CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC
2.1. Tổng quan về công ty
2.2.2. Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực trong công ty
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Lập kếhoạch tuyển dụng Thông báo tuyển mộ
Nhận và lọc hồ sơ
Tổchức phỏng vấn
Thông báo kết quả
Tiếp nhận thửviệc
Ra quyết định
Tuyển mộ
Tuyển
Trường Đại học Kinh tế Huế
chọnHình 2.2: Quy trình tuyển dụng của công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức – hành chính) Công ty Cổphần Quản Lý Đường BộVà Xây Dựng Công Trình Thừa Thiên Huế đã xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng riêng. Quy trình tuyển dụng nhân lực mà Công ty đang áp dụng gồm 8 bước. Quy trình này quy định cách thức tiến hành tuyển dụng nhân lực, đảm bảo đáp ứng yêu cầu về nguồn nhân lực của công ty Cổ phần Quản Lý Đường BộVà Xây Dựng Công Trình Thừa Thiên Huế đồng thời cung cấp đủ và đúng người đểphục vụhoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quảcao.
Xác định nhu cầu tuyển dụng
- Hằng năm, vào đầu năm các phòng ban trong công ty thường nhận được công văn đề nghị xác định nhu cầu tuyển dụng của phòng mình. Đây là công tác xác định xem để đáp ứng nhu cầu công việc thì có cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay không.Trưởng các bộphận sẽ căn cứvào:
+ Nhu cầu sản xuất, khối lượng công việc tại các phòng ban trong đơn vị như thếnào?
+ Số lao động ở phòng ban hiện tại có đáp ứng được hết khối lượng công việc hay không?
+ Ở phòng ban mình có ai nghỉ hưu hoặc chấm dứt lao động do tự ý nghỉ việc, chuyển công tác,…hay không?
+ Tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại của công ty như thếnào?
- Sau đó sẽtiến hành xem xét rằng: Có cần thêm người hay không? Cần cho vị trí nào?Số lượng là bao nhiêu? và nêu rõ yêu cầu trình độkỹ năng đối với vị trí đó.
- Sau khi các trưởng phòng banđã xácđịnh xong nhu cầu bổsung nhân lực thì sẽ gửi đến phòng tổ chức hành chính do anh Nguyễn Văn Hồng phụ trách để trình lên giámđốc xem xét.Sau khi giám đốc phê duyệt phòng tổ chức hành chính chuẩn bị và xác lập nhu cầu tuyển dụng.
-Như vậy việc xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty là việc tổng hợp nhu cầu nhân sự từ các phòng ban khác nhau và yêu cầu của ban giám đốc do phòng tổ chức hành chính thực hiện. Với căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng trên, khi đó phòng
Trường Đại học Kinh tế Huế
TCHC ưu tiên xem xét nguồn lực nội bộ, nếu thấy có thể đáp ứng được thì tiến hành thực hiện đào tạo bổsung hoặc luân chuyển, thuyên chuyển, đề bạc, bổnhiệm,…Nếu nguồn nội bộ không đáp ứng được thì trưởng phòng TCHC tổchức lập kếhoạch tuyển dụng.
Lập kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực
Sau khi xác lập nhu cầu nhân lực cần tuyển dụng thì sẽxây dựng và lập kếhoạch tuyển dụng. Việc lập kế hoạch tuyển dụng sẽ do phòng tổ chức – hành chính đảm nhiệm dưới sựchỉ đạo của Giám Đốc Bùi Văn Chiến.Bảng kế hoạch tuyển dụng của công ty được xem xét dựa trên 2 khía cạnh chính sau:
Thứ nhất, các bản mô tả công việc. Phòng tuyển dụng sẽ xem xét các vị trí tuyển dụng đã có bản mô tảcông việc hay chưa và kết hợp với các phòng ban bổsung những yêu cầu cần thiết để bản mô tảcông việc hoàn chỉnh. Bản mô tả công việc là căn cứ để công ty tiến hành quảng cáo, thông báo tuyển mộ cũng như giúp các ứng viên nắm bắt được các yêu cầu mà công ty cần đối với vị trí tuyển đểhọxem xét nộp hồ sơ.
Bảng 2.7: Mô tả công việc đối với một số vị trí việc làm của công ty
TT Vị trí công việc Mô tả công việc
1 Nhân viên tổchức –hành chính
- Giúp cho giám đốc xây dựng quy chế tuyển chọn nhân lực, quy hoạch bồi dưỡng, đào tạo, sắp xếp, bố trí người lao động,…
- Lập các thủtục trong việc tiếp nhận, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, tạm hoãn và chấm dứt hợp đồng, thôi việc, sa thải,…
- Theo dõi chấm công, tổ chức tiền lương, tiền công, thưởng, định mức an toàn lao động, đềxuất kếhoạch đào tạo, thi nâng bậc, nâng lương.
- Báo cáo định kỳ cho các ngành, các cấp có thẩm quyền các yêu cầu có liên quan về lao động, tiền lương, tổchức, nhân lực.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Thanh quyết toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn theo luật quy định.
2 Nhân viên tài chính kếtoán
- Lập báo cáo quyết toán tài chính hành quý, năm theo quy định hiện hành.
- Xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn và kế hoạch tài chính hàng năm phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Thường xuyên kiểm tra đối chiếu tình hình công nợ, xác định và phân loại các khoản công nợ tồn đọng, phân tích khả năng thu hồi đểcó biện pháp xửlý thích hợp.
- Chịu trách nhiệm báo cáo, thực hiện quy chế, thể chếtài chính, chế độ thống kế kế toán kiểm toán theo quy định hiện hành của Nhà nước đối với đơn vịmình.
3 Nhân viên kế hoạch–kỹthuật
- Lập hồ sơ dự đoán thi công xác định mức khoán đề xuất trình Giám đốc công ty phê duyệt để thực hiện giao việc thi công công trình.
- Cùng phòng tài vụ xây dựng hợp đồng kinh tế, hợp đồng giao việc, hợp đồng giao khoán các tài sản, máy móc thiết bị và kếhoạch thi công từng công trình.
- Kiểm tra đôn đốc và giám sát việc đầu tư cho sửa chữa lớn các thiết bị khi có đề xuất của các đơn vị trực thuộc, bổ sung các giất tờ để phương tiện hoạt động theo quy định của pháp luật.
- Lập kếhoạch khấu hao máy móc thiết bịhằng năm.
4 Nhân viên quản lý giao thông
- Thường xuyên cập nhập đánh giá tình trạng chất lượng các công trình giao thông mà công tyđang quản lý.
- Theo dõiđánh giá hiện trạng và phân loại cầu đường.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Thống kê lưu trữ và cập nhật sốliệu hiện trạng các công trình giao thông trênđịa bàn quản lý.
- Phối hợp cùng phòng kế hoạch – kỹ thuật để tổ chức quản lýđiều hành các công trình thi công xây lắp đã giao cho xí nghiệp quản lý đường bộ thực hiện theo đúng quy chếkhoán xây dựng công trìnhđã quyđịnh.
(Nguồn: Phòng tổ chức – hành chính)
Thứ hai cần xác định rõ nguồn và phương pháp tuyển dụng, thời gian địađiểm tuyển dụng, các thông tin cần thiết của tuyển dụng,…
Nguồn tuyển dụng: Tùy từng trường hợp cụ thể và yêu cầu công việc mà công ty sẽtiến hành tuyển dụng nguồn bên trong và nguồn bên ngoài.
- Nguồn tuyển dụng bên trong:
Nguồn này bao gồm những người hiện tại đang làm việc tại Công ty. Hình thức tuyển mộ này ban giám đốc của công ty sẽ dựa vào những nổ lực cố gắng trong quá trình làm việc của cá nhân đó đểquyết định luân chuyển, thuyên chuyển, đềbạc và bổ nhiệm vào vị trí thích hợp. Tuyển dụng theo hình thức này ngoài tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng, nó còn tạo được niềm tin, kích thích động lực cho nhân viên cho nhân viên trong công ty. Nhưng mặt khác nó không làm mới chất lượng nguồn nhân lực trong công ty, có thểgây ra những bè phái xung đột nội bộ, cạnh tranh công việc.
- Nguồn tuyển dụng bên ngoài:
Nguồn này bao gồm những người đến xin việc từ ngoài công ty.Khi công ty có nhu cầu cần tuyển người với số lượng lớn thì lúc đó nguồn tuyển mộ từ bên ngoài là nguồn quan trọng và được công ty chú ý tới nhiều, nguồn này có số lượng và chất lượng rất phong phú và đa dạng. Từnguồn này công ty sẽtuyển được người đáp ứng đủmọi yêu cầu mà công ty đãđặt ra. Bộmặt nguồn nhân lực của công ty sẽ được thay đổi về cảmặt số lượng và chất lượng. Tuy nhiên kinh phí tuyển mộ nguồn bên ngoài hơi lớn và mất nhiều thời gian hướng dẫn người lao động mới làm quen với công việc.
Phương pháp tuyển mộ
- Đối với nguồn bên trong công ty sẽsửdụng các phương pháp sau:
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức: Khi trong công ty cần tuyển người vào một vị trí nào đó mà sửdụng nguồn tuyển mộ từbên trong thì lúc này ban lãnhđạo công ty xem xét về sựgiới thiệu của nhân viên trong tổchức.
+ Thông qua bản thông báo tuyển mộ: Phòng tổchức hành chính sẽcó bản thông báo tuyển mộ, đây là bản thông báo về các vị trí cần tuyển người.
Thông báo này bao gồm các thông tin về nhiệm vụ của công việc và các yêu cầu về trình độ cần tuyển mộ. Bản thông báo sẽ được gửi đến các phòng ban củacông ty để cho các nhân viên trong toàn công ty được biết.
Từ đó công ty sẽ tìm ra được người phù hợp nhất bổ nhiệm vào vị trí cần tuyển.
- Đối với nguồn tuyển mộ từbên ngoài thì công ty thường sửdụng các phương pháp sau:
+ Thu hút nguồn tuyển mộqua trung tâm mô giới việc làm và treo các thông báo tuyển dụng trước cổng của công ty.
+ Thu hút thông qua sựgiới thiệu của cán bộcông nhân viên trong công ty.
Khi công ty có nhu cầu tuyển nhân viên thì phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ thông báo cho mọi người trong công ty được biết. Khi này những người trong công ty nếu có người thân hoặc bạn bè đang có nhu cầu cần tìm việc làm đồng thời những người này có trình độ phù hợp với vị trí công việc mà công ty đang cần tuyển thì giới thiệu đến công ty.
Phương pháp này cũng thường được công ty sử dụng vì nó rất đơn giản nhanh gọn và tiết kiệm được chi phí.
+ Ngoài ra nguồn tuyển dụng bên ngoài của công ty cũng có các đơn xin việc từnhững sinh viên tốt nghiệp các trường ĐH, CĐ,TC và dạy nghề.
Thời gian và địa điểm tuyển dụng
- Thời gian tuyển dụng của công ty thường bắt đầu khi ra thông báo cho đến khi nào tuyển đủ người thì sẽkết thúc. Nhưng điều này còn tùy thuộc vào vị trí công việc được tuyển dụng cũng như lượng cung lao động trên thị trường như thếnào.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Địa điểm tuyển dụng tại A135 Phạm Văn Đồng, Phường Vỹ Dạ, Thành phốHuế, Tỉnh Thừa Thiên Huế. Các vùng tuyển dụng của tổ chức bao gồm cảkhu vực nông thôn và thành thị.
Thông tin cần thiết vềnhu cầu tuyển dụng:
- Số lượng người cần tuyển: Là lượng người mà công ty có nhu cầu tuyểndụng cho tổ chức của mình. Tùy thuộc vào điều kiện sản xuất kinh doanhcũng như đề xuất của các phòng ban mà tuyển lượng người cho phù hợp. Đây được xem là thông tin quan trọng giúp cho người dựtuyển dự đoánđược khả năng mình có thểvào làm việcở công ty như thếnào, nếu vị trí đó công ty tuyển nhiều thì cơ hội sẽlớn hơn việc công ty tuyển ít người.
- Vịtrí cần tuyển: Giúp cho cácứng viên tham giaứng tuyển vào đúng vị trícông việc phù hợp với khả năng của mình.
- Tiêu chuẩn cần tuyển: Bao gồm yêu cầu mà công ty đặt ra cho các ứng viênở những vị trí tuyển dụng đó, những người nào có đủ yêu cầu mà công ty đặt ra mới được dựtuyển vào công ty.
Thông báo tuyển mộ
Sau khi tổng giám đốc phê duyệt,phòng tổ chức – hành chính sẽ tiến hành soạn một thông báo tuyển dụng chi tiết vềcác yêu cầu của công ty tùy vào vị trí công ty cần ứng tuyển. Nội dung chủ yếu trong thông báo bao gồm: Mô tả công việc, yêu cầu, quyền lợi, nơi làm việc, địa chỉ và hạn nộp hồ sơ, thông tin liên hệ,…Tiếp đến sẽ dán thông báo trước công ty và nhờ các trung tâm tìm kiếm việc làm của địa phương. Sau đây là một bảng thông báo mẫu của công ty:
CÔNG TY CỔ PHẦN
QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ & XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH THỪA THIÊN HUẾ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG
Trường Đại học Kinh tế Huế
Để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh năm…Công ty Cổ Phần Quản Lý Đường Bộvà Xây Dựng Công Trình Thừa Thiên Huếcó nhu cầu tuyển dụng lao động sau đây:
STT NỘI DUNG YÊU CẦU
1 Số lượng 2 kĩ sư
2 Giới tính Nam
3 Ngành học Kỹ sư cầuđường
4 Bằng cấp Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kỹ sư cầu đường 5 Địa điểm làm việc Xí nghiệp quản lý đường bộ1
6 Hình thức làm việc Toàn thời gian
7 Mô tảcông việc - -Triển khai công việc từ bản vẽ thiết kế ra hiện trường cho tổ đội thi công/thầuphụ.
- -Lên kế hoạch thi công và bố trí thiết bị, vật tư, nhân công tại công trình.
- -Làm việc với tư vấn giám sát, chủ đầu tư và địa phương về các vấn đề hiện trường liên quan trực tiếp đến công việc hằng ngày.
- -Giám sát và nghiệm thu: Kế hoạch thi công,chất lượng công việc, tiến độ thi công và xác nhận khối lượng tổ đội thi công/thầu phụ.
- -Báo cáo công việc lên cấp trên.
8 Yêu cầu chung - -Có ý thức trách nhiệm trong công việc.
- -Nhiệt tình trung thực.
- -Kỹ năng làm việc nhóm và độc lập.
9 Quyền lợi được hưởng- -Tham gia BHXH theo quy định.
- -Đồng phục công ty.
- -Thưởng các dịp lễ, tết, lương tháng 13.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- -Du lịch nghỉ dưỡng cùng tập thể công ty và các hoạt động team building…
- -Môi trường năng động, có cơ hội thăng tiến phát triển nghề nghiệp.
10 Yêu cầu hồ sơ - -Đơn xin việc (có dánảnh).
- -Sơ yếu lí lịch (có công chứng của địa phương).
- -Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờthể hiện trìnhđộ, khả năng nghiệp vụcủaứng viên.
- -Giấy khám sức khỏe (có xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền)
- -Bản sao hộkhẩu, giấy đăng ký tạm trú nếu có, bản sao CMND.
11 Thông tin liên hệ Phòng Hành chính nhân sự, Công ty CổPhần Quản lý Đường BộVà Xây Dựng Công Trình Thừa Thiên Huế, A135 Phạm Văn Đồng, Phường VỹDạ, Thành phốHuế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, hoặc liên hệsdt:
0848620012 gặp chịThủy.
12 Thời gian nhận hồ sơ Từ ngày ra thông báo đến hết ngày…
Tổng Giám Đốc Ký tên
Nhận và lọc hồ sơ
- Đối với việc nhận hồ sơ, công ty nhận trực tiếp tại phòng hành chính–nhân sự.
Sau khi ứng viên nộp hồ sơ, thông tin ứng tuyển.Cán bộ tuyển dụng sẽ tổng hợp và chọn lọc những ứng viên có thông tin gần với yêu cầu của vịtrí cần tuyển để mời tham dựphòng phỏng vấn. Những hồ sơ chưa phù hợp, công ty sẽ được lưu lại cho những vị trí và các giai đoạn về sau. Việc tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ sẽ do anh Trần Quang Hồng Vân phụtrách là nhân viên của phòng TCHC. Bộhồ sơ xem là hợp lệbao gồm:
+ Đơn xin việc (có dánảnh).
+ Sơ yếu lí lịch (có công chứng của địa phương).
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụcủaứng viên.
+ Giấy khám sức khỏe (có xác nhận của cơ quan y tếcó thẩm quyền).
+ Bản sao hộkhẩu, giấy đăng ký tạm trú nếu có, bản sao CMND.
- Tùy vào vịtrí, chức danh cần tuyển mà công ty bổsung những giấy tờ cần thiết khác trong bộhồ sơ.
- Với những yêu cầu trên của bộ hồ sơ phòng TCHC sẽ tiến hành lựa chọn được những bộhồ sơ có các tiêu chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu của công việc mà công ty cần tuyển dụng. Đối với những hồ sơ không hợp lệ như: Hồ sơ không đầyđủ, không đúng yêu cầu như trong bảng tuyển dụng, sức khỏe không đảm bảo,…thì hồ sơ đó sẽbị loại.
- Sau quá trình sơ tuyển hồ sơ công ty đã loại bỏmột loạt các hồ sơ không thích hợp, đồng thời sắp xếp được danh sách các ứng viên đáp ứng đưuọc các yêu cầu cơ bản mà công ty đưa ra cho từng vị trí tuyển dụng. Tiếp theo phòng TCHC sẽ lên kế hoạch cụthểvềthời gian và địa điểm phỏng vấn để ứng viên biết và đến dựtuyển.
Tổ chức phỏng vấn
- Sau khi đã lọc hồ sơ, cán bộphòng tổchức hành chính kết hợp với bộphận yêu cầu tuyển dụng lên kếhoạch phỏng vấn.
- Đối với lao động giản đơn: Khi công ty tuyển dụng công nhân lao động trực tiếp nếu cần áp dụng phương pháp phỏng vấn thì chỉ dừng lại ở phương pháp phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện một cách khá đơn giản. Việc phỏng vấn chỉ do đại diện phòng TCHC và Trưởng Phỏng điều hành sản xuất tiến hành.
- Đối với lao động có trìnhđộ chuyên môn: Khi công ty tuyển dụng cán bộquản lý, cán bộ kỹthuật, sau khi phỏng vấn sơ bộcòn phải phỏng vấn sâu bởi tính chất của các công việc này không những đòi hỏi người lao động có những yêu cầu khác như trìnhđộ tay nghề, kiến thức thực tiễn, khả năng giao tiếp,…Hội đồng phỏng vấn gồm:
Giám đốc, đại diện phòng TCHC và trưởng bộphận các phòng ban.
Thông báo kết quả
Những ứng viên trúng tuyển sẽ được cán bộ tuyển dụng gọi điện trực tiếp đểthông báo trúng tuyển và lịch trìnhđểthửviệc. Nhữngứng viên không được tuyển thì công ty có