý từ khâu vận chuyển bảo quản vật liệu tại hiện trường sẽ giúp giảm được CP vật liệu.

+ CP NCTT bao gồm tiền lương cấp bậc, phụ cấp lưu động, phụ cấp không ổn định sản xuất, khoản lương phụ và một số CP có thể khoán trực tiếp cho người lao động. Các TCT XDCTGT cần phải thống nhất các nguyên tắc trong phương pháp tính lương và quản lý CP NCTT.

+ CPMTC bao gồm khấu hao máy, sửa chữa, nhiên liệu, tiền lương của công nhân lái máy và CP khác của máy. Do vậy, cần xây dựng thống nhất bảng giá ca máy gốc để áp dụng cho các CT/HMCT.

Đối với những đơn vị đã có hệ thống định mức nội bộ, bộ phận kỹ thuật, kinh doanh của các đơn vị thuộc TCT XDCTGT cần liên tục hoàn thiện hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật nội bộ về mặt khối lượng tiêu hao, đảm bảo tính cập nhật với các nguồn NVL mới, công nghệ thi công mới. Hệ thống định mức càng chi tiết, càng cụ thể càng tốt. Ít nhất một năm cập nhật một lần về mặt khối lượng tiêu hao của các loại nguyên liệu, vật tư, máy móc và nhân công. Về định mức giá của các loại nguyên liệu, vật tư, máy móc và nhân công, bộ phận kinh doanh cùng phối hợp với bộ phận kế toán, để xác định nhà cung cấp có giá cạnh tranh nhất trên thị trường. Đối với những hạng mục thi công mới, mà chưa có định mức, cần nhanh chóng xây dựng bổ sung, để đảm bảo cho việc kiểm soát CP.

(2) Về kỹ thuật lập dự toán

Hiện tại, các dự toán hoạt động bao gồm dự toán CP NVLTT, dự toán CP NCTT, dự toán CP MTC, và dự toán CP SXC, DN mới chỉ phản ánh giá trị hao phí nguồn lực mà các TCT XDCTGT bỏ ra để SXKD, các TCT cần phản ánh các CP phát sinh bằng tiền và CP không phát sinh bằng tiền (CP khấu hao phân bổ). Việc CP trong dự toán được phân loại ra CP phát sinh bằng tiền và CP không phát sinh bằng

tiền sẽ giúp DN có kế hoạch chuẩn bị dòng tiền chi cho kỳ kế hoạch, đồng thời là căn cứ để DN lập dự toán ngân quỹ, quản trị dòng tiền cho DN, tránh tình trạng thiếu hụt dòng tiền, giảm khả năng thanh toán, có thể dẫn tới việc vay nợ và làm tăng CP tài chính của DN.

Đối với dự toán CP NVLTT, sau khi chi tiết các loại NVL TT cần có cho kế hoạch sản xuất trong kỳ tới như hiện tại các TCT XDCTGT đang thực hiện, các TCT cần chi tiết tổng hợp nhu cầu từng loại NVL của tất cả các công trình đang thi công nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất theo kế hoạch và đáp ứng nhu cầu dự trữ. Tỷ lệ NVL dự trữ cần tính toán hợp lý để không ứ đọng vốn và đảm bảo tiến độ sản xuất trong những tình huống ngoài dự tính. Ngoài ra, dự toán CP NVLTT còn cần xác định tổng số tiền cần chi ra sắp tới để thỏa mãn nhu cầu mau NVL của DN trong kỳ kế hoạch.

Đối với dự toán CP MTC, sau khi chi tiết các khoản mục CP liên quan đến MTC như CP nhân công lái máy, CP nhiên liệu cho MTC, CP khấu hao MTC…, các TCT XDCTGT cần phân loại CP nào sẽ chi bằng tiền, CP nào không cần chi bằng tiền, để xác định được dòng tiền thu - chi của TCT trong kỳ kế hoạch.

Đối với dự toán CP SXC, căn cứ trên việc xây dựng định mức CP SXC nội bộ, DN lập dự toán về CP SXC. Dự toán CP SXC cần phản ánh toàn bộ các khoản mục CP thật chi tiết, theo định mức CP trên một đơn vị khối lượng và khối lượng phát sinh theo kế hoạch. Dự toán không chỉ phản ánh về mặt khối lượng mà còn có đơn giá, tổng giá trị thành tiền. Sau khi chi tiết các khoản mục CP như CP lương bộ phận gián tiếp, CP vật liệu, CP vận chuyển, CP ăn ca của công nhân, CP ván khuôn, CP văn phòng phẩm, các CP dịch vụ mua ngoài… các TCT XDCTGT cần phân loại CP nào sẽ chi bằng tiền, CP nào không cần chi bằng tiền, để xác định được dòng tiền thu - chi của TCT trong kỳ kế hoạch.

Đối với dự toán CP BH và CP QLDN, hiện tại, như tác giả đã phản ánh trong phần thực trạng, các TCT XDCTGT chưa lập dự toán CP QLDN, CP BH, do vậy, các TCT cần lập dự toán CP QLDN và CP BH. Tuy nhiên, do đặc thù ngành xây lắp, CP BH có lúc không phát sinh. Dự toán CP BH và CP QLDN có thể được chia thành hai bộ phận CP: CP biến đổi và CP cố định. Trong đó, CP BH, CPQLDN biến đổi được xác định bằng:

CP BH, CP

QLDN biến đổi = CP BH, CP QLDN biến đổi

của 1 đơn vị hoạt động x Khối lượng hoạt động

Trong đó, đơn vị hoạt động được xác định có thể là số công trình dự án mà các TCT đang thực hiện.

CP BH, CP QLDN biến đổi của 1 công trình năm nay có thể được xác định căn cứ trên số liệu phát sinh thực tế của năm trước, bằng cách lấy tổng các yếu tố CP BH và CP QLDN biến đổi của TCT XDCTGT phát sinh trong năm chia cho số công trình mà TCT thi công trong năm đó. Công thức:

CP BH, CP QLDN biến đổi

của 1 công trình = Tổng CP BH, CP QLDN biến đổi Tổng số công trình thi công

Dự toán CP BH và CP QLDN cũng cần xác định được bộ phận CP cần chi bằng tiền trong kỳ, và bộ phận CP không cần chi bằng tiền (do được phân bổ, như CP KH TSCĐ)

Tác giả minh họa cách phân loại CP QLDN biến đổi và CP QLDN cố định như sau:

1. CP QLDN biến đổi

CP văn phòng phẩm CP vận chuyển CP tiếp khách

CP dịch vụ mua ngoài

2. CP QLDN cố định

CP CCDC

CP lương nhân viên CP KHTSCĐ CP thuế, phí CP bảo hiểm

Đối với dự toán tiêu thụ (doanh thu), các TCT XDCTGT cần dựa trên kế hoạch tiến độ thi công ở các công trình, để xác định khối lượng hoàn thành nghiệm thu trong thời gian tới, từ đó xác định được kế hoạch doanh thu trong thời gian tới. Dự toán doanh thu sẽ giúp DN dự kiến được dòng tiền có thể thu vào trong thời gian tới, để bù đắp cho các khoản chi và tạo ra lợi nhuận cho DN.

Đối với dự toán ngân quỹ, các TCT XDCTGT cần lập dự toán ngân quỹ để xác định dòng tiền thu - chi của DN. Căn cứ trên kế hoạch và dự toán doanh thu kế toán xác định được dòng tiền thu vào trong kỳ kế hoạch; dự toán CP NVLTT, CP NCTT, CP MTC, CPSXC, CPBH và CP QLDN mà các kế toán xác định dòng tiền chi cho các nhà cung cấp và người lao động trong kỳ kế hoạch. Sau khi cân đối thu - chi, kế toán