Quy trình bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lion Group

với mỗi NVKD được thực hiện qua 4 bước:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bước 1 - Tìm kiếm thông tin khách hàng: Tìm kiếm thông tin khách hàng thông qua các nguồn thông tin từnhiều nguồn và xác định khách hàng tiềm năng. Đồng thời, thường xuyên cập nhập thông tin từphía khách hàng cũ.

Bước 2 - Tiếp cận khách hàng và tạo lập cuộc hẹn: Tìm phương thức liên lạc (Email/ Fanpage/ điện thoại/ gặp mặt trực tiếp). Chủ động liên lạc trước khi khách hàng không phản hồi.

Bước 3 - Giới thiệu, tư vấn sản phẩm: Chuẩn bị những phần thông tin về khách hàng (Tên tổ chức, doanh nghiệp khách hàng/ đặc điểm của tổ chức, doanh nghiệp), thông tin vềsản phẩm (loại sản phẩm/mục đích sửdụng/ chất liệu sản phẩm/ màu sắc/

kích cỡ), giá cả,… Chuẩn bị các vật dụng mang theo như catalogue, sản phẩm mẫu khi đến gặp khách hàng trong trường hợp gặp khách hàng trực tiếp. Nếu trong trường hợp liên lạc với khách hàng qua email, tin nhắn Fanpage thì phải chuẩn bị sẵn các bản mẫu thiết kế của các sản phẩm đã thực hiện trước đó. Ngoài ra, NVKD phải chuẩn bị cho mình một tâm lý thật tốt, trang phục lịch sự, tác phong chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

Khi khách hàng đưa ra quyết định vềsản phẩm thì nhân viên tư vấn

Bước 4 - Xửlý những ý kiến phản đối, từchối từphía khách hàng và thuyết phục khách hàng.

Bước 5 - Chốt đơn hàng: Chốt thông tin đơn hàng về số lượng và hình thức sản phẩm. Thỏa thuận và cung cấp những lợi ích đối với khách hàng và tiến hành ký kết hợp đồng.

Bước 6 - Cập nhập vềthông tin và tiến độ đơn hàng.

Bước 7– Chăm sóc khách hàng sau bán.

 [5]Quy trình tiếp nhận và xử lý một dơn hàng của công ty:

Bước 1: Nhân viên Lion (NVKD, cộng tác viên, thực tập sinh,..) tiếp xúc, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tiếp nhận thông tin từ khách hàng bao gồm: tên sản phẩm, số lượng, yêu cầu mẫu mã, chất liệu, thông tin liên hệvới khách hàng.

Quá trình: NVKD bằng các công cụ tư vấn như mẫu vải, mẫu sản phẩm thật, bảng màu vải để bước đầu giúp khách hàng định hình được sản phẩm mình đặt.Tùy trường hợp có thểchốt được hết mọi thông tin cần thiết với khách hàng hoặc chưa có

Trường Đại học Kinh tế Huế

Kết quả: Chốt được thông tin đơn hàng càng rõ ràng càng tốt để thực hiện bước tiếp theo.

Bước 2: Sau khi có được thông tin về đơn hàng. NVKD Tổng hợp thông tin theo nội dung dưới đây:

1. Tên sản phẩm 2. Chất liệu 3. Số lượng

4. Thiết kế(yêu cầu cụthểvềthiết kế để BP Thiết kế lên maquette). Đính kèm file cần thiết nếu có.

5. Ngày giao hàng cần thiết 6. Thông tin khách hàng

Soạn mail với cú pháp: (TÊN KHÁCH HÀNG: CÔNG TY, TỔCHỨC) - TTĐH - SẢN PHẨM.

Gửi đến đầy đủcác email sau:

BP Tổng hợp: tonghop@liongroup.vn BP thiết kế: design@liongroup.vn BP Kếtoán: account@liongroup.vn BP Quản lý: quanly@liongroup.vn

Với 1 đơn hàng, chỉ có 1 tiêu đề mail duy nhất này, những mail thông tin tiếp theo của cùng đơn hàng, tất cảcác BP chọn trảlời tất cả đểphản hồi.

Nhập tất cả thông tin có được sau bước 1 vào bảng trên, những thông tin còn thiếu điền: “Đang tư vấn”. Điền STT lần cập nhật là “1”. Khi có thêm hoặc thay đổi thông tin đơn hàng, ởcột sốSTT lần cập nhật là “ 2”,…”n”, tương ứng với số lần cập nhật. Chỉ điền nội dung cột có sự thay đổi, nếu không có thay đổi thìđể trống. Và gửi lại bảng thông tin này.

Bước 3: BP Tổng hợp nhận được thông tin 1 đơn hàng thì phản hồi ngay trên mail đó: Mã số đơn hàng theo cú pháp: LI “mã số”. NVKD làm việc với BP quản lý sản xuất để có được những thông tin còn thiếu của đơn hàng như: mẫu vải, màu vải, giá cả, thời gian có thểgiao hàng.

BP Quản lý sản xuất gửi báo giá lên mail.

Trường Đại học Kinh tế Huế

BP thiết kếlên Maket theo thời hạn deadline đãđặt ra, trong qua trình thiết kế, có thắc mắc sẽ trao đổi cụ thể với NVKD, trường hợp cần sẽ trao đổi thành email trong cùng nhóm mail đã làm việc trước đó.

Bước 4:

BP thiết kếgửi Maket qua mail trên.

NVKD gửi Maket, Báo giá nêu rõ gồm thuế hay chưa thuế cho khách hàng, tiếp tục làm việc với khách hàng về mẫu thiết kế cũng như tư vấn lại những thông tin còn thiếu.

Bước 5: NVKD nhận phản hồi của khách hàng về thay đổi thiết kế, thay đổi chất liệu, giá cả,..

Bước 6: NVKD làm việc lại với BP Thiết kế để chỉnh sửa Maket. NVKD làm việc với BP Quản lý sản xuất để xác định được chất liệu, màu sắc vải để phù hợp yêu cầu của khách hàng, hoặc phù hợp với nguồn lực, thếmạnh của công ty, xưởng.

Bước 7:

BP Thiết kế gửi Maket đã chỉnh sửa và NVKD gửi khách hàng duyệt, đến khi nào chốt được Maket cuối cùng.

BP Quản lý sản xuất phản hồi những thông tin còn lại của đơn hàng đểphù hợp với nhu cầu khách hàng và khả năng của công ty, từ đóNVKD phản hồi với khách hàng.

Bước 8: NVKD chốt đơn hàng với khách hàng những thông tin sau bằng Văn bản email hay tin nhắn để tránh trường hợp sai sót nhưng không có cơ sở để xác định lý do.

 Maket

 Số lượng cụthểtheo từng size

 Giá cả

 Chất liệu

 Ngày giao hàng

NVKD lấy thông tin khách hàng đểsoạn hợp đồng.

Bước 9: NVKD soạn hợp đồng kinh tế với thông tin khách hàng, thông tin đơn hàng đã có. NVKD trình hợp đồng để kế toán duyệt. NVKD trình hợp đồng lên ban giám đốc đểký.

Bước 10:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Thu cọc khách hàng (Nếu có)

Bước 11: BP kếtoán thu cọc đơn hàng từNVKD.

NVKD lập email xác nhận CHỐT đơn hàng với những thông tin cuối cùng, chính xác và đầy đủnhất bằng cách gửi lại tất cảnhững nội dung sau:

Thông tin chốt đơn hàng: (Bao gồm thông tin đầy đủ như email thông tin đơn hàng ban đầu, với nội dung được khách hàng chốt cuối cùng)

 Maket cuối cùng.

 File báo giá, tổng giá trị đơn hàng.

Mail gửi trảlời tất cảcủa cùng nhóm mail làm việc đầu tiên của đơn hàng.

Bước 12:

BP Quản lý Sản xuất xác nhận lại với BP thiết kếvà NVKD vềMaket.

BP Thiết kếgửi file Corel cho BP Quản lý sản xuất.

Bước 13:

BP Quản lý sản xuất làm việc với xưởng may, xưởng in, thêu, cho chạy đơn hàng.

BP Quản lý sản xuất theo dõi tiến độ, tình trạng thực hiện đơn hàng.

Bước 14:

Xưởng hoàn thành đơn hàng và giao hàng cho BP Quản lý sản xuất BP Sản xuất kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm.

Bước 15: NVKD kiểm tra sản phẩm.

Nếu có lỗi, xác định phương án đểtiến hành khắc phục.

BP Quản lý sản xuất phối hợp các nhân sự (có thể là nhân viên công ty hoặc xưởng) đểtiến hành sửa lỗi.

Bước 16: Sau khi hoàn thành sản phẩm, NVKD kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm lần cuối trước khi giao khách hàng.

BP kếtoán chuẩn bịcác thủtục đểthanh lý hợp đồng.

Bước 17:

Giao hàng chokhách hàng: NVKD đảm nhận hoặc có sựhỗtrợcủa nhân sựcông ty, đơn vịvận chuyển (tùy đơn hàng cụthể)

Nhận thanh toán của khách hàng bằng hình thức chuyển khoản hay tiền mặt.

Trường Đại học Kinh tế Huế

BP kếtoán xác nhận đơn hàng đã thanh toán, tiến hành thanh lý hợp đồng, giao phiếu thu, hóa đơn cho khách hàng.

2.2.3. Tình hìnhlao động của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lion Group

Trong tài liệu Nghiên cứu các yếu tố tác động đến quyết định mua của khách hàng đối với sản phẩm Đồng phục của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lion Group tại Tỉnh Thừa Thiên Huế . (Trang 49-54)