Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động

Hình 4 : Cơ cấu tổchức của công ty Cổphần Phương Minh

 Cơ cấu tổ chức công ty gồm có 3 cấp độ sau:

 Ban Lãnh Đạo: Tổng thểsắp xếp, tổchức vị trí, vai trò của từng cá nhân trong công ty.

 Các Phòng Ban: quyđịnh quyền hạn, trách nhiệm của từng vịtrí mà các cánhân trong công ty nắm giữ.

 Hệthống bổ trợ: bao gồm hệthống điều hành của tổ chức, quá trình quản lýsự phát triển của công ty, hệthống văn hoávà hệthống quản lý hoạt động công ty.

 Công ty sẽ không thực hiện có hiệu quả các chức năng của mình nếu 3 cấp cơ cấu

Trường Đại học Kinh tế Huế

này không được thiết lập một cách đúng mức đểhỗtrợcho hoạt động của công ty.

 Các hình thức cơ cấu tổ chức công ty

 Cơ cấu tổchức chức năng: Thểhiện vai trò của từng vị trí được bốtrí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung. Quản lý của từng bộ phận chứcnăng: sản xuất, bán hàng, tài chính, marketing... sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại với giámđốc người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động trong công ty và cũng là ngườichịu trách nhiệm cuối cùng vềkết quảhoạt động của công ty.

 Cơ cấu tổchức phòng ban: Nhóm các sản phẩm hoặc khách hàng có mối liênhệ với nhau thành các phòng ban. Các phòng ban được phân chia sẽ tập trung vào cácphân đoạn thị trường khách hàng nhất định và chịu trách nhiệm sản xuất và quảngcáo, xúc tiến kinh doanh đối với nhóm khách hàng đó. Đồng thời, những công việcchung của các phòng ban như phân bổ tài chính, vấn đề liên quan đến luật pháp, các công việc hành chính... sẽ được thực hiệnởcấp công ty.

 Cơ cấu tổchức giữa cơ cấu chức năng và cơ cấu phòng ban: Cho phép tậptrung vào khách hàng và sản phẩm, đồng thời cho phép có sựchuyên sâu vào chứcnăng. Cơ cấu có có sựhợp tác, trao đổi thông tin với nhau.

 Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban

 Phòng Vật tư P1: Có nhiệm vụcungứng vật tư nhỏlẻ; theo dõi yêu cầu vàcung cấp vật tư cho tất cả các đơn vị; quản lý vật tư đầu vào và sản phẩm đầu ra củatoàn Công ty; tham gia nghiệm công tác thu vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra, quản lýnhập xuất tồn kho vật tư nội bộ, Tổ chức quản lý kho công ty theo sổ sách và thực tế, tổ chức kiểm kê, đối chiếu tồn kho Công ty, các đơn vị định kỳ hằng tháng, năm theođúng quy định; và quản lý kho tài liệu.

 Phòng Tài chính Kế toán P2: Tổ chức quản lý hạch toán kế toán tài chính, Kếtoán quản trị, Kế toán Thuếcủa Công ty; quản lý công nợ thu nợ; quản lý tiền gửi ngânhàng, tiền VAT, bảo lãnh, thuế, thế chấp các Hợp đồng kinh tế, Hồ sơ thầu của Côngty; đồng thời tham gia cungứng vật tư theo Hợp đồng kinh tếcó giá trị lớn.

 Phòng Hành chính Tổng hợp P3: Quản lý nhân sự hành chính tổng hợp: tuyển dụng, đào tạo; tổ chức các buổi họp Công ty; theo dõi tình hình lập và nộp biểu mẫu

Trường Đại học Kinh tế Huế

Photo, công chứng chứng từ, tài liệu. Giao nhận lệnh trực tiếp, qua mail hằng ngày, theo dõi tình hình làm lương, kiểm tra bảng lương các đơn vị, quản lý và thực hiện các chế độ BHXH, BHYT, BHTN, các loại quỹ tiền mặt của Công ty; Quản lý, vận hành hệthống Camera, điện thoại, máy chấm công vân tay; kiểm tra bảng chẩm công của tất cảcông nhân viên làm việc tại công ty;

 Phòng Kỹ thuật - An toàn P4: Quản lý kỹthuật, an toàn lao động, quản lý chất lượng sản phẩm: Quản lý ATLĐ, BHLĐ,VSLĐ, Quản lý theo dõi cấp phát BHLĐ cá nhân; lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa, xử lý sự cố thiết bị máy móc, dụng cụ đồ nghề toàn Công ty; kiểm tra xe ôto trước khi ra cổng, Chủtrì nghiệm thu tất cảvật tư, sản phẩm đầu vào, tham gia nghiệm thu sản phẩm đầu ra; quản lý bảo hiểm các xe ôto của Công ty, lập thủ tục và làm việc với Công ty Bảo hiểm đểgiải quyết đền bù BHTN khi xe ôto bịtai nạn.

 Phòng Kinh tế Kỹ thuật P5: có nhiệm vụ thiết kế, lập dự toán, lập định mức nhân công, vật tư kỹ thuật, Thẩm định định mức dự toán vật tư, kỹthuật, nhân công của XCK, XĐKL, ép cọc, xây lắp công trình. Lập giá thành sản xuất, giá bán buôn sản phẩm; lập hồ sơ thanh quyết toán, lập hồ sơ thanh toán hoàn công, quyết toán các dự án công trình xây dựng của Công ty; thực hiện các thủ tục và theo dõi công tác bán hàng ; Quản lý khách hàng; Tổ chức lấy ý kiến và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng; Tham gia cungứng vật tư đầu vào, lập và theo dõi thực hiện hợp đồng, đơn hàng lớn với Nhà cungứng; Tham gia công tác nghiệm thu vật tư đầu vào; quản lý theo dõi đánh giá lựa chọn Nhà cung ứng; Đối chiếu tiêu hao vật tư các Đơn vị; Theo dõi giao nhận và đối chiếu vật tư A cấp; Quản lý hoạt động Phòng thí nghiệm; Lập hồ sơ thầu, tham gia đấu thầu;

 Xưởng cơ khí: Sản xuất, gia công, lắp đặt, chếtạo các sản phẩm, thiết bị cơ khí;

Sơn tĩnh điện; Sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị, xe máy toàn công ty;

tham gia sựlý sựcố đột xuất thiết bịmáy móc, xe máy.

 Xưởng đúc kim loại: Sản xuất sản phẩm đúc kim loại công nghiệp; Mạ kẽmnhúng nóng; Tham gia xây dựng các công trình, các hạng mục công trình.

 Phân xưởng bê tong: Sản xuất cột điện BTLT các loại: Sản xuất cọcống,cọc ép các loại; Sản xuất sản phẩm bê tong đúc sẵn; Tham gia xây dựng công ty,xây lắp công

Trường Đại học Kinh tế Huế

trình; Bảo trì bảo dưỡng thiết bị máy móc; Sản xuất 3 ca; Hoàn thiệnsản phẩm bê tong đúc sẵn, xửlý khuyết tật sản phẩm bê tong đúc sẵn, cẩu bốc lênxe xuất ra cổng bảo vệ;

theo xe vận chuyển sản phẩm bê tong đúc sẵn đi giao côngtrình, khách hàng.

 Phân xưởng xây lắp: Xây lắp, xây dựng, lắp đặt công trình điện công nghiệp,điện dân dụng, công trình bưu chính viễn thông; Lập và theo dõi thực hiện hợp đồngxây lắp; Tổ chức nghiệm thu, lập hồ sơ nghiệm thu, thanh quyết toán công trình điện; Tham gia lập hồ sơ dựthầu, tham gia đấu thầu.

 Phân xưởng ép cọc vận chuyển: Thi công ép cọc công trình; Tham gia sảnxuất, xây dựng tại các Xưởng sản xuất ở công ty TứHạ; Tổchức hoạt động vậnchuyển, bốc dở, cẩu vật tư, hàng hóa, đưa đón công nhân viên; Thực hiện công tác bảotrì bảo dưỡng thiết bịmáy móc; Lái xe vận chuyển, cẩu bốc dở vật tư hàng hóa.