Hoàn thiện quy trình thu thập dữ liệu đầu vào

Kinh nghiệm tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu của các nước cho thấy, cần phải xác định nhu cầu thông tin trên cơ sở đó mở rộng nguồn tin, đa dạng hóa tính chất thông tin thu thập, gắn kết các bộ phận trong hệ thống, sử dụng các công cụ hiện đại hỗ trợ trong quá trình thu thập thông tin. Thực trạng khảo sát tại các TCT XDCTGT cho thấy, hiện nay HTTT KTQT trong các DN này chỉ hướng đến việc lập kế hoạch, QT tài chính, kế toán, kiểm soát hiệu quả sử dụng nguồn lực. Vì vậy hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào chỉ tập trung hướng đến thu nhận dữ liệu thực hiện, dữ liệu kế hoạch. Phương thức thu nhận dữ liệu chủ yếu theo truyền thống với nguồn dữ liệu chủ yếu bên trong DN. Việc hoàn thiện hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào là cơ sở để tăng tốc độ xử lý, cung cấp thông tin và nâng cao chất lượng thông tin đầu ra, hỗ trợ thông tin kịp thời, đáng tin cậy cho nhà QT trong việc ra quyết định quản lý.

Thứ nhất, mở rộng nguồn thông tin và đa dạng hóa các loại dữ liệu đầu vào Việc thu thập nhiều loại thông tin từ nhiều nguồn khác nhau sẽ đảm bảo cho việc xử lý và cung cấp thông tin thiết thực cho quản lý. Qua khảo sát, hiện nay các Tổng công ty XDCTGT ít quan tâm đến thông tin tương lai, thông tin phi tài chính, ít thu thập từ nguồn bên ngoài DN. Để đảm bảo tổ chức HTTT KTQT phát huy được tối ưu vai trò hỗ trợ thông tin QT nguồn lực chiến lược và tạo ra giá trị cho DN, cần phải hoàn thiện các nội dung:

- Xác định các loại dữ liệu đầu vào: Cần phải thu thập trên cả ba loại dữ liệu đầu vào bao gồm dữ liệu thực hiện; dữ liệu kế hoạch và dữ liệu tương lai. Hiện nay KTQT tại các DN rất chú trọng thu thập dữ liệu thực hiện là hệ thống dữ liệu về hoạt động SXKD thực tế phát sinh tại DN trên hệ thống sổ sách, báo cáo thực hiện và thông tin thực hiện bên ngoài DN từ khách hàng, nhà cung cấp, chính sách quản lý của Nhà nước, chính sách ngành GTVT… Các DN cũng rất quan tâm thu thập dữ liệu kế hoạch

bao gồm hệ thống định mức kỹ thuật, định mức giá, kế hoạch SXKD của DN. Tuy nhiên, bên cạnh đó KTQT cũng cần thu thập dữ liệu tương lai để đảm bảo việc xử lý thông tin kịp thời, hữu ích phục vụ việc ra quyết định quản lý. Dữ liệu tương lai là những dự báo của DN trong thời gian tới như dự báo biến động về nguồn nguyên liệu đầu vào, dự báo sử dụng các phương pháp thi công mới ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm hay dự báo biến động giá cả năng lượng và các yếu tố đầu vào ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, làm thay đổi CP sản xuất… Dữ liệu tương lai là hệ thống thông tin quan trọng trong việc hoạch định mục tiêu, thực hiện biện pháp quản lý và ra quyết định của các cấp QT DN. Ngoài hệ thống dữ liệu tài chính về CP, doanh thu, lợi nhuận, tài sản, vốn chủ sở hữu, vốn vay…; DN cần thu thập dữ liệu phi tài chính như thông tin về xu hướng công nghệ mới, vật liệu mới, đánh giá chất lượng công trình, lòng tin của nhà đầu tư đối với DN, sự hài lòng của người lao động, mức độ mong muốn gắn bó và cống hiến của người lao động đối với DN, phong cách của nhà QT, các hoạt động môi trường, từ thiện nhân đạo, nhằm xây dựng hình ảnh và thương hiệu của các TCT XDCTGT với thị trường.

- Mở rộng nguồn thu thập dữ liệu không chỉ bên trong mà còn cả bên ngoài DN: Bên cạnh nguồn dữ liệu bên trong được thu nhận từ các bộ phận trong DN, nguồn dữ liệu từ bên ngoài giúp KTQT xử lý thành thông tin hỗ trợ nhà QT trong việc thực hiện chức năng hoạch định chiến lược, điều hành, kiểm soát và ra quyết định hiệu quả.

Nguồn dữ liệu bên ngoài bao gồm dữ liệu thực hiện và dữ liệu tương lai, dữ liệu tài chính và dữ liệu phi tài chính, được lấy từ đối thủ cạnh tranh, từ khách hàng, nhà cung cấp, từ cơ quan quản lý Nhà nước, từ các tổ chức hiệp hội nghề nghiệp, chuyên gia của ngành giúp nhà QT hoạch định mục tiêu, QT nguồn lực, tăng cường khả năng phân tích và dự báo các chỉ tiêu kinh tế.

Thứ hai, hiện đại hóa phương tiện thu thập dữ liệu đầu vào

Hiện tại, việc thu thập dữ liệu đầu vào chỉ qua hệ thống chứng từ, sổ sách do phần mềm kế toán cung cấp, và hệ thống dữ liệu tại các phòng ban khác, việc thu thập hoàn toàn thủ công cộng thêm hỗ trợ phần mềm kế toán. Khảo sát đã cho thấy, hệ thống dữ liệu đầu vào của các đơn vị thuộc TCT XDCTGT chưa được tích hợp trong một hệ thống dữ liệu điện tử của phần mềm quản lý. Tác giả kiến nghị các TCT XDCTGT nên áp dụng hệ thống QT nguồn lực ERP. ERP hay Hoạch định tài nguyên

của DN là phần mềm cung cấp các module cho các phòng ban, giảm thiểu công việc tay chân và tự động hóa nhiều chức năng trong văn phòng liên quan tới công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực. Hệ thống này liên kết các hoạt động sản xuất trong DN bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, quản lý sản xuất, & phát triển quan hệ khách hàng. Phần mềm ERP được phát triển dành cho các DN muốn mở rộng, cung cấp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại và chuẩn quốc tế. Đối với các DN lớn, sẽ cần triển khai mô hình quản lý quy mô lớn và cần riêng một đội developer để phân tích dữ liệu, tùy chỉnh phần mềm và triển khai hệ thống. Trái lại, các ứng dụng dành cho DN vừa và nhỏ sẽ là giải pháp phần mềm quản lý đơn giản, thường được tùy chỉnh để phù hợp với các loại hình, mô hình kinh doanh khác nhau.

ERP mang lại lợi ích trong việc quản lý thông tin, dữ liệu:

Công việc lưu trữ của các công ty truyền thống thường là lưu giấy tờ sổ sách, hoặc dữ liệu đánh máy sẽ được đẩy lên Excel và lưu vào phần cứng cố định, quy trình thủ công này trở nên rắc rối và đa số vẫn phải dựa vào nguồn nhân lực của công ty.

Việc sử dụng hệ thống Cloud ERP để lưu trữ mọi dữ liệu trên điện toán đám mây sẽ cho DN cái nhìn mới về lưu trữ và quản lý thông tin:

Tự động hóa công việc tiết kiệm CP và thời gian dành cho nguồn nhân lực;

Lưu chuyển dữ liệu trên điện toán đám mây nhanh chóng và bảo mật cao;

Mọi dữ liệu được đẩy lên server cập nhật theo thời gian thật.

Thứ ba, số hóa hệ thống dữ liệu và áp dụng các phần mềm quản lý dữ liệu Dữ liệu hiện tại được các DN lưu trữ thủ công bằng file giấy trong các tủ hồ sơ hoặc trên các tệp lưu trên ổ cứng. Dẫn đến dữ liệu chưa lưu trữ khoa học, tập trung và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, chia sẻ và đảm bảo an toàn cho dữ liệu. DN cần đầu tư cho việc số hóa hệ thống dữ liệu, đồng thời áp dụng các phần mềm quản lý dữ liệu.

Phần mềm quản lý dữ liệu, hay còn gọi là hệ thống quản lý dữ liệu (Document Management System - DMS), là một phần mềm đặc biệt có thể giúp doanh nghiệp lưu trữ số lượng lớn tài liệu và cung cấp nhiều công cụ quản lý những tài liệu này hiệu quả.

Điểm đặc biệt của phần mềm chính là khả năng “quản lý” trong hệ thống, đây chính là điểm khác biệt to lớn so với việc sử dụng tệp lưu đơn giản trên máy tính hay lưu trữ trên các công cụ công cộng thông thường.

Ví dụ phần mềm quản lý dữ liệu DN có thể cân nhắc tham khảo và áp dụng với DN của mình: LexWorkplace - Hệ thống quản lý dữ liệu văn phòng. LexWorkplace là hệ thống quản lý dữ liệu và email hoạt động dựa trên nền tảng đám mây.

LexWorkplace sắp xếp, quản lý tài liệu, email và ghi chú theo mức độ quan trọng, theo chỉ mục, và hỗ trợ tìm kiếm dễ dàng. LexWorkplace cung cấp nhiều tính năng tiên tiến:

quản lý các biên bản của tài liệu, công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, tích hợp OCR, quản lý email, tích hợp với Outlook, gắn thẻ và lập hồ sơ tài liệu liên quan. Tất cả dữ liệu được lưu trữ trên LexWorkplace được bảo mật chắc chắn với phương thức xác thực 2 yếu tố.

Hệ thống quản lý dữ liệu LexWorkplace hoạt động trên đám mây, vì vậy DN không cần phải tải phần mềm về, cũng như không bắt buộc phải có máy chủ.