PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TIỀN LƯƠNG CỦA
2.1 Tổng quan về công ty cổ phần quản lý và khai thác hầm đường bộ Hải Vân
2.2.6 Quy trình thanh toán lương
2.2.6.1 Quy định vềthời gian thanh toán lương cho CBCNV Lương sẽ được chuyển trước ngày 02 tháng kếtiếp.
2.2.6.2Quy định về các điều kiện CBNV được chi trả lương trong tháng
CBNV phải nộp hồ sơ nhân sựcho phòng HCNS đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định.
Phải có mã sốtrên hệthống phần mềm Công ty theo dõi.
Không còn vướng mắc vềcác vấn đềcông nợ đối với công ty. (đúng, đầy đủ các quy định của Công ty)
Không còn vướng mắc vềcác thủtục hành chính đối với Công ty.
Hoàn thành các thủtục nghỉviệctheo đúng Quy định của Công ty.
Đối với phòng ban không cung cấp được các thông tin/ số liệu/ chứng từ liên quan đến việc tính lương cho bộphận tính lương theo quy định hoặc các phòng ban có
Trường Đại học Kinh tế Huế
nhân sự còn vướng mắc vềcác thủtục hành chánh nhân sự, chưa kịp hoàn thành vào thời gian quy định thì lương của nhân sự đó sẽ chuyển vào kỳ lương tiếp theo (với điều kiện đã tuân thủcác yêu cầu liên quan theo quy định hiện hành).
2.2.6.3Quy định vềtrách nhiệm các phòng ban trong việc tính toán/kiểm tra và thanh toán lương
STT Phòng ban/cá nhân Trách nhiệm
1 Đối với bộphận cung cấp sốliệu liên quan đến công tác tính lương
1.1 Bộphận HCNS Có trách nhiệm cung cấp Bảng danh sách giảm trừ gia cảnh của CBNV (tăng/giảm) vào ngày cuối cùng của tháng tính lương.
1.2 Trưởng các bộ phận/phòng ban
Có trách nhiệm cung cấp các văn bản sau vào ngày cuối cùng của thángtính lươngcho phòng HCNS.
Danh sách đềnghịgiữ lương (nếu có) Bảng chấm công của đơn vịmình
Bảng xác nhận thời gian công tác, chấm công, nghỉ phép, kếhoạch/xác nhận làm thêm giờ(nếu có)
2 Đối với bộphận làm lương
2.1 Phòng HCNS Tính toán và lập bảng lương cơ bản (lương thời gian) cho toàn bộ CBNV Công ty theo đúng thời gian quy định Cung cấp toàn bộchứng từ, sốliệu liên quan đến việc tính lương chophòng kếtoán và kiểm soát khi có yêu cầu.
Cung cấp về thông tin liên quan đến nhân sựvà ngày công cho CBNV khi được yêu cầu
Giải trình mọi thắc mắc liên quan đến việc tính lương cho bộphận kiểm tra lương khi có yêu cầu.
Ghi nhận giải quyết thắc mắc về lương và các khoản chuyển lương cho NLĐ về lương cơ bản.
Trường Đại học Kinh tế Huế
LÊ THỊ KIM LINH – K49C QTKD 56 3 Đối với bộphận kiểm tra, kiểm soát bảng lương
3.1 Phòng kếtoán. Thực hiện công việc kiểm tra lương theo đúng thời gian quy định
2.2.6.4 Quy trình tính toán, kiểm tra và thanh toán lương
Lưu đồ 2.1 Tính lương - Kiểm tra - Trình duyệt – Thanh toán lương
STT Tiến trình Nội dung
công việc
Người chịu
trách nhiệm Tần suất Thời gian thực hiện
1
Cung cấp chứng từ/sốliệu liên quan đến việc tính lương (bảng chấm công, xác nhận giờ công, ngày phép, công tác, thủ tục nghỉviệc,…), đềnghịgiữ lương, hồ sơ nhân sựcủa CBNV vềphòng HCNS
PBCN Hàng tháng Vào ngày 26 hàng tháng
2
Kiểm tra số liệu, thông tin và lập Bảng lương cơ bản cho toàn bộCBNV Công ty theo quy định hiện hành.
Gửi bảng cứng và file mềm bảng lương cho các phòng ban liên quan kiểm tra và phản hồi.
PBCN
HCNS Hàng tháng
Hoàn thành bảng lương vào ngày28 Nhận phản hồi của PBCN vào ngày 29
3
Tiếp nhận và kiểm tra bảng lương HCNS chuyển đến.
Nếu đúng, ký xác nhận, chuyển trả lại bảng lương cho HCNS.
Nếu sai: chuyển trả lại bảng lương cho HCNS. Đồng thời có trách nhiệm giải thích/ hướng dẫn nguyên nhân sai phạm.
KT Hàng tháng
Hoàn thành kiểm tra bảng lương từ HCNS vào ngày 30
4
Nhận bảng lương từKếtoán.
Tiến hành lập bảng chi tiết chuyển khoản lương cho CBNV (Tiền gửi) hoặc bảng chi tiết lương (tiền mặt)
TrìnhTGĐ bảng lương và bảng thanh toán tiền lương
HCNS Hàng tháng
Hoàn thành vào ngày 01 của tháng kếtiếp
5
TGĐnhận bảng lương từHCNS
Nếu đúng: Phê duyệt và chuyển trả cho HCNS.
Nếu sai: Chuyển trả lại bảng lương cho HCNS đểxửlý lại.
Chuyển bảng lương & Bảng thanh toán lương đãđượcTGĐphê duyệt cho phòng kế toán làm căn cứ để thanh toán lương cho CBNV
TGĐ Hàng tháng
Hoàn thành vào ngày 01 của tháng kếtiếp
6
Tiếp nhận bảng lương từphòng HCNS.
Kế toán lương lập UNC/ Phiếu chi lương bằng tiền mặt trìnhTGĐphê duyệt.
Thanh toán lương cho CBNV
KT Hàng tháng
Hoàn thành vào ngày 02 của tháng kếtiếpe
Cung cấp chứng từ số liệu liên quan tới lương
Sai
Kiểm tra và tính lương
Đúng
Kiểm tra bảng
Trình duyệt bảng lương Sai
Phê
Chuyển Kế toán
Đúng
Trường Đại học Kinh tế Huế
Sai7
HCNS gửi phiếu lương cho từng CBCNV qua email hoặc in file cứng gửi cho từng người
HCNS Hàng tháng
Hoàn thành vào ngày 02của tháng kếtiếp
8
KT: Lưu bản gốc
HCNS: Lưu bản sao HCNS
KT Hàng tháng Sau khi hoàn tất quy trình
Trường Đại học Kinh tế Huế
2.2.6.5 Hiệu lực
- Quy trình này có hiệu lực kể từngày ký . Các văn bản trước đây trái với Quy trình nàyđều được bãi bỏ.
- Phòng HCNS, Trưởng các phòng/ban, bộ phận có trách nhiệm phổ biến Quy trình nàyđến toàn thểnhân viên trực thuộc.
Trong quá trình thực hiện, Quy trình sẽ được xem xét sửa đổi, bổ sung khi có những thay đổi về chế độ, chính sách của Nhà nước hoặc theo tình hình thực tế của Công ty hoặc khi phát sinh những bất hợp lý.
Mọi bổ sung sửa đổi quy định phải được Tổng giám đốc Công ty hoặc người đượcủy quyền phê duyệt, quyết định mới có hiệu lực thi hành.